Tìm hiểu về nội dung và giá trị pháp lý của bảng đối chiếu công nợ

1. Những điều bạn cần biết về bảng đối chiếu công nợ

Bảng đối chiếu công nợ được sử dụng trong lĩnh vực kiểm toán và có vai trò thiết yếu đối với cả doanh nghiệp và cơ quan thuế. Vậy đối chiếu công nợ là gì? Bảng đối chiếu công nợ là gì? Hãy cùng tìm hiểu ngay sau đây nhé!

1.1. Đối chiếu công nợ là gì?

Trong quá trình thực hiện các hoạt động kinh doanh, buôn bán hàng hoá giữa các doanh nghiệp, có nhiều trường hợp một doanh nghiệp mua hàng chưa hoàn thành việc thanh toán một tài khoản cho phía doanh nghiệp cung cấp hàng hóa. Khoản chưa thanh toán đó sẽ được tính là công nợ.

Mỗi doanh nghiệp đều có một nhân viên phụ trách làm việc với những khoản công nợ gọi là Kế toán công nợ. Khi đối chiếu công nợ, Kế toán công nợ sẽ so sánh giá trị trên hợp đồng với số liệu thực tiễn thông qua hóa đơn, lệnh xuất kho, quyết định xuất hàng hóa… Đồng thời Kế toán công nợ cũng sẽ thu thập thêm chứng cứ từ các bên liên quan, chẳng hạn như hóa đơn vận chuyển… mục đích là để chứng thực cho khoản công nợ đó.

Theo quy định, có hai loại công nợ là công nợ phải trả và công nợ phải thu.

- Công nợ phải trả: Là những khoản tiền mà doanh nghiệp đặt mua hàng hóa cần phải trả cho doanh nghiệp cung cấp hàng hóa và các bên liên quan.

Một số điều cần chú ý khi Kế toán theo dõi công nợ phải trả bao gồm:

+ Hạch toán công nợ chia theo từng nhóm đối tượng để quản lý dễ dàng hơn.

+ Chủ động đề xuất thanh toán nhanh công nợ để đảm bảo uy tín cho doanh nghiệp. Đối với những khoản phải nộp cho nhà nước thì cần chú ý nộp đúng thời hạn.

- Công nợ phải thu: Là những khoản tiền mà doanh nghiệp bán hàng hóa, sản phẩm cho một hay nhiều doanh nghiệp khác tuy nhiên chưa thu về tiền hàng.

Công nợ phải thu được theo dõi định kỳ bởi Kế toán công nợ. Khi theo dõi, Kế toán công nợ cần chú ý những vấn đề sau đây:

+ Cần hạch toán riêng cho mỗi lần phát sinh công nợ và mỗi đối tượng khác nhau.

+ Sau khi gửi chứng từ và công văn cho khách hàng, kế toán công nợ cần tiếp tục theo dõi tình hình thanh toán nợ.

+ Mỗi lần phát sinh công nợ, kế toán cần tập hợp đầy đủ và lưu trữ toàn bộ tài liệu, giấy tờ chứng từ, hóa đơn... có liên quan. Sau khi hoàn tất bảng đối chiếu công nợ cần có xác nhận của tất cả các bên tham gia.

+ Kế toán công nợ cần thường xuyên báo cáo tình hình thanh toán công nợ lên quản lý doanh nghiệp, đặc biệt là những trường hợp công nợ khó đòi hoặc đã bị quá hạn để kịp thời xử lý.

1.2. Những nguyên tắc đối chiếu công nợ

Để có thể tiến hành đối chiếu công nợ, doanh nghiệp cần phải thỏa mãn được những điều kiện để trở thành chủ để đối chiếu công nợ theo đúng quy định của pháp luật.

Bên cạnh đó, những nội dung đối chiếu công nợ cũng được kiểm soát rất chặt chẽ sao cho không được trái với các quy định của pháp luật và không vi phạm các giá trị đạo đức. Đối chiếu công nợ phải được tiến hành dựa trên cơ sở tự nguyện, tôn trọng lẫn nhau giữa các bên.

Ngoài ra, để đảm bảo tính minh bạch, kết quả đối chiếu công nợ cần được ghi chép lại dưới dạng biên bản chính thức, gọi là bảng đối chiếu công nợ. Bảng đối chiếu công nợ được coi là tài liệu có giá trị pháp lý.

