Quy trình bàn giao công việc nhanh chóng và hiệu quả bạn cần biết

Trước khi bổ nhiệm hoặc tuyển dụng nhân viên mới vào bất kỳ 1 vị trí nào, doanh nghiệp cần thiết phải yêu cầu nhân viên cũ bàn giao lại toàn bộ công việc người đó đang đảm nhiệm. Có như vậy khi nhận việc nhân viên mới mới làm việc hiệu quả.

Quy trình bàn giao công việc hiệu quả được diễn ra như thế nào mời các bạn cùng theo dõi những thông tin được chia sẻ bên dưới này nhé.

1. Chuẩn bị 1 bản mô tả công việc cần bàn giao

Nếu bạn là nhân viên cũ, sắp tới có kế hoạch khác cho định hượng nghề nghiệp bản thân (còn được biết là career path) của mình, hay vì do bạn không chịu được áp lực công việc, cảm thấy bế tắc trong công việc, thất bại trong công việc khi phạm nhiều sai sót trong công việc, cũng có thể bạn là người được chuyển đi sang bộ phận khác để làm việc vậy thì trước khi di chuyển hay khi nào nên nghỉ việc thì hãy đảm bảo rằng mình đã chuẩn bị một bản mô tả công việc đầy đủ để người mới tiếp nhận vị trí này một cách thuận lợi hơn.

Dù họ có nhiều kinh nghiệm thế nhưng với mỗi một doanh nghiệp, kế hoạch làm việc sẽ là khác nhau, bởi vậy vẫn cần bạn phải bàn giao lại để họ biết tiếp tục từ đâu.

Bản mô tả công việc này cần nêu được rõ nhiệm vụ cụ thể chính xác nhất kèm theo cả mức KPI công việc để nhân viên mới đảm nhận tốt nhất. Có mức KPI họ có thể nhìn vào đó để cố gắng phấn đấu và đem về những thành tích xuất sắc cho mình.

Trong bản mô tả công việc này, người bàn giao cần thêm nội dung về những kỹ năng cần thiết để đảm nhận nhiệm vụ một cách hiệu quả, có như vậy nhân viên mới sẽ nắm bắt được tinh thần làm việc ngay từ đầu và có ý thức chịu trách nhiệm với những việc làm của bản thân.

Riêng đối với thành viên mới, việc cập nhật bản mô tả công việc này là hết sức cần thiết và quan trọng, bạn đừng bỏ qua nó nhé bởi vì không có nó bạn sẽ phải đau đầu và cảm giác như bị mất phương hướng với những gì mình đang làm, thậm chí có nhiều người bị stress nặng bởi vì họ giống như đang lạc vào một thế giới khác, ở đó họ không biết mình cần phải làm gì. Đây là cảm giác cực kỳ ám ảnh của nhiều người, nếu là bạn hãy cố gắng cập nhật nó nhanh chóng để lên kế hoạch làm việc cụ thể nhé.

Xem ngay: CV xin việc làm hiệu quả nhất

2. Chuẩn bị thật kỹ những thông tin trong công việc sao cho hiệu quả

Để nhân sự mới nắm rõ bản chất của công việc thì người bàn giao cần phải nêu tất cả những yếu tố hay chi tiết liên quan tới vị trí hiện tại này. Thông tin càng chi tiết, càng cụ thể thì người mới sẽ càng dễ dàng bám vào đó để làm việc hiệu quả hơn, đẩy nhanh tiến độ công việc hơn.

Một bản thông tin đầy đủ đối với một công việc sẽ bao gồm:

Thứ nhất, một bản danh sách nói về deadline cơ bản nhất mà người mới cần phải thực hiện và đáp ứng. Thông thường với nhân viên mới, doanh nghiệp sẽ không đòi hỏi họ phải làm việc với năng suất như những người cũ, tuy nhiên vẫn sẽ có những nhiệm vụ cơ bản cùng với deadline công việc cụ thể để lấy đó làm tiêu chí đánh giá năng lực của nhân viên.

Ngày thứ hai, trình bày thông tin về các nhiệm vụ hàng ngày cụ thể. Đây thực sự là nỗi trăn trở của người mới nếu như họ không được hướng dẫn. Bởi vì chưa quen việc cho nên những ngày đầu khi tới công ty họ sẽ không biết phải bắt đầu từ đâu và nên làm công việc nào trước, đâu là nhiệm vụ trọng tâm để ưu tiên,... bởi vậy nếu có kèm theo bản chi tiết về các đầu việc hàng ngày thì họ sẽ có thêm tư liệu để tham khảo, sự bỡ ngỡ sẽ được giảm đi đáng kể đấy nhé.

