Mẫu thông báo thay đổi nhân sự chi tiết và đầy đủ nhất

Cần tìm việc làm gấp

1. Mẫu thông báo thay đổi nhân sự có vai trò như thế nào? 

Thông báo đến các đối tác, khách hàng của công ty để cập nhật các thông tin mới nhất về sự thay đổi nhân sự của công ty. Đặc biệt, đối với các vị trí nhân sự thường xuyên làm việc trực tiếp đối với các đối tác, khách hàng của công ty. 

Tránh trường hợp các nhân viên cũ lợi dụng chức danh, danh nghĩa của công ty để thực hiện các hành vi tư lợi cá nhân. Bởi thực tế cho thấy trong kinh doanh khách hàng và các đối tác chính là yếu tố quyết định đến sự duy trì và phát triển của công ty.

Một khi những nhân sự cũ trong công ty có được các mối quan hệ tốt với các khách hàng thì cũng đồng nghĩa với việc họ có thể tiếp tục duy trì các mối quan hệ đó để tư lợi cho chính bản thân họ. Chính vì vậy, các công ty, doanh nghiệp cần thực hiện gửi mẫu thông báo thay đổi nhân sự đến các đối tác, khách hàng trong một thời gian sớm nhất để khách hàng có thể kịp thời cập nhật các thông tin trên, tiếp tục thực hiện các giao dịch với công ty, doanh nghiệp đó. 

Các nhân sự mới, nhân viên chính thức cũng sẽ được trình bày trong thông báo thay đổi nhân sự. Việc làm này sẽ giúp cho các đối tác, khách hàng có thể duy trì, phát triển mối quan hệ đối với các công ty, doanh nghiệp đó một cách chính xác nhất và toàn vẹn nhất. 

Việc thông báo thay đổi nhân sự cũng là cách để các công ty, doanh nghiệp có thể tự bảo đảm quyền lợi cho chính mình. Và đồng thời các đối tác, khách hàng cũng sẽ cập nhật được các thông tin chính xác nhất và quyết định đến việc tiếp tục hợp tác lâu dài đối với công ty/doanh nghiệp này hay không? 

Tìm hiểu thêm: Việc làm nhân sự chi tiết tại đây!

2. Hướng dẫn cách trình bày mẫu thông báo thay đổi nhân sự chi tiết và đầy đủ nhất

Mẫu thông báo thay đổi nhân sự bao gồm các nội dung thông tin như sau: 

- Tên công ty được trình bày phía trên cùng góc bên trái, viết hoa

- Quốc hiệu - tiêu ngữ được trình bày bên góc bên phải của thông báo, viết hoa, 

- Địa điểm, ngày, tháng, năm thực hiện thông báo

- Tên thông báo: Thông báo về việc thay đổi nhân sự

- Các thông tin căn cứ để thực hiện thông báo này có thể dựa trên: Luật lao động, luật doanh nghiệp, các quyết định có liên quan, các điều lệ, đơn xin thôi việc, quyết định về việc bổ nhiệm, miễn nhiệm của công ty/ doanh nghiệp và các đơn vị kinh doanh khác. 

- Kính gửi: Ghi tên đối tượng người nhận hoặc nơi nhận được thông báo thay đổi nhân sự này là ai? Thông thường mẫu thông báo này sẽ được gửi đến các quý khách hàng và quý đối tác. 

- Nội dung chính của thông báo đối với các cá nhân nghỉ việc, dừng công tác, bãi nhiệm, thôi giữ vị trí, chức vụ trong công ty; Các cá nhân sẽ nắm giữ các chức vụ, vị trí trong công ty thay thế cho các cá nhân đó. Thông tin sẽ bao gồm Họ và tên, chức vụ, vị trí tại các cơ quan, bộ phận, các công việc phụ trách đối với các cá nhân mới lên thay thế đó và số điện thoại liên hệ đối với các vị trí được thay đổi

- Phần kết: Mong muốn tiếp tục hợp tác đối với các đối tác, khách hàng trong một thời gian sớm nhất. 

