Bạn có biết dịch vụ hành chính văn phòng tổng hợp là gì?

Trong bài viết này, chúng tôi muốn để cập đến một loại hình kinh doanh khá mới mẻ trong thị trường hiện tại. Đó chính là loại hình dịch vụ hành chính văn phòng tổng hợp. Vậy dịch vụ hành chính văn phòng tổng hợp là gì? Bạn biết gì về loại hình này? Hãy cùng chia sẻ và khám phá những điều lý thú trong bài viết này và biết đâu bạn có thể tận dụng nó cho công việc của mình.

1. Dịch vụ hành chính văn phòng tổng hợp là gì?

Không quá khó để hiểu về dịch vụ hành chính văn phòng tổng hợp nếu như bạn đã hiểu về hành chính văn phòng. Hành chính văn phòng chính là từ để chỉ một bộ phận luôn có mặt trong tất cả các công ty, đảm đương vai trò nhiệm vụ đối với các công việc và thủ tục hành chính, đón tiếp lễ tân, tổ chức các hoạt động văn thư, lưu trữ tài liệu công ty và hỗ trợ cho toàn thể cán bộ công nhân viên của công ty.  Từ vai trò của hành chính văn phòng có thể dễ dàng để hiểu hơn về dịch vụ hành chính văn phòng tổng hợp, có nghĩa đây là một hình thức kinh doanh cung cấp các dịch vụ về văn phòng cho các đơn vị, các công ty, doanh nghiệp.

Như chúng ta đã nói, hầu hết các công ty đều có bộ phận hành chính văn phòng cho nên việc kinh doanh dịch vụ hành chính văn phòng có vẻ không khả thi. Nhưng thực tế cho thấy, không phải công ty nào cũng có thể tổ chức được những hoạt động, những cơ cấu tổ chức phòng ban hành chính văn phòng đạt chuẩn, có thể cùng công ty gánh vác sự nghiệp và mục tiêu phát triển cho nên nhu cầu thuê dịch vụ hành chính văn phòng tổng hợp cũng ngày một tăng cao. Đó chính là lý do ngành dịch vụ hành chính văn phòng đang trở nên có giá trong thời đại ngày nay và mang tới cơ hội việc làm hấp dẫn cho những ai theo đuổi nó.

Bạn có biết có không ít doanh nghiệp đang chuyển hướng kinh doanh, sản phẩm mà họ hướng tới khai thác lại chính là nghề dịch vụ hành chính văn phòng tổng hợp. Vậy để có thể thành công trong lĩnh vực này, bạn cần trang bị những yếu tố nào?

Việc làm hành chính - văn phòng tại Hà Nội

2. Những hoạt động trong nhóm ngành dịch vụ hành chính văn phòng tổng hợp

Căn cứ vào quy định của pháp luật, cụ thể hơn là tại Phụ lục số 2, Quyêts định số 27/2018/QĐ-TTg về Hệ thống các ngành kinh tế tại Việt Nam , được ban hành bởi Thủ tướng Chính phủ, có đưa ra quy định rõ ràng về các hoatj động dịch vụ hành chính văn phòng tổng hợp như sau:

Dịch vụ hành chính văn phòng tổng hợp là một nhóm ngành bao gồm các hoạt động sau đây: cung cấp dịch vụ hỗn hợp cho văn phòng hàng ngày chẳng hạn như làm kế hoạch tài chính, dịch vụ lễ tân, giữ sổ sasch kế toán, chuyển phát thư hay dịch vụ về nhân sự,… cho người khác dựa trên sự thỏa thuận về hợp đồng hoặc thông qua cơ sở chi phí.

Dịch vụ hành chính văn phòng tổng hợp không bao gồm việc cung cấp các hoạt động chỉ có liên quan ở một khía cạnh nào đó cụ thể của hoạt động hành chính văn phòng, việc cung cấp nhân lực cho vấn đề thực hiện việc kinh doanh.

Nói chung đúng như cách gọi, dịch vụ hành chính văn phòng tổng hợp cung cấp cho ngươi có nhu cầu các dịch vụ tổng hợp của khối văn phòng, hành chính. Và bằng sự cần thiết của nó trong xã hội, dịch vụ này đã trở thành một mã ngành kinh doanh mà nếu bạn muốn kinh doanh thì sẽ cần phải đăng ký mã số kinh doanh.

