Quay lại

Quản lý vận tải bằng Excel - phương pháp đơn giản, tiết kiệm

Tác giả: Cao Thị Ninh Giang - 20/01/2022

Đối với những đơn vị kinh doanh, các cửa hàng bán lẻ hay những doanh nghiệp nhỏ chưa có nhiều vốn đầu tư, việc quản lý vận tải bằng Excel được lựa chọn như một hình thức kiểm soát các vấn đề về hàng hóa một cách đơn giản và tiết kiệm nhất. Ngay cả những tổ chức, doanh nghiệp lớn đôi khi cũng sẽ sử dụng công cụ Excel trong các hoạt động quản lý vận tải của mình. Vậy quản lý vận tải bằng Excel gồm những tác vụ gì? Mời bạn đọc tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây của timviec365.vn.

1. Vai trò của bản Excel quản lý vận tải 

Như đã đề cập trong phần mở đầu của bài viết, có thể nói phần mềm Excel không còn xa lạ đối với những ai có kiến thức cơ bản về tin học văn phòng. Việc áp dụng phần mềm Excel trong các công tác kiểm soát, kiểm tra hay chỉ đơn giản là liệt kê, báo cáo đã trở nên quen thuộc không chỉ trong môi trường doanh nghiệp mà cả các đơn vị như trường học, bệnh viện… 

Tầm quan trọng của bản quản lý vận tải bằng Excel
Tầm quan trọng của bản quản lý vận tải bằng Excel

Với những cửa hàng, doanh nghiệp nhỏ hoặc vừa, sử dụng Excel trong quản lý vận tải, giao nhận, kiểm tra đơn hàng vừa tiết kiệm được chi phí vừa tận dụng được nguồn lực có sẵ. Bởi hiện nay phần lớn nguồn nhân lực trong các doanh nghiệp đều có những kiến thức cơ bản trong sử dụng phần mềm tin học văn phòng. 

Với hoạt động vận tải của các doanh nghiệp kinh doanh, sản xuất việc kiểm tra và cập nhật thường xuyên là vô cùng cần thiết. Với các thiết bị, nguyên vật liệu nhập về cần được báo cáo và ghi chú đầy đủ trong Excel. Cùng với đó, các chi phí trong vận tải: xăng xe, chi phí bảo dưỡng… chất lượng vận chuyển cũng có thể được ghi chú để lập bảng so sánh, đánh giá trong các buổi họp. Từ đó, doanh nghiệp có thể tìm được những phương án quản lý vận tải tối ưu hơn, đảm bảo lợi nhuận cho doanh nghiệp cũng như giảm bớt các chi phí phát sinh nhưng vẫn giữ được chất lượng của các sản phẩm, đem lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. 

2. Hướng dẫn quản lý vận tải bằng Excel 

Với bất kỳ nghiệp vụ quản lý nào cũng vậy, việc xây dựng và có những biểu mẫu, bảng biểu có sẵn là vô cùng quan trọng bởi nó sẽ giúp các công việc về sau khoa học và có trình tự hơn. Trong phần tiếp theo của bài viết hãy cùng tìm hiểu xem có những cách xây dựng mẫu Excel quản lý vận tải nào nhé. 

2.1. Xây dựng mẫu Excel quản lý vận tải 

Những phòng ban quản lý hoạt động logistics và vận tải của doanh nghiệp thường sẽ chịu trách nhiệm phụ trách xây dựng mẫu Excel và đệ trình lên ban lãnh đạo phê duyệt. Việc quản lý vận tải thông qua file Excel sẽ cần người lập mẫu nắm bắt được dạng của mẫu Excel để từ đó điền những nội dung cơ bản, xây dựng công thức tính toán cũng như lập các biểu mẫu kèm theo nếu cần thiết.

Mẫu quản lý vận tải bằng Excel
Mẫu quản lý vận tải bằng Excel

 Bên cạnh đó, trong quá trình vận tải di chuyển việc phải sử dụng các giấy thanh toán, đơn thanh toán (xăng xe, chi phí bảo dưỡng, phí đi đường…) cũng sẽ cần lập thông qua mẫu Excel. 

Người chịu trách nhiệm quản lý và lập mẫu Excel vận tải trong doanh nghiệp phải có kiến thức từ cơ bản đến nâng cao trong Excel, đặc biệt là nắm rõ các hàm tính toán tự động để khi áp dụng biểu mẫu hoặc khi in mẫu Excel thành văn bản phục vụ báo cáo người đọc sẽ hiểu và dễ hình dung. 

Các danh mục, báo cáo trong mẫu quản lý vận tải bằng Excel
Các danh mục, báo cáo trong mẫu quản lý vận tải bằng Excel

Mỗi doanh nghiệp với một loại hình kinh doanh và quy mô riêng sẽ có đặc điểm và đặc trưng khác nhau trong quy trình quản lý vận tải. Do đó, người nhân viên phải hiểu về đặc điểm của doanh nghiệp mình và tiến hành phân tích hoạt động vận tải của công ty song song với sử dụng bảng Excel quản lý vận tải. 