- Lời cảm ơn

- Trình bày rõ thời gian, địa điểm thực hiện thông báo thay đổi nhân sự

- Chữ ký và đóng dấu xác nhận của những người có chức vụ cao trong công ty như giám đốc, tổng giám đốc trong công ty đó. 

Đó chính là toàn bộ các nội dung chính có trong mẫu thông báo thay đổi nhân sự mà bạn cần trình bày. Để trình bày mẫu thông báo thay đổi nhân sự một cách chính xác nhất bạn cần lưu ý một số vấn đề như sau: 

- Phần nội dung chính có thể được chia ra thành các mục được đánh số để có thể phân biệt được các nội dung cần thay đổi. 

- Mỗi nội dung thông báo thay đổi nhân sự sẽ bao gồm các thông tin cụ thể về thời gian kể từ ngày các cá nhân thôi giữ các chức vụ trong công ty + tên công ty, mọi giao dịch được thực hiện bởi cá nhân đó là không còn hiệu lực và không hợp pháp. 

- Đối với các nhân sự mới được bổ nhiệm thay thế cần trình bày các thông tin như tên, bộ phận, vị trí, chức vụ và số điện thoại liên lạc cụ thể. 

- Thời gian địa điểm được ghi trong thông báo cần được trình bày một cách chính xác và đầy đủ nhất. 

- Để có thể giải đáp các thắc mắc của các đối tác, khách hàng về sự thay đổi trên, trong phần kết của thông báo có thể trình bày rõ các thông tin về địa chỉ, thời gian, địa chỉ liên hệ bao gồm số điện thoại và địa chỉ email, người chịu giải quyết các thắc mắc đó. 

Đó chính là các nội dung mà bạn cần lưu ý trong quá trình trình bày các thông tin có trong mẫu thông báo thay đổi nhân sự. Mỗi công ty sẽ có cách trình bày mẫu thông báo thay đổi nhân sự khác nhau. Việc này sẽ do quản lý hoặc nhân viên nhân sự làm mẫu đơn và gửi đến phòng đối tác. Dựa vào các nội dung trên bạn có thể tham khảo để trình bày các thông tin một cách chính xác nhất. 

Việc làm hành chính - văn phòng

3. Mẫu thông báo thay đổi nhân sự được thực hiện trong những trường hợp nào? 

Dựa vào các thông tin có trong thông báo thay đổi nhân sự trong thực tế, mẫu thông báo thay đổi nhân sự có thể được thực hiện trong các trường hợp như sau: Nhân sự cấp cao, nhân sự chủ chốt tại các bộ phận xin nghỉ việc vì các lý do khách quan hoặc chủ quan khác nhau, bãi nhiệm nhân sự, các nhân sự nghỉ việc do quá độ tuổi lao động,...

Đặc biệt đối với các vị trí nhân sự cấp cao như giám đốc, tổng giám đốc, phó tổng giám đốc,...thì việc gửi các thông báo thay đổi nhân sự lại càng cần thiết hơn. Đây là những vị trí có tầm ảnh hưởng lớn đến sự phát triển của công ty và các mối quan hệ kéo theo đó. 

Việc thực hiện các giao dịch của công ty cần được tiếp tục duy trì. Để giữ mối quan hệ và phát triển mối quan hệ với khách hàng và tránh trường hợp các nhân sự cũ lợi dụng chức danh của công ty để thực hiện các hành vi bất hợp pháp. Một ví dụ thực tế cho thấy, khi một nhân viên marketing người chuyên tìm kiếm khách hàng để bán các sản phẩm, dịch vụ của công ty cho các đối tác là doanh nghiệp hoặc cá nhân đột xuất nghỉ việc. 

Tuy nhiên, một thời gian sau đó nhân viên này mở một công ty mới trong lĩnh vực tương tự, và mọi thông tin liên lạc của khách hàng người này đều nắm rõ. Chính vì vậy nhân viên này có thể lợi dụng các mối quan hệ trước đó để có được cho mình những lợi nhuận riêng dựa trên những liên lạc mà nhân viên này đã có trước đó. 

