Hướng dẫn cách vẽ biểu đồ doanh thu chi phí lợi nhuận trong Excel

1. Tại sao cần vẽ biểu đồ doanh thu chi phí lợi nhuận?

Biểu đồ doanh thu chi phí lợi nhuận là loại biểu đồ được sử dụng rất thường xuyên trong các doanh nghiệp. Loại biểu đồ này kết hợp với phần mềm quản lý hệ thống phân phối sẽ chỉ ra những biến động tăng giảm của các chỉ số trên, từ đó người xem có thể đánh giá được mức độ hiệu quả của những hoạt động của doanh nghiệp.

Bằng việc biến dữ liệu thành biểu đồ, dữ liệu sẽ trở lên “sống động” hơn và bạn có thể đánh giá một cách chính xác những thành tích đạt được so với mục tiêu chung đã đề ra.

Ngoài ra, người chủ doanh nghiệp và bộ phận tiếp thị cũng có thể sử dụng dữ liệu từ biểu đồ để đánh giá về xu hướng biến động của thị trường hoặc hành vi của khách hàng. Từ đó, doanh nghiệp có cơ sở để linh hoạt điều chỉnh chính sách kinh doanh.

Xem ngay: Cách xử lý hàng tồn kho quá nhiều đảm bảo hiệu quả tối ưu nhất

2. Tạo biểu đồ Waterfall để phân tích doanh thu chi phí lợi nhuận

Thông thường, Bộ phận Kế toán hoặc Kinh doanh sẽ thường xuyên phải xây dựng báo cáo tài chính hoặc báo cáo phân tích doanh thu, chi phí và lợi nhuận sau mỗi dự án hoặc mỗi kỳ kế toán. Loại biểu đồ thích hợp nhất cho thao tác này đó chính là biểu đồ Waterfall, hay còn gọi là biểu đồ thác nước. Biểu đồ Waterfall có thể chỉ ra chính xác những biến động tăng giảm của các chí số qua những khoảng thời gian nhất định từ đó giúp người xem đánh giá chính xác hiệu quả của dự án hay hoạt động kinh doanh qua các thời kỳ.

2.1. Tổng quan về biểu đồ Waterfall

Biểu đồ Waterfall về bản chất có thể coi là  một dạng biểu đồ cột đặc biệt. Loại biểu đồ này đặc biệt hữu dụng khi người tạo lập muốn chứng minh những biến động tăng giảm của một loại chỉ số nào đó theo thời gian.

Cột đầu tiên và cuối cùng trong biểu đồ Waterfall thường được hiển thị đầy đủ và được tô cùng một màu (thương sẽ là màu xanh lá cây) để thể hiện giá trị đầu và giá trị cuối. Giữa hai cột này là các cột trung gian được trình bày “lơ lửng” để biểu hiện sự tăng giảm của một giá trị theo thời gian. Thông thường giá trị tăng sẽ được tô màu xanh dương và giá trị giảm sẽ được tô màu đỏ để thể hiện rõ sự khác biệt.

Biểu đồ Waterfall đặc biệt phù hợp khi sử dụng trong các báo cáo phân tích, chẳng hạn như báo cáo phân tích doanh thu, chi phí và lợi nhuận trong các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

2.2. Hướng dẫn cách vẽ biểu đồ doanh thu chi phí lợi nhuận

Chúng ta vẫn biết rằng biểu đồ Waterfall là dạng phù hợp nhất cho mục đích phân tích doanh thu, chi phí và lợi nhuận, tuy nhiên nếu bạn mở Excel lên và cố gắng tìm kiếm loại biểu đồ này thì bạn sẽ ko thể tìm thấy được đâu. Nguyên nhân rất đơn giản, đó là trong Excel không hề tồn tại loại biểu đồ này như một tùy chọn biểu đồ sẵn có.

Tuy vậy, bạn vẫn có thể tự tạo ra biểu đồ Waterfall trong Excel bằng cách tạo và chỉnh sửa từ dạng biểu đồ cột chồng. Vậy làm thế nào để biến biểu đồ cột chồng thành biểu đồ Waterfall? Hãy cùng tìm hiểu các bước tạo biểu đồ Waterfall ngay sau đây nhé!

2.2.1. Sắp xếp lại bảng dữ liệu hiện có

Thông thường Kế toán sẽ xây dựng một bảng dữ liệu doanh thu, chi phí hoặc lợi nhuận trong Excel với một ô thể hiện giá trị ban đầu, các biến đổi tăng giảm qua mỗi tháng sẽ được ghi chép lại lần lượt trong các ô tiếp theo và ô cuối cùng sẽ thể hiện giá trị cuối cùng khi kết thúc dự án hoặc kết thúc kỳ kế toán.

Nếu nhìn vào bảng dữ liệu như thế thì rõ ràng sự biến động của giá trị ban đầu sẽ rất khó hình dung và nếu sử dụng để vẽ biểu đồ thị chắc chắn sẽ rất khó khi chọn dạng biểu đồ thể hiện trực quan nhất sự biến động này. Bởi vậy, để có thể vẽ được biểu đồ Waterfall thì bạn cần sắp xếp lại bảng dữ liệu một chút.