Các danh mục cần có trong file Excel quản lý vận tải có thể kể đến như

- Danh mục về xe (trọng tải, mẫu mã, tài xế) 

- Danh mục khách hàng 

- Danh mục về chi phí (doanh thu, chi phí đi đường, chi phí xăng xe, chi phí phát sinh…) 

- Theo dõi lịch trình xe (lịch trình ban đầu, lịch trình thực tế)

- Theo dõi phản hồi khách hàng (hài lòng, không hài lòng, cần cải thiện thêm…) 

Mỗi doanh nghiệp có thể thay đổi file quản lý vận tải bằng Excel tùy theo nhu cầu
Mỗi doanh nghiệp có thể thay đổi file quản lý vận tải bằng Excel tùy theo nhu cầu

Với những doanh nghiệp cung cấp dịch vụ vận tải, bảng Excel có thể được thay đổi, cải biên thành bản báo cáo để phục vụ cả mục đích theo dõi và kiểm soát, phản hồi với ban lãnh đạo. Các nội dung trong bản báo cáo bao gồm: doanh thu, chi phí, lợi nhuận theo xe; công nợ và khoản thanh toán của khách hàng; lịch trình của các xe trong tuần trong tháng….; các vấn đề phát sinh và tình hình các xe sau khi bảo dưỡng định kỳ; nhận xét của khách hàng khi sử dụng dịch vụ… 

Bảng Excel quản lý vận tải có thể được biến tấu tùy theo mục đích và nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.

2.2. Những điểm cần chú ý khi quản lý vận tải bằng Excel 

2.2.1. Lưu ý để quản lý vận tải bằng Excel hiệu quả 

Một trong những điểm điểm cần lưu ý lớn nhất nằm ở việc phân bố các file Excel sao cho khoa học và sử dụng đúng mục đích. Với những doanh nghiệp có hoạt động vận tải phức tạp, các file Excel nếu không được quản lý kỹ sẽ dẫn đến việc nhầm lẫn và ảnh hưởng đến các hoạt động khác như kế toán, kiểm kê sổ sách, hàng hóa. 

Lưu ý để quản lý vận tải bằng Excel hiệu quả
Lưu ý để quản lý vận tải bằng Excel hiệu quả

Việc quản lý vận tải bằng Excel phải được kết hợp với các phương pháp khác: sử dụng sổ quản lý, sử dụng các Google Sheets để quản lý online cho kịp thời, đúng lúc. Những nội dung, hạng mục trong file Excel quản lý vận tải cũng phải được thường xuyên theo dõi và kịp thời chỉnh sửa theo đúng nhu cầu và thực tế kinh doanh của công ty. Với những doanh nghiệp nhỏ hoặc các cửa hàng, người chịu quản lý phần mềm Excel phải thường xuyên rà soát, đối chiếu số liệu trong bảng Excel và tình hình thực tế để kịp thời đưa ra các phương án điều chỉnh. 

2.2.2. Chọn quản lý vận tải bằng Excel hay sử dụng các phần mềm quản lý vận tải? 

Không thể phủ nhận, Excel là một phần mềm tiết kiệm và có độ phủ sóng cao, nhiều người biết sử dụng. Tuy nhiên, qua thời gian Excel cũng đã dần thể hiện rõ những hạn chế của nó. Đặc biệt khi hiện nay những phần mềm quản lý vận tải được ra đời và ngày càng ưu việt hơn, phù hợp với các doanh nghiệp đang bước vào quá trình số hóa. 

Hoạt động quản lý vận tải qua Excel chỉ phù hợp với những đơn vị có sẵn bộ phận back office chuyên kiểm soát bởi các file Excel phải được mở trên PC, laptop và đôi khi sẽ giới hạn hoặc hiển thị không đầy đủ trên thiết bị di động. Điều này cũng gây ra bất cập khi các vấn đề phát sinh không được cập nhật kịp thời và có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến tiến trình công việc. 

So sánh quản lý vận tải bằng Excel và phần mềm
So sánh quản lý vận tải bằng Excel và phần mềm

Ngược lại, với tiến độ số hóa hiện nay, mọi ngành nghề đều bước vào quy trình chuyển đổi số. Việc sử dụng các phần mềm quản lý vận tải xét theo chiến lược lâu dài sẽ tiết kiệm nhiều hơn cũng như đem lại các giá trị tối ưu hóa về nhiều mặt cho doanh nghiệp. Đội ngũ timviec365.vn tự hào là một trong những đơn vị phân phối phần mềm quản lý vận tại hiện đại, đơn giản giúp các doanh nghiệp quản lý hoạt động dễ dàng hơn. 

