Quyết toán là gì? Lưu ý khi quyết toán thuế trong doanh nghiệp

1. Tìm hiểu quyết toán là gì?

“Ông quyết toán xem hết bao nhiêu?” có phải bạn vẫn hãy bắt gặp câu nói này của các ông bố trong công việc. Ngày đó còn nhỏ chắc bạn cũng sẽ chẳng để ý đến những công việc của bố đâu nhỉ. Nhưng cho đến khi lớn và bắt gặp một từ “quyết toán” trong môn học, bài giảng và trong cuộc sống thì bạn mới ngỡ ngàng rằng thì ra “quyết toán” mà bố nói ngày trước là như vậy.

Quyết toán được hiểu là: Sau khi làm xong một công việc gì đó cần phải kiểm tra, tập hợp lại toàn bộ giá trị công việc, sự hoàn thành của công việc,...bởi vì khi thanh toán ban đầu sẽ có những phát sinh, biến động của giá cả,...và việc thay đổi này chỉ được xem xét và kiểm tra lại trong quá trình quyết toán.

Tuy nhiên, trong lĩnh vực kế toán thì thuật ngữ quyết toán lại được hiểu là: Kiểm kê số liệu tài chính, số liệu kế toán của cả đơn vị doanh nghiệp đó trong một khoảng thời gian nhất định.

Quyết toán thuế lại được hiểu là việc doanh nghiệp phải thống kê các khoản thu nhập, xác định và kiểm tra các số liệu có liên quan đến thuế thu nhập doanh nghiệp. Quyết toán thuế chính là công việc bắt buộc hàng năm của các doanh nghiệp. Tuy nhiên đối với những doanh nghiệp nhỏ có thể là 5 năm mới quyết toán 1 lần.

Theo quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam thì doanh nghiệp cần phải tự tính thuế và kê khai số thuế phải nộp cho cơ quan chức năng. Doanh nghiệp cần phải tính toán chính xác và trung thực về thuế vì sẽ phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về độ chính xác với cơ quan chức năng. Mục đích của việc quyết toán thuế chính là để truy thu về các loại thuế như thuế thu nhập doanh nghiệp, VAT, thuế thu nhập cá nhân của doanh nghiệp. Chính vì thế mà việc quyết toán thuế phải đồng nhất giữa doanh nghiệp và cơ quan thuế.

Xem thêm: Kế toán công nợ là gì? Mô tả công việc kế toán công nợ chi tiết

Việc làm chuyên viên kế toán

2. Những lưu ý khi quyết toán thuế trong doanh nghiệp

Hầu hết hiện nay các doanh nghiệp luôn đề cao đến vấn đề quyết toán thuế trong doanh nghiệp, vì bất kỳ lúc nào doanh nghiệp cũng có thể sẽ bị kiểm tra đột xuất bởi cơ quan chức năng. Không còn những lo lắng khi bị kiểm tra thì doanh nghiệp cần phải lưu ý đến những vấn đề sau:

- Thứ nhất, hóa đơn xuất tạm ứng

- Thứ hai, hóa đơn sai sót: trong quá trình làm quyết toán thuế, là công việc phải tiếp xúc đến rất nhiều con số, chính vì thế mà không thể tránh khỏi những sai sót. Nếu sai sót giữa các con số xảy ra thì bạn phải lập kê khai bổ sung, photo những hóa đơn sai ra 1 bản sau đó kẹp cùng với những tờ kê khai điều chỉnh bị sai. Đối với những sai sót chỉ xê dịch vài đồng cho đến vài trăm nghìn thì bạn không cần hóa đơn sai sót.

- Thứ ba, hóa đơn có giá trị lớn nhưng vẫn treo công nợ nhiều năm mà chưa thanh toán. Đối với những hóa đơn có giá trị trên 20 triệu đồng, khi thanh tra kiểm tra mà doanh nghiệp vẫn chưa thanh toán thì phải chuẩn bị sẵn những giấy tờ như: Hợp đồng trả chậm,...để trình bày với cơ quan chức năng.

