Hướng dẫn chi tiết nhất để lập hồ sơ an toàn lao động

Trong bài viết dưới đây chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu kỹ hơn về việc lập hồ sơ an toàn lao động giúp ích cho quá trình thành lập và đưa doanh nghiệp phát triển xa hơn.

1. Vì sao cần lập hồ sơ an toàn lao động?

Vốn là một vấn đề quan trọng của hoạt động sản xuất, an toàn lao động được xem như mục tiêu trọng tâm mà cả người  có trách nhiệm cao nhất lẫn những người lao động đảm nhận nhiệm vụ đều quan tâm bởi đó chính là một trong những quyền lợi mà người lao động được hưởng. An toàn lao động trở thành tiêu chí hàng đầu để những người đứng đầu tạo dựng uy tín trong tuyển dụng, đặc biệt là đối với các lĩnh vực xây dựng hoặc sản xuất thành phẩm có thành phần gây độc hại, trong các xưởng hóa chất, công tác phân tích an toàn công việc luôn được đảm bảo khi thực hiện nhiệm vụ cụ thể... Hơn thế, vấn đề này cũng được các cơ quan chức năng tham gia giám sát để đảm bảo sự an toàn tốt nhất cho người lao động cũng như môi trường sống của con người. Ngành bảo hộ lao động sinh ra là để bảo vệ về sức khỏe, an toàn lao động cho người lao động. Vấn đề này luôn được coi trọng bởi pháp luật có quy định trong chế độ tai nạn lao động mới nhất. Do đó, việc lập hồ sơ an toàn lao động sẽ là cần thiết để việc giám sát diễn ra thuận lợi hơn.

Khi lập hồ sơ an toàn lao động, người phụ trách sẽ phải tuân thủ đầy đủ các quy định mà pháp luật ban hành đối với một bộ hồ sơ an toàn lao động. Nếu bạn là người phụ trách đó, đương nhiên bạn sẽ cần biết rõ những quy định này. Để đảm bảo có thể gửi tới cơ quan chức năng giám sát vấn đề an toàn lao động, những lưu ý dưới đây sẽ giúp bạn xây dựng một bộ hồ sơ an toàn lao động chuẩn mực nhất.

>> Mẫu hồ sơ an toàn lao động theo thông tư 19/2011/TT-BYT tải ngay tại đây!

Tải xuống ngay

2. Các danh mục cần có trong bộ hồ sơ an toàn lao động

Khi cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tiến hành việc thanh tra về mảng an toàn lao động của một đơn vị sản xuất, hoạt động lao động nào đó, người đứng đầu cần phải cung cấp cho họ một danh mục đầy đủ trong bộ hồ sơ an toàn lao động. Vậy danh mục đó bao gồm những gì? Bích Phượng sẽ giúp bạn đọc khám phá rõ nội dung này.

Sau đây là những yếu tố không thể “vắng mặt” trong hồ sơ an toàn lao động:

Thứ nhất đó là các giấy tờ liên quan đến việc thành lập, việc hoạt động của công ty doanh nghiệp như giấy Quyết định thành lập công ty, giấy chứng nhận đầu tư, giấy phép đăng ký kinh doanh.

Thứ hai là danh mục liên quan đến người lao động bao gồm danh sách những người lao động làm việc tại công ty, danh sách chi tiết về những nhân sự làm công việc có mức độ nguy hiểm, nguy hại cao như môi trường làm việc độc hại, công việc nặng nhọc. Nội dung trình bày bao gồm Họ và tên, Ngày bắt đầu làm việc tại công ty, Ngày nghỉ việc hoặc bị mất việc. Ngoài ra nếu công ty có chi trả cả khoản trợ cấp thất nghiệp, mất việc cho người lao động thì cũng ghi vào trong danh mục liên quan đến người lao động để bộ hồ sơ an toàn lao động trở nên hoàn hảo hơn.

Thứ ba là các loại giấy tờ báo cáo như báo cáo đột xuất, báo cáo định kỳ được thực hiện từ thời điểm nào đó tới hiện tại theo yêu cầu của bên thanh tra. Cùng với đó là một số các hợp đồng lao động. Lưu ý rằng mỗi loại hợp đồng này cần phải được in ra làm 10 bản.

Liên quan mật thiết đến người lao động còn có quy chế lương – thưởng, thang và bảng lương, định mức tiền lương, các loại báo cáo về lương của người lao động như báo cáo tài chính, bảng chấm công nhân sự; quy chế quản lý nhân sự như nội quy công ty, hồ sơ xử lý vi phạm lao động. Nếu doanh nghiệp có người nước ngoài làm việc thì còn cần phải trình bày trong hồ sơ an toàn lao động danh sách có kèm theo giấy phép hoạt động của họ tại đất nước Việt Nam.