Thứ ba, tất cả thông tin về các dự án đang hoạt động và có liên quan tới vị trí này thì nhân sự cũ cần thể hiện rõ để nhân viên mới nắm được. Trong đó, người bàn giao nên đưa vào những thông tin quan trọng và nhấn mạnh nó như là mục tiêu của dự án, kết quả dự kiến, các bên liên quan và những lợi ích được mong đợi từ dự án là gì,...

Thứ tư, bản danh sách các khách hàng chính của doanh nghiệp cũng là thông tin quan trọng không thể thiếu trong khi bàn giao. Có thể không phải xảy ra liên tục nhưng công việc này sẽ sử dụng đến danh sách này nhiều lần, vì vậy việc cung cấp và bàn giao lại danh sách công ty khách hàng là điều thực sự cần thiết, người được bàn giao sẽ có tư liệu để sử dụng bất cứ khi nào cần.

Thứ năm, có thể bạn không để ý nhưng danh sách các đồng nghiệp thường xuyên làm việc cũng là 1 thông tin quan trọng mà người mới cần bạn cung cấp. Trong công việc các bộ phận làm việc liên đới là chuyện bình thường, bạn thường xuyên liên hệ và làm việc với ai thì hãy lập nên 1 danh sách và cung cấp nó cho người mới nhé.

Thứ sáu, đưa ra những công việc nghiêm trọng có nguy cơ xảy ra thường xuyên và kèm theo phương án giải quyết bởi vì bạn đã từng thực hiện trong quá khứ. Nói một cách khác, đó là sự tích lũy kinh nghiệm của các tiền bối và chuyển giao cho thế hệ kế tiếp để họ tiếp tục công việc một cách hiệu quả nhất.

Thứ bảy, nếu vị trí bàn giao là quản lý, vậy thì người bàn giao cũng cần chuẩn bị 1 bản thông tin chi tiết về các thành viên trong nhóm để quản lý mới dễ dàng theo sát. Trong đó, nếu có thể thì hãy nêu điểm mạnh và điểm yếu của từng người để dựa vào đó quản lý mới sẽ điều chỉnh cho công việc sau này.

Thứ tám, toàn bộ thông tin về các tài khoản đăng nhập cũng phải được cung cấp để hệ thống máy tính vẫn được hoạt động ổn định.

Có một lưu ý cần được đảm bảo đó là tất cả các bản hợp đồng với đối tác hoặc khách hàng cần phải được bàn giao trước khi người mới nhận việc, để chắc chắn rằng chúng được lưu trữ và bảo quản cẩn thận, từ đó người mới cũng sẽ quản lý dễ dàng hơn.

Tải ngay: Cẩm nang viết biên bản thanh lý nghỉ việc hoàn hảo nhất

3. Thiết lập bản kế hoạch trong 1 tuần đầu tiên cho nhân sự mới

Nhiều doanh nghiệp thường ra chỉ thị cho những người bàn giao công việc là phải hướng dẫn được người mới rồi mới chuyển tới vị trí khác hoặc khi ấy mới có thể nghỉ việc. Bởi vậy nếu như bạn muốn nhanh chóng thực hiện kế hoạch tiếp theo của mình vậy thì không còn cách nào khác là làm cho nhân viên mới nắm bắt công việc nhanh nhất có thể.

Bởi vì người mới sẽ cần 1 thời gian để thích nghi với môi trường cùng với bao nhiêu sự mới lạ, vậy nên thời gian thích ứng sẽ lâu hơn so với những người cũ. Phương án thiết lập 1 bản kế hoạch chi tiết trong vòng 1 tuần đầu tiên chắc chắn sẽ đem lại hiệu quả và bạn có thể áp dụng.

Tuần đầu tiên chính là quãng thời gian nhân viên mới cảm thấy bỡ ngỡ nhất, tuy nhiên nếu vượt qua được quãng thời gian đó họ sẽ nhanh chóng tiếp thu và nắm bắt công việc một cách hiệu quả hơn.

