Tiếp khách tiếng anh là gì? Tiếp khách thời công nghệ số

1. Tiếp khách tiếng anh là gì?

“Hostess” hay còn được dịch ra tiếng Việt là “tiếp khách”, có rất nhiều trường hợp chúng ta cần phải tiếp khách. Ví dụ như: Bạn đến chơi nhà cũng phải tiếp khách, đối tác đến công ty cũng cần phải tiếp khách, khách hàng sử dụng dịch vụ cũng cần đến tiếp khách,...trong rất nhiều trường hợp khác nhau thì tiếp khách lại được sử dụng linh hoạt và khác nhau. Một động từ được nhắc đến rất nhiều mỗi khi có cuộc gặp gỡ giữa bạn và đối tác chính là “đón tiếp khách” dịch sang tiếng Anh có nghĩa là “Welcome guests”.

“Tiếp khách” xưa nay vốn là một từ khá nhạy cảm đối với mỗi chúng ta, và nó đã trở thành một vấn nạn. Tuy nhiên, khi xã hội phát triển, những suy nghĩ của con người cũng đang dần được thay đổi. Trong thời đại công nghệ số như hiện nay thì “tiếp khách” lại trở thành một “nghệ thuật” cần phải có của mỗi doanh nghiệp, công ty, tổ chức phi lợi nhuận. Qua cách đón tiếp khách của doanh nghiệp thì đối tác, khách hàng sẽ đánh giá được văn hóa doanh nghiệp là gì. Chính vì thế, không chỉ là đơn thuần mang nghĩa là “tiếp khách” nữa mà nó còn là “chiến lược” kinh doanh của cả doanh nghiệp đó.

Như vậy bạn đã biết thế nào là tiếp khách và tiếp khách trong tiếng anh là như thế nào rồi đúng không? Nếu đã có hiểu rồi thì chúng ta cùng đi tiếp vào phần tiếp theo nhé.

>> Xem thêm: Văn hoá doanh nghiệp Hàn Quốc

2. Tiếp khách – Doanh nghiệp cần chú ý điều gì?

2.1. Các khoản chi cho việc tiếp khách

Đối với những khoản chi cho việc tiếp khách này, doanh nghiệp không phải tự do thích chi bao nhiêu thì chi. Nhưng các chi phí liên quan đến việc đón tiếp khách sẽ được quy định bởi luật pháp. Trước đây, pháp luật quy định khoản chi cho tiếp khách không quá 15% đối với các doanh nghiệp mới được thành lập, với tổng số chi trong ba năm đầu. Còn đối với những doanh nghiệp được thành lập trên 3 năm thì tổng số chi này không quá 10% với tổng chi được trừ.

Tuy nhiên, pháp luật mới nhất không còn hạn chế mức chi cho khoản này nữa, và vẫn được tính đảm bảo chi phí hợp lý nếu đảm bảo các quy định của pháp luật. Điều này cho thấy, tuy không bị hạn chế bởi những con số tuy nhiên vẫn nằm trong khuôn khổ của pháp luật Việt Nam.

Người ta vẫn thường cho rằng việc tiếp khách chính là đang tạo mối quan hệ với khách hàng và đối tác, chính vì thế mà điều này sẽ ảnh hưởng đến các doanh nghiệp đối thủ cạnh tranh lành mạnh. Nhà nước và pháp luật không cấm việc tiếp khách của doanh nghiệp, thế nhưng lại hạn chế việc này bằng các quy định pháp luật để đảm bảo công bằng giữa các doanh nghiệp cạnh tranh với nhau.

>> Xem thêm: Văn hoá công sở là gì

2.2. Lưu ý với những giấy tờ để được tính là chi hợp lý

Để doanh nghiệp được cho là chi hợp lý cho khoản tiếp khách thì doanh nghiệp cần phải đảm bảo đầy đủ các điều kiện sau đây:

- Khoản chi cho việc tiếp khách trên thực tế phát sinh chính từ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

- Với những khoản chi cho việc tiếp khách thì cần phải có đầy đủ hóa đơn hợp pháp.

- Đối với những hóa đơn có khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế giá trị gia tăng thì cần phải có chứng từ không thanh toán bằng tiền mặt.

Trên thực tế, với những khoản chi cho việc tiếp khách liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sẽ được tính trước khi trừ thuế, nếu doanh nghiệp có đủ hồ sơ chứng từ có thể là:

- Bảng kê khai chi tiết món ăn, hóa đơn thanh toán, order

- Hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng

- Phiếu xác nhận dịch vụ của nhà hàng, nếu đặt bàn thanh toán trước thì cần phải có hợp đồng

- Biên bản thanh lý hợp đồng thanh toán

Với những giấy tờ trên đã chứng minh được rằng, việc chi cho tiếp khách quả thật không hề đơn giản. Doanh nghiệp cần phải lưu trữ và bảo quản cẩn thận những giấy tờ, hồ sơ đó để đảm bảo cho quá trình kê khai và nộp thuế của doanh nghiệp với cơ quan thuế.

