Tổng đài là gì? Lợi ích khi sử dụng tổng đài trong doanh nghiệp

1. Tổng đài là gì?

Tổng đài ngày nay không còn xa lạ với mọi người, nó là một phần hỗ trợ quan trọng trong việc chăm sóc khách hàng, liên kết mọi người với nhau. Nhưng để hiểu một cách chính xác nhất và đầy đủ nhất thì không phải ai cũng biết. Vậy tổng đài là gì? hãy cùng tham khảo nội dung bên dưới để hiểu hơn về nó.

Tổng đài là một hệ thống chuyển mạch giúp mọi người có thể liên lạc với nhau, kết nối mọi người khi cùng kết nội hệ thống mạng do các nhà cung cấp. Hệ thống tổng đài nếu người không làm trong nghề sẽ rất khó hình dung, nhưng có thể nói theo một cách đơn giản đó là thiết bị làm việc kết nối phục vụ các loại dịch vụ thông tin khác nhau. Nói một cách dễ hiểu là tổng đài giúp mọi người liên kết với nhau một cách dễ dàng hơn, và việc sử dụng tổng đài mang lại nhiều lợi ích và giảm được nhiều chi phí hơn khi sử dụng các loại dịch vụ khác.

2.  Những ai nên dùng tổng đài và lợi ích của việc sử dụng tổng đài

Tổng đài là một phần không thể thiếu đối với việc kinh doanh, buôn bán của các doanh nghiệp.. vậy những đối tượng nào nên dùng tổng đài, hãy cùng tìm hiểu những đối tượng nên sử dụng tổng đài.

2.1. Những đối tượng nên sử dụng tổng đài

Những đối tượng nên sử dụng tổng đài là các công ty, các doanh nghiệp, các tập thể, khách sạn, nhà hàng, chung cư, nhà riêng, xí nghiệp…. Những công ty, doanh nhiều nhiều phòng ban, cần liên lạc nội bộ. Hãy lắp tổng đài để tiện cho việc liên lạc giữa các phòng ban trong công ty.

Đối với những doanh nghiệp, những công ty có số lượng nhân viên trực tổng đài đông từ 10 người trở lên thì nên sử dụng tổng đài. Hoặc những công ty có nhiều chi nhánh, nhiều phòng ban thì việc sử dụng tổng đài là cần thiết.

Những công ty có tổng đài nhân viên chăm sóc khách hàng, hay những công ty kinh doanh buôn bán có nhu cầu sử dụng nhiều điện thoại thì nên cài đặt tổng đài.

Việc làm quan hệ khách hàng

2.2. Lợi ích của việc sử dụng tổng đài

Việc lắp đặt tổng đài rất thuận tiện và mang lại nhiều lợi ích cho người sử dụng:

Khi lắp tổng đài trong các cơ quan, doanh nghiệp, đơn vị, tập thể sẽ bảo mất các cuộc gọi nội bộ;

- Liên lạc nội bộ sẽ không mất cước phí bưu điện.

- Chặn các cuộc gọi không mong muốn

- Tổng đài có khả năng hỗ trợ các biện pháp tiết kiệm cho công ty, tổ chức của bạn như khả năng chặn các cuộc gọi không cần thiết và không mong muốn, di động liên tỉnh, quốc tế… cùng với đó là việc quản lý chi phí cho người dùng, khi lắp tổng đài trong công ty, doanh nghiệp sẽ quản lý được từng cá nhân, kiểm soát được đối tượng cá nhân gọi đến là ai từ đó tính đoán được mức độ chi phí, bạn có thể đặt phần mềm để tính cước phí để từ đó điều chỉnh.

- Với những người thư ký, trợ lý thì một lợi ích nổi bật nhất cần phải nói đến của tổng đài đó chính là chuyển cuộc gọi cho người khác mà không phải di chuyển khỏi nơi làm việc, không cần phải cầm điện thoại chạy đến từng phòng ban để kết nối.

- Việc có sử dụng tổng đài trong chăm sóc khách hàng, có quy trình tư vấn khách hàng hay hỗ trợ khách hàng bạn có thể sử dụng 1 số liên lạc để giao dịch với khách hàng. Giúp cho công ty doanh nghiệp bạn trở nên hoạt động chuyên nghiệp hơn. Bạn có thể cài đặt sẵn lời chào đến khách hàng, hoặc cũng có thể soạn hướng dẫn để khách hàng khi gọi đến có thể làm theo hướng dẫn để có thể gặp đúng phòng ban người bạn cần gặp.

Việc làm nhân viên hỗ trợ khách hàng

- Việc sử dụng tổng đài ngoài việc chăm sóc khách hàng, công ty, doanh nghiệp còn có thể sử dụng tổng đài để tư vấn bán hàng, công việc sale qua hình thức gọi điện chăm sóc hiện nay cũng khá thịnh hành, chính vì vậy mà ngày này các công ty doanh nghiệp hầu hết đều sử dụng tổng đài.

Thiết lập các kịch bản lời chào, đổ chuông: tổ chuông tại máy nào, phòng nào tại công ty

2.3. Một số ví dụ về sử dụng tổng đài

Để hiểu hơn về tổng đài chúng ta có thể lấy một vài ví dụ để bạn có cái nhìn tổng quát nhất về tổng đài.

Ví dụ: Bạn làm trong một công ty làm việc về kinh doanh các sản phẩm, thiết bị nhà bếp, công ty bạn có lắp tổng đài, ở tổng đài này bạn sẽ có thể đặt ở mỗi phòng làm việc một máy, khi bên lắp đặt họ sẽ cài đặt cho bạn các số để có thể liên hệ gặp ai, làm việc với phòng ban nào. Trong giờ làm việc bạn có thể cho đổ chuông ở bàn tiếp tân.

