HR assistant là gì? Mô tả công việc trợ lý nhân sự

1. Những nét phác họa nhanh để hiểu trợ lý nhân sự là gì?

Trợ lý nhân sự hay còn được gọi với cái tên tiếng Anh là HR assistant. Giới chuyên môn sẽ quen gọi vị trí này với tên gọi tiếng Anh của nó nhiều hơn. Điều này vừa mang đến một sự chuyên nghiệp cần thiết đồng thời cũng cho thấy công việc trợ lý nhân sự có một vị trí vô cùng quan trọng đối với nghề nhân sự.

Từ cách gọi, không khó để hiểu chức vụ của vị trí này là làm trợ lý cho trưởng phòng nhân sự để giải quyết mọi công việc, vấn đề có liên quan tới mảng nhân sự. Cụ thể muốn biết những công việc đó là gì, chúng ta cần tìm hiểu trong bản mô tả công việc trợ lý nhân sự nói chung và bản mô tả được đưa ra của từng công ty nói riêng.

 

Ngay ở nội dung phía bên dưới đây, Bích Phượng sẽ cung cấp đến cho bạn đọc, nhất là đối với những ai đang quan tâm và muốn ứng tuyển vào vị trí việc làm nhân sự tại Hà Nội những thông tin mô tả việc làm quan trọng nhất mà bất cứ công ty nào cũng đòi hỏi ở người trợ lý nhân sự.

2. Bản mô tả công việc trợ lý nhân sự đầy đủ không phải ai cũng biết

Nhiệm vụ chủ đạo đối với chức danh trợ lý nhân sự đó là hỗ trợ các công việc liên quan đến mảng ngành nhân sự. Nếu gọi vui thì cũng có thể gọi người trợ lý nhân sự là cánh tay phải, cánh tay trái đắc lực của trưởng phòng nhân sự. Vậy, những cánh tay ấy sẽ được giao nắm bắt công việc gì?

Với vai trò là trợ lý, dường như tất cả những công việc của trưởng phòng nhân sự đều ít nhiều có sự tham gia đảm đương của người trợ lý nhân sự. Do đó, có vô vàn những đầu việc được thực hiện, thậm chí có cả những công việc lặt vặt không tên. Có phải trợ lý nhân sự cần đảm nhận thêm công việc của nhân viên nhân sự không? Chung quy lại, có thể chia bảng phân công nhiệm vụ thuộc chức năng chính của người trợ lý nhân sự thành ba nhóm công việc quan trọng sau đây.

2.1. Trợ lý nhân sự làm nhiệm vụ hỗ trợ nội bộ

Thông thường, phòng nhân sự chính là nơi đảm bảo tất cả các khía cạnh cho toàn bộ nhân viên của công ty, từ đời sống tinh thần đến vật chất. Nhân sự nắm giữ vai trò của những người hậu phương vững chắc để đảm bảo cho các hoạt động sinh hoạt văn hóa, đời sống tinh thần của công ty được đảm bảo. Chỉ cần có liên quan đến nhân sự ở trong công ty thì đều sẽ nằm trong sự lo liệu của bộ phận nhân sự. Bạn có thể đọc thêm chức năng nhiệm vụ của phòng nhân sự để hiểu rõ thêm về công việc.

Và người đứng ra chỉ đạo và hỗ trợ tất cả các vấn đề này không ai khác chính là người trợ lý nhân sự. Họ sẽ thay mặt trưởng phòng nhân sự để đưa ra các quyết định hỗ trợ công việc, giải quyết các yêu cầu của nhân viên nội bộ. Một số đầu việc mà người trợ lý nhân sự sẽ thực hiện thường xuyên đó là:

- Bảo vệ các vấn đề về quyền và lợi ích cho nhân viên trong công ty để họ yên tâm làm việc và luôn có một đời sống tinh thần tốt. Đảm bảo các chính sách nhân sự được thực hiện, mối quan hệ giữa các nhân viên được đảm bảo.

- Sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên thuộc phòng nhân sự

- Xây dựng thời gian biểu cho các cuộc họp công ty, lên kế hoạch cho lịch phỏng vấn cũng như xây dựng thời gian thực hiện của các sự kiện trong công ty như tiệc tùng, gặp gỡ đón tiếp đối tác đến thăm và làm việc với công ty chẳng hạn.

- Tiếp theo, một nhiệm vụ không thể bỏ qua mà chỉ cần nhắc tới bộ phận nhân sự nói chung và trợ lý nhân sự nói riêng thì người ta sẽ nhớ đến nhiều nhất đó chính là công tác giám sát nhân viên trong việc thực hiện các quy định, nội quy chung của công ty, nhắc nhở và xử lý các trường hợp vi phạm. Bất cứ các vấn đề trong nội bộ nhân viên liên quan đến nhu cầu, mong muốn, đề đạt thắc mắc, khiếu nại để sẽ được trợ lý nhân sự tiếp nhận và giải quyết để đảm bảo mọi yếu tố diễn ra mang tính công bằng, rõ ràng và thỏa mãn nhân viên theo những quy chuẩn chung.

