Purchasing là gì? Sức hấp dẫn của nghề Purchasing hiện nay!

1. Purchasing là gì? Có gì hot liên quan đến thuật ngữ này?

Để có thể giúp độc giả của mình có thể dễ dàng hiểu được Purchasing là gì, tôi xin dịch ra ngữ nghĩa của từ Purchasing sang tiếng việt đó chính là từ “thu mua”. Nói đến đây, chắc hẳn cũng có rất nhiều bạn đọc ngầm hiểu được đây là công việc gì nhưng vẫn có rất nhiều độc giả vẫn chưa hiểu nhiều về nó hoặc còn quá ít thông tin về công việc này!

Thực chất, thu mua là một trong những hoạt động không thể thiếu ở bất cứ hoạt động kinh doanh nào của các tổ chức, doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực Logistics và chuỗi cung ứng. Để có thể xét ở khía cạnh thực tế, thì nghề Purchasing (thu mua) sẽ đòi hỏi người là công việc này phải chịu trách nhiệm trong các công việc như: lập kế hoạch mua và xác định các tiêu chuẩn đồng thời nghiên cứu, lựa chọn nhà cung cấp, phân tích tài chính, mua hàng, quản lý hợp đồng cung cấp, kiểm soát hàng tồn kho và thanh toán.

Thêm vào đó, nếu xét theo khía cạnh của một tổ chức, doanh nghiệp thì sẽ không chỉ có một hoặc hai người chịu trách nhiệm công việc Purchasing (thu mua) mà sẽ bao gồm cả một tổ chức chịu trách nhiệm trong công việc này. Vậy bộ phận thu mua gồm những ai và tương ứng với mỗi vị trí sẽ chịu trách nhiệm liên quan đến purchasing là gì? Cũng giống như các bộ phận phòng ban khác trong các tổ chức, doanh nghiệp, bộ phận purchasing cũng sẽ bao gồm giám đốc thu mua, nhân viên thu mua và nhân viên hành chính. Đối với vị trí giám đốc thu mua, người này sẽ chịu trách nhiệm trong các hoạt động quản lý điều hành việc thu mua hàng hóa, sản phẩm. Còn nếu là nhân viên thu mua hay nhân viên hành chính thì sẽ chịu trách nhiệm trong việc trợ giúp và tất nhiên nhân viên thu mua hay nhân viên hành chính đều sẽ phải làm việc dưới quyền hạn của giám đốc thu mua.

Tuy nhiên, đặc trưng công việc của một nhân viên thu mua trong các tổ chức, doanh nghiệp đó là sẽ phải đảm bảo việc liên hệ và làm việc với nhà cung ứng trong việc bàn giao tài sản và hàng hóa phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp đồng thời các thủ tục, văn bản, giấy tờ chứng nhận quá trình thu mua phải đảm bảo hợp lệ theo đúng điều khoản và thỏa thuận giữa hai hay nhiều bên liên quan. Còn đối với trách nhiệm của một nhân viên hành chính sẽ là thực hiện xử lý các loại văn bản đồng thời xử lý hồ sơ theo yêu cầu, sắp xếp các cuộc họp và trợ giúp về các vấn đề trong hoạt động thu mua và đánh giá, thống kê hàng tồn trữ,..

Việc làm nhân viên thu mua

Quá trình mua sắm hàng hóa rất đa dạng. Xét ở khía cạnh cá nhân của từng doanh nghiệp, tổ chức, hình thức và quy trình sẽ vô cùng khác nhau chứ không bị áp đặt theo một khuôn khổ chính vì vậy đòi hỏi người làm và theo đuổi công việc này cần phải liên tục làm mới mình và cập nhật nhiều kiến thức, kỹ năng để tương thích trong từng điều kiện, hoàn cảnh công việc.

