MBO là gì? Cách doanh nghiệp hiện thực mô hình quản trị của mình như thế nào?

1. MBO là gì?

MBO là ký hiệu viết tắt chữ cái đầu của cụm từ tiếng Anh “Management by Objectives”, nó có nghĩa là mô hình quản trị theo mục tiêu. Cơ chế hoạt động của MBO sẽ theo một quy trình thống nhất chung như sau: đầu tiên nó sẽ bắt đầu bằng việc xác định được những mục tiêu cần đạt được của quản lý cấp cao nhất là gì, sau đó mới bắt đầu xác định mục tiêu của bộ phận các cấp thấp hơn và trong một khung thời hạn ngắ hơn. MOB thực hiện việc Quản lý toàn bộ công việc dựa trên các căn cứ của việc đo lường mục tiêu của từng bộ phận, cũng như căn cứ vào chính những kế hoạch công việc đã được đề ra để thực hiện mục tiêu đó. 

MBO (Management by Objectives) xuất hiện lần đầu tiên vào năm 1954 trong quyển sách Thực Hành Quản Trị của Peter Drucker, nó được xem như một cách mà các nhà quản trị dùng để tiếp cận và làm quen với công việc hoạch định của mình. Chính từ đây, nhiều chương trình mang chủ đề tương tự cũng được hình thành và phát triển mang tính lan rộng ra với nhiều tên gọi khác nhau như: Management by results (Quản trị theo kết quả), Goals management (Quản trị mục tiêu), Work planning and review (Kiểm soát và hoạch định công việc), Goals and controls (Mục tiêu và kiểm tra),… và nhiều những tên gọi khác nữa. Mặc dù được xuất hiện dưới nhiều những tên gọi khác nhau, nhưng về cách xây dựng nội dung, cũng như chủ đề của các chương trình này đều có bản chất và mang phong vị giống nhau.

Với những đóng góp to lớn, đem đến nhiều lợi ích đáng kể trong cồn tác quản trị, MBO (quản trị theo mục tiêu) không chỉ giúp các tổ chức kinh doanh có thể dễ dàng hơn trong việc hiện thực hóa các công tác quản lý điều hành của mình. Điều này cũng được chứng minh, khi MBO đang là một trong những mô hình quản trị được các đơn vị doanh nghiệp, các đơn vị tổ chức cá nhân áp dụng trong các công tác quản trị của mình phổ biến nhất hiện nay

• Trong thực tiễn quản trị ngày nay, MBO (quản trị theo mục tiêu) được chia thành 4 yếu tố cơ bản như sau:
• Sự cam kết của các thành viên nằm trong ban quản trị viên cao cấp, và được xác định bởi hệ thống MBO;
• Sự đồng lòng, hợp tác vì một mục tiêu chung của các thành viên nằm trong ban tổ chức;
• Làm việc và hợp tác dựa trên sự tự nguyện tự, ý thức giác cao, cùng tinh thần tự quản của của các thành viên nằm trong ban tổ chức để thi hành kế hoạch chung
• Có trách nhiệm tổ chức kiểm soát định kỳ việc thực hiện kế hoạch công việc của từng bộ phận.

2. Phương pháp thực hiện của MOP

MBO (quản trị theo mục tiêu), là phương pháp được tạo ra bởi một sự cởi mở trong đánh giá chung, trong đó xu hướng chủ yếu của phương pháp này chính là hướng tới sự tự giác nhiều hơn cho các bộ phận nhân viên. Trình tự thực hiện của MBO có thể dựa trên một quy trình chuẩn như sau:

• Các nhân viên sẽ thực hiện gặp gỡ riêng (có thể thông qua một trong 2 hình thức là gặp gỡ trực tiếp hoặc trao đổi qua inbox) với các bộ quản lý nằm trong ban lãnh đạo cấp cao của mình để  đưa ra những đề xuất và cùng thảo luận và chột được những mục tiêu chung cho cả các vấn đề lớn hay nhỏ. Trong đó, các mục tiêu khi chốt xong cần phải mô tả được một cách rõ ràng nhất bằng các con số thống kê cụ thể, cũng như thời gian bắt đầu và thời hạn để hoàn thành.
• Sau khi đã xác định được mục tiêu, bộ quản lý nằm trong ban lãnh đạo sẽ phải cùng các nhân viên của mình đưa ra những kế hoạch phát triển cụ thể, từ đó có thể định hướng được cho các nhân viên dễ dàng theo đuổi được đúng các mục tiêu của mình. Không chỉ cung cấp được những chỉ dẫn cụ thể cho từng kế hoạch hành động mà qua các mục tiêu này mỗi nhân viên cũng có thể tự đanh giá được năng lực thực sự, cũng như hiệu quả công việc mà mình mang lại là gì.
• Trong quá trình thực hiện các kế hoạch theo phương hướng đã triển khai, bộ phận trong ban quản lý có trách nhiệm gặp gỡ định kỳ nhân viên của mình vữa để đánh giá tiến độ thực hiện công việc của họ trong việc theo đuổi các mục tiêu đã đề ra ở buổi gặp trước đó.