3. Những điều cần biết về hoạt động kinh doanh dịch vụ hành chính văn phòng tổng hợp

3.1. Các nhóm mã ngành nghề dịch vụ hành chính văn phòng tổng hợp

Để có thể bước vào con đường nghề nghiệp dịch vụ hành chính văn phòng, bạn sẽ cần phải biết được mã ngành nghề của nó để giúp cho việc đăng ký kinh doanh diễn ra thuận lợi hơn và nhanh chóng hơn.

3.1.1. Mã ngành 8211 – Dịch vụ hành chính văn phòng tổng hợp

Nói một cách cụ thể, mã ngành nghề của nhóm hành chính văn phòng thuộc vào nhómhoạt động hành chính và hỗ trợ văn phòng. Trong nhóm hoạt động hành chính và hỗ trợ văn phòng này sẽ bao gồm các hoạt động sau: Cung cấp dịch vụ về hành chính văn phòng thường ngày cho người có nhu cầu, bao gồm: sổ sách kế toán, làm kế hoạch tài chính, phân bố nhân lực – vật lực. Giữa đôi bên giao kết với nhau bằng việc ký kết hợp đồng hoặc thỏa thuận chi phí.

Ngoài ra trong nhóm này còn bao gồm các hoạt động có mục đích phục vụ, hỗ trợ các yếu tố về mảng kinh doanh diễn ra theo thời kỳ hoặc các hoạt động truyền thông dựa trên cơ sở ký hợp đồng hoặc chi phí.

Trong nhóm ngành này không bao gồm hoạt động cung cấp nguồn nhân lực đảm đương tất cả các hoạt động kinh doanh. Bất kể phần nào đó có sự liên quan tới khía cạnh riềng nào đó của hoạt động dịch vụ hành chính văn phòng cũng sẽ được phân loại theo mọt hoạt động cụ thể.

Việc làm chuyên viên hành chính

3.1.2. Mã ngành 8219 – Chuẩn bị tài liệu và Phô tô tài liệu, thực hiện nhiệm vụ hỗ trợ văn phòng dặc biệt (khác)

Trong mã ngành 8219 này người ta tiếp tục phân chia ra làm hai nhiệm vụ.

Thứ nhất là nhóm phô tô, chuẩn bị tài liệu (82191). Nhóm này bao gồm các hoạt động:

- Chuẩn bị tài liệu

- Sửa hoặc hiệu đính tài liệu

- Đánh máy, chỉnh sửa từ ngữ

- Viết thư hoặc viết tóm tắt

- Lên kế hoạch

- Photocopy

- Dịch vụ sửa từ

- Dịch vụ copy tài liệu không kèm in

Trong nhóm này loại trừ hoạt động in ấn tài liệu thông qua bất kỳ hình thức nào; dịch vụ đánh máy tốc ký.

Thứ hai là nhóm thực hiện hỗ trợ cho các nhiệm văn phòng đặc biệt (khác) (82199). Trong nhóm này sẽ bao gồm dịch vụ hỗ trợ thư ký, hoạt động ghi tài liệu, cung cấp dịch vụ ch thuê hộp thư thoại, chuyển phát thư, gửi thư,…

3.1.3. Một số hoạt động dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác

Một số hoạt động này còn chưa được phân vào mã ngành cụ thể nào cả. Trong nhóm này có thể gọi tên một vài hoạt động như:

- Dịch vụ xử lý các văn bản báo cáo, sao chép tốc ký như dịch vụ tốc ký công cộng, báo cáo toàn án, ghi tốc ký,…

- Chú thích về thời gian thực hiện việc trình chiếu các chương trình truyền hinhf trực tiếp diễn ra trong các cuộc họp; các địa chỉ mã vạch; các dịch vụ sắp xếp thư, máy thu tiền xu cho hoạt động đỗ xe, quản lý – bảo vệ trật tự an ninh tại các chợ.

