Procurement là gì - Những hiểu biết về Procurement (thu mua)

1. Khái niệm về Procurement là gì và những định nghĩa liên quan

Procurement là gì? Procurement hay còn gọi là thu mua là hoạt động tìm nguồn cung ứng hàng hóa, dịch vụ. Có thể hiểu đơn giản đây là hoạt động thu thập; mua hàng hóa, nguyên vật liệu hoặc dịch vụ nhằm mục đích phục vụ sản xuất hoặc kinh doanh của doanh nghiệp. Thu mua là hoạt động đầu tiên trong chuỗi logistics và chuỗi cung ứng hàng hóa.

Quy trình thu mua thường là một phần của chiến lược công ty dựa vào khả năng kinh doanh và sản xuất của riêng công ty mà đưa ra những quyết dịnh thu mua để đảm bảo hoạt động được trơn tru đến cuối khâu cuối cùng. Vì vậy, khâu thu mua nguyên vật liệu là nền tảng cho các hoạt động kế tiếp khác. Việc thu mua cần được tính toán kỹ sao cho phù hợp với chu trình hoạt động để tránh sự chênh lệch cả về khối lượng cho sản xuất và giá cả của thành phẩm.

Nhân viên procurement là gì? Là người tiến hành hoạt động thu mua hàng hóa hoặc dịch vụ phục vụ cho nhu cầu của công ty. Vì vậy, nhiệm vụ của một chuyên viên thu mua là đảm bảo số lượng cũng như chất lượng của các nguyên vật liệu và dịch vụ. Nơi cung ứng hàng cung cấp theo các điều khoản đã thoả thuận, có thể là các nhà cung cấp uy tín đã là bạn hàng cũ của công ty hoặc được chỉ định nhà cung cấp và thậm chí với nhiều trường hợp bạn phải tìm kiếm và lựa chọn nhà cung ứng khác.

Trong doanh nghiệp sản xuất, mua sắm nguyên vật liệu sẽ được thực hiện bởi một bộ phận chuyên trách riêng và đứng đầu bộ phận, có trách nhiệm quản lý điều hành cao nhất là procurement manager. 

Quá trình thu mua nguyên vật liệu là một khâu vô cùng quan trọng, bởi mỗi nguyên liệu đầu vào đều quyết định chất lượng sản phẩm cuối cùng. Chình vì thế, cần làm tốt công tác quản trị chất lượng của quá trình mua sắm. Các đối tượng hữu quan (stakeholders) liên quan đến quá trình procurement về mặt lợi ích có thể kể đến như doanh nghiệp sản xuất, nhà cung ứng, khách hàng. Để quá trình thu mua hiệu quả, hạn chế nguyên vật liệu kém chất lượng tham gia vào quá trình sản xuất, nhà quản lý cần xây dựng quy trình làm việc giữa các phòng ban, hệ thống quy chế bài bản đảm bảo mỗi cá nhân thực hiện tốt chu trình đề ra trong quá trình đánh giá chất lượng và lựa chọn nhà cung cấp. 

Tuyển dụng nhân viên thu mua

2. Mô tả chi tiết về procurement                                          

2.1. Tổng quan về quy trình procurement

Quy trình của procurement đa dạng và sẽ có sự khác nhau giữa các công ty để phù hợp với hoạt động riêng biệt. Nhưng quy trình của procurement đều đảm bảo những đặc điểm chung như sau:

- Quy trình thu mua bắt đầu từ nhu cầu cụ thể;

- Bộ phận thu mua sẽ lập bảng chi tiết về các yêu cầu một cách cụ thể;

- Sau đó, gửi một bảng mời thầu hoặc yêu cầu báo giá đến nhà cung cấp;

- Những nhà cung cấp sẽ gửi báo giá và bộ phận procurement sẽ chọn nhà cung cấp tốt nhất;

- Nhà cung cấp được chọn sẽ cung cấp những sản phẩm, dịch vụ theo nội dung của đơn đặt hàng;

- Bộ phận thu mua đối chiếu hóa đơn của nhà cung cấp với hàng hóa đã nhận và thực hiện việc thanh toán;