- Thứ tư, đối với những công trình đã nghiệm thu và đã thu tiền nhưng lại không xuất hóa đơn. Đây là lỗi thường gặp của doanh nghiệp, nếu doanh nghiệp đang gặp vấn đề này thì phải thực hiện xuất hóa đơn bù và phải bổ sung hợp đồng cho các nguồn tạm ứng trước đó., và trên hợp đồng phải ghi rõ các khoản tạm ứng. Trong trường hợp này không cần xuất hóa đơn.

- Thứ năm, đối chiếu vật liệu dự toán với xuất vào kho, khi lập sổ sách thì nhân viên kế toán cần phải đối chiếu kỹ và theo sát vật tư để tránh có sự nhầm lẫn kịp thời. Nếu như có sự chênh lệch thì cần phải báo lên cấp trên để có biện pháp xử lý kịp thời.

- Thứ sáu, đối với những chứng từ ngân hàng thì phải cất giữ cẩn thận. Vì sẽ có những lần chuyển đi rất nhiều. Chính vì thế mà nhân viên kế toán cần phải cất giữ cẩn thận.

Xem thêm: Kế toán thanh toán là gì? Mô tả công việc kế toán thanh toán

Việc làm nhân viên kế toán

3. Những nguyên tắc quyết toán thuế mà doanh nghiệp và kế toán cần phải biết

3.1. Xem xét lại toàn bộ hồ sơ liên quan đến năm quyết toán

Vào cuối mỗi năm, cơ quan thuế sẽ phải lên danh sách toàn bộ những doanh nghiệp cần phải thanh tra và kiểm tra về quyết toán thuế. Để đảm bảo không rơi vào tầm nguy hiểm của cơ quan thanh tra thì doanh nghiệp cần phải thực hiện theo nội dung kiểm tra của cơ quan thanh tra.

- Thứ nhất, đối với những hồ sơ, giấy tờ thiếu nhiều, chưa hoàn thiện cũng chưa đầy đủ thì cần phải làm gì? Để hoàn tất việc quyết toán thuế, doanh nghiệp cần thời gian đủ lớn, nhưng thời hạn thanh tra đang đến gần. Lúc đó doanh nghiệp có dồn hết nhân lực thì cũng khó mà hoàn thành xong đống sổ sách đó. Những lúc như vậy thì chủ doanh nghiệp cần phải trao đổi với thanh tra kiểm tra để đẩy lịch quyết toán xuống.

- Thứ hai, nếu doanh nghiệp của bạn đã hoàn thành xong tất cả giấy tờ liên quan đến kiểm tra, thì bạn hãy xem xét và kiểm tra lại lần cuối trước khi đóng thùng cẩn thận và chờ thanh tra đến kiểm tra.

3.2. Hợp tác với những trường hợp cần thiết

Đây chính là trường hợp mà bạn cần phải thể hiện sự khôn khéo của mình với các cán bộ kiểm tra thuế. Trước khi đến doanh nghiệp của bạn kiểm tra thì cơ quan thuế sẽ gửi cho bạn hàng một list những hồ sơ, giấy tờ và yêu cầu doanh nghiệp của bạn cần phải làm. Nếu đối với những hồ sơ không quan trọng thì bạn có thể hoàn thành và gửi lại cán bộ kiểm tra. Tuy nhiên sẽ có những hồ sơ, giấy tờ “nhạy cảm” chính vì thế lúc này đòi hỏi sự khôn khéo của bạn. Có thể từ chối bằng cách “bận đi công tác” “bận chuyện riêng và không ai làm cho” cách từ chối khéo léo này sẽ không làm cho thanh tra cảm thấy khó chịu và cũng có thể kéo dài thêm thời gian.

Tuy nhiên với những trường hợp như thế này thì bạn cần phải luôn vui vẻ, nhiệt tình và luôn phải tỏ thái độ hợp tác với cán bộ thanh tra. Hãy luôn nghe các cuộc gọi đến của cơ quan thuế. Đừng để cán bộ thuế thấy rằng bạn đang từ chối hợp tác với họ. Lúc này thì sẽ có hàng đống rắc rối ập lên đầu bạn đó.