Khi hết giờ làm việc có thể đổ chuông ở phòng bảo vệ, hoặc phòng ban nào đó làm việc giờ trưa, Nếu gọi vào những thời gian ngoài bạn có thể cài đặt câu nói hiện tại công ty hết giờ làm việc có thể gọi điện số điện thoại nào đó…

Việc đặt tổng đài trong công ty sẽ giúp khách hàng liên hệ đến ai thì phòng ban đó sẽ kết nối, hoặc cùng có thể gọi đến thư ký, thư ký sẽ liên lạc với giám đốc và kết nối máy cho bạn.

Việc làm chăm sóc khách hàng tại Hà Nội

Có thể nói tổng đài mang đến rất nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp, giúp việc kinh doanh, liên lạc trở nên thuận lợi hơn. Vậy nên chọn tổng đài nào để lắp đặt giữa hàng trăm tổng đài lớn nhỏ hiện nay. Nội dung bên dưới sẽ giúp bạn có được những lựa chọn đúng nhất để lựa chọn một đơn vị cung cấp dịch vụ lắp đặt tổng đài uy tín nhất.

3. Cách lựa chọn tổng đài phù hợp với mục đích sử dụng

Để lựa chọn một tổng đài phù hợp với công ty bạn là rất khó, vì hiện nay có khá nhiều thương hiệu và công ty, dịch vụ khách hàng dưới đây sẽ là một số gợi ý để bạn có thể lựa chọn tổng đài phù hợp với mục đích sử dụng của bạn.

3.1. Lựa chọn theo cấu hình

Để có thể lựa chọn và sử dụng tổng đài phù hợp bạn nên lựa chọn theo nhu cầu sử dụng hiện tại của công ty, tương lai và định hướng bạn muốn phát triển công ty, doanh nghiệp, nhu cầu sử dụng để có được những lựa chọn phù hợp nhất, việc lựa chọn cấu hình phù hợp với nhu cầu sử dụng và quy mô sử dụng sẽ giúp cho tổng đài sẽ có đường truyền ổn định, việc kết ốn sẽ không bị tắc nghẽn.

3.2. Lựa chọn theo chức năng, nhiệm vụ, nhu cầu khai thác

Một số thông số mà dựa vào chức năng nhiệm vụ, nhu cầu bạn cần tham khảo để có thể lựa chọn đúng được đơn vị cung cấp cho phù hợp với công ty, doanh nghiệp.

- Tổng đài có thể lựa chọn và chuyển hướng cuộc gọi theo yêu cầu tập trung cuộc gọi đến về 1 đầu mối hoặc chuyển cuộc gọi theo yêu cầu định hướng.

- Đăng ký nhóm liên tụ và đảo cực nếu cần đây là những chức năng mà khi lắp đặt tổng đài bạn đều có thể yêu cầu sử dụng

- Sử dụng công nghệ Analog hiện thời hay đón đầu công nghệ số IP.

.- Sử dụng giờ dịch vụ, Hotline/warmline, Emergency/VIP call

-  Khi lắp đặt tổng đài công ty bạn có thể cài đặt để trả lời cuộc gọi qua lễ tân hoặc qua hệ thống DISA-OGM

Tuyển dụng việc làm

3.3. Thương hiệu và khả năng đầu tư

Việc tổng trang bị tổng đài nội bộ hiện nay là khá phổ biến, tuy nhiên để lựa chọn 1 thương hiệu nổi tiếng đồng nghĩa với đơn giá chất lượng kèm theo, để lựa chọn cho phù hợp với mục đích sử dụng và kinh phí của công ty, hiện nay có một số trang thiết bị của Trung Quốc và Việt Nam có thể đáp ứng được một số nhu cầu khai thác của người sử dụng.

3.4. Dịch vụ của tổng đài

Trong quá trình sử dụng việc gặp sự cố đường truyền có thể xảy ra là việc hết sức bình thường và nó cũng có rất nhiều lý do dẫn đến việc đó, như lỗi hệ thông, do thời tiết hay do đường truyền những lý do này sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng đường truyền, và việc truyền sẽ bị gián đoạn chính vì vậy mà bạn cần phải lựa chọn nhà mạng có dịch vụ hỗ trợ 24/24 qua điện thoại, internet hoặc tại nơi người sử dụng

- Nên sử dụng những sản phẩm cung cấp là hàng chính hàng, có như vậy khi sửa chữa hoặc bị lỗi có thể dễ dàng bảo hành và sửa chữa.

- Sản phẩm phải được bảo hành khoảng thời gian khoảng 3 năm vì có 1 số tổng đài khi hết model ngừng sản xuất không còn linh kiện thay thế nâng cấp về sau.

Tổng kết: Hy vọng với những thông tin đưa trên bài sẽ giúp các bạn hiểu hơn về tổng đài, trả lời được câu hỏi tổng đài là gì? và biết được những lợi ích mà tổng đài mang lại để từ đó có những quyết định đúng trong việc lắp đặt tổng đài cho công ty, doanh nghiệp của mình. Nếu bạn muốn tìm hiểu về tổng đài, muốn làm việc liên quan đến tổng đài như nhân viên chăm sóc khách hàng tại Hà Nội hay việc làm chăm sóc khách hàng tại tphcm ở tổng đài của Viettel, VNPT...thì có thể tìm hiểu và ứng tuyển các công việc trên timviec365.vn để có nhiều lựa chọn về công việc của mình. Trang timviec365.vn là một trang số một về tuyển dụng hiện nay nên có rất nhiều công ty doanh nghiệp đăng tuyển. Bạn có thể tìm hiểu để tạo hồ sơ CV trực tiếp trên trang để lựa chọn cho mình một công việc phù hợp nhất. Chúc các bạn may mắn.