- Trợ lý nhân sự còn thay mặt phòng nhân sự đứng ra phối hợp với các phòng ban chuyên môn để xây dựng kế hoạch, tổ chức những hoạt động đào tạo nhân sự mới, thực hiện các hội thảo trao đổi các vấn đề phát triển doanh nghiệp.

 

Đứng cuối cùng trong nhóm nhiệm vụ hỗ trợ này đó là công tác chuẩn bị báo cáo chi tiết các hoạt động về nhân sự và nộp lên cấp trên theo định kỳ và khi được yêu cầu.

Nói chung, người trợ lý nhân sự sẽ đóng vai trò của chiếc lăng kính khách quan không chỉ giúp cho trưởng phòng nhân sự mà còn hỗ trợ tốt cho người đứng đầu doanh nghiệp luôn có sự theo dõi sát sao đội ngũ nhân viên nội bộ của công ty mình dù không thực sự đi sâu sát vào từng người, từng bộ phận. Bởi người trợ lý nhân sự chính là đôi mắt của họ để dù ở bất cứ đâu, họ cũng hiểu rất rõ tình hình nội bộ công ty.

Hé lộ: Toàn bộ sự thật về lương hr hiện nay!

2.2. Tuyển dụng – một trong những công việc chính quan trọng của trợ lý nhân sự

Điều này dễ hiểu vì ở mọi công ty, phòng nhân sự đều là nơi chịu trách nhiệm tuyển dụng nhân sự. Với vai trò là quản lý chung các vấn đề của phòng nhân sự thay mặt trưởng phòng thì nhiệm vụ tuyển dụng không thể nào “không qua tay” người trợ lý.

Đảm đương chức trách hỗ trợ tuyển dụng cho công ty, người trợ lý nhân sự cũng đảm đương nhiều nhiệm vụ tương đương với nhiệm vụ của một nhân viên nhân sự vậy. Công việc của họ bao gồm tìm kiếm ứng viên chất lượng trên các trang web uy tín như timviec365.vn; xem hồ sơ, CV và duyệt những ứng cử viên tiềm năng sau đó liên hệ với ứng viên đến nhận phỏng vấn. Họ cũng phải làm các mẫu phiếu phỏng vấn khi tuyển dụng nhân viên mới. Kết thúc chu trình hỗ trợ tuyển dụng của mình chính bằng việc chuẩn bị hợp đồng cho những nhân viên đã trúng tuyển.

Việc làm trưởng phòng nhân sự

2.3. Thay mặt trưởng phòng nhân sự làm công tác quản lý

Là cánh tay đắc lực của trưởng phòng nhân sự, đôi khi những quyết định của trợ lý nhân sự cũng có hiệu lực đại diện cho quyết định của người trưởng phòng. Vậy thông thường, họ sẽ thay mặt sếp của mình quản lý những phương diện nào?

Đó là quản lý hệ thống thông tin, dữ liệu liên quan đến ứng viên tìm việc. Sau quá trình tuyển dụng, họ sẽ phải cập nhật các thông tin của nhân sự mới vào hệ thống dữ liệu chung của công ty, đồng thời loại bỏ những nhân sự đã nghỉ việc để đảm bảo hệ thống dữ liệu công ty luôn được cập nhật chính xác tình hình thực tế. Ngoài ra, việc kiểm soát và điều chỉnh bảng lương để đảm bảo tính chính xác của chế độ lương cho nhân viên cũng là một nhiệm vụ quan trọng của người trợ lý nhân sự.

 

Với những nhiệm vụ có vẻ đầy bận rộn và mang tầm quan trọng cao như trên, người trợ lý nhân sự phải đáp ứng được khá nhiều yêu cầu. Nếu đang tìm hiểu vị trí này để chuẩn bị chinh phục một vị trí trợ lý nhân sự ở công ty nào đó thì nhất định, bạn hãy đọc thật kỹ những yêu cầu trong bản tin tuyển dụng.

Có điều kiện tiếp xúc với vô vàn thông tin tuyển dụng cho vị trí này nên những chuyên gia hỗ trợ việc làm của timviec365.vn có thể cụ thể hóa ra những yêu cầu cần thiết nhất mà ứng viên sẽ phải đáp ứng cho vị trí này khi xin việc ở bất cứ công ty nào. Muốn biết được đó là những yêu cầu gì thì hãy đọc tiếp nội dung mà Phượng chia sẻ bên dưới.