Việc làm Logistic tại Hồ Chí Minh

2.2. Chi tiết công việc của nhân viên procurement

Với quy trình trên thì nhân viên thu mua cần đảm bảo các nhiệm vụ bao gồm tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp; khảo sát giá hành hóa; thực hiện việc thu mua phục vụ cho hoạt động; các công việc phát sinh khác liên quan đến nhiệm vụ. Để thực hiện các nhiệm vụ và quy trình thì, một nhân viên thu mua thực hiện rất nhiều chi tiết như sau:

Quy trình thu mua thường bắt đầu từ một nhu cầu hoặc một yêu cầu cụ thể, có thể là yêu cầu về lưu trữ hoặc yêu cầu về dịch vụ để đảm bảo nền tảng cho các hoạt động tiếp theo. Những yêu cần này cần được trao đổi trực tiếp giữa Procurement với phòng kế hoạch và sản xuất, để lập kế hoạch và xác định loại hàng ưu tiên cho các hoạt động thu mua; sau đó đánh giá kế hoạch đặt hàng, đề nghị mua hàng và quản lý quá trình lựa chọn của mình.

Bộ phận thu mua sẽ thiết lập một bảng tiêu chuẩn nêu rõ chi tiết các yêu cầu: đặc tính, thông số kỹ thuật, tính chất vật lý, hóa học, loại hàng, mục đích sử dụng, giá tốt, chất lượng tốt, thời gian giao hàng… nhằm chuẩn bị thông tin cho việc tìm kiếm nhà cung cấp.

Sau khi xác định được nhu cầu, nhân viên thu mua tiến hành việc tìm kiếm nhà cung cấp bằng cách thiết lập một hồ sơ mời thầu (rfp) hay một yêu cầu báo giá (rfq) sẽ được và gửi đến các nhà cung cấp. Procurement hỗ trợ truyền thông tin và các văn bản cần thiết để Các nhà cung cấp xác định chính xác yêu cầu và sẽ gửi đến báo giá của họ để đáp ứng các rfq.

Bộ phận thu mua sẽ xem xét để chọn ra nhà cung cấp tốt nhất (dựa trên các tiêu chí đánh giá về giá cả, giá trị và chất lượng của mặt hàng) để lập ra list danh sách các nhà cung cấp có khả năng đáp ứng được yêu cầu thu mua. Sau đó, procurement trình hồ sơ về các thông tin liên quan đến nhà cung cấp để quản lý nhà hàng xem xét và phê duyệt. Những thông tin của nhà cung cấp cần lưu hồ sơ đánh giá theo quy định để tiến hành theo dõi để đánh giá và cập nhật nhà cung cấp khi cần thiết.

Sau khi lựa chọn là thỏa thuận giao hàng, đơn đặt hàng sẽ được hình thành. các nhà cung cấp sẽ cung cấp hay phân phối các sản phẩm hoặc dịch vụ theo đơn đặt hàng, nhân viên procurement tiến hàng theo dõi tình trạng đơn hàng, sẵn sàng cho các sự cố thiếu hoặc tồn đọng hàng hóa, liên hệ trực tiếp với các phòng ban có liên quan; đánh giá, cập nhật và duy trì các đơn đặt hàng cho đến khi kết thúc.

Quá trình vận chuyển đơn hàng hoàn thành thì cần xác nhận thời gian sản xuất, thời điểm giao hàng và chi phí; đảm bảo đơn đặt hàng tuân thủ các thỏa thuận trong hợp đồng; báo cáo kết quả lên quản lý.

Việc nhận hóa đơn từ nhà cung cấp phát hành nhằm mục đích đối chiếu các đơn đặt hàng với các giấy tờ để kiểm tra hàng hóa đã nhận là một điều cần thiết để hạn chế những sai sót cũng như đảm bảo lượng hàng. Việc thanh toán đơn hàng cho nhà cung cấp sẽ được tiến hành khi các tiêu chí được đảm bảo và phát hiện ra lỗi. Trường hợp hóa đơn sai lệch, nhân viên procurement cần báo Quản lý tài chính và logistics để tiếp nhận và giải quyết.