Tiếp theo là những giấy tờ đặc biệt không thể thiếu khác thể hiện sự tồn tại của một doanh nghiệp bao gồm: các loại sổ kiểm kê như kiểm kê công cụ, kiểm kê tài sản cố định hay kiểm kê vật dụng;  các loại chứng từ ( chi và nộp); danh sách thiết bị vật tư, máy móc có quy định chặt chẽ, nghiêm ngặt về việc đảm bảo an toàn.

Vì chúng ta đang quan tâm đến vấn đề đảm bảo an toàn lao động và cần lập hồ sơ an toàn lao động cho nên trong danh mục của hồ sơ cũng sẽ không thể thiếu được những bản kế hoạch được lập ra về an toàn lao động, tài liệu về việc huấn luyện cho người lao động và các cấp quản lý trong doanh nghiệp về đảm bảo an toàn lao động, hồ sơ theo dõi việc cung cấp các trang thiết bị bảo vệ cá nhân cho người lao động,… và cả biên bản xác nhận việc tự kiểm kê vấn đề - quy trình an toàn lao động; bản nhật ký thi công công trình xây dựng, hoạt động kinh doanh.

Ngoài ra, còn có những loại giấy tờ khác “không bắt buộc” xuất hiện trong danh mục trên. Nếu được cơ quan thanh tra yêu cầu trong buổi làm việc trực tiếp với doanh nghiệp thì doanh nghiệp vẫn cần chấp hành cung cấp đầy đủ.

Xem thêm: Ngành Bảo hộ lao động ra làm gì? Những cơ hội không thể bỏ qua

>> Mẫu hồ sơ an toàn lao động theo thông tư 19/2011/TT-BYT tải ngay tại đây!

Tải xuống ngay

3. Nội dung mẫu hồ sơ an toàn lao động tuân thủ đúng theo quy định pháp luật ban hành

Việc lập hồ sơ an toàn lao động đã được quy định cụ thể theo Phụ lục số 1 của Thông tư số 19/2011/TT-BYT. Theo đó, nội dung của hồ sơ an toàn lao động được trình bày bao gồm 4 phần trong đó:

Phần 1 là nội dung khái quát chung tình hình của doanh nghiệp, đơn vị lao động. Để khái quát đầy đủ, bạn cần nêu những thông tin cơ bản như sau:

- Tổ chức doanh nghiệp, biên chế trong doanh nghiệp

- Quy mô hoạt động và nhiệm vụ của doanh nghiệp

-  Bản tóm tắt về những quy trình công nghệ mà doanh nghiệp đang sử dụng

- Vấn đề vệ sinh môi trường lao động và khu vực xung quanh, công tác việc tổ chức y tế,

- Thống kê đầy đủ, chi tiết các danh mục thiết bị máy móc, hóa chất thuộc nhóm được yêu cầu nghiêm ngặt đối với việc vệ sinh an toàn lao động.

Phần 2 là phần có nội dung trình bày về vệ sinh lao động trong mỗi bộ phận việc làm tại doanh nghiệp.

Phần 3 tiếp tục đưa ra nội dung thống kê vật tư, thiết bị góp phần bảo đảm về an toàn cho môi trường lao động.

Phần cuối cùng thể hiện nội dung đăng ký định kỳ việc kiểm tra môi trường làm việc.

>> Mẫu hồ sơ an toàn lao động theo thông tư 19/2011/TT-BYT tải ngay tại đây!

Tải xuống ngay

Để hình dung và nắm bắt rõ hơn về nội dung của hồ sơ an toàn lao động, bạn có thể tải biểu mẫu hồ sơ an toàn lao động dưới đây về máy tham khảo:

4. Hướng dẫn lập hồ sơ an toàn lao động

Một bộ hồ sơ an toàn lao động đầy đủ sẽ được lập dựa trên những tiêu chí nội dung bên dưới, bạn đọc có thể tham khảo một cách kỹ hơn để đảm bảo hồ sơ được lập ra đầy đủ. Đúng quy định.