Cho dù là có sự khác nhau giữa các quy trình của từng tổ chức, doanh nghiệp thì quá trình thu mua vẫn sẽ phải đảm bảo các yếu tố quan trọng như: bắt đầu từ một nhu cầu cụ thể nào đó của doanh nghiệp có thể là nhu cầu về hàng tồn trữ hoặc nhu cầu về dịch vụ. Thêm vào đó bộ phận thu mua vẫn sẽ phải thiết lập một bảng tiêu chuẩn có ghi rõ đầy đủ về đặc tính, thông số kỹ thuật cũng như tính chất vật lý, hóa học,.. của sản phẩm.

Lưu ý kỹ với những bạn muốn lựa chọn nghề Purchasing để phát triển nghề nghiệp đó là trong quá trình thu mua thường xảy ra hiện tượng bạn phải cung cấp hồ sơ mời thầu hay còn gọi là RFP hoặc một yêu cầu báo giá (RFQ) phải được thiệt lập nội dung chặt chẽ để gửi đến nhà cung cấp. Tiếp đến của quá trình đó chính là việc các nhà cung cấp sẽ gửi mail hoặc thư báo giá sản phẩn của họ để đáp ứng các thắc mắc về giá cho các RFQ. Sau đó, bộ phận thu mua sẽ cân nhắc, xem xét để chọn ra một trong số các nhà cung cấp tốt nhất có thể dựa vào một số tiêu chí như: giá cả, chất lượng sản phẩm, giá trị các mặt hàng,..để lựa chọn và xem xét từ đó xuất ra đơn đặt hàng.

Thông thường hình thức của đơn đặt hàng sẽ phải đi kèm với các điều khoản và điều kiện cụ thể để đơn đặt hàng đảm bảo đủ tính chất thỏa thuận hợp lệ của hợp đồng giao dịch, hóa đơn do nhà cung cấp xuất ra cần phải đối chiếu với các đơn đặt hàng với các giấy tờ nhằm giúp cho hoạt động kiểm tra hàng hóa trở nên dễ dàng và thuận lợi hơn!

Trên đây, chúng ta đã tìm hiểu và biết được Purchasing là gì? Purchasing sẽ phải thực hiện các công việc gì? Vậy bạn đọc có thắc mắc về nguyên tắc của Purchasing hay nguyên tắc thu mua không? Đây là một trong những vấn đề và kiến thức vô cùng quan trọng đối với những ai muốn theo đuổi công việc này! Vậy còn chần chừ gì nữa mà không tìm hiểu ngay ở phần tiếp theo dưới đây ngay thôi nào!

2. Công việc của một Purchasing là gì?

Với những chia sẻ trên, Thơm chắc chắn nhiều người đã hiểu được phần nào nhiệm vụ chính của một Purchasing. Nhưng để đảm bảo các bạn có thể nắm được bản chất của công việc này một cách cụ thể thì hãy đọc tiếp nội dung bên dưới đây nhé, bởi lẽ nó sẽ giúp các bạn có thể đưa ra quyết định một cách chính xác trong quá trình định hướng nghề nghiệp.

Ở nhiều công ty, bộ phận thu mua thường sẽ được phân chia ra làm hai nhóm khác nhau mà chúng ta gọi đó là Purchasing và Procurement. Trong đó, vị trí Purchasing sẽ chịu trách nhiệm đảm nhận việc mua sắm các đồ dùng vật dụng như máy tính, bàn ghế, các đồ dùng văn phòng phẩm và nhiều vật dụng khác phục vụ cho hoạt động của văn phòng.

Tùy từng đặc điểm. quy mô của từng công ty, sẽ có nhiều công việc được thực hiện bởi một nhân viên purchasing thế nhưng chắc chắn đây sẽ là những đầu việc mà chắc chắn 1 purcharsing ở bất cứ công ty nào cũng sẽ phải thực hiện:

- Nhận danh sách sản phẩm cần mua sắm được gửi từ những bộ phận khác của công ty.

- Tìm nhà cung cấp tiềm năng có thể đáp ứng tất cả các yêu cầu tiêu chuẩn về sản phẩm mà công ty đưa ra.

- Gửi thư thăm dò các nhà cung cấp và yêu cầu họ gửi các thông tin về sản phẩm để lựa chọn.

