Kỹ năng thuyết trình PowerPoint đạt hiệu quả và thành công

1. Chuẩn bị kỹ trước khi thuyết trình PowerPoint

1.1. Chuẩn bị PowerPoint

- Bài thuyết trình không nên có quá nhiều slide

Với những bài thuyết trình kéo dài nhiều giờ hoặc có nhiều nội dung quan trọng thì mọi người thường sử dụng khoảng 30 đến 100 trang slide để thuyết trình. Tuy nhiên, nên biết cách thâu tóm và giới hạn lại số lượng các trang slide của mình để tránh việc bị lan man, dài dòng không cần thiết khi thuyết trình. Nên chọn lọc nhiều lần để loại bớt những thông tin kém quan trọng, như vậy sẽ giúp cho bài thuyết trình của bạn trở nên ngắn gọn và có thể thêm nhiều hình ảnh sinh động thu hút người xem hơn là một bài slide toàn chữ.

- Lựa chọn cỡ chữ phù hợp

Cỡ chữ thích hợp khi làm bài slide thường là cỡ chữ 30 để người xem bên dưới vẫn có thể nhìn thấy rõ nội dung kể cả khi có nhiều thông tin hoặc các thông tin được sắp xếp nhiều trong 1 slide vẫn có thể nhìn được.

- Tận dụng nhiều hình ảnh minh họa

Không nên chèn quá nhiều chữ và nội dung vào trong một trang slide bởi như vậy sẽ gây rối mắt và thừa thãi. Hãy học thuộc các nội dung đó để trình bày bằng lời nói, còn lại trong slide bạn nên dùng những hình ảnh trực quan, sinh động để thu hút sự chú ý của người xem bên dưới. Các hình ảnh được chọn cần phải có chất lượng cao, tránh các nội dung phản cảm. Ngoài ra cũng nên sử dụng những dạng đồ thị, biểu đồ thể thống kê 1 cách ngắn gọn.

- Biết cách phối hợp màu sắc

Màu sắc khi sử dụng trong slide để thuyết trình PowerPoint cũng là điều cần lưu ý. Bạn nên biết cách phối hợp màu sắc thật hài hòa, ví dụ như nền sáng thì chữ đậm hoặc ngược lại. Việc phối hợp màu sắc sẽ tạo nên tính tương phản trong bản slide từ đó sẽ thu hút người xem bên dưới hơn. 

- Một số lưu ý khác

Hãy chọn những định dạng slide đơn giản nhưng thật rõ ràng các mục và chủ đề mà bạn muốn truyền tải. Bên cạnh đó các nội dung trong 1 bản slide từ hình ảnh cho đến câu chữ nên được căn chỉnh một cách hợp lý, theo một khung nhất định, tránh việc nội dung bị xếp lộn xộn gây mất thẩm mỹ và rối mắt người xem.

Xem thêm: 5 lợi ích của kỹ năng thuyết trình có thể bạn chưa biết

1.2. Chuẩn bị kỹ năng thuyết trình

- Lập dàn ý chi tiết, xây dựng nội dung rõ ràng

Phần thông tin trong bài slide cần phải thật chính xác, đầy đủ và rõ ý mà bạn muốn truyền tải. Để có thể làm được điều đó thì bạn cần phải có một dàn ý trước đó thật chi tiết, ghi ra những ý tưởng, nội dung mà bạn mong muốn người xem hiểu những gì mình trình bày. Các thông tin đó cần sắp xếp theo trình tự thật logic, đầy đủ thông tin, có biểu đồ thống kê, hình ảnh minh họa,.... Việc chuẩn bị nội dung kỹ lưỡng như vậy sẽ giúp bạn nắm rõ nội dung, tránh việc bị quên trong khi thuyết trình, ngoài ra cũng giúp bạn tự tin hơn, khi thuyết trình sẽ trôi chảy và mạch lạc hơn.

- Luyện tập về phong cách trình bày

Khi thuyết trình bạn cần chọn một phong cách nói, trình bày phù hợp. Với mỗi dạng nội dung cần có phong cách nói khác nhau. Khi bạn chia sẻ về một nội dung vui vẻ sẽ khác với khi bạn chia sẻ về một nội dung nghiêm túc, khi đó phải chọn ngữ điệu, tông giọng khác nhau. Hãy luyện khả năng nói và truyền đạt của mình sao cho thật rõ ràng, mạch lạc, có cảm xúc, lựa chọn ngôn từ phù hợp với đối tượng xem bạn thuyết trình. Để làm được điều đó bạn cần luyện tập thường xuyên và có lộ trình rõ ràng. Bạn có thể luyện tập trước gương để xem thần thái và giọng điệu của mình ra sao rồi sau đó sửa ngay lập tức. 

2. Mẹo thuyết trình trôi chảy và ấn tượng với người xem

2.1. Thuyết trình một cách tự tin, trôi chảy

Để phát huy tối đa hiệu quả cho buổi thuyết trình thì bạn cần phải có cho mình một phong thái thật tự tin. Khi bạn trình bày một cách thật tự tin thì sẽ thu hút người xem hơn cả, kể cả khi bạn vô tình mắc lỗi thì sự tự tin cũng sẽ giúp bạn lấy lại bình tĩnh và tiếp tục bài thuyết trình một cách nhanh chóng.