4.1. Căn cứ pháp lý về việc lập hồ sơ an toàn lao động

Pháp luật yêu cầu người lập hồ sơ an toàn lao động cần phải tuân thủ theo hai căn cứ pháp lý gồm có luật 84/2015/QH13 về An toàn,vệ sinh lao động và Thông tư 19/2011/TT-BYT – Thông tư hướng dẫn quản lý vệ sinh lao động, sức khỏe người lao động và bệnh nghề nghiệp. Tất cả quy trình nội dung của bộ hồ sơ cần đảm bảo chắc chắn những yêu cầu được ban hành tại luật và thông tư trên. Do đó, trước khi bắt tay vào lập hồ sơ, nhiệm vụ quan trọng hơn cần làm đó chính là đọc kỹ hai căn cứ pháp lý mà tôi vừa đưa ra ở trên để hiểu và làm đúng.

4.2. Đối tượng thực hiện

Tất cả các đơn vị lao động đều có trách nhiệm lập hồ sơ an toàn lao động. Bởi vậy không phân biệt đối tượng doanh nghiệp cần thực hiện, chỉ cần bạn đưa doanh nghiệp, đơn vị vào hoạt động thì chắc chắn lập hồ sơ an toàn lao động là điều cần thiết.

Hồ sơ được lập theo từng quý, trước ngày 20 cuối cùng của mỗi quý, đơn vị lao động cần phải gửi lên trung tâm y tế bản báo cáo tình hình hoạt động y tế đảm bảo Phụ lục số 8 kèm thông tư số 19/2011/TT-BYT. Trước ngày 25/6 và 25/12 của mỗi năm, trung tâm y tế ở tuyến huyện sẽ tổng hợp các báo cáo theo các quý để báo cáo lên tuyến trên theo đúng hướng dẫn của luật và thông tư.

>> Mẫu hồ sơ an toàn lao động theo thông tư 19/2011/TT-BYT tải ngay tại đây!

Tải xuống ngay

4.3. Những yếu tố cần có trong hồ sơ an toàn lao động

Hãy chắc chắn bạn đã đọc kỹ nội dung tôi đã bàn luận ở trên về những danh mục cần có trong hồ sơ an toàn lao động. Tựu trung lại, có thể tóm lược lại các yếu tố theo danh mục như sau:

- Cần chuẩn bị 2 bộ hồ sơ an toàn lao động

- Giấy tờ trình bày kết quả của việc khám sức khỏe định kỳ cho người lao động của doanh nghiệp; phiếu kết quả của việc đo mẫu môi trường lao động

- Giấy kiểm định chất lượng thiết bị vật tư, máy móc

- Chứng nhận về việc đăng ký kinh doanh

- Giấy Chứng nhận cơ sở lao động có đầy đủ điều kiện để quan trắc môi trường lao động.

Xem thêm: OSHA là gì? Bí quyết giúp doanh nghiệp đảm bảo an toàn lao động

4.4. Khám phá quy trình lập hồ sơ an toàn lao động

Lập hồ sơ an toàn lao động trải qua một quy trình chặt chẽ với đầy đủ 7 bước thực hiện sau:

Bước thứ nhất sẽ tiến hành khảo sát hiện trạng thực tế của môi trường lao động tại đơn vị làm việc.

Bước thứ hai bắt tay vào việc lấy các mẫu trong môi trường lao động ở các xưởng sản xuất như mẫu khí thải, mẫu không khí,…

Bước thứ ba, đánh giá cơ bản về hiện trạng của môi trường lao động từ trong khu vực doanh nghiệp cho đến môi trường xung quanh.

Bước thứ tư, lập bản thống kê các thiết bị máy móc cần đăng kiểm

Bước thứ năm, lập thống kê số lượng công nhân viên đã được thực hiện khám sức khỏe định kỳ.

Bước thứ sáu, tổng hợp tất cả các số liệu để tiến hành viết một bản báo cáo hoàn thiện, đầy đủ.

Bước cuối cùng, nộp hồ sơ an toàn lao động lên các Trung tâm y tế tuyến trên.

Bảy bước thực hiện này được tóm gọn chỉ trong vài câu chữ nhưng trong thực tế đó là cả một quá trình thực hiện cần yếu tố tỉ mỉ, có hiểu biết về luật an toàn lao động, ít nhất là nắm được rõ nội dung trong hai căn cứ pháp lý đã nêu ra ở trên.

Như vậy, Bích Phượng đã giúp bạn hiểu rõ về những vấn đề xoay quanh bản hồ sơ an toàn lao động mà quan trọng nhất là cách lập hồ sơ an toàn lao động. Điều này đặc biệt có ích đối với những người làm chủ doanh nghiệp trong việc xây dựng và đảm bảo uy tín trong quá trình hoạt động sản xuất cũng như chiêu mộ nhân tài. Một nơi có được sự đảm bảo an toàn để người lao động yên tâm sản xuất, làm việc thì mới được nhiều người tìm kiếm cũng như cống hiến nhiều hơn nữa cho công ty.