Vậy, điều này có thể gây nên một thực trạng đó là công ty cũ sẽ bị mất khách, hao hụt về doanh thu và doanh số, lợi nhuận bán hàng, sự phát triển của doanh nghiệp sẽ bị chậm lại. Và còn rất nhiều các hệ lụy khác mà công ty cũ có thể gặp phải. 

Chính vì vậy, việc gửi thông báo về sự thay đổi nhân sự không chỉ đối với những nhân sự cấp cao - người có tầm ảnh hưởng không chỉ đến các hoạt động bên trong mà còn bên ngoài công ty, mà còn đối với các vị trí nhân sự chủ chốt, thường xuyên làm việc với các đối tác khách hàng như kế toán, marketing, kinh doanh,...là điều vô cùng cần thiết và bắt buộc cần phải làm đối với bất kỳ công ty hay doanh nghiệp nào. 

Thêm một ví dụ nữa về việc cần thực hiện gửi thông báo thay đổi nhân sự đến các đối tác, khách hàng: Khi nhân sự làm ảnh hưởng đến hình ảnh, uy tín của công ty bằng việc lợi dụng chức danh, danh nghĩa tại vị trí cũ của công ty đối với các đối tác, khách hàng cũ. 

Chính vì để tránh các trường hợp phải gánh chịu các hậu quả sau này thì thay vì việc phòng bệnh còn hơn chữa bệnh. Việc thông báo này cũng giúp cho công ty giới thiệu đến các đối tác, khách hàng những nhân sự mới - những người sẽ đảm nhiệm vai trò thay thế cho các nhân sự cũ trước đó. 

Xem thêm: Có phải bạn đang muốn tìm việc làm chăm sóc khách hàng?

4. Một số lưu ý khi viết thông báo thay đổi nhân sự 

Thông báo thay đổi nhân sự không chỉ được gửi đến các đối tác, khách hàng mà còn được gửi đến toàn bộ cán bộ, nhân viên trong công ty để mọi người có thể kịp thời cập nhật các thông tin và làm việc một cách hiệu quả hơn. Thông báo này cũng giúp phòng nhân sự lên kế hoạch tuyển dụng cũng như tìm kiếm người thay thế.

Nội dung thông báo thay đổi nhân sự cần được phân chia ra thành các mục nội dung rõ ràng và cụ thể nhất để người nhận được thông báo có thể hiểu được và tiếp nhận thông tin một cách nhanh nhất. 

Sự thay đổi của nhân sự, đặc biệt là những nhân sự chủ chốt có tầm ảnh hưởng đến không chỉ bên trong công ty mà còn đối với cả các mối quan hệ bên ngoài của công ty. Để công việc được hoạt động một cách trơn tru và tốc độ làm việc của mọi người trở nên tốt hơn thì bất cứ sự thay đổi nào trong công ty cũng cần được thực hiện một cách nghiêm chỉnh và đồng nhất, đặc biệt là đối với việc thay đổi nhân sự trong một công ty doanh nghiệp. Tuy rằng thị trường lao động hiện nay nguồn lực không thiếu thế nhưng chi phí tuyển dụng, đào tạo lại không phải miễn phí. Dù HR có thể đăng tin tuyển dụng miễn phí nhưng những chi phí khác vẫn phát sinh. Thế nên có được sự chuẩn bị trước thì có thể tiết kiệm được thời gian, tiền bạc.

Như vậy, từ những thông tin có trong bài viết mẫu thông báo thay đổi nhân sự với các thông tin như trên, hy vọng các bạn đã hiểu được mục đích, vai trò của mẫu thông báo này đối phương hướng phát triển của một công ty. Đồng thời dựa vào cách trình bày nội dung như trên bạn có thể áp dụng trình bày mẫu thông báo thay đổi nhân sự một cách chính xác nhất. 

Bạn có thể tải các mẫu thông báo thay đổi nhân sự trong các liên kết dưới đây!

Tải xuống ngay

Tải xuống ngay

Tải xuống ngay