Việc xác định kế hoạch cụ thể trong vòng 1 tuần giúp người mới có một bắt đầu suôn sẻ hơn và giúp bạn giảm áp lực khi hướng dẫn hoặc bàn giao, đồng thời đảm bảo mọi hoạt động diễn ra một cách trơn tru.

Nếu như không vội bạn có thể truyền đạt những thứ quan trọng trước và lưu ý về chúng, còn tất cả những chi tiết khác thì có thể trình bày trong 1 cuốn tài liệu hữu ích để họ có thể tìm hiểu và nghiên cứu dần dần trong khi làm việc. Nhiều thông tin được cung cấp đương nhiên là 1 lợi thế dành cho người mới thế nhưng nó lại có điểm hạn chế là khiến người nhìn vào dễ bị tẩu hỏa nhập ma, vô hình chung chúng lại trở nên đáng sợ và khó gần.

Bên cạnh việc tiếp nhận nhân viên mới, người bàn giao cũng cần phải thông báo tới các đối tác và khách hàng của mình về sự xuất hiện này. Thông báo về việc sau này họ sẽ chuyển qua làm việc với người mới để họ không bị bất ngờ. Khi cảm thấy việc bàn giao này khá ổn vậy thì hãy sắp xếp cho nhân viên mới gặp gỡ đối tác của mình, vừa là để làm quen vừa là để giải quyết công việc.

Tham khảo thêm: Cơ hội việc làm nhân viên kinh doanh mới nhất

4. Cần có sự hướng dẫn trực tiếp trong thời gian đầu

Học việc trực tiếp chắc chắn sẽ đem lại hiệu quả hơn là chỉ thông qua những tài liệu trên giấy. Trước khi người cũ rời khỏi vị trí ấy, hãy cử nhân viên mới tới làm việc để học hỏi từ người mới. 

Chỉ cần vài ngày làm việc và được hướng dẫn trực tiếp chắc chắn nhân viên mới sẽ tiếp thu và tích luỹ được khá nhiều kinh nghiệm cho bản thân. Vậy nên đây là 1 cách hay ho để doanh nghiệp có thể áp dụng và thu lại hiệu quả bất ngờ.

Tuy nhiên điều này chỉ thực hiện được khi người cũ vẫn còn làm việc ở công ty, trong trường hợp họ tự ý nghỉ việc thì sẽ không thể thực hiện được.

Có 1 điều cần lưu ý, nếu không có người tiền nhiệm vậy thì doanh nghiệp có thể cử một người làm nhiệm vụ tương tự để hướng dẫn người mới. Đôi khi việc đào tạo chéo lại cho hiệu quả không ngờ, đó là điều mà doanh nghiệp nên tính về sau này bởi vì nó giúp đội ngũ nhân viên của công ty năng động hơn, tự tin hơn và đa dạng hơn về trình độ chuyên môn.

Xem thêm: Có nên nghỉ việc khi chưa có việc mới

5. Thông tin đội nhóm cần được chia sẻ

Nhiều doanh nghiệp đã và đang áp dụng việc chia sẻ thông tin đội nhóm một cách mạnh mẽ bởi họ nhận ra một điều rằng từ những kiến thức được chia sẻ của tất cả các thành viên thì mỗi cá nhân sẽ rút ra được bài học cho riêng mình.

Khi áp dụng hình thức này, các nhân sự cần phải chia sẻ thông tin thường xuyên để việc cập nhật được diễn ra ổn định, như vậy ngay cả khi có nhân viên mới, dựa vào những thông tin này họ cũng sẽ có cho mình bài học hữu ích và áp dụng nó vào công việc.

Bàn giao công việc chính là một quá trình thúc đẩy và hỗ trợ nhân viên mới nhanh chóng nắm bắt kịp thời tiến độ công việc ở vị trí hiện tại, cùng với đó là việc hòa nhập cùng với đội nhóm càng nhanh thì hiệu quả công việc càng được đẩy mạnh. Vậy với 5 bước trong quy trình bàn giao công việc vừa rồi có giúp bạn sở hoàn thành mục tiêu ấy? 

Hãy dành thời gian cùng timviec365.vn tìm hiểu mỗi ngày những thông tin quan trọng về những vấn đề trong cuộc sống và công việc, điều đó sẽ giúp bạn nhận ra nhiều bài học đắt giá và có thể áp dụng vào đời sống cá nhân của mình.