Vậy là với những chia sẻ trong bài viết trên của chúng tôi, timviec365.vn mong bạn đọc đã có những kiến thức về quản lý vận tải bằng Excel và có thể vận dụng trong công việc. Nêu Nếu các bạn quan tâm đến chủ đề quản lý vận tải, hãy đón đọc những bài viết khác của của chúng tôi nhé. Xin chào và hẹn gặp lại.

Hệ thống quản lý vận tải là gì?

Hệ thống vận tải không thể thiếu trong quá trình vận hàng các doanh nghiệp kinh doanh, sản xuất. Nếu bạn quan tâm đến chủ đề này, hãy tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây nhé. 

Hệ thống quản lý vận tải là gì?

Chia sẻ:

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV- Tâm sự Nghề nghiệp- Cẩm Nang Tìm Việc- Kỹ Năng Tuyển Dụng- Cẩm nang khởi nghiệp- Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm- Kỹ năng ứng xử văn phòng- Quyền lợi người lao động- Bí quyết đào tạo nhân lực- Bí quyết lãnh đạo- Bí quyết làm việc hiệu quả- Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép- Bí quyết viết thư xin thôi việc- Cách viết đơn xin việc- Bí quyết thành công trong công việc- Bí quyết tăng lương- Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên- Kỹ năng đàm phán lương- Kỹ năng phỏng vấn- Kỹ năng quản trị doanh nghiệp- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng- Mẹo viết hồ sơ xin việc- Mẹo viết thư xin việc- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng- Định hướng nghề nghiệp- Top việc làm hấp dẫn- Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông- Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng- Tư vấn việc làm ngành Báo chí- Tư vấn tìm việc làm thêm- Tư vấn việc làm ngành Bất động sản- Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin- Tư vấn việc làm ngành Du lịch- Tư vấn việc làm ngành Kế toán- Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật- Tư vấn việc làm ngành Sư phạm- Tư vấn việc làm ngành Luật- Tư vấn việc làm thẩm định- Tư vấn việc làm vị trí Content- Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn- Tư vấn việc làm quản lý- Kỹ năng văn phòng- Nghề truyền thống- Các vấn đề về lương- Tư vấn tìm việc làm thời vụ- Cách viết Sơ yếu lý lịch- Cách gửi hồ sơ xin việc- Biểu mẫu phục vụ công việc- Tin tức tổng hợp- Ý tưởng kinh doanh- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh- Mẹo viết Thư cảm ơn- Góc Công Sở- Câu chuyện nghề nghiệp- Hoạt động đoàn thể- Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch- Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự- Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics- Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng- Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật- Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe- Quản trị nhân lực - Quản trị sản xuất- Cẩm nang kinh doanh- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất- Mô tả công việc ngành Kinh doanh- Mô tả công việc ngành Bán hàng- Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng- Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng- Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán- Mô tả công việc ngành Marketing - PR- Mô tả công việc ngành Nhân sự- Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin- Mô tả công việc ngành Sản xuất- Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải- Mô tả công việc Kho vận - Vật tư- Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics- Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn- Mô tả công việc ngành Hàng không- Mô tả công việc ngành Xây dựng- Mô tả công việc ngành Y tế - Dược- Mô tả công việc Lao động phổ thông- Mô tả công việc ngành Kỹ thuật- Mô tả công việc Nhà nghiên cứu- Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo- Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính- Mô tả công việc Biên - Phiên dịch- Mô tả công việc ngành Thiết kế- Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình- Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh- Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực- Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo- Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern- Mô tả công việc ngành Freelancer- Mô tả công việc Công chức - Viên chức- Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý- Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng - Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận- Hồ sơ doanh nhân- Việc làm theo phường- Danh sách các hoàng đế nổi tiếng- Tài liệu gia sư- Vĩ Nhân Thời Xưa- Chấm Công- Danh mục văn thư lưu trữ- Tài Sản Doanh Nghiệp- KPI Năng Lực- Nội Bộ Công Ty - Văn Hóa Doanh Nghiệp- Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng- Quản Lý Công Việc Nhân Viên- Chuyển văn bản thành giọng nói- Giới Thiệu App Phiên Dịch- Quản Lý Kênh Phân Phối- Đánh giá nhân viên- Quản lý ngành xây dựng- Hóa đơn doanh nghiệp- Quản Lý Vận Tải- Kinh nghiệm Quản lý mua hàng- Danh thiếp cá nhân- Quản Lý Trường Học- Quản Lý Đầu Tư Xây Dựng- Kinh Nghiệm Quản Lý Tài Chính- Kinh nghiệm Quản lý kho hàng- Quản Lý Gara Ô Tô- Xem thêm gợi ý Xem thêm gợi ý
Hãy chat với chúng tôi
Chào bạn, Tìm việc 365 có thể hỗ trợ gì cho
bạn!
Liên hệ qua zalo Liên hệ qua skype