Phòng mua hàng là gì? Vai trò và nhiệm vụ của phòng mua hàng

1. Khái niệm và cơ cấu của phòng mua hàng

1.1. Phòng mua hàng là gì?

Hoạt động của phòng mua hàng, hay bộ phận mua hàng, có sự liên quan chặt chẽ đến tình hình tài chính của doanh nghiệp. Họ chịu trách nhiệm mua sắm hàng hóa và dịch vụ nhằm đáp ứng nhu cầu trong các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Đồng thời phòng mua hàng cũng cần tính toán sao cho những nguyên vật liệu được mua sẽ mang lại giá trị lợi nhuận cao nhất có thể.

Phòng mua hàng chịu trách nhiệm lên kế hoạch mà thực hiện các thủ tục mua sắm để đảm có đủ tài nguyên phân bổ cho các hoạt động của doanh nghiệp. Vai trò của phòng mua hàng có liên quan mật thiết đến các hoạt động của doanh nghiệp bởi vì họ giám sát chuỗi cung ứng và đàm phán hợp đồng với các nhà cung cấp.

Vai trò của phòng mua hàng trong một doanh nghiệp phụ thuộc vào quy mô của doanh nghiệp đó. Các phần mềm quản lý mua bán hàng và những tiến bộ công nghệ có sự hỗ trợ rất đắc lực cho công việc thu mua, chẳng hạn như phần mềm quản lý mua hàng 365.

1.2. Cơ cấu của phòng mua hàng

Đứng đầu phòng mua hàng là Giám đốc mua hàng, người giám sát các nhân viên của bộ phận và phối hợp chặt chẽ với người điều doanh nghiệp trong việc lập kế hoạch và giám sát ngân sách.

Giám đốc mua hàng phải duy trì liên lạc thường xuyên với các trưởng bộ phận khác để hiểu rõ hơn về nhu cầu của họ, cũng như là kiến thức tổng quan về các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Ví dụ: Giám đốc quản lý việc mua hàng cho một doanh nghiệp bán lẻ trực tuyến cần phải có kiến ​​thức về vai trò của các máy chủ mạng trong quy trình hoạt động của doanh nghiệp đó.

Cán bộ thu mua, người đại diện mua hàng và nhân viên thu mua đều làm việc dưới sự giám sát của Trưởng phòng thu mua. Nhiệm vụ và trách nhiệm của họ có thể khác nhau tùy thuộc vào quy mô và các ưu tiên của doanh nghiệp.

Chẳng hạn, người đại diện mua hàng cho một công ty dược phẩm thường xuyên phải tập trung vào việc mua các hóa chất được sử dụng để sản xuất các loại thuốc cụ thể. Một người đại diện mua hàng cho một nhà môi giới thế chấp có thể cần liên hệ và thực hiện giao dịch với các mặt hàng và dịch vụ từ đồ văn phòng đến phương tiện di chuyển. Người đại diện thu mua sẽ là người đứng ra đàm phán hợp đồng.

Xem thêm: Phương thức giao hàng phổ biến

2. Vai trò và nhiệm vụ của phòng mua hàng

2.1. Vai trò của phòng mua hàng

Còn được gọi là bộ phận thu mua hoặc bộ phận mua hàng, phòng mua hàng đóng góp sự hỗ trợ trong mọi hoạt động của doanh nghiệp với tư cách là bộ phận đảm nhiệm công việc mua hàng hóa và dịch vụ chính. Phòng mua hàng cơ thể tồn tại trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp tư nhân, cơ quan chính phủ, tổ chức giáo dục hoặc bất kỳ tổ chức nào khác.

Phòng mua hàng đáp ứng nhu cầu nội bộ trong doanh nghiệp bằng cách mua sắm kịp thời hàng hóa và dịch vụ cần thiết. Họ có nhiệm vụ tìm kiếm và mua các sản phẩm hay dịch vụ ở mức giá thành và chất lượng tốt nhất có thể.

Trên thực tế, nhiệm vụ và trách nhiệm của một nhân viên thu mua vượt xa việc mua sắm đồ đạc và vật tư văn phòng. Nhân viên thu mua ngày nay cũng phải hiểu biết về các thiết bị công nghệ, nhu cầu đi lại quốc tế, không gian làm việc…

Nhìn chung, phòng mua hàng có nhiệm vụ xây dựng các chính sách và tiến hành các thủ tục mua hàng của doanh nghiệp. Họ cần xác định giới hạn chi tiêu và tìm kiếm danh sách các nhà cung cấp được ủy quyền mà từ đó nhân viên có thể mua các đồ dùng văn phòng cần thiết hoặc dịch vụ ăn uống.

