Quản lý vận tải bằng Excel - phương pháp đơn giản, tiết kiệm

1. Vai trò của bản Excel quản lý vận tải 

Như đã đề cập trong phần mở đầu của bài viết, có thể nói phần mềm Excel không còn xa lạ đối với những ai có kiến thức cơ bản về tin học văn phòng. Việc áp dụng phần mềm Excel trong các công tác kiểm soát, kiểm tra hay chỉ đơn giản là liệt kê, báo cáo đã trở nên quen thuộc không chỉ trong môi trường doanh nghiệp mà cả các đơn vị như trường học, bệnh viện… 

Với những cửa hàng, doanh nghiệp nhỏ hoặc vừa, sử dụng Excel trong quản lý vận tải, giao nhận, kiểm tra đơn hàng vừa tiết kiệm được chi phí vừa tận dụng được nguồn lực có sẵ. Bởi hiện nay phần lớn nguồn nhân lực trong các doanh nghiệp đều có những kiến thức cơ bản trong sử dụng phần mềm tin học văn phòng. 

Với hoạt động vận tải của các doanh nghiệp kinh doanh, sản xuất việc kiểm tra và cập nhật thường xuyên là vô cùng cần thiết. Với các thiết bị, nguyên vật liệu nhập về cần được báo cáo và ghi chú đầy đủ trong Excel. Cùng với đó, các chi phí trong vận tải: xăng xe, chi phí bảo dưỡng… chất lượng vận chuyển cũng có thể được ghi chú để lập bảng so sánh, đánh giá trong các buổi họp. Từ đó, doanh nghiệp có thể tìm được những phương án quản lý vận tải tối ưu hơn, đảm bảo lợi nhuận cho doanh nghiệp cũng như giảm bớt các chi phí phát sinh nhưng vẫn giữ được chất lượng của các sản phẩm, đem lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. 

Xem thêm: Trung tâm phân phối là gì và các trung tâm phân phối tại Việt Nam

2. Hướng dẫn quản lý vận tải bằng Excel 

Với bất kỳ nghiệp vụ quản lý nào cũng vậy, việc xây dựng và có những biểu mẫu, bảng biểu có sẵn là vô cùng quan trọng bởi nó sẽ giúp các công việc về sau khoa học và có trình tự hơn. Trong phần tiếp theo của bài viết hãy cùng tìm hiểu xem có những cách xây dựng mẫu Excel quản lý vận tải nào nhé. 

2.1. Xây dựng mẫu Excel quản lý vận tải 

Những phòng ban quản lý hoạt động logistics và vận tải của doanh nghiệp thường sẽ chịu trách nhiệm phụ trách xây dựng mẫu Excel và đệ trình lên ban lãnh đạo phê duyệt. Việc quản lý vận tải thông qua file Excel sẽ cần người lập mẫu nắm bắt được dạng của mẫu Excel để từ đó điền những nội dung cơ bản, xây dựng công thức tính toán cũng như lập các biểu mẫu kèm theo nếu cần thiết.

 Bên cạnh đó, trong quá trình vận tải di chuyển việc phải sử dụng các giấy thanh toán, đơn thanh toán (xăng xe, chi phí bảo dưỡng, phí đi đường…) cũng sẽ cần lập thông qua mẫu Excel. 

Người chịu trách nhiệm quản lý và lập mẫu Excel vận tải trong doanh nghiệp phải có kiến thức từ cơ bản đến nâng cao trong Excel, đặc biệt là nắm rõ các hàm tính toán tự động để khi áp dụng biểu mẫu hoặc khi in mẫu Excel thành văn bản phục vụ báo cáo người đọc sẽ hiểu và dễ hình dung. 

Mỗi doanh nghiệp với một loại hình kinh doanh và quy mô riêng sẽ có đặc điểm và đặc trưng khác nhau trong quy trình quản lý vận tải. Do đó, người nhân viên phải hiểu về đặc điểm của doanh nghiệp mình và tiến hành phân tích hoạt động vận tải của công ty song song với sử dụng bảng Excel quản lý vận tải. 

