Mách bạn biên bản phân công nhiệm vụ cho nhân viên chuẩn nhất

1. Những điều cần biết về biên bản phân công nhiệm vụ

1.1. Những trường hợp cần phải có biên bản phân công nhiệm vụ

Không phải bất kỳ lúc nào doanh nghiệp cũng cần tạo các biên bản phân công nhiệm vụ, mà chỉ có một số trường hợp doanh nghiệp mới cần soạn thảo loại văn bản này. Tuy nhiên, đây là một loạt tài liệu rất quan trọng nó góp phần giúp cho hoạt động của một doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ hơn.

Những trường hợp mà doanh nghiệp cần phải soạn thảo loại văn bản này được chúng tôi liệt kê đầy đủ dưới đây:

- Doanh nghiệp cần phải soạn thảo một biên bản phân công nhiệm vụ khi doanh nghiệp mới tuyển thêm những nhân viên mới và cần sắp xếp công việc, nhiệm vụ cho họ.

- Trường hợp tiếp theo doanh nghiệp cần soạn thảo loại văn bản này là khi doanh nghiệp tiến hành việc điều chuyển tạm thời một nhân viên sang làm một số nhiệm vụ khác hay là thay đổi hẳn nhiệm vụ của một lao động. Trong trường hợp doanh nghiệp phân công công việc nhiệm vụ mới cho người lao động thì cũng cần phải soạn thảo một biên bản này.

- Thêm vào đó, khi doanh nghiệp có một nhiệm vụ quan trọng, sự thành bại của nhiệm vụ này có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động của doanh nghiệp thì cũng cần phải tạo một biên bản phân công cho người thực hiện công việc đó.

- Những nhiệm vụ được luật nước ta quy định phải soạn thảo biên bản phân công công việc thì doanh nghiệp cũng cần phải tiến hành soạn thảo loại văn bản này.

Trên đây là một số trường hợp cần phải tiến hành soạn thảo biên bản phân công nhiệm vụ. Đồng thời những biên bản này cũng là những loại tài liệu để doanh nghiệp có thể dựa vào để dễ dàng quản lý việc phân công nhiệm vụ hay là sử dụng các phần mềm giao việc miễn phí để số hóa doanh nghiệp.

Nếu quý bạn đọc còn biết thêm trường hợp nào phải tạo loại văn bản này thì hãy để lại dưới phần bình luận để chúng tôi có thể kịp thời bổ sung kiến thức và truyền tải thông tin hữu ích này đến với nhiều người hơn.

1.2. Thông tin về thẩm quyền yêu cầu soạn thảo biên bản phân công nhiệm vụ

Không phải bất kỳ ai trong doanh nghiệp cũng có quyền ra quyết định hoặc ký vào biên bản phân công nhiệm vụ. Thông tin sau đây sẽ cung cấp cho quý bạn đọc thông tin về thẩm quyền ra biên bản phân công nhiệm vụ trong các cơ quan doanh nghiệp:

- Người đứng đầu trong các doanh nghiệp, cơ quan, đơn vị, tổ chức mới có quyền ký quyết định soạn thảo các biên bản phân công nhiệm vụ. Những người này có thể là thủ trưởng của cơ quan hoặc là các giám đốc, tổng giám đốc của công ty. Đây là những người sở hữu quyền lực lớn nhất trong một doanh nghiệp hay tổ chức và quyết định của họ sẽ có hiệu lực cao nhất.

- Người đứng đầu trong một nhóm, một văn phòng hay một bộ phận cũng có quyền ra lệnh soạn thảo các biên bản này. Họ có quyền này trong trường hợp người có nhiệm vụ được phân công là người trực thuộc sự quản lý của họ, nằm dưới quyền họ. Có thể là thành viên trong nhóm, thành viên trong văn phòng hay là thành viên trong bộ phận.

- Người được ủy quyền thì cũng có thẩm quyền trong việc yêu cầu soạn thảo biên bản này. Người này có thể là người không có quyền hạn trong việc yêu cầu nhưng họ là người được người có thẩm quyền thực hiện việc ủy quyền yêu cầu cho.

Trên đây là một số thông tin mà chúng tôi tổng hợp được về những người trong tổ chức có quyền yêu cầu soạn thảo các biên bản phân công nhiệm vụ.

1.3. Cách soạn biên bản phân công công việc nhiệm vụ

Trong khuôn khổ của mục này chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn chi tiết các soạn thảo loại biên bản này và một số  mẫu biên bản mà chúng tôi sưu tầm, soạn thảo.

1.3.1. Cách soạn biên bản phân công nhiệm vụ chi tiết

Việc soạn thảo biên bản phân công nhiệm vụ cần phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Đây là một loại văn bản mang tính chất hành chính, do đó, nó luôn có quốc hiệu và tiêu ngữ được in trong văn bản. Ngày tháng năm được ghi trong biên bản phải đồng  nhất với ngày tháng năm thực hiện được ghi trong quyết định giao việc.