1.3. Bảng đối chiếu công nợ

1.3.1. Bảng đối chiếu công nợ là gì?

Bảng đối chiếu công nợ là tài liệu ghi lại chi tiết kết quả đối chiếu công nợ giữa các bên tham gia.

Trong bảng đối chiếu công nợ có ghi chú rõ ràng số dư đầu kỳ kế toán, số phát sinh tăng và giảm trong kỳ kế toán và số dư cuối kỳ kế toán. Những con số này biểu hiện cho số dư và số phát sinh trong thời gian tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của các bên có liên quan.

Sau khi hoàn tất quy trình đối chiếu công nợ, một văn bản chính thức có giá trị pháp lý sẽ được trình lên cơ quan thuế để phục vụ cho mục đích xác minh quá trình thanh toán công nợ. Tài liệu này gọi là biên bản đối chiếu và xác nhận công nợ.

Thông thường, bảng đối chiếu công nợ sẽ chỉ áp dụng đối với những giao dịch mua bán có tổng giá trị tối thiểu là 20.000.000 VNĐ.

1.3.2. Giá trị pháp lý của bảng đối chiếu công nợ

Bảng đối chiếu công nợ là tài liệu được ghi lại sau khi quá trình đối chiếu công nợ hoàn tất, bởi vậy tài liệu này là căn cứ không thể thiếu phục vụ cho quy trình quyết toán thuế. Bảng đối chiếu công nợ cũng là cơ sở để chứng minh những giao dịch có tổng giá trị tối thiểu từ 20.000.000 VNĐ được thực hiện đúng theo các quy định của pháp luật.

Ngoài ra, bảng đối chiếu công nợ còn là cơ sở để Kế toán công nợ giám sát những khoản nợ của doanh nghiệp cũng như tình hình thanh toán những khoản nợ đó. Kiểm toán viên cũng dựa trên bảng đối chiếu công nợ điều tra xem số nợ còn lại mà doanh nghiệp khai báo có đúng với số liệu thực tế hay không.

Xem thêm: Cách quản lý công nợ hiệu quả

2. Một số sai sót có thể gặp phải khi hoàn thành bảng đối chiếu công nợ

Quy trình đối chiếu công nợ tương đối phức tạp và liên quan tới nhiều nội dung vì vậy sai sót cũng là điều dễ hiểu.Thông thường những lỗi sai trong bảng đối chiếu công nợ bắt nguồn từ các khoản nợ phải thu nhưng lại chưa có đầy đủ biên bản đối chiếu công nợ.

Cụ thể:

- Kế toán công nợ gửi đi thư xác nhận công nợ, tuy nhiện khách hàng nhận được thư lại hầu hết là không phản hồi lại, vì vậy đôi khi có thể dẫn đến một số sai sót do không thống nhất được với nhau.

- Có sự chênh lệch về số liệu giữa sổ kế toán và bảng đối chiếu công nợ phải thu, tuy nhiên chưa thể tìm ra được nguyên nhân.

- Rất nhiều doanh nghiệp không hề nhận thức được tầm quan trọng của quy trình đối chiếu công nợ, hoặc có thực hiện quy trình này nhưng không tổng kết lại thành bảng đối chiếu công nợ. 

Để tránh xảy ra những sai sót trên, doanh nghiệp cần chú trọng hơn đến công tác kế toán công nợ. Bên cạnh đó doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ, tài liệu để phục vụ cho quy trình đối chiếu công nợ. Doanh nghiệp cũng có thể tham khảo và sử dụng phần mềm DMS nhằm hỗ trợ quản lý các hoạt động phân phối hàng hóa.

Như vậy bạn đã biết bảng đối chiếu công nợ là gì và tài liệu này có vai trò như thế nào đối với doanh nghiệp và công tác kế toán – kiểm toán. Bảng đối chiếu công nợ là tài liệu có giá trị pháp lý, vì vậy các bên tham gia cần đảm bảo tính chính xác tuyệt đối của tài liệu này. Đồng thời công tác chuẩn bị đối chiếu công nợ cũng được hoàn thành từ sớm để tránh những sai sót có thể xảy ra.​