Trong nhóm hoạt động này cũng có trường hợp ngoại trừ bao gồm những hoạt động về chuẩn bị tài liệu (phân trong nhóm 8279) và dịch vụ cung cấp phụ đề phim (nhóm 59120 – Hoạt động hậu kỳ)

3.2. Nẵm bắt quy trình và chuẩn bị hồ sơ thủ tục bổ sung mã ngành dịch vụ hành chính văn phòng tổng hợp

Bước 1: Soạn hồ sơ yêu cầu bổ sung ngành dịch vụ hành chính văn phòng tổng hợp

Bạn muốn kinh doanh thêm dịch vụ hành chính văn phòng tổng hợp thì sẽ cần phải soạn thạo một bộ hồ sơ về việc thay đổi đăng ký kinh doanh, bổ sung thêm các ngành nghề. Trong bộ hồ sơ này sẽ bao gồm các loại văn bản sau đây, bạn lưu ý để chuẩn bị cho đầy đủ:

- Thông báo về việc thay đổi đăng ký kinh doanh , doanh nghiệp muốn bổ sung thêm mã ngành hành chính văn phòng.

- Biên bản cuộc họp về vấn đề bổ sung mã ngành dịch vụ hành chính văn phòng tổng hợp

- Bản quyết định về vấn đề bổ sung mã ngành hành chính văn phòng tổng hợp

- Văn bản ủy quyền cho người phụ trách nộp cũng như nhânj kết quả hồ sơ

Bước 2: Nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh Sở Kế hoạch và Đầu tư ở nơi bạn đặt trụ sở doanh nghiệp , sau đó nhận phiếu hẹn về việc trả kết quả nếu như hồ sơ của bạn đã đúng theo quy định.

Bước 3: Nhận kết quả hồ sơ theo lịch hẹn. Trong trường hợp hồ sơ đăng ký của doanh nghiệp hợp lệ thì doanh nghiệp của bạn sẽ nhận được mẫu Giấy xác nhận nôị dung về việc đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp ngược lại, bạn cũng sẽ nhận được một văn bản trả lời đưa ra lý do cụ thể vì sao hồ sơ của bạn lại chưa hợp lệ.

Bước 4: Đăng, truyền thông tin về việc thay đổi doanh nghiệp trong thời hạn 30 ngày. Nếu bạn đăng ký kinh doanh tại Sở Kế hoạch và Đầu tư thì về việc thay đổi thông tin doanh nghiệp này của doanh nghiệp bạn sẽ được thông báo ở trên Cổng thông tin quốc gia.

Việc làm nhân viên hành chính tổng hợp

3.3. Nội dung bổ sung ngành dịch vụ hành chính văn phòng tổng hợp

Luật Doanh nghiệp có quy định rõ khi nội dung đăng ký doanh nghiệp bị thay đôỉ thì doanh nghiệp đó sẽ cần hoàn tất thủ tục công bố công khai ở ngay trên Cổng thông tin điện tử quốc gia. Thời gian công bố trong vòng 30 ngày.

Chỉ trừ trường hợp thay đổi về địa điểm hoạt động kinh doanh dịch vụ văn phòng tổng hợp ,văn phòng đại diện, chi nhánh công ty thì việc thông cáo này sẽ không cần thực hiện, còn đối với việc bổ sung thêm ngành nghề để kinh doanh là nhiệm vụ bất khả thi chắc chắn doanh nghiệp nào cũng sẽ cần phải hoàn tất thủ tục.

Như vậy có nghĩa là dịch vụ hành chính văn phòng tổng hợp cũng có thể trở thành một ngành nghề kinh doanh “đắt giá” trong thời đại mới. Điều đó chứng tỏ sự phù hợp với thời đại của loại hình này bởi vì dù ở bất cứ cơ sở, doanh nghiệp nào cũng đều diễn ra các hoạt động hành chính văn phòng, song nhìn một cách tổng thể, người ta hướng tới nhiều hơn đến sự hoàn thiện toàn mỹ, những nhiệm vụ hành chính văn phòng của các doanh nghiệp chưa đủ đảm bảo cho sự phát triển vững chắc nhất mà doanh nghiệp có thể đạt tới cho nên bất cứ khi nào cũng có thể hướng tới giải pháp sử dụng dịch vụ hành chính văn phòng tổng hợp.

Như vậy, thông qua bài viết này, chúng ta ngoài việc hiểu được dịch vụ hành chính văn phòng tổng hợp thì còn có thêm gợi ý về việc sử dụng loại dịch vụ tiện ích này. Hy vọng bạn sẽ lựa chọn được những giải pháp tốt nhất để doanh nghiệp phát triển nhất.

Kiếm việc làm