Kỹ năng đàm phán – bí quyết giúp công việc thành công

Kỹ năng đàm phán là gì? 

Đàm phán là gì? 

Đàm phán là quá trình tiến hành trao đổi, thảo luận giữa hai hay nhiều bên để đạt được những thỏa thuận, quá trình đàm phán diễn ra khi có những mâu thuẫn hoặc những mối quan tâm chung cần phải giải quyết. 

Trong cuộc sống thường ngày, chúng ta tiến hành thương lượng, đàm phán rất nhiều. Chẳng hạn việc bạn đi chợ trả giá các mặt hàng với người bán đó chính là quá trình đàm phán. Cho nên không phải cứ nói đến đàm phán là mọi người nghĩ chúng xảy ra giữa giám đốc công ty hay các nguyên thủ quốc gia. Sự khác biệt ở đây chính là mức độ và quy mô của cuộc đàm phán. 

Những hình thức đàm phán 

Chúng ta có thể chia  hoạt động đàm phán dựa theo những hình thức mà nó thể hiện, bao gồm đàm phán bằng việc gặp mặt trực tiếp, đàm phán thông qua điện thoại, đàm phán qua văn bản. Trong hoạt động kinh doanh thì mỗi một hình thức đàm phán đều được sử dụng để phát huy để cho những doanh nhân biết cách làm sao sử dụng chúng đúng cách, đúng nơi và đúng lúc. Chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu cụ thể hơn về những hình thức đàm phán này.

Đàm phán bằng văn bản 

Có những dạng đàm phán thông qua hình thức văn bản mà chúng ta vẫn thường thấy ở trong các hoạt động kinh doanh, phổ biến như là:

- Chào hàng: Hoạt động chào hàng bao gồm chào hàng cố định, chào hàng tự do . Trong đó, chào hàng cố định là người chào hàng sẽ bị ràng buộc còn chào hàng tự do là người chào hàng không hề bị ràng buộc đối với việc chào hàng của chính mình.

- Đổi giá: việc đổi giá sẽ xảy ra khi mà một bên từ chối lời đề nghị của bên còn lại và đồng thời họ chủ động đưa ra một lời đề nghị mới. Khi ấy thì lời đề nghị mới được đưa ra sẽ trở thành một lời chào hàng mới, làm cho việc chào hàng trước đó không còn hiệu lực nữa.

- Chấp nhận: một sự chấp nhận được coi là có hiệu lực khi nó đảm bảo được 4 yếu tố. Bao gồm: Chấp nhận hoàn toàn và vô điều kiện; Chấp nhận khi lời chào hàng vẫn có có hiệu lực; Chấp nhận do người được chào hàng chấp nhận; Cuối cùng là chấp nhận khi được truyền đạt thông tin tới trực tiếp người chào hàng.

- Xác nhận: Xác nhận là một việc mang giá trị khẳng định lại tất cả những điều đã thỏa thuận ở phiên cuối cùng giữa những bên tham gia thỏa thuận để làm tăng thêm sự chắc chắn, phân biệt với những nội dung đã đàm phán ban đầu.

Việc làm chuyên viên kinh doanh

>>> Tìm hiểu thêm: Thông tin việc làm Vĩnh Long mới nhất từ các nhà tuyển dụng

Đàm phán thông qua gặp mặt 

Gặp mặt cũng là một nội dung trong kỹ năng đàm phán. Khi gặp mặt để đàm phán về bất kỳ vấn đề kinh doanh nào, bạn cũng cần phải thực hiện một số quy trình và hành động cần thiết và quan trọng này:

- Hoạt động bắt tay. Bắt tay khi chúng ta gặp gỡ ban đầu và lúc chia tay ra về hoặc là khi chúng ta muốn bày tỏ sự chúc mừng đến với đối phương.

- Trao đổi danh thiếp cho nhau. Khi chúng ta trao đổi danh thiếp cho nhau thì cần phải chú ý tới kỹ năng đàm phán nhỏ sau: Nên đưa mặt thiếp có chữ để cho dễ đọc; không nên cầm cả hộp danh thiếp để trao vì như vậy sẽ giống với việc chúng ta đang phân phát vậy, rất không lịch sự; đưa danh thiếp bằng cả hai tay của mình; Đồng thời đưa và giới thiệu về họ tên; trao danh thiếp tới tay tất cả những người đang có mặt tại buổi đàm phán.

