Bảng mô tả công việc trưởng phòng xuất nhập khẩu chi tiết nhất!

1. Trưởng phòng xuất nhập khẩu, họ là ai? 

Trưởng phòng xuất nhập khẩu còn được biết đến bởi tên gọi khác thông dụng khác là Import - export Manager. Họ chính là những người chịu trách nhiệm điều hành, giám sát toàn bộ hoạt động mua bán hàng hóa và vận chuyển trong tổng chuỗi cung ứng toàn cầu. Đây cũng là bộ phận chịu trách nhiệm cho mọi hoạt động vận hành trong văn phòng. Nắm vị trí “sếp tổng” - chỉ huy trưởng của phòng xuất nhập khẩu tại những công lớn có mối quan hệ bang giao với quốc gia trên thế giới, các doanh nghiệp vận tải, giao nhận…

Trưởng phòng xuất nhập khẩu là vị trí mơ ước của nhiều tín đồ ngành kinh doanh quốc tế, sở hữu  mức thu nhập tốt, chế độ đãi ngộ hấp dẫn và cơ hội lớn khẳng định bản thân mình. Là website tuyển dụng hàng đầu Việt Nam, timviec365.vn đã tổng hợp đầy đủ bản mô tả công việc trưởng phòng xuất nhập khẩu chi tiết, chuyên nghiệp nhất. Những ai đang có ý định gắn bó sự nghiệp của mình với nghiệp với vị trí này cũng như đã và đang đồng hành cùng công việc này sẽ có một cái nhìn toàn diện nhất, cụ thể về nhiệm vụ của mình.

Nó hứa hẹn là bộ “tài liệu gối đầu giường” cho những doanh nghiệp vận tải, công ty lớn có thể tham khảo và soạn thảo ra những bản JD chuẩn nhất cho những vị trí mình cần tuyển dụng. Hãy khám phá ngay sau đây, những mô tả công việc trưởng phòng xuất nhập khẩu chi tiết nhất. 

Bật mí: Lương xuất nhập khẩu có cao như lời đồn?

2. Mô tả công việc  trưởng phòng xuất nhập khẩu đầy đủ nhất

Đặc điểm nổi bật nhất để khu biệt giữa một trưởng phòng xuất nhập khẩu và nhân  viên cùng chuyên ngành đó là khối lượng công việc và đặc thù công việc. Nếu như nhân viên xuất nhập khẩu chỉ thực hiện những nhiệm vụ chuyên môn, thì trưởng phòng cùng một lúc kiêm nhiệm hai trong trách quan trọng là nghiệp vụ xuất nhập khẩu và quản lý nhân sự.

2.1. Trưởng phòng xuất nhập khẩu thực hiện chuyên môn của mình

2.1.1. Quản lý điều hành hoạt động xuất nhập khẩu 

Để có thể đưa một chuyến hàng nhập, xuất khẩu cấp bến tại các doanh nghiệp vận tải, thương mại, bắt buộc trải qua cực kỳ nhiều quy trình phức tạp thì liên hệ, tìm kiếm đối tác nhập, lấy sản phẩm, liên hệ với công ty về vận tải và đặt lịch cụ thể thời điểm giao nhận hàng, liên hệ  với các bên đại diện của Pháp luật để làm giấy tờ, thủ tục thông quan...các công việc này sẽ được nhân viên xuất nhập khẩu và bộ phận hồ sơ, chứng từ triển khai mỗi ngày...Trưởng phòng xuất nhập khẩu sẽ giao phó công việc, nắm bắt tình hình từ các nhóm trưởng và chỉ can thiệp với vai trò là người đôn đốc hoạt động vận chuyển, dịch vụ, sản xuất theo guồng kế hoạch đã đề ra. Ngoài ra họ cũng là lực lượng đứng ra giải quyết các vấn đề  phức tạp về hồ sơ, giấy tờ. 

2.1.2. Chịu trách nhiệm ký kết các hợp đồng, thỏa thuận

Thông thường những hợp đồng cá nhân  hay tìm kiếm những đối tác nước ngoài và trong nước cho công ty nằm dưới “quyền sinh, quyền sát” của nhân viên xuất kinh doanh xuất nhập khẩu hay nhân viên mua hàng. Tuy nhiên, với những đối tác chiến lược, có nhu cầu hợp tác lâu dài, trưởng phòng xuất nhập khẩu phải là người ra mặt để gặp gỡ, đàm phán và thương thảo, ký kết các hợp đồng. Họ cũng là người chịu trách nhiệm toàn quyền cho mối quan hệ này. Bên cạnh đó, với các đối tác nhỏ hơn được đưa về từ phía nhân viên, trưởng phòng sẽ tìm hiểu thông tin về doanh nghiệp và chịu trách nhiệm phê duyệt với những hợp đồng phù hợp. 