3.3. Nguyên tắc khi cung cấp hồ sơ giấy tờ quyết toán thuế

Nhiều doanh nghiệp mắc sai lầm nghiêm trọng này khi cung cấp tài liệu cho cơ quan kiểm tra thuế. Đó chính là để toàn bộ hồ sơ và giấy tờ tại cùng một phòng. Điều này hoàn toàn là một sai lầm nghiêm trọng của doanh nghiệp. Khi có đoàn các bộ kiểm tra, bạn cần phải để họ ngồi vào một phòng tách biệt, lưu ý là không để hết các loại giấy tờ ở đó.

Và một nguyên tắc nữa chính là khi các bộ kiểm tra yêu cầu hồ sơ này hồ sơ kia, và hầu như họ đều yêu cầu cả bản cứng và bản mềm. Trong trường hợp này hạn chế đưa bản mềm tài liệu nhất mới là cách xử lý khôn khéo của nhân viên. Vì với bản mềm thì rất dễ để phát hiện ra lỗi sai. Không nên đưa luôn hồ sơ cho họ, bạn có thể khéo léo xử lý bằng cách “sếp em không cho đem hồ sơ gốc đi, chính vì thế có thể đợi em đi photo”

Đây chính là những nguyên tắc những các xử lý thông minh khiến cho cán bộ kiểm tra thuế không khó chịu, như vậy họ cũng có thể không soi xét kỹ những giấy tờ và hồ sơ của họ.

Xem thêm: Hướng dẫn đăng ký mã số thuế cá nhân mới nhất 2024.

3.4. Nguyên tắc trả lời cán bộ thuế

Khi làm việc với những cán bộ, tốt nhất bạn nên hạn chế ngồi gần hoặc ngồi cùng phòng vì họ sẽ hỏi bạn rất nhiều thứ. Đối với những câu hỏi liên quan bạn cần phải nhanh trí phân loại thành có thể trả lời luôn và để trả lời sau. Đối với những câu hỏi không nghiêm trọng thì bạn hãy trả lời thật ngắn gọn. Còn với những câu hỏi liên quan đến sổ sách và thông tin bí mật thì hãy trả lời bằng câu mở như “để em kiểm tra lại hồ sơ rồi trả lời sau ạ”. Câu trả lời đó của bạn sẽ giúp bạn có thêm thời gian để xem lại toàn bộ hồ sơ và có câu trả lời vừa đáp ứng nhu cầu người hỏi vừa đúng luật và không để lộ thông tin quan trọng.

3.5. Nguyên tắc giải trình khi có biên bản ghi nhận số liệu

Nguyên tắc nhất nhất bạn cần phải tuân theo chính là hãy trả lời đúng trọng tâm câu hỏi, và có trích dẫn văn bản kèm theo. Hãy sắp xếp câu hỏi theo thứ tự ưu tiên, câu nào cần trả lời trước và câu nào cần trả lời sau để làm hài lòng cán bộ thanh tra thuế.

Đây chính là một số nguyên tắc mà doanh nghiệp và nhân viên kế toán cần phải ghi nhớ khi quyết toán thuế. Quyết toán thuế trong doanh nghiệp là vô cùng quan trọng. Công việc này đòi hỏi ở nhân viên kế toán sự cẩn thận và tỉ mẩn trong công việc rất nhiều. Vậy nhân viên kế toán cần làm những gì để có thể hoàn thành tốt công việc quyết toán thuế hàng năm này.

4. Những kỹ năng mà nhân viên kế toán cần có khi quyết toán thuế

Quyết toán thuế chính là công việc rất khó, yêu cầu vô cùng cao ở người làm. Chỉ cần sơ suất một chút đã có thể sai ngay lập tức. Và bạn sẽ không thể biết được mức độ nguy hiểm của nó đối với doanh nghiệp như thế nào đâu.