Tìm kiếm việc làm

3. So sánh giữa MBO và MBP, cùng những ưu nhược điểm của 2 loại hình quản trị này

3.1. MBO

3.1.1. Ưu điểm của MBO

• Cho phép các bộ phận nhân viên cấp dưới chủ động sáng tạo trong công việc
• Tạo được tính chủ động cho bản thân, cũng như trong các hoạt động quản trị doanh nghiệp
• Mang tính linh động cao, chủ động trước những trường hợp phát sinh ngoài mong muốn
• Đem lại nhiều thời gian hơn cho bộ phận lãnh đạo
• Thực hiện việc quản trị kinh doanh theo hướng công bằng, minh bạch theo đúng năng lực của từng bộ phận nhân viên

3.1.2. Nhược điểm của MBO

Bên cạnh những ưu điêmt mang lại thì mô hình quản trị mục tiêu MBO cũng đem lại một số những nhược điểm như:

• Không thường xuyên đảm bảo tính tập trung cho các nhân viên
• Dễ dẫn đến những sai lầm, lệch chuẩn
• Khó đưa đến một mô hình quản trị đúng chuẩn nhất
• Không kiếm soát được quy trình quản trị cụ thể trong doanh nghiệp
• Có thể đưa việc quản trị doanh nghiệp phát triển sai hướng
• Đòi hỏi, yêu cầu những người nằm trong bộ máy thực hiện luôn phải có tinh thần trách nhiệm cao
• Đem lại khá nhiều khó khăn trong việc kiểm soát được các chi phí của nhân viên trong quá trình thực hiện mục tiêu, hay những hành vi này có thể không đồng nhất

3.2. MBP

Nếu như MBO (Management by Objectives) được hiểu là mô hình quản trị mục tiêu, và hoàn toàn thích hợp khi được áp dụng cho những phân đoạn quản lý cấp cao, hay với những công đoạn trong công việc khó kiểm soát được quá trình thực hiện. Thì bản chất của MBO lại gần như đối lập hoàn toàn với MBP.

MBP là viết tắt chữ cái đầu của cụm từ Management By Process, nó có nghĩa là quản trị theo quy trình. Bản chất của MBP là việc thực hiện quản lý công việc theo một chu trình đã được phân tích và tuân theo những quy định kỹ lưỡng trước đó. Nói một các cụ thể hơn thì MBP chính là là nền tảng của các hệ thống quản lý chất lượng ISO.

Việc làm nhân viên quản lý chất lượng

3.2.1. Ưu điểm của MBP

• MBP giúp những nhà quản trị, cùng các nhân viên đảm bảo được tính tập cao, thậm chí đã được định vị trước tất cả   
• Tỷ lệ gặp phải những trường hợp như sai lạc về mọi phương diện là rất thấp, do đó có thể dễ dàng đảm bảo được các chuẩn mực đề ra, kể cả những trường hợp phát sinh thêm khó khăn
• Dễ tạo được 1 quy trình đúng chuẩn
• Hỗ trợ đễ dàng kiểm soát được quy trình từ đầu đến cuối

3.2.1. Nhược điểm

• Với một quy trình chặt chẽ, điều này cũng khó tạo ra được tính chủ động sáng tạo cho các bộ phận nhân viên
• Không mang được tính chủ động cao trong việc, mà trái ngược lại đem nhiều tính lệ thuộc cao
• Không tính linh động cao, thường bị động trước những trường hợp phát sinh ngoài mong muốn
• Không có tính linh động cao

4. MBO mang đến những lợi ích gì cho doanh nghiệp?

4.1. Thúc đẩy lập kế hoạch trong doanh nghiệp

Việc thực hiện các công tác quản lý theo phương pháp MBO giúp các doanh nghiệp có thể dễ dàng tạo ra  được những mục tiêu rõ ràng, đi đúng các phương hướng phát triển thực tế và có thể kèm theo đó là các hành động hướng tới kết quả. MBO (quản trị theo mục tiêu) thúc đẩy bộ phận lãnh đạo hướng đến các suy nghĩ về kết quả hơn là việc sẽ hành động như thế nào, từ đó dễ dàng khuyến khích các bộ phận nhân viên chủ động tư duy, thiết lập được mục tiêu cụ thể thay vì quá phụ thuộc vào linh cảm hay phỏng đoán thông thường. Các MBO khi được đặt ra cần được đảm bảo được tính chính xác nhất định cũng như việc đã xây dựng được các phương hướng đo lường trước cho mục tiêu đó cũng như đặt ra thời gian để ràng buộc.