- Lên kế hoạch đến nhà cung cấp để xem xét sản phẩm và trực tiếp đánh giá

- Đến các hội chợ, các siêu thị, trung tâm để tìm kiếm sản phẩm

- Kết hợp với những bộ phận có liên quan tiến hành kiểm tra mức độ có thể đáp ứng yêu cầu của sản phẩm.

- Lựa chọn và so sánh những đơn chào hàng từ nhà cung cấp, từ đó lựa chọn sản phẩm phù hợp nhất.

- Thương lượng, đàm phán về giá để tiến đến việc mua hàng, thanh toán.

- Có thể cùng kết hợp với bộ phận Logistics để chuẩn bị đầy đủ thủ tục phục vụ cho hoạt động nhận hàng

- Nếu sản phẩm có lỗi, Purchasing có thể khiếu nại hoặc yêu cầu phía nhà sản xuất bồi thường.

3. Công việc của Purchasing và Procurement có khác nhau không?

Sở dĩ có hai cách gọi khác nhau như vậy là bởi vì 2 vị trí này là hai nghề khác nhau. Vậy nên chắc chắn chúng ta có những đặc điểm khác biệt để phân biệt hai vị trí này. Cả hai vị trí này cùng chung nhau một mục đích đó là đưa hàng hóa vật chất về cho tổ chức kinh doanh sản xuất. Tuy nhiên, một nhân viên purchasing thu mua các vật dụng cho khối văn phòng phẩm và các nguyên liệu ít có sự ảnh hưởng đến giá thành trong khi đó một nhân viên Procurement chủ yếu mua nguyên vật liệu, sản phẩm phục vụ cho quá trình sản xuất, thu mua những nguyên liệu cấu thành nên sản phẩm và có mức độ ảnh hưởng khá lớn đến giá thành.

4. Nguyên tắc của Purchasing là gì?

Một trong số nguyên tắc cơ bản của Purchasing đó chính là người làm công việc này phải vô cùng nhanh nhạy và nắm bắt được kiến thức giống như khi chúng ta chơi chứng khoán vậy. Nắm bắt được mức giá tốt nhất của hàng hóa bản thân doanh nghiệp đang mong muốn với những điều kiện tốt nhất để tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp (mua ở mức thấp, bán ở mức cao). Thêm vào đó, công việc Purchasing này cũng giống như nhiều công việc khác đó là việc thu mua sẽ có phương tiện để trợ giúp công việc quản lý bộ phận thu mua của doanh nghiệp, phương tiện đó không phải một cỗ máy, không phải máy móc hiện đại, thông minh nào mà chính từ các số liệu được phân tích trong quá trình thu mua. Những số liệu này có vai trò vô cùng quan trọng trong bất cứ hoạt động thu mua nào của tổ chức, doanh nghiệp bởi nó sẽ dùng để đối chiếu cũng như dựa vào đó bạn có thể nhận biết được nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp đối với từng loại mặt hàng.

Sau khi tìm hiểu, tôi nhận thấy có một phương pháp khá hay cho những ai làm công việc purchasing có thể tham khảo để đảm bảo được việc thu mua hàng hóa trở nên hiệu quả hơn đó là việc bạn hãy sử dụng các quy tắc đồng thời tuân thủ theo các thủ tục có sẵn về thu mua để có thể giảm thiệu các rủi ro ngay trong quá trình đặt mua hàng hóa cũng như giải quyết được vấn đề thu mua được hàng hóa tốt nhất theo yêu cầu của doanh nghiệp, tổ chức. Thông thường các đơn đặt mua hàng hóa sẽ được sử dụng trong trường hợp doanh nghiệp mua hàng của một nhà cung ứng nào đó mà hai bên đã đi đến thống nhất cũng như ký kết thỏa thuận. Những yêu cầu mua hàng có thể là những yêu cầu của một bên nhân sự nào đó trong công ty chứ không nhất thiết là bên bộ phận thu mua trong trường hợp bộ phận đó cần một loại sản phẩm nào đó để phục vụ cho múc đích công việc như: bảo dưỡng, tăng nguồn hàng trong những tình huống bất thường,...