Trao thì như vậy, còn nhận thì sao. Việc nhận danh thiếp cũng cần phải lưu ý những điều này: Nhận danh thiếp bằng cả hai tay với một thái độ hết sức trân trọng, không vồ vập, không hờ hững; nhớ tên cùng chức vụ của người trao danh thiếp trước khi cất nó đi; trao lại danh thiếp của mình cho họ, trong trường hợp không có danh thiếp thì hãy trân trọng xin lỗi nhé.

- Lưu ý khi ứng xử với người phụ nữ trong cuộc đàm phán. Đối với người phụ nữ thì bạn nên tỏ ra quan tâm, tôn trọng và săn sóc họ. 

- Gửi lời thăm hỏi đối tác. Nếu bạn muốn gửi lời thăm hỏi đối tác thì bạn nên báo trước. Trong trường hợp muốn tặng hoa cho đối tác, hãy tặng tận tay cho họ. Còn nếu như tặng quà, bạn chỉ nên để chúng ở trên bàn. Đến đúng giờ và ra về đúng lúc như những lời đã hẹn.

- Tiếp chuyện với đối tác trong cuộc đàm phán. Ở trong phòng khách nếu có bố trí loại ghế nệm dài, bạn nhớ nhé, người chủ nhà nên ngồi bên trái và người khách nên ngồi ở bên phải. Tiếp theo sau là những người còn lại sẽ ngồi lần lượt vào các vị trí tiếp theo tùy vào vị trí cấp bậc hay tuổi tác. Khi ngồi tiếp chuyện thì tránh rung đùi, tránh ánh mắt nhìn ngang hay là liếc dọc.

>>> Xem thêm: Muốn thành công hãy tìm kiếm những sai lầm

Đàm phán qua điện thoại 

Trong quá trình trò chuyện qua điện thoại, bạn cần nhớ rằng khi gọi điều quan trọng là tự giới thiệu về bản thân trước khi bắt đầu nói chuyện. Bao gồm mình là ai? Mình ở đâu và lý do gọi điện là gì? Nếu trong vai trò là người nhận cuộc gọi thì hãy thể hiện thái độ sẵn lòng nghe điện thoại. Dù là gọi điện không gặp mặt trực tiếp nhưng chúng ta vẫn cần phải mỉm cười vì mỉm cười sẽ giúp cho bạn định hình được thái độ tích cực trong cuộc nói chuyện, đàm phán này. 

Trong khi bạn cần phải giữ máy thì tốt nhất là hãy chứng tỏ bản thân vẫn đang chú ý nghe đối phương nói. Nếu như cần phải giữ máy quá lâu thì bạn nên yêu cầu người gọi để xem bạn có thể gọi ngược lại cho họ hay không. Khi nghe điện thoại nhưng bạn vẫn luôn sẵn sàng tinh thần ghi chép những điều quan trọng trong nội dung đàm phán. Nhớ là hãy để cho người gọi chủ động kết thúc cuộc nói chuyện.

Những nguyên tắc cơ bản của kỹ năng đàm phán 

Trong đàm phán có 9 nguyên tắc cơ bản mà nhà làm kinh doanh nào cũng phải đảm bảo nắm vững vàng:

+ Đàm phán cần được coi là một hoạt động tự nguyện

+ Trong cuộc đàm phán luôn có một bên muốn thay đổi tình hình hiện tại và tin rằng kế hoạch này có thể trở thành sự thật.