>> Xem thêm: Tác phong công nghiệp là gì

3. Những công việc liên quan đến tiếp khách của doanh nghiệp

Nhu cầu và dịch vụ ngày càng cao, hầu hết tất cả các công việc đều cần đến quá trình tiếp khách. Tiếp khách không chỉ là phép lịch sự mà còn để hiểu nhu cầu của khách hàng là gì. Chính vì thế mà chủ yếu tất cả các công việc đều liên quan đến tiếp khách hàng, sau đây chúng tôi sẽ điểm qua một số công việc liên quan trực tiếp đến tiếp khách hàng.

3.1. Nhân viên kinh doanh

Nhân viên kinh doanh là một trong những công việc thường xuyên phải tiếp xúc với khách hàng và cũng là một trong những ngành nghề lương cao dễ kiếm việc. Họ không chỉ làm việc với khách hàng trên điện thoại mà còn phải gặp gỡ và tiếp xúc với khách hàng ở ngoài để bàn về những dịch vụ, những hợp đồng. Là một công việc vô cùng năng động và cần sự tư duy sáng tạo, văn hoá giao tiếp chính vì thế mà nhân viên kinh doanh đã và đang khẳng định chỗ đứng của mình trong các doanh nghiệp.

Với thị trường đầy tiềm năng như hiện nay thì hầu hết các doanh nghiệp đang cần đến vị trí của nhân viên kinh doanh để đẩy năng suất, sản lượng của công ty đi lên. Bên cạnh đó, họ còn đề ra chiến lược phát triển cho doanh nghiệp. Với khối lượng công việc nhiều như vậy thì nhân viên kinh doanh được hưởng một mức lương vô cùng hấp dẫn, chính vì thế mà đó chính là một công việc hấp dẫn dành cho bạn hiện nay.

3.2. Nhân viên lễ tân

Nhu cầu dịch vụ về ăn uống và nghỉ ngơi của con người đang nâng cao, thậm chí nhiều khi là bồi đắp tình cảm, là những cuộc gặp gỡ khách hàng nên cần phải lịch sự và sang trọng. Chính vì thế mà nhà hàng và khách sạn đang mọc lên như nấm. Nhu cầu tuyển dụng nhân viên lễ tân của nhà hàng khách sạn cũng vô cùng nhiều, bởi thế bạn sẽ không khó để tìm kiếm được vị trí nhân viên lễ tân tại nhà hàng hay khách sạn.

Nhân viên lễ tân cũng được xem là bộ mặt của nhà hàng khách sạn đó, họ là những người đón tiếp khách khi khách hàng đến. Dựa vào thái độ phục vụ của nhân viên lễ tân sẽ quyết định đến việc khách hàng có sử dụng dịch vụ hay không. Áp lực công việc này được đè nặng lên vai của nhân viên lễ tân, ngoài những yêu cầu về công việc ra thì họ còn phải đáp ứng những kỹ năng mềm - soft skills chăng hạn như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng giải quyết vấn đề,... trong việc phục vụ khách hàng.

Với vai trò là nhân viên lễ tân của một khách sạn hay nhà hàng, mức lương của bạn thường là không cố định mà nó sẽ phụ thuộc vào khả năng làm việc của bạn, chính vì thế lương hàng tháng có thể lên đến hàng chục triệu đồng.

3.3. Thư ký

Như bạn đã biết, vai trò của thư ký chính là giúp cho người điều hành công ty thực hiện công việc dễ dàng hơn, và giảm bớt khối lượng công việc của người đứng đầu. Đôi khi với thư ký chính là người phải tiếp khách hàng và đối tác thay giám đốc. Công việc của thư ký cũng khá áp lực, họ vừa phải làm những công việc hàng ngày vừa phải làm công việc bên ngoài thay cho người lãnh đạo.

Với một công việc cũng rất năng động, cơ hội việc làm cũng mở rộng chính vì thế đối với một sinh viên chuẩn bị ra trường cũng có thể đảm nhận vai trò làm trợ lý thư ký của một doanh nghiệp nào đó.

4. Yếu tố quan trọng trong tiếp khách, giao tiếp với khách hàng

Trong giao tiếp với khách hàng, không chỉ là giọng nói mới giữ vị trí chủ đạo trung tâm, mà bạn còn phải sử dụng đến các yếu tố khác như cử chỉ và hành động, những yếu tố này sẽ giúp cho cuộc trò chuyện của bạn và khách hàng thêm hiệu quả và thuyết phục hơn rất nhiều.

