Quản lý dự án là gì? Nhà tuyển dụng lưu ý gì với ứng viên quản lý dự án?

1. Quản lý dự án là gì?

1.1. Khái niệm

Dự án là một tập hợp các hoạt động liên quan với nhau được thực hiện trong một thời hạn nhất định, với nguồn lực đã được giới hạn để đạt được những mục tiêu cụ thể, đáp ứng nhu cầu của đối tượng mà dự án hướng tới. Nói cách khác, dự án là tổng thể chính sách, hoạt động, chi phí được thiết để đạt được những mục tiêu trong khoảng thời gian được ấn định, phù hợp với các yêu cầu đặt ra.

Quản lý dự án được dùng để chỉ một ngành khoa học nghiên cứu các vấn đề về lập kế hoạch, tổ chức, quản lý, giám sát quá trình triển khai một dự án sao cho dự án hoàn thành đúng tiến độ, không vượt quá phạm vi ngân sách được duyệt, đảm bảo chất lượng dự án, hoàn thành các mục tiêu và mục đích đã đề ra trong dự án.

Mục tiêu cơ bản của quản lý dự án bao gồm:

- Hoàn thành công việc theo yêu cầu và đảm bảo chất lượng

- Hoàn thành công việc theo phạm vi ngân sách đã được phê duyệt

- Hoàn thành công việc đúng thời hạn, không làm thay đổi phạm vi dự án

1.2. Quy trình quản lý dự án

Quy trình quản lý dự án trải qua ba giai đoạn như sau:

- Giai đoạn thứ nhất là lập kế hoạch: Ở giai đoạn này, người quản lý dự án có nhiệm vụ xác định mục tiêu cụ thể, công việc, dự tính nguồn lực cần dùng trong dự án. Giai đoạn này đòi hỏi người quản lý dự án phải lập ra một kế hoạch có trình tự rõ ràng, logic, thống nhất, đưa ra các đánh giá về tính khả thi, dự đoán những rủi ro có thể xảy ra. Họ có thể dùng các công cụ như sơ đồ hay dùng các phương pháp truyền thống để lập kế hoạch.

- Giai đoạn thứ hai là triển khai dự án: Ở giai đoạn này, người quản lý dự án có nhiệm vụ phân phối các nguồn lực (vốn, nhân lực, trang thiết bị - máy móc) và quản lý tiến độ triển khai dự án. Người quản lý dự án cần phải lên lịch trình chi tiết chi dự án (thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc) để lấy đó làm cơ sở bố trí nhân lực, vốn, thiết bị hợp lý để dự án đạt hiệu quả cao.

- Giai đoạn thứ ba là giám sát: Đây là giai đoạn cuối cùng của quy trình quản lý dự án. Ở giai đoạn này, công việc của người quản lý dự án bao gồm: kiểm tra, rà soát tiến trình triển khai dự án; báo cáo hiện trạng của dự án; đề xuất các giải pháp xử lý những khó khăn trong khi triển khai dự án, hoàn thành dự án, tiến hành chuyển giao nhân sự. Ngoài ra, người quản lý dự án còn phải thực hiện đánh giá dự án giữa và cuối kì để tổng kết, rút ra bài học kinh nghiệm, đưa ra kiến nghị về pha sau của dự án.

>>> Truy cập ngay: Mẹo sàng lọc hồ sơ chuẩn cho nhà tuyển dụng

Việc làm quản lý dự án

2. Nhà tuyển dụng lưu ý gì với ứng viên quản lý dự án?

Trong quá trình tuyển dụng, phỏng vấn, các nhà tuyển dụng, các nhà quản trị sẽ có những lưu ý sau với ứng viên quản lý dự án. Nếu bạn chuẩn bị tham gia ứng tuyển cho vị trí này thì hãy tham khảo những gợi ý sau để có thể ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng:

2.1. Trình độ chuyên môn và kiến thức chuyên ngành

Bạn đã trải qua quá trình tìm việc tiêu tốn thời gian và công sức nên hãy chuẩn bị thật tốt về mặt trình độ chuyên môn để mọi công sức bỏ ra không bị uổng phí và có được một buổi phỏng vấn thành công.

Trình độ chuyên môn và kiến thức chuyên ngành chính là điểm mấu chốt tạo ra một sự khởi đầu tốt đẹp cho bất cứ ai khi bắt đầu con đường sự nghiệp của mình.