4.1. Có kiến thức chuyên môn

Đây chính là yêu cầu đầu tiên đòi hỏi ở nhân viên kế toán chuyên nghiệp. Nếu như là công việc nhân viên bán hàng thì sẽ không yêu cầu chuyên môn cao. Tuy nhiên công việc quyết toán thuế lại yêu cầu về chuyên môn vô cùng cao thì mới có thể đảm nhiệm được công việc này. Nó cũng giống như việc khi bạn làm việc sửa xe, bạn cần phải hiểu rõ rằng cái này thuộc về bộ phận này và cái kia thuộc về bộ phận kia, chỉ khi đó bạn mới có thể làm được. Kiến thức chuyên môn đòi hỏi nhân viên kế toán phải được đào tạo qua các trường lớp về chuyên ngành kế toán. Các bạn học sinh đang tìm hiểu về lĩnh vực kế toán cũng đừng lo, các bạn có thể tham khảo review học kế toán ở đâu tại Timviec365.vn để chọn cho mình ngôi trường phụ hợp.

Người tìm việc

4.2. Sự cẩn thận, trung thực trong công việc

Sự cẩn thận trong công việc chính là yêu cầu thứ hai dành cho nhân viên kế toán. Công việc quyết toán thuế liên quan đến sổ sách, hồ sơ giấy tờ và đặc biệt là các con số. Riêng đối với cá nhân tôi thấy, tôi luôn sợ hãi khi đứng trước nhiều con số đến vậy, nó sẽ rất dễ làm cho con người ta nhầm lẫn. Kế toán gắn liền với các con số quanh năm ngày tháng. Kế toán cũng chính là bộ phận ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình phát triển của công ty. Chính vì thế mà doanh nghiệp luôn đòi hỏi nhân viên kế toán phải cẩn thận trong việc tính toán và lưu trữ hồ sơ giấy tờ.

Điều quan trọng nhất là tính trung thực trong công việc. Trung thực rất được doanh nghiệp đề cao, vì sự trung thực của nhân viên kế toán sẽ liên quan trực tiếp đến doanh thu và pháp luật của doanh nghiệp. Đặc biệt khi quyết toán thuế, doanh nghiệp sẽ phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về hồ sơ sổ sách với chính cơ quan thuế.

4.3. Khả năng giao tiếp và thuyết trình tốt

Ngoài công việc cặm cụi với tính toán số liệu thì nhân viên kế toán còn phải thuyết trình với cấp trên với những gì bạn đã làm, và tại sao lại như vậy. Không những với cấp trên đâu, mà mỗi khi doanh nghiệp bị kiểm tra đột xuất về quyết toán thuế hàng năm thì nhân viên kế toán cũng là người chịu trách nhiệm đón tiếp đoàn thanh tra.

4.4. Chịu được áp lực công việc

Vào những dịp cuối năm khi quyết toán sổ sách đặc biệt là thuế để chuẩn bị cho những đợt kiểm tra thì áp lực công việc được dồn lên đến đỉnh điểm. Khối lượng công việc hàng ngày rất nhiều. Cộng thêm việc quyết toán thuế hàng năm sẽ khiến cho đầu bạn như muốn nổ tung. Chính vì thế mà đối với công việc này, người kế toán phải là người chịu được áp lực vô cùng tốt.

4.5. Khả năng tiếng anh và khả năng tin học văn phòng

Đây chính là hai kỹ năng không thể thiếu của bất kỳ một công việc nào, và trong kế toán cũng vậy. Với khả năng tiếng anh và tin học văn phòng tốt sẽ giúp cho công việc của nhân viên kế toán dễ dàng hơn rất nhiều. Kế toán cũng nên thông thạo các phần mềm kế toán để phục vụ cho công việc. Không bị lạc hậu, khả năng thăng tiến trong công việc tốt vậy thì tại sao bạn không trau dồi cho mình kỹ năng này. 

Hy vọng, với những thông tin mà timviec365.vn đem đến cho bạn trên đây thì bạn cũng đã biết thế nào là quyết toán và quyết toán thuế trong doanh nghiệp cần chú ý những gì.

Xem thêm: Cơ hội việc làm đối với ngành kế toán có dễ xin việc không?

Tìm việc làm online