Người tìm việc

4.2. Nâng cao năng lực cộng tác

MBO (quản trị theo mục tiêu) giúp doanh nghiệp dễ dàng làm rõ được từng cấu trúc cụ thể của mục tiêu, cũng như cách điều hướng mục tiêu từ mang tính chất cá nhân chuyên sang theo hướng mục tiêu chung. Bởi thể đế có thể xây dựng và xác định được một mục tiêu mang tính hiệu quả cao thì bản thân mỗi cá nhân cần phải nhìn nhận được một cách rõ nhất về các vai trò và trách nhiệm của bản thân trong bộ máy hoạt động của tổ chức cũng như từ đó có thể dễ dàng thúc đẩy hơn trong cách nhìn của bộ phận quản lý, hay như dễ dàng liên kết giữa các bộ phận khác nhau xuyên suốt tổ chức, qua đó dễ dàng nâng cao được tính cộng tác giữa các bộ phận, cá nhân trong bộ máy hoạt động của doanh nghiệp.

4.3. Tạo động lực & cam kết

Để thiết lập được một phướng hướng quản trị theo mục tiêu cụ thể, cũng như việc đánh giá hiệu suất làm việc, doanh nghiệp cần phải có sự tham gia của tất các các bộ phận cấp dưới, điều này không chỉ giúp doanh nghiệp nhanh chóng đi đến được một mục tiêu chung mà đó còn là sự cam kết đồng thuận giửa các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Các hoạt động vận hành trong bộ máy cũng vì thế mà trở lên trơn tru hơn khiến các thành viên trong doanh nghiệp hài lòng, tạo động lực làm việc và trung thành với doanh nghiệp, và đưa đến nhiều những giá trị thành công khác nhau.

4.4. Đánh giá công bằng

Quy trình quản trị MBO giúp cho các doanh nghiệp có thể dễ dàng đánh giá và kiểm định được một cách rõ ràng nhất về các định lượng của mỗi người dựa trên những định hướng về kết quả công việc. Thông qua MBO, các doanh nghiệp cũng vì thế mà dễ dàng hơn trong việc tạo ra được tính công bằng, khi mọi sự đánh giá đều được dựa trên những kết quả thực tế, khách quan, không cảm tính. Cần phải hiểu rõ rằng MBO không phải là phương pháp lên án hay phê phán những mục tiêu thất bại hay còn nhiều tồn đọng trước đó, mà nó còn giúp doanh nghiệp có thể nhìn nhận được một thực tế rõ ràng nhất về cơ cấu vận hành bộ máy của mình. Ngoài ra, một trong những đóng góp lớn của MOB đó là có thể đặt được các nhân viên vào trong chính quá trình đánh giá năng lực của bản thân và nhìn nhận được một cách thực tế nhất những đóng góp của mình vào kết quả đem lại cho doanh nghiệp.

4.5. Phát triển đội ngũ

MBO (quản trị theo mục tiêu) thúc đẩy quá trình phát triển và tự học hỏi cho cả bộ phận quản lý và nhân viên. Trong suốt quá trình áp dụng phương pháp này, các nhà quản trị sẽ dễ dàng học hỏi được kinh nghiệm và đổi mới, từ đó dễ dành khuyến khích được các bộ phận nhân viên tích cức sáng kiến và phát triển đươc các khả năng điều hành quản trị của mình.

Việc làm quản lý nhân sự

4.6. Phát triển và thay đổi một cách có tổ chức

MBO tạo cho doanh nghiệp nhận ra được những khuyết điểm còn tồn đọng trong cơ cấu của tổ chức, từ đó nhận ra được những điều cần phải thay đổi

Nói một cách khác dễ hiểu hơn, thì quy trình quản trị của MBO giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng cải thiện được từng năng lực của tổ chức, và dễ dàng đối phó được với những thay đổi theo môi trường.

Trên đây là một số những chia sẻ về chủ đề “MBO là gì” hy vọng rằng thông qua những chia sẻ trong bài viết đã có thể đem đến cho bạn một câu trả tổng quan nhất về chủ đề này cũng như các vấn đề xung quanh khác. Cảm ơn vì đã luôn đồng hành và theo dõi bài viết của chúng mình nhé. Chúc các bạn thành công!