Switchboard là gì? Vấn đề về Switchboard trong doanh nghiệp

1. Giải nghĩa cụm từ Switchboard là gì?

1.1. Switchboard là gì? 

Switchboard là gì trong tiếng Việt, có rất nhiều nghĩ khác nhau nhưng bạn có thể hiểu Switchboard là nói đến “tổng đài”. Tổng đài là gì? Tổng đài là một nơi trong văn phòng, được xây dựng và thành lập để nhận đến tất cả các cuộc gọi của nhà viên, hoặc của khách hàng đến doanh nghiệp của mình. 

Khi bạn gặp một vấn đề nào đó về sản phẩm, hàng hóa mà bạn mua của doanh nghiệp bất kỳ bạn thường liên hệ đến tổng đài của doanh nghiệp để được giải quyết các vấn đề mà bạn gặp phải. Bất kể một doanh nghiệp hoạt động ở bất kỳ lĩnh vực nào cũng đều có cho mình một tổng đài để kết nối các thành viên trong doanh nghiệp lại với nhau và kết nối với những khách hàng của mình.

Mỗi doanh nghiệp khác nhau sẽ tự tạo cho mình một tổng đài riêng và chỉ có sử dụng cho doanh nghiệp đó. Khi bạn gặp vấn đề và mong muốn được nhận sự hỗ trợ để giải quyết thì bạn cần liên hệ đúng với số tổng đài điện thoại của doanh nghiệp đó để được hỗ trợ và chăm sóc khi bạn có nhu cầu cần được giải đáp và giải quyết vấn đề mà bản thân gặp phải.

Tìm việc nhanh

1.2. Ai nên sử dụng Switchboard?

Tổng đài là hình thức phổ biến hiện này để đưa khách hàng đến gần hơn với doanh nghiệp cũng như giúp các vấn đề gặp phải được giải quyết tốt nhất mà không làm mất lòng hai bên. Vậy theo bạn, ai? Là người cần sử dụng Switchboard – tổng đài cho hoạt động của mình?

Các đối tượng cần sử dụng tổng đài trong hoạt động của mình cũng như kinh doanh đó là các doanh nghiệp với số lượng nhân viên nhiều, để liên hệ với nhau bạn cần có một tổng đài chung để trao đổi thông tin và bảo mật các thông tin lại với nhau. Các công ty có nhiều chi nhánh cũng cần có một tổng đài để quản lý và thực hiện các hoạt động một cách hiệu quả nhất cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp ở Hà Nội nói riêng, trong hoạt động kinh doanh mà cần chăm sóc khách hàng qua điện thoại thì cũng cần xây dựng cho doanh nghiệp một tổng đài riêng để hoạt động, tuyển chăm sóc khách hàng tại Hà Nội về làm việc cho công ty mình.

2. Khi bạn là người vận hàng tổng đài bạn sẽ làm công việc như thế nào?

Khi là nhân viên trực tổng đài, bạn sẽ cần xử lý tất cả các cuộc gọi bên ngoài và cả các cuộc gọi nội bộ cho một công ty. Họ trả lời điện thoại và định tuyến các cuộc gọi đến đúng điểm đến trong công ty mà nhân viên trong công ty cần hoặc khách hàng cần được chuyển máy đến bộ phận cần thiết giúp họ. Bạn là người vận hành tổng đài cũng là xử lý các cuộc gọi nội bộ cần được hướng dẫn trong công ty.

Các nhà khai thác trong doanh nghiệp thường chịu trách nhiệm cho các hệ thống phân các bộ phận trong công ty. Khi một người gọi điện đến tổng đài, người trực tổng đài có thể thông báo cho các bộ phận có liên quan trực tiếp đến vấn đề hoặc người có liên quan, qua hệ thống PA để cho họ biết rằng họ có một cuộc gọi đang muốn chuyển hướng đến họ để được giải quyết. Đối với nhiều nhà quản lý tổng đài, công việc này với yêu cầu họ chỉ chịu trách nhiệm cho các cuộc gọi đến và nhiệm vụ của họ là nghe máy và phân luồn vấn đề để chuyển hướng cuộc gọi đến đúng nơi cần giải quyết. Nhiều công ty yêu cầu người trực tổng đài phải là một nhân viên tiếp tân là tốt, và có khả năng giao tiếp tốt để có thể xử lý tốt các cuộc gọi đến tổng đài. Người trực tổng đài sẽ phải chào đón khách hàng đến với doanh nghiệp và hướng họ đến những lĩnh vực mà họ cần tìm.

Một số nhà quản lý tổng đài sẽ có các cách để đối phó với dịch vụ khách hàng. Họ có thể trả lời các câu hỏi ngắn gọn mà khách hàng đưa ra, chẳng hạn như doanh nghiệp được đặt ở đâu, hoặc doanh nghiệp cung cấp dịch vụ gì. Còn với các câu hỏi mang tính chất chuyên sâu và bạn không thể trả lời thì cần biết cách chuyển hướng cuộc gọi đến bộ phận trực tiếp đảm nhận để có người giải đáp chi tiết mọi thắc mắc cần thiết của khách hàng. Công việc của một nhân viên tổng đài khác nhau giữa các công ty vì mỗi công ty sẽ có tổ chức và cách thức hoạt động khác nhau.

Việc làm lễ tân - pg - pb tại Hà Nội

3. Trong doanh nghiệp thì Switchboard có lợi ích gì?

Việc một doanh nghiệp xây dựng và thiết lập cho mình một tổng đài – Switchboard là rất cần thiết. Switchboard mang đến cho doanh nghiệp rất nhiều những lợi ích khác nhau, cùng tìm hiểu để chắc chắn hơn về việc nên có tổng đài cho mình.