4.1. Thái độ và tư thế khi giao tiếp với khách hàng

Trong bất kỳ một trường hợp nào của bạn với khách hàng đối diện thì họ sẽ để ý đến thái độ và tư thế của bạn. Nếu đặt vị trí của bạn vào khách hàng thì bạn sẽ cảm thấy vô cùng khó chịu khi người đối diện có thái độ kiêu ngạo và tư thế của họ được cho là không phù hợp. Để buổi tiếp khách của bạn trở nên hiệu quả hơn thì bạn cần phải chú ý và tránh những thái độ sau đây:

- Tự cao, ngạo mạn, thái độ này sẽ khiến cho khách hàng và đối tác của bạn cảm thấy không được tôn trọng.

- Lúng túng, bất cẩn, như vậy sẽ làm cho đối phương giảm sự tin tưởng vào bạn, cuộc trò chuyện hay đàm phán lập tức giảm đi sự hiệu quả,

- Không thân thiện

- Tùy ý, sao cũng được như vậy cuộc đàm phán giữa bạn và đối phương sẽ không có những quy chuẩn chung và đối phương cũng không tôn trọng bạn nếu bạn là người có thái độ tùy hứng.

Đó là những thái độ mà bất kỳ một nhân viên nào đều cần phải biết khi tiếp xúc và giao tiếp với khách hàng. Tuy nhiên đó cũng chỉ là thái độ, đối với tư thế, bạn cũng cần chú để tránh những tư thế sau:

- Tư thế không tập trung, nhìn nơi khác, đứng ngồi không yên, liên tục nhấp nhổm

- Ngáp ngắn ngáp dài

- Không nên quay đầu đi đâu khác, nhưng cũng không nên nhìn khách hàng quá lâu, điều này sẽ khiến họ cảm thấy bị soi mói.

- Không nên có những hành động bẻ ngón tay ngón chân trước mặt khách

Đối với những khách hàng họ muốn nhìn thấy ở bạn sự chuyên nghiệp trong cách làm việc và tiếp khách, vì thế khi giao tiếp trực diện với khách hàng thì bạn cần phải toát nên phong thái tự tin, thoải mái và thân thiện. Như vậy không những bạn thoải mái mà còn có thể giảm áp lực của cuộc trò chuyện xuống.

4.2. Ánh mắt, cử chỉ

Trong giao tiếp, không chỉ có giao tiếp bằng lời nói mà người ta còn hay dùng ánh mắt và cử chỉ làm phương tiện giao tiếp. Ánh mắt rất quan trọng, nó thể hiện sự thành ý của bạn với khách hàng.

Trong lúc giao tiếp với khách hàng, hãy nhìn sâu vào mắt họ, chỉ có như vậy thì họ mới cảm nhận được tính lịch sự cũng như tôn trọng mà bạn dành cho họ. Ánh mắt nhìn khách hàng cũng là một nghệ thuật mà bạn nên biết, không phải lúc nào cũng nhìn chằm chằm vào khách hàng. Bạn nên chia theo khoảng thời gian, lúc gặp gỡ, giới thiệu và tạm biệt, khoảng thời gian nhìn khách hàng chỉ chiếm 1/3 tổng thời gian.

Một lưu ý khi dùng ánh mắt giao tiếp, bạn không nên nhìn vào phần giữa thân người và phần dưới bất kể là nam hay nữ. Như vậy sẽ thể hiện sự khiếm nhã với khách hàng. Nói chung, tùy vào cuộc nói chuyện mà có thể linh hoạt sử dụng ánh mắt.

>> Xem thêm: Quy tắc ứng xử nơi công sở

4.3. Nét mặt khi giao tiếp

Nét mặt khi giao tiếp với khách hàng rất quan trọng, nó sẽ chiếm 50% tỉ lệ thành công của cuộc trò chuyện đó. Sẽ như thế nào nếu khuôn mặt của bạn đăm chiêu và khó chịu với khách hàng. Trong giao tiếp với khách hàng, kị nhất là điều đó, chính vì thế mà bạn không nên sử dụng nét mặt khó chịu, lông mày co lại. Mà hãy luôn vui vẻ, khuôn mặt giãn ra thể hiện sự thân thiện ngay từ phút đầu gặp.

4.4. Im lặng

Im lặng cũng chính là một nghệ thuật giao tiếp, khi nói chuyện với khách hàng, nếu họ đang trình bày quan điểm thì bạn hãy im lặng và lắng nghe. Khi mà khách hàng nói sản phẩm của bạn không tốt thì cũng đừng chen ngang lời họ mà hãy để họ nói hết, trong trường hợp này hãy giữ im lặng để đảm bảo không nói xấu đối thủ, cũng không làm ảnh hưởng đến khách hàng. Im lặng lúc này chính là cách thông minh để bạn bảo lưu quan điểm của mình.

Đối với mỗi doanh nghiệp, mỗi một công việc khác nhau đều sẽ phải có những cuộc gặp gỡ và tiếp xúc với khách hàng. Tiếp khách hàng chính là thể hiện văn hóa doanh nghiệp và sự chuyên nghiệp trong cách làm việc. Không để lạc hậu trong thời đại 4.0 thì bạn cần phải trau dồi những kinh nghiệm, kỹ năng tiếp khách hàng thời công nghệ số.