Việc làm trưởng phòng xuất nhập khẩu

2.1.3.  Phân tích báo cáo tài chính, doanh số kinh doanh và đề ra giải pháp thúc đẩy hiệu suất 

Trưởng phòng xuất nhập khẩu sẽ không chịu áp lực doanh số cá nhân, song là vị trí chịu trách nhiệm cho toàn bộ hoạt động “làm ăn” của toàn phòng. Trách nhiệm của họ cũng nặng nề hơn khi vừa cân đối nguồn ngân sách cho thương vụ hợp tác, là đại diện trực tiếp đánh giá và đề  ra các giải pháp nâng cao doanh số của các thành viên. Trước đó, trưởng phòng xuất nhập khẩu sẽ là người trực tiếp phân tích báo cáo tài chính, doanh số của toàn phòng để gửi lên cấp trên và dựa vào bản báo cáo này để đề xuất giải pháp.

2.1.4. Tham vấn cho ban lãnh đạo công ty về những biện pháp thúc đẩy kinh doanh

Nằm trong bộ máy quản lý doanh nghiệp, trưởng phòng xuất nhập khẩu chính là cánh tay phải đắc lực của ban giám đốc. Họ không những là những người đề ra những giải pháp thúc đẩy kinh doanh, tìm ra sơ hở của những biện pháp đang thi hành để ngắn gọn quy trình và tiết kiệm chi phí mà còn nằm trong đội ngũ tham vấn cho nhiều chính sách khác nhau về quản lý nội bộ lẫn công việc của bạn lãnh đạo. 

2.2. Trường phòng xuất nhập khẩu và nhiệm vụ quản lý nhân sự 

Như đã nhấn mạnh từ ban đâu, trưởng phòng xuất nhập khẩu là cơ hội đồng thời  cũng là thách thức để bạn hoàn thiện và thể hiện khả năng quản lý và làm việc với con người. Tại vị trí này, bạn không những phải xuất sắc về nghiệp vụ xuất nhập khẩu trong quá trình điều phối các hoạt động vận tải, giao nhận mà còn đảm nhiệm khẩu lãnh đạo, quản lý, giám sát hoạt động của nhân sự phòng xuất nhập khẩu 

2.2.1. Thiết lập những mục tiêu, thủ tục, bổ sung quy định của phòng xuất nhập khẩu và nội quy chung của công ty 

Đằng sau một tổ chức phát triển là một tinh thần tập thể, - đồng lòng thực hiện những mục tiêu chung, sứ mệnh đến đảm bảo kỷ luật chung. Thâu tóm mọi quyền hành trong tay từ nghiệp vụ đến quản lý, trưởng phòng xuất nhập khẩu là người trực tiếp đề xuất những những quy định chung, thiết lập mục tiêu dài hạn của tổ chức, phòng và đảm bảo quá trình vận hành của nhân viên dưới quyền theo những quy định và sứ mệnh này. Dĩ nhiên, bản thân những trưởng phòng ngoài việc  đề ra những nội dung này và giám sát thực hiện, họ sẽ là tấm gương phản chiếu để nhân viên noi theo. 

2.2.3. Bổ sung lực lượng nhân sự cho phòng xuất nhập khẩu

Thêm một nhiệm vụ quan trọng nữa của vị trí này đó là chủ động lực lượng nhân sự cân đối cho phòng xuất nhập khẩu, sau khi đã xin đề xuất từ phía ban lãnh đạo. Họ có thể trực tiếp gặp gỡ, phỏng vấn nhân sự của mình và đưa ra quyết định đối với những người thực sự phù hợp với tiêu chí và chỉ tiêu của phòng. Trong một số trường hợp, họ sẽ bàn giao quy trình, tiêu chí tuyển dụng cho bộ phận nhân sự và là người tiếp nhận và đào tạo nhân viên mới. Đồng thời là họ là người chịu trách nhiệm cho cơ cấu phòng xuất nhập khẩu trong công cuộc bổ nhiệm trưởng nhóm và phân bố nhân sự cho từng nhóm. 