Thứ nhất, khi doanh nghiệp có tổng đài riêng thì các cuộc gọi nội bộ sẽ được bảo mật chặt chẽ hơn, và với việc sử dụng tổng đài thì các cuộc gọi điện nội bộ để giải quyết các vấn đề trong doanh nghiệp là hoàn toàn miễn phí.

Thứ hai, khi bạn có tổng đài, việc quản lý các cuộc gọi cung dễ dàng hơn, bạn có thể nhận các cuộc gọi theo yêu cầu và chặn lại các cuộc gọi đến tổng đài mà bạn không mong muốn.

Thứ ba, khi sử dụng tổng đài chung cho doanh nghiệp thì quan nghiệp sẽ quản lý được chi phí cuộc gọi, cũng như quản lý được chi tiết các thông tin cuộc gọi đi và cuộc gọi đến các từng cá nhân trong doanh nghiệp.

Thứ tư, thông qua tổng đài trong doanh nghiệp bạn có thể chuyển cuộc gọi cho bất kỳ ai trong doanh nghiệp mà không cần phải thay đổi vị trí làm việc của mình, điều này rất tiện lợi đúng không. Bạn ngồi làm việc tại văn phòng vẫn có thể chuyên máy vào cho sếp.

Thứ năm, thông qua tổng đài của doanh nghiệp sẽ tạo sự chuyên nghiệp cho doanh nghiệp đó, khi có bất kỳ khách hàng nào có vấn đề cần thắc mắc thì đều có thể liên hệ đến 1 số duy nhất để được giải quyết vấn đề của mình một cách nhanh chóng và chính xác nhất.

Thứ sáu, việc doanh nghiệp sử dụng tổng đài riêng của mình cũng giúp doanh nghiệp cài đặt đến khách các lời chào sẵn khi bắt đầu cuộc gọi của khách hàng đến với tổng đài của doanh nghiệp. Cũng giúp cho các nhân viên tổng đài biết được khách gọi đến theo số tổng đài là có vấn đề cần được giải đáp hoặc giải quyết khi gặp khó khăn với sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp.

Để hoạt động hiệu quả và vận hàng doanh nghiệp một cách xuyên suốt thì các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn đều cần xây dựng riêng cho doanh nghiệp mình một tổng đài để hỗ trợ nhận viên, quản lý cũng như giải đáp và chăm sóc khách hàng.

Tìm việc làm nhân viên chăm sóc khách hàng

4. Việc làm liên quan đến Switchboard – tổng đài trong doanh nghiệp

4.1. Nhân viên lễ tân

Vị trí là một nhân viên lễ tân cũng là một lựa chọn cho các bạn có ngoại hình ưu nhìn, có khả năng giao tiếp tốt. Khi làm việc ở vị trí này, bạn cũng được đảm nhiệm công việc là trực tổng đài của doanh nghiệp, khi có vấn đề của khách xảy ra có thể là trong khách sạn, khu nghỉ dưỡng, hoặc nhà hàng thì khác sẽ liên hệ với bạn sau khi tiếp nhận cuộc gọi bạn sẽ giải quyết vấn đề nếu là vấn đề đơn giản mà bạn có thể giải quyết, hoặc chuyển máy đến bộ phận chịu trách nhiệm để giải quyết vấn đề cho khách.

Khi làm việc ở vị trí là nhân viên lễ tân bạn sẽ được nhận với mức lương từ 7 triệu – 9 triệu đồng/tháng. Với việc bạn có kỹ năng giao tiếp với khách hàng tốt bằng tiếng Anh thì mức lương bạn nhận được sẽ còn cao hơn.

Tìm việc làm lễ tân phòng gym

4.2. Trợ lý giám đốc

Khi làm việc tại vị trí là trợ lý giám đốc, ngoài các công việc bình thường mà một trợ lý giám đốc cần làm thì bạn cũng sẽ là người nhận các cuộc gọi từ nhân viên của các bộ phận khác nhau, của các đối tác đến giám đốc doanh nghiệp và chuyển hướng cuộc gọi đến giám đốc hoặc từ chối cuộc gọi.

Khi làm việc tại vị trí công việc này bạn có thể được nhận với mức lương từ 8 triệu – 12 triệu đồng/tháng. Với các doanh nghiệp lớn và bạn có năng lực thì mức lương của bạn không chỉ đứng lại ở đó. Đây cũng là một công việc bạn có thể lựa chọn cho mình.

4.3. Nhân viên trực tổng đài

Là một nhân viên trực tổng đài của các doanh nghiệp qua điện thoại bạn sẽ cần các kỹ năng nắm bắt tâm lý khách hàng để có thể theo đuổi với công việc này. Khi là một nhân viên trực tổng đài, bạn sẽ là người cần có giọng nói tốt, khả năng giao tiếp, và xử lý tình huống tài tình. Công việc hàng ngày của bạn là nhận cuộc gọi từ khách hàng và giải đáp thắc mắc của khách hàng để làm họ hài lòng cho khách hàng của mình.

Với công việc này bạn có thể làm việc tại các nhà mạng khác nhau và thường tuyển rất nhiều vị trí nhân viên trực tổng đài, nhân viên chăm sóc khách hàng qua tổng đài. Với vị trí công việc này mức lượng bạn có thể được hưởng giao động từ 7 triệu – 9 triệu đồng/tháng.

Qua chia sẻ về Switchboard là gì? Đã giúp bạn có thêm những thông tin bổ ích cho bản thân, cũng như bổ sung kiến thức về tổng đài cho bản thân. Không chỉ vậy, với những viên làm được gợi ý liên quan đến Switchboard, bạn có thể tìm kiếm công việc tại timviec365.vn để tìm thấy cho bản thân mình một công việc phù hợp với bản thân mình.