+ Mục đích lớn nhất của cuộc đàm phán chính là sự thỏa thuận

+ Không phải lúc nào cuộc đàm phấn cũng kết thúc bằng những thỏa thuận

+ Việc không đạt được thỏa thuận như mong muốn đôi khi cũng chính là một kết quả tốt

+ Không nên để cuộc đàm phán đi vào thế bị phá vỡ hoàn toàn

+ Thời gian chính là yếu tố quan trọng có ảnh hưởng tới tiến trình, kết quả của cuộc đàm phán

+ Kết quả đàm phán mỹ mãn nhất chính là có thể cải thiện được tình hình của hai bên trong thời điểm hiện tại

+ Những người đàm phán của các bên tham gia đàm phán có thể gây ảnh hưởng tới tiến trình đàm phán

Việc làm giám đốc kinh doanh

Những lỗi đàm phán thường hay gặp 

Một vài lỗi thường gặp trong cuộc đàm phán có thể khiến bạn thất bại 

+ Bạn bước vào cuộc đàm phán với bộ óc đang thiếu sự minh mẫn 

+ Bạn không biết người đối tác của bạn là ai và ai là người có quyền trong việc đưa ra những quyết định 

+ Bạn hoàn toàn không nắm được những điểm mạnh của chính mình và công ty cho nên không biết tận dụng những lợi thế đó 

+ Không xác định được mục đích cụ thể khi bước vào cuộc đàm phán 

+ Không đề xuất những quan điểm và những lý lẽ mang tính giá trị 

+ Bạn hoàn toàn không kiểm soát được những yếu tố bạn cho rằng không quan trọng 

+ Không để cho đối tác đưa ra đề nghị trước

+ Bạn đã bỏ qua yếu tố địa điểm, thời gian trong khi chúng giống như một vũ khí đắc lực cho cuộc đàm phán tiến đến thành công 

+ Bạn dễ dàng từ bỏ cuộc đàm phán khi gặp một chút khó khăn 

+ Bạn không biết lúc nào thích hợp để kết thúc cuộc đàm phán 

Nghệ thuật đàm phán thành công 

Tạo ra ấn tượng tốt ban đầu 

Bạn không nên thể hiện sự đối đầu của mình với bên đối tác ngay khi bắt đầu cuộc đàm phán bằng những sự đòi hỏi , yêu  cầu. Trước tiên bạn cần phải tạo nên được một không khí dễ chịu, đáng tin cậy trong cuộc đàm phán bằng một vài câu nói cá nhân hay bằng những cử chỉ thái độ hết sức hài hước vui vẻ. Đây là một trong những lưu ý để đàm phán thành công  mà bạn nhất thiết phải nằm lòng.

Việc làm đại diện kinh doanh

Bạn cũng nên cần phải luôn luôn nhớ rằng, sẽ chẳng bao giờ bạn có cơ hội cho lần thứ hai để có thể tạo nên ấn tượng ban đầu. Chỉ một lần bạn làm tốt, đối tác sẽ nhớ mãi về bạn với những điều tốt nhất. Sau đó, chúng ta mới bắt đầu nói tới chủ đề về những điều bạn muốn đàm phá và thương thuyết

Chú ý thái độ, cử chỉ, động tác cơ thể trong cuộc đàm phán

Sẽ có ít nhất một nửa nguồn thông tin được truyền đạt ở trong buổi đàm phán là được thông qua, được tiếp nhận dựa vào cử chỉ, thái độ cùng với ngôn ngữ cơ thể mà bạn truyền tải và có ít nhất một phần ba trong số những thông tin ấy đã được tiếp nhận nhờ vào tiếng nói, giọng điệu và cách nói chuyện. Đối với một nét mặt vui tươi, hồ hởi và thái độ cởi mở thì sẽ dễ dàng, nhanh chóng tạo ra được thiện cảm hơn từ phía của đối tác tham gia cuộc đàm phán. 

Xác định rõ ràng mục tiêu đàm phán 

Cần xác định rõ mục tiêu của cuộc đàm phán và đồng thời bám sát những mục tiêu đó ở trong suốt quá trình chúng ta đàm phán. Người nào không hiểu được rõ ràng bản thân họ mong muốn điều gì thì thường sẽ đạt được những kết quả không như mong muốn. Vì thế cho nên, trước khi chúng ta bước vào cuộc thương thảo, đàm phán thì người đàm phán cần phải cố gắng hết sức để chia ra những mục tiêu cuối cùng thành những mục tiêu nhỏ hơn nữa.