Các công việc nhân viên procurement nhằm xác định các cơ hội và thực hiện hoạt động thu mua mang lại hiệu quả nhất, đồng thời góp phần củng cố, giảm chi phí (chi phí mua sắm, chi phí tài chính, chi phí vốn...) cho doanh nghiệp bằng cách tìm đến các nhà cung cấp địa phương (thuận lợi và giảm chi phí vận chuyển, han chế rủi ro khi giao hàng).

Mẫu CV xin việc

2.3. Một số nguyên tắc của procurement

Nguyên tắc cơ bản nhất của thu mua là hàng hóa được mua tại mức giá tốt nhất với chất lượng đảm bảo nhất để tạo ra lợi nhuận cao nhất cho công ty. Đây là một trong điều mà nhà tuyển dụng cần ở bạn để giảm thiểu chi phí thấp nhất có thể cho quá trình hoạt động.

Để giúp bạn lựa chọn được nhà cung cấp tốt nhất thì các số liệu phân tích thu mua là một trong những phương tiện trợ giúp. Những số liệu này được lập dựa trên đa chiều: từ nhu cầu cụ thể của công ty và từ nguồn cung cấp trên thị trường giúp cho tổng hợp và đưa ra quyết định thu mua một cách chính xác.

Việc thu mua hàng hóa cần được đảm bảo sự khách quan và chính xác trong số liệu. Để quản lý được điều này, doanh nghiệp thường đề ra những quy tắc thủ tục và yêu cầu nhân viên procurement thực hiện. Phương pháp áp dụng các quy tắc và thủ tục có sẵn vừa tạo điều kiện thu mua thuận lợi vừa hạn chế những yêu cầu và đơn hàng không thực sự quan trọng nhằm hướng tới tạo lợi nhuận lớn nhất cho doanh nghiệp.

Việc làm Logistic tại Hồ Chí Minh

3. Kỹ năng của một nhân viên procurement

Với vị trí công việc này, bạn cần một số kỹ năng quan trọng, bao gồm: “năng khiếu” kinh doanh, nắm bắt và nhạy bén với sự thay đổi của thị trường, khả năng giao tiếp và đàm phán, có sáng tạo luôn đổi mới và tính trung thực. Những kỹ năng này thường không đứng độc lập mà hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm đem lại sự hiệu quả. Trong môi trường thu mua chiến lược ngày nay.

Một nhân viên procurement cần có kiến thức về hàng hóa và thị trường để biết rõ sản phẩm mình mua và có thể nhanh chóng tìm được đối tác cung ứng. Đồng thời cho khả năng dự đoán về xu hướng tiêu dùng của chính khách hàng bên mình để có chính sách thu mua phù hợp.

Đàm phán là kỹ năng cốt lõi mà nhân viên procurement phải có. Với nhân viên procurement đóng vai trò là người mua hàng cũng là người cung ứng hàng. Các mối quan hệ mua bán hiện tại tương đối bình đẳng. Với tư cách là người mua hàng, nhân viên procurement thực hiện đàm phán với nhà cung cấp để chia sẻ thông tin, đào tạo, hỗ trợ, đầu vào kỹ thuậtvề sản phẩm cũng như nhận được giá thu mua hời nhất. Còn với tư cách là người bán hàng, thì việc đàm phán, thuyết phục khách hàng sử dụng và lựa chọn sản phẩm hoặc dịch vụ mình cung ứng.

Năng động, sáng tạo và nhạy bén với biến động của thị trường là kỹ năng vô cùng quan trọng. Thị trường biến động không ngừng cùng với nhu cầu đa dạng của khách hàng luôn thay đổi thì việc không nắm bắt được thị trường sẽ dẫn đến thất bại nhanh chóng.

Tìm việc làm

Trên đây là những thông tin chi tiết về nghề Procurement mà Timviec365.vn cung cấp cho bạn. đây cũng là ngành nghề đang thu hút nhân lực do tiềm năng lớn cùng sự phát triển của công nghệ thông tin giúp mối quan hệ thu mua - cung ứng, tiếp cận khách hàng trở nên dễ dàng. Hy vọng bài viết hữu ích cho bạn trong quá trình tìm kiếm và lựa chọn việc làm.