Việc làm nhân viên xuất nhập khẩu

Trên đây chính là bản mô tả công việc cho vị trí trưởng phòng xuất nhập khẩu đầy đủ nhất bạn có thể tham khảo. Tùy vào quy mô của từng doanh nghiệp, chức năng và nhiệm vụ của vị trí này có đôi chút thay đổi không đáng kể. Cụ thể, với những doanh nghiệp là những tập đoàn lớn, công việc của trưởng phòng xuất nhập khẩu sẽ chuyên môn hóa hơn, chủ yếu là thiên về khâu quản lý và điều hành. Trong những công ty có quy mô nhỏ chưa thiết lập nhiều bộ phận chuyên trách, trưởng phòng sẽ là người chịu trách nhiệm cho khối lượng công việc nhiều hơn. Đến đây, bạn đã có thể tự hình dung  cho mình, nếu ứng tuyển vào vị trí trưởng phòng xuất nhập sẽ đảm nhiệm những công việc gì rồi đúng không? Ngay dưới đây, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu cụ thể về những quyền lợi và những yêu cầu trong tuyển dụng đối với vị trí này trong tuyển dụng để giúp bạn nắm bắt được vị trí công việc này trong tầm tay nhé. 

3. Những yêu cầu của Trưởng phòng xuất nhập khẩu

Với bản mô tả công việc trưởng phòng xuất nhập khẩu đầy đủ như trên, để có thể ứng tuyển vào vị trí này, bạn cần đến những yêu cầu nào là câu hỏi thu hút sự quan tâm của nhiều tín đồ ngành này. Nằm trong những vị trí chủ chốt của doanh nghiệp, để có thể săn cho mình một vị trí tốt tại các doanh nghiệp vận tải, Logistics hiện nay, bạn cần phải đảm bảo đầy đủ những điều kiện về cả trình độ học vấn, kỹ năng mềm và nghiệp vụ, kinh nghiệm quản lý. 

Về trình độ học vấn, hiện tại, từ các vị trí trưởng phòng xuất nhập khẩu đi lên, nhiều doanh nghiệp chiêu mộ những ứng viên sở hữu bằng đại học các chuyên ngành xuất nhập khẩu và liên quan đến yếu tố kinh doanh quốc tế bao gồm: Kinh tế quốc tế, thương mại. Bên cạnh đó, ở vị trí này bắt buộc có hai năm ở vị trí quản lý tương đương. Đặc biệt, trưởng phòng xuất nhập khẩu không thể thiếu các kỹ năng mềm quyết định trực tiếp đến khả năng lãnh đạo nhóm, tổ chức bao gồm:

+ Kỹ năng hoạch định đường lối

+ Kỹ năng quản lý nguồn nhân lực, sắp xếp thời gian

+ Kỹ năng giao tiếp tốt 

+ Sự  quyết đoán

+ Khả năng giải quyết vấn đề

+ Khả năng làm việc dưới áp lực cao.

+ Thông thạo ngoại ngữ

Dĩ nhiên, bản thân trưởng phòng xuất nhập khẩu là người tinh thông các phần mềm tin học văn phòng, xuất nhập khẩu để đáp ứng nghiệp vụ chuyên môn của mình. 

Việc làm phó phòng xuất nhập khẩu

4. Những quyền lợi của vị trí trưởng phòng xuất nhập khẩu

Những yêu cầu sẽ đi đôi với quyền lợi. Với những ai đã và đang ôm hoài bão, nỗ lực không ngừng để trở thành trưởng phòng xuất nhập khẩu, có lẽ là những người thấu rõ nhất những điều được nhận lại được của vị trí này gồm những gì. Trước hết, phải nhấn mạnh đến môi trường làm việc. Trong những công ty xuất nhập khẩu, giao nhận, vận tải có liên kết với nước ngoài...lợi thế lớn nhất của trưởng phòng xuất nhập khẩu nói riêng và lực lượng nhân viên nói chúng, đó là sự năng động và cơ hội được tạo ra nhiều mối quan hệ rộng lớn trên quy mô quốc tế.

Đây cũng là vị trí nắm giữ khả năng thăng tiến cao, đặc biệt là chế độ đãi ngộ hấp dẫn. Ngoài những quyền lợi được doanh nghiệp thừa nhận giống như nhiều vị trí khác bao gồm các chế độ bảo hiểm y tế, xã hội...trưởng phòng xuất nhập khẩu đang tuyển dụng mức lương theo năng lực. Mức lương trung bình đang được áp dụng tại nhiều doanh nghiệp cho vị trí này khá hấp dẫn, dao động từ 15 - 22,5 triệu đồng. 

Tìm việc làm

Mong rằng, những mô tả công việc trưởng phòng xuất nhập khẩu trên đây của timviec365.vn sẽ thật sự hữu ích cho bạn trong quá trình hiểu hơn về nhiệm vụ của mình và săn tìm một vị trí công việc mơ ước.