Việc làm trợ lý kinh doanh

Có như vậy mới dễ dàng đạt được từng mục tiêu nhanh chóng hơn. Nếu như càng có nhiều mục tiêu được xác định cụ thể và bạn lại quyết tâm theo đuổi những mục tiêu đó thì chắc chắn kết quả như mong muốn trong cuộc đàm phán sẽ đạt được một cách nhanh chóng.

Người đàm phán giỏi là người biết lắng nghe giỏi 

Chúng ta chắc đã nghe, những người thắng cuộc thì lúc nào cũng là người biết lắng nghe. Và vì biết lắng nghe cho nên họ mới là người thắng cuộc. Điều này quả thực không hề sai chút nào. Những người đàm phán thực sự quan tâm chú trọng lắng nghe những đối tác của mình nói gì với mình thì người đó mới hiểu được đối tác mong muốn điều gì ở mình , dễ dàng nắm bắt được tâm lý, thái độ , phản ứng phù hợp đối với mình từ người đối tác.

Người tìm việc

Khi người đối tác trình bày nội dung thì bạn cần phải biết cách phân biệt được những thái độ, tâm trạng của họ. Xe, xét xem họ có những biểu hiện và trạng thái quá bốc đồng hay là hưng phấn, trạng thái ức chế hay là cảm giác bực bội. Cũng có thể là trường hợp người đối tác thực hiện đàm phán đang mong muốn có thể lôi kéo và cuốn hút bạn nhìn theo một hướng phát triển khác, tìm cách để khai thác những thông tin khác nữa.

Biết cách trình bày và sử dụng ngôn ngữ linh hoạt khéo léo 

Bạn đừng khi nào nói về quan điểm khác của mình với đối tác, tốt nhất nên nói về những điều cơ bản nhất và khẳng định với họ rằng bạn cũng đang nghĩ như vậy nhưng mà chỉ mong muốn có thể nhấn mạnh thêm điều này. Chớ nói thẳng thắn quá về việc đối tác có cách nhìn nhận sai lầm mà đó cùng là một cách nhìn nhận đúng hay không. Nhưng cũng có thể đặt lại, lật lại vấn đề thêm một lần nữa để tìm tính khả thi xem sao.

Học cách đàm phán thành công giống Marcus Lemoins 

Đàm phán thành công khi không đánh giá thấp đối tác 

Ngoài ý nghĩa không được khinh địch thì việc không đánh giá thấp người đối tác làm việc chung chính là một thái độ chuyên nghiệp thể hiện lòng tôn trọng đặc biệt của bạn dành cho họ. Một thái độ thiện chí, tinh thần cầu thị là yếu tố đầu tiên để chúng ta đặt vấn đề hiệu quả với người đối tác của mình.

Bạn có thể nói: Tôi không hiểu vấn đề này cho lắm, tôi cần tới sự giúp đỡ của anh để thể hiện thái độ cầu hòa của mình. Đồng thời thông qua đó đối phương sẽ cảm nhận được bạn đang rất tôn trọng họ. Nó chắc chắn sẽ tạo ra được một tiền đề cho sự hợp tác lâu dài, vui vẻ ở trong tương lai.

Hiểu một cách tường tận tất cả những khía cạnh trong thỏa thuận 

Thực sự mà nói, sự minh bạch đóng vai trò vô cùng quan trọng. Nếu như bạn cảm giác người đối tác của mình không mong muốn cung cấp một cách đầy đủ những thông tin từ phía họ cho mình thì quyết định từ bỏ cuộc hợp tác này là điều nên được thực hiện. Bởi một cuộc hợp tác thành công cần phải có yếu tố chân thành từ hai phía. 

Nếu như từ phía bạn đã cố gắng bày tỏ thiện chí thì nhất thiết bạn cũng mong muốn nhận lại sự thiện chí từ đối phương. Khi đối phương “vòng quanh” trong việc đưa ra những thông tin quan trọng của lần hợp tác này, mọi thứ cứ mập mờ thì thử hỏi, bạn dựa vào đâu để khẳng định được sự chắc chắn đối với việc thực hiện kế hoạch, dự án đây chứ.