Hiện nay, trong các tập đoàn hay các công ty lớn việc quản lý thu mua diễn ra hết sực phổ biến và hầu hết được thể hiện thông qua hệ thống máy tính, cùng với sự phát triển của công nghệ hình thức này trở nên vô cùng thuận lợi và hiệu quả. Theo một kết quả nghiên cứu của viện ứng dụng hệ thống công nghệ thông tin của khách sạn 5 sao Cairo Hòa Kỳ đã chỉ ra rằng việc ứng dụng công nghệ máy tính vào trong các hoạt động mua sắm đã giúp nhà cung cấp giảm thiểu được việc cắt giảm tiêu hao nhân sự tại bộ phận thu mua đồng thời giảm thiểu tối đa hệ thống làm việc theo cách truyền thông trên văn bản, giấy tờ giúp tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức của cả doanh nghiệp và bên cung ứng khiến cho công việc này trở nên hợp thời, hợp xu thế hơn bao giờ hết.

 Ngoài ra, một thông tin vô cùng hữu ích cho bạn đọc đó là xu hướng Purchasing đã bắt đầu bùng nổ trong những năm trở lại đây khi khoa học và công nghệ phát triển mạnh mẽ cùng với sự thịnh hành của internet và an ninh mạng biến việc thu mua trở nên dễ dàng và thuận lợi hơn.

Thêm vào đó, độc giả của tôi có thể tim viec liên quan đến Purchasing như chuyên viên thu mua, giám đốc thu mua thông qua các thông tin tuyển dụng việc làm ở mọi ngành nghề, tỉnh thành được đăng tải và cập nhất thường xuyên liên tục trên website Timviec365.vn

5. Để thành công trong nghề Purchasing, bạn nên làm gì?

Chiến lược phát triển của một công ty không chỉ thể hiện ở hoạt động Marketing vì Marketing xét cho đến cùng cũng chỉ là một phần công việc để phục vụ cho sự phát triển của công ty, doanh nghiệp. Một bộ phận khác cũng được cho là vô cùng quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp đó chính là Purchasing. Dù ở vị thế “đứng sau cánh gà” nhưng nếu như không có Purchasing thì chắc chắn sẽ không thể nào đảm bảo các hoạt động của doanh nghiệp được diễn ra suôn sẻ.

Như chúng ta đã biết, đây là một vị trí giúp các công ty thu mua hàng hóa, sản phẩm. Nó góp phần lớn trong việc quyết định đến sự thành công hay thất bại của những khâu khác trong hoạt động của doanh nghiệp. Có thể thấy, vai trò của việc thu mua hàng hóa là vô cùng quan trọng, như vậy liệu có phải để bước chân vào ngành này cũng sẽ trở thành một việc hết sức khó khăn hay không? Thực ra không khó, cũng chẳng dễ gì để có thể trở thành một Purchaser. Sự quyết định nằm ở việc bạn biết hay không biết cách để nắm bắt lấy sự thành công mà thôi.

Tại sao bước chân vào nghề Purchasing lại khó? Đó là khi bạn không hề có kỹ năng đàm phán. Không một nhân viên mua hàng nào lại có thể mang tới các lợi ích cho công ty mà lại không biết cách đàm phán và mặc cả trong quá trình làm việc với nhà cung cấp. Thêm vào đó, một Purchaser còn phải xuất hiện với hình ảnh của một người quyết đoán, lạnh lũng, không để cảm xúc chi phối trong công việc.

Ngược lại, nếu bạn đã tích luỹ kiến thức chuyên sâu về sản phẩm và giá cả thị trường, thu mua sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Bởi thế mà công việc Purchasing thường được giao cho những người làm quản lý phụ trách, nhưng phải là những người đã có thành tích trong các hoạt động bán hàng hoặc có nhiều kinh nghiệm đối với lĩnh vực bán lẻ.

Mong rằng qua bài viết này, quý vị đọc giả sẽ thu được câu trả lời cho câu hỏi: "purchasing là gì" và sớm tìm ra công việc phù hợp với mong muốn và khả năng của mình!