Nếu như bạn không tự tin vào chính bài thuyết trình của mình thì khán giả cũng sẽ nghi ngờ vào phần nội dung mà bạn đang trình bày.

Chính vì vậy hãy luyện cho mình một thần thái thật tự tin, luôn hé nụ cười nhẹ nhàng và giao tiếp nhiều bằng mắt với các khán giả bên dưới. Ngay cả khi bạn thiếu đi sự tự tin thì cũng hãy cố hít thật sâu và lấy lại sự bình tĩnh.

Một số mẹo nhỏ có thể giúp bạn tự tin hơn với kỹ năng thuyết trình của mình đó là hãy diễn tập trước gương bài nói của mình, chú ý đến tông giọng, cách biểu đạt, ngôn ngữ cơ thể của bạn, ngoài ra có thể rèn luyện hoặc trình bày cho bạn bè, người thân xem để họ cho bạn nhận xét. Bên cạnh đó bạn có thể ghi hình, quay video lại phần trình bày của mình rồi xem lỗi sai để khắc phục. Cuối cùng, khi thuyết trình hãy thật linh hoạt, chủ động hơn trong các cuộc giao tiếp đời sống, xã hội để tăng sự tự tin, trình bày trước đám đông.

2.2. Hãy mở đầu bài thuyết trình thật ấn tượng

Để thu hút sự chú ý của khán giả đến với bài thuyết trình của bạn thì hãy mở đầu bằng một điều gì đó thật ấn tượng và thu hút. Thông thường, khi bắt đầu vào một buổi thuyết trình nào đó, khán giả vẫn chưa thể nhập tâm ngay vào phần trình bày của người phía trên bởi còn bận sắp xếp chỗ ngồi, ổn định trang phục,... Chính vì vậy bạn phải gây ấn tượng ngay từ đầu để có thể phá tan những phiền nhiễu gây mất tập trung, thu hút lại sự theo dõi của người xem bên dưới.

Bạn có thể sử dụng một số mẹo để thu hút người xem như: Đặt ra các câu hỏi bất ngờ, câu hỏi gây tò mò, hài hước để tránh căng thẳng đầu buổi thuyết trình. Mở màn với một câu chuyện hay trích dẫn hài hước. Tạo sự thu hút với người nghe với một tông giọng thật chuyên nghiệp.

Xem thêm: Kỹ năng thuyết phục là gì?

2.3. Trình bày nội dung một cách khoa học và mạch lạc

Để cho người đọc dễ dàng tiếp nhận nội dung và cũng dễ hơn cho bạn khi học thuộc và trình bày thì hãy trình bày các thông tin trong đó thật rõ ràng, phân chia chúng thành những phần nhỏ từ việc đặt vấn đề, giải quyết vấn đề đó và cuối cùng là kết luận lại ý chính.

Hãy chia nhỏ các nội dung trong bài và trình bày phần nào nên kết phần đó ngay để tránh việc nhầm lẫn phần nọ cắm sang phần kia. Hãy dành nhiều thời gian cho việc chuẩn bị nội dung một cách chi tiết và cẩn thận từ việc tổng hợp thông tin, lấy ví dụ, bảng biểu, số liệu thống kê hay hình ảnh minh họa cũng nên được chọn lọc chi tiết.

Mẫu cv

2.4. Sử dụng linh hoạt giọng nói và ngôn ngữ cơ thể

Rất nhiều người mắc sai lầm khi thuyết trình chỉ đứng yên một chỗ và đọc toàn bộ các thông tin trình chiếu trên slide như một cái máy.

Điều này khiến cho người xem vô cùng chán nản và buồn ngủ bởi họ không hề nhận được sự tương tác nào từ người đang nói ở trên kia.

Vậy nên khi trình bày nội dung của mình, hãy nở nụ cười tươi, nhấn nhá vào những phần quan trọng trong bài thuyết trình của mình, không nên thể hiện một khuôn mặt quá căng thẳng mà hãy giãn cơ mặt của mình ra, hãy đi sang hai bên hoặc xuống dưới tương tác với khán giả thay vì chỉ đứng yên một chỗ cố định.

Nhiều người lầm tưởng phần nội dung mới là cái cần chú trọng thế nhưng việc bạn trình bày chúng ra sao lại quan trọng không kém. Nếu bạn trình bày một sản phẩm giải trí nhưng lại thể hiện một nét mặt u sầu thì chắc hẳn chẳng có đối tác hay khách hàng nào muốn trải nghiệm sản phẩm này của bạn.

Khi diễn thuyết bạn cũng cần phải lưu ý đến phần giọng nói, ngữ điệu của mình. Hãy sử dụng tông giọng lên xuống, có nhịp điệu, tránh việc cứ đọc một cách đều đều khiến cho khán giả bên dưới đi vào giấc ngủ ngay lập tức.

Như vậy, với bài viết trên đây, tôi đã phần nào cung cấp cho các bạn những lưu ý và một số mẹo cơ bản trong kỹ năng thuyết trình PowerPoint để bạn có thể trình bày những ý tưởng và thông tin của mình đến người xem một cách ấn tượng nhất. Đừng quên chia sẻ đến bạn bè những thông tin bổ ích này nhé!

Xem thêm: Thiết kế mẫu Profile công ty bằng Powerpoint? Tại sao không?