Tất nhiên có những thông tin mang tính quan trọng, tính chất mật vụ thì bạn chẳng thể yêu cầu phía đối tác cung cấp, vì ở phía bạn cũng vậy thôi. Nhưng nhất định với những yếu tố cần thiết phải minh bạch trong cuộc đàm phán thương lượng thì nhất định phải , tránh cho việc gặp rắc tối không may xảy đến sau này.

Nên đem theo sự đam mê vào cuộc thương lượng 

Có nghĩa là các bạn nên đầu tư vào một dòng sản phẩm hay là một dự án kinh doanh mà đó thực sự là niềm yêu thích và đam mê của bạn. Bởi lẽ sự đam mê hứng thú sẽ là chất xúc tác mạnh mẽ giúp bạn “chăm sóc” thật tốt cho kế hoạch đó và rồi đến một ngày nào đó, những chiến lược đam mê sẽ “chăm sóc” lại cho bạn. Đây chính là nội dung mà Marcus Lemonis đã bật mí.

Đam mê chính là yếu tố hàng đầu giúp cho chúng ta có động lực để thực hiện bất kể công việc nào đó. Nhất là trong những cuộc thương lượng mà có bóng dáng của lòng đam mê, sự yêu thích thì nó sẽ quyết định đến tính chất và không khí của cuộc đàm phán. Chẳng cần phải quá dụng công cho việc áp dụng những cách đàm phán thành công thì nhờ vào niềm đam mê, sự hứng thú với những gì sẽ đàm phán cũng đã giúp bạn nắm bắt được một nửa thành công ở trong đó rồi.

Việc làm trưởng phòng kinh doanh

Lưu ý về một cái bắt tay 

Theo Marcus Lemonis thì một cái bắt tay mở đầu cho mỗi thương vụ đóng vai trò như một phần mở  của một bộ phim hay vậy. Bắt tay thể hiện sự tôn trọng lẫn nhau, tôn trọng những thỏa thuận. Khi làm điều đó thì “ bộ phim” về sự cuộc đàm phán này mới hấp dẫn và đáng để xem. Theo ông, một khi mọi thứ đã trở nên trục trặc thì đương nhiên bạn hoàn toàn có thể kiện đối tác của mình ra tòa. 

Tuy nhiên, bạn có bao giờ tự hỏi bản thân liệu bạn có mong muốn điều này xảy ra ngay khi chúng ta mới bắt đầu sự hợp tác. Tất cả những gì chúng ta, cả đôi bên mong muốn đều là thương vụ thành công, cả hai đạt được những yêu cầu và mục đích như mong muốn. Ngay từ đầu chúng ta đã gắn  với nhau bằng một cái bắt tay, khi cái bắt tay đó chưa đủ tốt đẹp thì làm sao đảm bảo được một lá đơn kiện nhau ra tòa có thể tốt hơn được đúng không.

Sẵn sàng tinh thần cho việc chi tiêu nhiều hơn những gì đã dự kiến 

Khi mà bạn đã quyết định đi tới đầu tư cho một chiến lược, một dự án kinh doanh nào đó thì yếu tố đóng vai trò quan trọng để chi phối sự thành công không chỉ dừng lại ở số vốn mà bạn đã bỏ ra mà lòng quyết tâm của bạn đang ở mức nào. Bởi chắc chắn rằng không bao giờ số vốn đầu tư ban đầu bỏ ra đã đủ cho dự án đó. 

Thế nên việc chấp nhận phải chi thêm tiền thể hiện sự quyết tâm của bạn đến đâu, nếu như vẫn quyết tâm theo đuổi đến cùng dự án cho tới khi nhìn thấy kết quả mới thôi thì đồng thời bạn cũng nên chuẩn bị sẵn tâm lý chi thêm nhiều chi phí hơn so với dự định ban đầu.

Tuyển dụng

Nếu thấy đối phương đang có xu hướng thắt chặt hầu bao thì có thể họ đang không thích hợp tác một chút nào. 

>>> Xem thêm: Ngoài nghệ thuật đàm phán nếu bạn quan tâm đến việc làm quản trị kinh doanh tại Đà NẵngVui lòng nhấn vào đây để khám phá thông tin tuyển dụng và thị trường việc làm hiện nay.