Ví dụ, bộ phận CNTT có thể tự mua ổ cứng gắn ngoài có giá dưới 4 triệu đồng từ bất kỳ nhà cung cấp nào. Tuy nhiên, nếu họ cần một ổ cứng dung lượng cao có giá nhiều hơn 4 triệu đồng thì họ phải gửi yêu cầu chính thức và số lượng đặt hàng về cho phòng mua hàng.

2.2. Nhiệm vụ của phòng mua hàng

2.2.1. Nhiệm vụ mua hàng có tính cạnh tranh

Có một số nhà cung cấp tư nhân sử dụng phương pháp tương tự như đấu thầu cạnh tranh và yêu cầu phòng mua hàng trưng cầu và đánh giá hồ sơ dự thầu trước khi lựa chọn doanh nghiệp tốt nhất để cung cấp hàng hóa, nguyên vật liệu hay dịch vụ.

Trong quy trình đấu thầu cạnh tranh, phòng mua hàng sẽ mở quy trình mua hàng cho bất kỳ nhà cung cấp nào đủ điều kiện và thường chọn dựa trên chi phí.

Phòng mua hàng thường xuyên phải thu thập thông tin từ các bên liên quan của công ty về các loại hàng hóa và dịch vụ được yêu cầu, sau đó liên hệ với các nhà cung cấp để thông báo về quy trình đấu thầu.

Nếu áp dụng quy trình đấu thầu không cạnh tranh, phòng mua hàng sẽ chỉ phải lựa chọn các nhà cung cấp đủ năng lực.

2.2.2. Nhiệm vụ mua hàng không có tính cạnh tranh

Phòng mua hàng cũng thường mua một số loại hàng hoá và dịch vụ trực tiếp từ nhà cung cấp. Hình thức mua hàng theo nguồn duy nhất hoặc không cạnh tranh này đòi hỏi người đại diện mua hàng phải nghiên cứu và đánh giá cẩn thận các nhà cung cấp cũng như sản phẩm trước khi mua hàng của họ. Người chịu trách nhiệm mua hàng phải đánh giá chất lượng của hàng hóa hoặc dịch vụ, giá cả và khả năng cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ đó đúng thời hạn.

Trong trường hợp hợp tác với các doanh nghiệp lớn, người đại diện mua hàng thường xuyên phải tiến hành nghiên cứu sâu rộng về nhà cung cấp bằng cách đánh giá các tài liệu tham khảo hoặc báo cáo tài chính để xác định khả năng thực hiện hợp đồng dài hạn của nhà cung cấp đó.

Trong những tình huống này, để tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp, người đại diện mua hàng có thể sẽ phải đến thăm các nhà máy sản xuất của nhà cung cấp. Nhân viên mua hàng cũng có thể phải tham dự các triển lãm thương mại để cập nhật thông tin về các sản phẩm và nhà cung cấp mới hoặc tham dự các hội nghị trong ngành để tìm hiểu thêm về các hàng hóa và dịch vụ quan trọng.

Đôi khi, phòng mua hàng còn chịu trách nhiệm thương lượng hợp đồng cung cấp dịch vụ cho một hoặc nhiều địa điểm làm việc. Ví dụ, phòng mua hàng của một ngân hàng có nhiều chi nhánh trên toàn quốc có thể đàm phán một thỏa thuận với nhà cung cấp nước giải khát để giao nước giải khát hàng tuần đến tất cả các chi nhánh của họ trên toàn quốc.

Nếu bạn cho rằng nhiệm vụ của phòng mua hàng sẽ được hoàn tất khi đôi bên ký kết xong hợp đồng thì bạn chưa hiểu hết về nhiệm vụ của họ.

Sau khi các giao dịch được thực hiện, phòng mua hàng cần phải tiếp tục giám sát hoạt động của nhà cung cấp để đảm bảo họ đang tuân thủ các điều khoản và điều kiện trong hợp đồng. Đôi khi, người đại diện thu mua cũng sẽ giải quyết việc trả lại bất kỳ hàng hóa bị lỗi nào, xử lý yêu cầu hoàn tiền hoặc đổi hàng.

Trong một số tổ chức, nhân viên thu mua còn có thể được giao nhiệm vụ quản lý hàng tồn kho hoặc báo cáo tình trạng của tài sản nội bộ, bao gồm đồ nội thất văn phòng, phương tiện di chuyển, phần cứng máy tính…

Như vậy là thông qua những kiến thức được chia sẻ trong bài viết, bạn đã hiểu được phòng mua hàng là gì, cũng như vai trò và nhiệm vụ của phòng ban này trong doanh nghiệp. Phòng mua hàng mang lại lợi ích cho doanh nghiệp theo nhiều cách. Bằng cách giám sát thị trường cung ứng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, người đại diện thu mua giúp ngăn ngừa tình trạng thiếu nguyên liệu quan trọng, mua quá mức và lãng phí. Họ cũng đảm bảo chất lượng hàng hóa và dịch vụ sẽ luôn ở mức tốt nhất.