- Trong biên bản này cũng cần phải xác định đúng và rõ ràng người có quyết định phân công nhiệm vụ. Người này phải có thẩm quyền trong việc giao nhiệm vụ trong cơ quan tổ chức lập biên bản phân công nhiệm vụ.

- Thể hiện rõ căn cứ quyết định phân công nhiệm vụ cho nhân viên.

- Một yêu cầu khác đó là trong biên bản phải thể hiện rõ ngày nào tháng nào năm nào thì công việc bắt đầu được thực hiện.

- Đồng thời trong văn bản cũng phải thể hiện rõ ràng những người chịu trách nhiệm chính cho công việc được giao, thể hiện rõ mọi thông tin về những người được đề cập. Có thể bao gồm những thông tin như chức vụ, phòng ban, mã nhân viên và một số thông tin bổ sung khác tùy thuộc vào cơ quan tổ chức.

- Trong biên bản cũng cần thể hiện rõ ràng nhiệm vụ mà những người có tên trong phần thông tin bên trên cần thực hiện, kết quả phải đạt của những công việc đó là gì. Cùng với những lợi ích mà người thực hiện nhận được khi làm những nhiệm vụ được phân công này.

- Các bên liên quan và chịu trách nhiệm cần  ký và đóng dấu vào biên bản này theo đúng quy định của pháp luật. Bên cạnh đó, điều này cũng thể hiện rằng biên bản này là hoàn toàn có hiệu lực kể từ ngày ký.

Trên đây là toàn bộ nội dung mà một biên bản phân công nhiệm vụ cần phải có. Hãy chú ý thể hiện đầy đủ những nội dung mà chúng tôi nêu bên trên trong biên bản của doanh nghiệp bạn.

1.3.2. Mẫu biên bản phân công nhiệm vụ

Tùy thuộc vào tùy doanh nghiệp hoặc là mục đích của biên bản phân công nhiệm vụ thì  các doanh nghiệp khác nhau, với mục đích lập biên bản khác nhau thì mẫu sẽ có dạng khác nhau.

Một số biên bản sẽ bao gồm các bảng để điền tên người hay nhóm người chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ được phân công. Tuy nhiên, nhìn chung thì một mẫu biên  bản phân công nhiệm vụ đều được trình bày đầy đủ các thông tin như hình ảnh dưới đây:

2. Những điểm cần chú ý khi soạn biên bản phân công nhiệm vụ

2.1. Những lưu ý về hình thức của biên bản phân công nhiệm vụ

Thứ nhất, biên bản này là một loại văn bản hành chính do đó, nó cần phải chứa đầy đủ các thông tin như quốc hiệu tiêu ngữ, ngày tháng năm hay tiêu đề của văn bản.

Điều tiếp theo cần chú ý đó là cách định dạng loại văn bản này. Do tính chất quan trọng của nó cho nên loại văn bản này cần phải được định dạng theo đúng như quy định, chú ý thống nhất màu chữ và kiểu chữ trong toàn bộ văn bản.

Sử dụng các cụm từ in đậm để thể hiện các trường thông tin nổi bật trong văn bản. Điều này sẽ giúp biên bản của bạn trở nên logic và chuyên nghiệp hơn. Chú ý rằng không được mắc bất kỳ lỗi chính tả nào trong biên bản này.

2.2. Những lưu ý về nội dung của biên bản phân công nhiệm vụ

Khi lập biên bản phân công nhiệm vụ cần lưu ý những điểm sau về nội dung:

- Ghi chính xác toàn bộ các thông tin về quyết định tuyển dụng, phòng ban và toàn bộ thông tin về người được phân công thực hiện nhiệm vụ. Các quyết định này có thể là số hợp đồng lao động, bộ phận, phòng ban, mã nhân viên, tên tuổi của người thực hiện nhiệm vụ.

- Thể hiện rõ ràng công việc mà người nhận nhiệm vụ phải thực hiện, nếu có thể thì những thông tin này được thể hiện càng chi tiết càng tốt. Mục đích của việc này là để cho người nhận việc có thể nắm bắt nhiệm vụ mình cần thực hiện một cách rõ ràng nhất, từ đó có phương hướng thực hiện nhiệm vụ sao cho đạt được kết quả cao.

- Thể hiện rõ ràng các căn cứ giao nhiệm vụ đồng thời là quyền lợi mà người nhân viên được hưởng khi thực hiện nhiệm vụ đó.

Trên đây là toàn bộ những gì liên quan đến biên bản phân công nhiệm vụ mà chúng tôi muốn gửi đến quý độc giả luôn quan tâm và theo dõi chúng tôi. Mong rằng những gì chúng tôi vừa trình bày là có giá trị với quý bạn đọc.