Xem thêm: Cách viết bản tự nhận xét kết quả thử việc chuẩn nhất

3. Những yêu cầu cơ bản dành cho vị trí trợ lý nhân sự

Một vị trí có “quyền năng” thâu tóm rất nhiều khía cạnh của công ty từ nhân sự cho đến các vấn đề về tuyển dụng, sắp xếp lịch làm việc chung, lên kế hoạch cho các sự kiện,… thì đương nhiên những yêu cầu dành cho người trợ lý nhân sự không thể nào ít hơn so với khối lượng công việc dày đặc của họ được. Hầu hết, vị trí này ở bất cứ đơn vị tuyển dụng nào cũng sẽ được đòi hỏi các yêu cầu cơ bản sau đây:

Thứ nhất, về trình độ chuyên môn, một ứng cử viên sáng giá có nhiều cơ hội được tuyển chọn vào vị trí này nhiều nhất phải là người sở hữu trong tay tấm bằng cử nhân từ các chuyên ngành Nhân sự, ngành Quản trị nhân lực hay bất cứ ngành nghề nào liên quan. Có sự am hiểu về các kiến thức của luật Lao động, nắm chắc những quy định liên quan đến người lao động do Nhà nước ban hàng vì nhiệm vụ tối quan trọng của trợ lý nhân sự phần lớn đều liên quan tới người lao động. 

Thứ hai, tiêu chí xét tuyển trên phương diện kinh nghiệm đòi hỏi ứng viên ở vị trí trợ lý nhân sự sẽ phải có knh nghiệm tính toán lương thưởng, biết cách chuẩn bị và luôn có khả năng chuẩn bị bảng lương chu đáo. Nếu như bạn đã có kinh nghiệm làm công việc này trước đó thì sẽ được nhà tuyển dụng ưu tiên hơn vì ít nhiều bạn đã có kỹ năng chuyên môn để đảm đương tốt nhiệm vụ ngay sau khi nhận việc và công ty không cần mất nhiều thời gian cho việc đào tạo từ đầu. Đương nhiên những yêu cầu kỹ năng chuyên môn của nhân viên nhân sự là không thể thiếu.

 

Về kỹ năng, khá nhiều yêu cầu được đặt ra, trước mắt bạn sẽ phải đáp ứng được những yêu cầu này:

- Có khả năng quản lý con người, quản trị nhân sự, có thể biết sử dụng các phần mềm quản trị nhân sự chuyên nghiệp hiện nay.

- Hiểu rõ các chức năng quan trọng mà phòng nhân sự đảm đương để đảm bảo sẽ làm tốt các chức năng này, xứng tầm với vai trò của một người trợ lý giúp việc cho trưởng phòng nhân sự.

- Có khả năng giao tiếp tốt vì trợ lý nhân sự sẽ phải làm việc thường xuyên với tất cả nhân sự của công ty. Nếu giao tiếp tốt thì trợ lý nhân sự sẽ dễ dàng giải quyết các vấn đề thậm chí đôi khi họ còn phải đứng ra giải quyết các mâu thuẫn nội bộ giữa nhân viên với nhau và giữa nhân viên với nhà quản lý thì bản thân trợ lý nhân sự không thể mâu thuẫn với bất cứ ai.

Ngoài ra, trợ lý nhân sự còn phải biết cách quản lý thời gian, có kỹ năng tổ chức hoạt động và sự kiện, phân công công việc, thời gian biểu cho mọi hoạt động một cách khoa học.

Vị trí này còn được đặc biệt yêu cầu về mặt tính cách. Không ngoa khi ví trợ lý nhân sự giống hình ảnh của một người bảo mẫu khi họ luôn đứng ở phía sau vừa hỗ trợ, vừa đảm bảo cho toàn bộ mọi khía cạnh của công ty. Chính vì thế, chỉ những người có tính cách tỉ mỉ, cẩn thận, chịu đựng được những áp lực công việc cao và tần suất công việc lớn mới có thể tự tin gắn bó với nghề trợ lý nhân sự. Đó cũng là lý do vì sao trước khi chúng ta quyết định xin việc lại phải đọc và nghiên cứu thật kỹ bản mô tả công việc trợ lý nhân sự. 

Như vậy, việc nghiên cứu nội dung mô tả công việc trợ lý nhân sự trong tin tuyển dụng là vô cùng quan trọng, không chỉ giúp bạn hiểu được vị trí này khác với công việc nhân viên nhân sự ở đâu mà quan trọng hơn, sẽ giúp bạn có thể chuẩn bị tốt nhất những yếu tố cần thiết để tự tin tham gia ứng tuyển vị trí này.

Để tìm việc thành công và sở hữu những bản mô tả công việc trợ lý nhân sự rõ ràng nhất, bạn có thể tìm những thông tin tuyển dụng vị trí này trên website timviec365.vn. Hy vọng những chia sẻ, gợi ý của Phượng sẽ trở thành nguồn tư liệu hữu dụng cho tất cả các bạn, những ai đang có nhu cầu tìm việc làm trợ lý nhân sự. Chúc bạn sớm tìm được công việc ưng ý nhất thông qua mô tả công việc trợ lý nhân sự trong bài viết này.

Xem thêm: Những dấu hiệu phỏng vấn thành công cho ứng viên