Cụ thể, bạn cần chèn thêm 3 cột lần lượt là “Base”, “Rise” và “Fall” vào trong bảng số liệu ban đầu và thêm một hàng “End” vào cuối bảng số liệu để thể hiện số liệu cuối cùng của giá trị ban đầu.

2.2.2. Chèn thêm công thức vào bảng

Sau khi đã hoàn thành bước thứ nhất, chúng ta tiếp tục thực hiện bước thứ hai, đó là chèn thêm công thức vào bảng. Ở đây chúng ta sẽ sử dụng hàm điều kiện IF để tự động hiển thị giá trị cho các cột ‘Rise” và “Fall”.

Cụ thể hơn, trong cột “Fall”, bạn cần đặt điều kiện như sau: Nếu giá trị trong mỗi ô thuộc cột tăng giảm này bằng 0 hoặc nhỏ hơn 0 thì giá trị âm sẽ được đổi thành giá trị dương tương ứng và giá trị dương sẽ chuyển hết về 0.

Tiếp theo bạn tiếp tục sử dụng hàm điều kiện IF cho cột “Rise”, nội dung như sau: Nếu giá trị trong mỗi ô thuộc cột tăng giảm lớn hơn 0 thì giá trị dương sẽ giữ nguyên và giá trị âm sẽ được hiển thị là 0.

Cuối cùng là bạn chèn thêm một công thức tính toán giá trị cho cột “Base” để thể hiện các khoảng cách tăng giảm.

2.2.3. Tạo biểu đồ cột chồng từ bảng dữ liệu mới

Để vẽ biểu đồ cột chồng từ bảng dữ liệu mới, bạn làm như sau:

- Bước 1: Bôi đen toàn bộ bảng chỉ trừ cột biểu thị các giá trị tăng giảm thực tế.

- Bước 2: Chọn nút lệnh “Insert Column Chart” và chọn tiếp dạng biểu đồ cột chồng “Stacked Column”.

Ngay sau đó, một biểu đồ cột chồng với 3 loại dữ liệu Base, Rise và Fall sẽ tạo ra. Tuy nhiên, nếu chỉ dừng ở đây thì biểu đồ của bạn sẽ bị thiếu đi sự trực quan. Chúng ta cần thực hiện thêm một số thao tác nữa để “hô biến” biểu đồ cột chồng vừa mới tạo thành biểu đồ Waterfall.

2.2.4. Hô biến biểu đồ cột chồng thành biểu đồ Waterfall

Nguyên tắc thực hiện rất đơn giản: Bạn chỉ cần ẩn đi các cột “Base” để biểu đồ cột chồng biến thành biểu đồ Waterfall.

Thao tác thực hiện như sau:

- Bước 1: Bạn kích đúp chuột vào chuỗi cột “Base” để lựa chọn những cột này, sau đó kích chuột phải vào một cột “Base” và chọn “Format Data Series …”.

- Bước 2: Bạn kích chọn biểu tượng “Fill & Line”, trong tùy chọn “Fill” bạn hãy để “No fill”’, và trong tùy chọn “Border” bạn hãy để “No line”.

Sau khi thực hiện xong bước này, cột “Base” sẽ “biến mất” khỏi biểu đồ cột chồng ban đầu.

- Bước 3: Bạn hãy xóa  giá trị “Base” ra khỏi biểu đồ.

2.2.5. Hoàn thành biểu đồ Waterfall

Lúc này biểu đồ Waterfall sơ khai của bạn vẫn còn khá sơ sài và cần một vào định dạng nữa mới có thể hoàn chỉnh.

Trước tiên bạn cần định dạng lại các cột đang “lơ lửng”bằng cách thay đổi màu sắc và đường viền với các tùy chọn trong công cụ ‘CHART TOOLS”.

Tiếp theo bạn sẽ cần loại bỏ những khoảng trống ko cần thiết trong biểu đồ và làm cho các cột lơ lửng này “xích lại gần nhau hơn” bằng cách chỉnh sửa “Gap Width” về mức nhỏ hơn 15%.

Cuối cùng bạn có thể thêm các giá trị cụ thể cho từng cột “lơ lửng” để biểu đồ của bạn trông rõ ràng và nhiều thông tin hơn với tùy chọn “Add data Labels”. Như vậy là bạn đã hoàn thành biểu đồ doanh thu chi phí lợi nhuận dưới định dạng biểu đồ Waterfall.

Như vậy là qua bài viết bạn đã biết cách vẽ biểu đồ doanh thu chi phí lợi nhuận thông qua thao tác “hô biến” biểu đồ cột chồng thành biểu đồ Waterfall. Biểu đồ Waterfall rất thích hợp cho việc phân tích dữ liệu trong mọi trường hợp, vì vậy bạn cần ghi nhớ và thường xuyên luyện tập để thành thạo cách tạo biểu đồ này trong Excel nhé!