Các danh mục cần có trong file Excel quản lý vận tải có thể kể đến như

- Danh mục về xe (trọng tải, mẫu mã, tài xế) 

- Danh mục khách hàng 

- Danh mục về chi phí (doanh thu, chi phí đi đường, chi phí xăng xe, chi phí phát sinh…) 

- Theo dõi lịch trình xe (lịch trình ban đầu, lịch trình thực tế)

- Theo dõi phản hồi khách hàng (hài lòng, không hài lòng, cần cải thiện thêm…) 

Với những doanh nghiệp cung cấp dịch vụ vận tải, bảng Excel có thể được thay đổi, cải biên thành bản báo cáo để phục vụ cả mục đích theo dõi và kiểm soát, phản hồi với ban lãnh đạo. Các nội dung trong bản báo cáo bao gồm: doanh thu, chi phí, lợi nhuận theo xe; công nợ và khoản thanh toán của khách hàng; lịch trình của các xe trong tuần trong tháng….; các vấn đề phát sinh và tình hình các xe sau khi bảo dưỡng định kỳ; nhận xét của khách hàng khi sử dụng dịch vụ… 

Bảng Excel quản lý vận tải có thể được biến tấu tùy theo mục đích và nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.

2.2. Những điểm cần chú ý khi quản lý vận tải bằng Excel 

2.2.1. Lưu ý để quản lý vận tải bằng Excel hiệu quả 

Một trong những điểm điểm cần lưu ý lớn nhất nằm ở việc phân bố các file Excel sao cho khoa học và sử dụng đúng mục đích. Với những doanh nghiệp có hoạt động vận tải phức tạp, các file Excel nếu không được quản lý kỹ sẽ dẫn đến việc nhầm lẫn và ảnh hưởng đến các hoạt động khác như kế toán, kiểm kê sổ sách, hàng hóa. 

Việc quản lý vận tải bằng Excel phải được kết hợp với các phương pháp khác: sử dụng sổ quản lý, sử dụng các Google Sheets để quản lý online cho kịp thời, đúng lúc. Những nội dung, hạng mục trong file Excel quản lý vận tải cũng phải được thường xuyên theo dõi và kịp thời chỉnh sửa theo đúng nhu cầu và thực tế kinh doanh của công ty. Với những doanh nghiệp nhỏ hoặc các cửa hàng, người chịu quản lý phần mềm Excel phải thường xuyên rà soát, đối chiếu số liệu trong bảng Excel và tình hình thực tế để kịp thời đưa ra các phương án điều chỉnh. 

2.2.2. Chọn quản lý vận tải bằng Excel hay sử dụng các phần mềm quản lý vận tải? 

Không thể phủ nhận, Excel là một phần mềm tiết kiệm và có độ phủ sóng cao, nhiều người biết sử dụng. Tuy nhiên, qua thời gian Excel cũng đã dần thể hiện rõ những hạn chế của nó. Đặc biệt khi hiện nay những phần mềm quản lý vận tải được ra đời và ngày càng ưu việt hơn, phù hợp với các doanh nghiệp đang bước vào quá trình số hóa. 

Hoạt động quản lý vận tải qua Excel chỉ phù hợp với những đơn vị có sẵn bộ phận back office chuyên kiểm soát bởi các file Excel phải được mở trên PC, laptop và đôi khi sẽ giới hạn hoặc hiển thị không đầy đủ trên thiết bị di động. Điều này cũng gây ra bất cập khi các vấn đề phát sinh không được cập nhật kịp thời và có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến tiến trình công việc. 

Ngược lại, với tiến độ số hóa hiện nay, mọi ngành nghề đều bước vào quy trình chuyển đổi số. Việc sử dụng các phần mềm quản lý vận tải xét theo chiến lược lâu dài sẽ tiết kiệm nhiều hơn cũng như đem lại các giá trị tối ưu hóa về nhiều mặt cho doanh nghiệp. Đội ngũ timviec365.vn tự hào là một trong những đơn vị phân phối phần mềm quản lý vận tại hiện đại, đơn giản giúp các doanh nghiệp quản lý hoạt động dễ dàng hơn. 

Vậy là với những chia sẻ trong bài viết trên của chúng tôi, timviec365.vn mong bạn đọc đã có những kiến thức về quản lý vận tải bằng Excel và có thể vận dụng trong công việc. Nêu Nếu các bạn quan tâm đến chủ đề quản lý vận tải, hãy đón đọc những bài viết khác của của chúng tôi nhé. Xin chào và hẹn gặp lại.