Nhà tuyển dụng việc làm sẽ có nhiệm vụ khai thác và tìm kiếm nhân tài từ trình độ chuyên môn và kiến thức chuyên ngành của các ứng viên. Nhà tuyển dụng sẽ đi từ những câu hỏi về chuyên môn để tìm ra nhân sự phù hợp với vị trí quản lý dự án (Ví dụ: Bạn đã sử dụng phần mềm gì để giúp cho việc quản lý dự án được hiệu quả ở công ty cũ?). Với những câu hỏi đánh trúng vào mảng chuyên môn như vậy, nhà tuyển dụng sẽ nhận ra được phần nào năng lực của ứng viên.

Nếu như ứng viên đưa ra được một câu trả lời vô cùng thuyết phục thì đương nhiên điều đó chứng minh rằng người đó xứng đáng đảm nhận vị trí này. Dĩ nhiên, nếu ứng viên cung cấp một câu trả lời mâu thuẫn hoặc thừa thì điều đó chứng tỏ rằng họ có thể không phải là người hiểu biết sâu rộng và có khả năng chuyên môn kém, cũng không thể thực hiện công việc của một quản lý dự án hiệu quả cho doanh nghiệp. Các câu hỏi mang tính chuyên môn như vậy còn giúp nhà tuyển dụng loại được những ứng viên thuộc dạng “mồm miệng đỡ tay chân”, có khả năng ăn nói nhưng thực chất trình độ còn non kém.

Việc làm chuyên viên dự án

2.2. Kỹ năng giao tiếp của ứng viên có tốt không?

Một người quản lý không chỉ phải giao tiếp với nhân viên của mình, với sếp mà quan trọng hơn nữa là cần có khả năng thuyết phục để làm việc với nhà đầu tư hay nhà tài trợ dự án. Một nhà quản lý dự án giỏi cần có kỹ năng giao tiếp tốt để có được sự tin tưởng với sếp, tạo dựng uy tín với nhân viên cấp dưới để có thể dẫn dắt họ hoàn thành tốt kế hoạch mình đề ra, nắm bắt được cơ hội làm ăn lâu dài, duy trì quan hệ bền vững với các nhà đầu tư, các nhà tài trợ cho dự án của công ty. Do đó, để tuyển dụng được một người quản lý dự án giỏi, nhà tuyển dụng sẽ đánh giá kĩ lưỡng khả năng giao tiếp của bạn nên hãy rèn luyện kỹ năng này thật tốt nhé.

Người tìm việc

2.3. Ứng viên có kỹ năng tổ chức cá nhân không?

Nhà tuyển dụng sẽ kiểm tra kỹ năng tổ chức của ứng viên quản lý dự án thông qua một số câu hỏi về phương pháp làm việc, cách bạn lưu trữ kết quả, ghi chép về các kinh nghiệm sau khi thực hiện dự án. Nhà tuyển dụng sẽ đánh giá cao những ứng viên có kỹ năng tổ chức cá nhân tốt vì đây sẽ là những người có khả năng lãnh đạo khi thực hiện dự án, họ cho rằng một người đảm bảo được cuộc sống cá nhân và tuân thủ kỉ luật bản thân đặt ra mới có thể là một nhà quản lý dự án có uy tín, trách nhiệm và nhân viên sẽ nghe theo chỉ đạo của những người như vậy.

2.4. Mối quan hệ với nhà đầu tư, nhà tài trợ dự án

Các nhà tuyển dụng sẽ kiểm tra cách bạn tiếp nhận thông tin từ lãnh đạo dự án và cách bạn nhìn nhận, đánh giá về nhà đầu tư, nhà tài trợ dự án. Nhà tuyển dụng có thể thấy được cách mà bạn thiết lập và duy trì với các nhà đầu tư, các nhà tài trợ trong công việc ra sao vì nó cũng là một yếu tố quan trọng quyết định đến thành công của các dự án bạn có thể đảm nhận sau này.

Thông qua một vài điểu chia sẻ trên đây, bạn đọ đã có thể hiểu được quản lý dự án là gì và biết nhà tuyển dụng có lưu ý gì với ứng viên quản lý dự án. Hy vọng là bạn sẽ vượt qua quá trình tuyển dụng để trở thành một nhà quản lý dự án thành công.

Muốn tìm việc làm