Khám phá nội dung của phiếu xuất nhập kho tiếng Anh chuẩn nhất

1. Khái quát về phiếu xuất nhập kho tiếng Anh

Phiếu xuất nhập kho tiếng Anh được hiểu là phiếu xuất kho, phiếu nhập kho được lập bằng ngôn ngữ nước ngoài cụ thể là tiếng Anh. Thông thường, có rất nhiều trường hợp doanh nghiệp cần thực hiện lập phiếu xuất nhập kho bằng tiếng Việt và phiếu xuất nhập kho bằng tiếng Anh để thuận tiện cho việc giao dịch xuất nhập hàng hóa.

1.1. Phiếu xuất nhập kho tiếng Anh được hiểu như thế nào?

Phiếu xuất kho và nhập kho được dịch sang nghĩa tiếng Anh theo cách thức sử dụng ngôn ngữ chuyên ngành và cần được xác định cụm từ tiếng anh một cách chính xác.

1.1.1. Phiếu xuất kho - Goods delivery note

Phiếu xuất kho trong tiếng Anh có thể được biết đến là “Goods delivery note” hay có cách nhận biết khác là “Inventory delivery voucher”. Là một biểu mẫu được lập để theo dõi chi tiết số lượng vật tư, hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ hay thành phẩm trong kho được xuất kho nhằm mục đích để bán hoặc để đưa vào sử dụng trong quá trình sản xuất.

Phiếu xuất kho tiếng Anh được lập để có thể theo dõi hàng hóa, làm căn cứ để hạch toán chi phí và thực hiện các nghiệp vụ kiểm tra sử dụng hay xác định mức tiêu hao vật tư. Đây là văn bản quan trọng để thực hiện việc quản lý tồn kho, lưu kho trong hoạt động của doanh nghiệp.

Khi hoạt động kinh doanh diễn ra, kế toán kho sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho bằng tiếng anh theo yêu cầu dựa trên hóa đơn hoặc hợp đồng mua bán được ký kết. Việc lập phiếu xuất kho cần đảm bảo tính chính xác về ngữ pháp, từ ngữ chuyên ngành và tên của sản phẩm được xuất kho.

1.1.2. Phiếu nhập kho - Goods received note

Phiếu nhập kho trong tiếng Anh có thể được gọi là “Inventory receiving voucher” hoặc “Goods received note”. Inventory là hàng tồn kho tồn kho, voucher là phiếu và receiving là nhận dịch cả cụm từ “Inventory receiving voucher” thì hiểu là phiếu nhận hàng tồn kho và để hiểu theo ngôn ngữ chuyên ngành thì có thể dịch thành phiếu nhập kho.

Đây là một loại văn bản được lập để theo dõi và ghi nhận các đặc điểm của hoạt động nhập kho hàng hóa để đưa vào tồn kho, lưu trữ. Phiếu nhập kho bằng tiếng Anh là cơ sở để doanh nghiệp hạch toán các chi phí hàng tồn kho cũng như nắm bắt số lượng hành hóa nhập về kho trong một khoảng thời gian nhất định.

Dựa trên phiếu nhập kho bằng tiếng Anh doanh nghiệp có thể xác định chi phí và từ đó cùng với số liệu trên phiếu xuất kho bằng tiếng anh để xác định lợi nhuận của doanh nghiệp. Phiếu này cũng là cơ sở để các bộ phận liên quan nắm bắt thông tin về sự biến động lượng hàng tồn kho và dựa vào đó để xác định chi tiết hàng hóa tồn kho.

1.2. Trường hợp sử dụng

Doanh nghiệp cần lập hoặc sử dụng phiếu xuất nhập kho tiếng anh trong trường hợp đối tác giao dịch là các chủ thể, doanh nghiệp nước ngoài. Ví dụ khi doanh nghiệp bán hàng cho đối tác nước ngoài là Mỹ thì khách hàng có thể yêu cầu lập phiếu xuất kho bằng tiếng anh để đối chứng với phiếu giao nhận hàng hóa.

Hoặc trường hợp nhà cung cấp hàng hóa cho doanh nghiệp là đối tác nước ngoài thì doanh nghiệp có thể phải lập phiếu nhập kho bằng tiếng anh để thuận tiện cho việc đối chiếu và xác định các đặc điểm hàng hóa nhập kho.

Trường hợp khác cần lập phiếu xuất nhập kho bằng tiếng anh đó là doanh nghiệp là công ty con của công ty đa quốc gia. Bạn phải lập phiếu nhập kho và xuất kho bằng tiếng Anh để có thể cung cấp dữ liệu về hoạt động xuất kho, nhập kho cho công ty mẹ.

Ngoài ra, nếu công ty bạn làm việc là công ty hợp tác liên doanh với các công ty nước ngoài thì bạn cũng cần lập phiếu xuất kho và nhập kho bằng tiếng anh để đảm bảo tính minh bạch và rõ ràng của hoạt động này.

2. Nội dung của phiếu xuất nhập kho tiếng Anh

Nội dung của phiếu xuất nhập kho bằng tiếng Anh cũng bao gồm những phần mục cần có ở phiếu xuất nhập kho tiếng Việt. Bạn có thể dịch nghĩa phiếu xuất nhập kho tiếng Việt sang tiếng Anh nhưng cần chú ý với những thuật ngữ chuyên ngành khi biên dịch.

2.1. Nội dung phiếu xuất kho bằng tiếng Anh

Phần đầu phiếu xuất kho tiếng Anh là tên biểu mẫu (Warehouse Export), số hiệu biểu mẫu (Form), vị trí (Division) phòng ban lập phiếu (Department), ngày tháng lập phiếu (Date of Issue), số tài khoản nợ (Debit), tài khoản có (Credit). 

Tên người nhận hàng (Receiver’s Full Name) , lý do xuất hàng (Reason for Issuing), xuất hàng ở kho nào (Export in stock) và vị trí hàng hóa xuất trong kho (Location). Bạn cần điền những thông tin tương ứng vào phiếu khi thực hiện xuất kho hàng hóa.

Phần mô tả hàng hóa trong phiếu xuất kho tiếng Anh được đề cập đến với nội dung chi tiết, tên, mã số hàng hóa, đặc điểm, chất lượng, số lượng hàng hóa. Đơn vị tính (Unit) và đơn vị tính giá (Unit price) cũng được đề cập trong phần nội dung này.

Tiếp đó là đế tổng giá trị hàng hóa với số tiền bằng chữ - Total amount (In words) và số bản gốc các chứng từ kèm theo (The number of original documents attached). Bạn có thể theo dõi cụ thể phần nội dung anh qua ảnh mô tả dưới đây.

Và cuối cùng là phần chữ ký và tên đầy đủ của các chủ thể có liên quan bao gồm: Người lập phiếu (Prepared by), người giao hàng (Deliverer), thủ kho (Storekeeper), kế toán trưởng (Chief accountant), người kiểm duyệt xuất hàng (nếu có).

2.2. Nội dung phiếu nhập kho bằng tiếng Anh

Tương tự như phiếu xuất kho bằng tiếng anh thì phiếu nhập kho cũng bao gồm 3 phần chính. Tên của phiếu nhập kho bằng tiếng anh sẽ là Warehouse Receipt. Nội dung khác so với phiếu xuất kho tiếng Anh đó là phần: Full name of the deliverer - Tên của người giao hàng, kho nhập hàng - Input in stock, vị trí lưu kho - Location. Số lượng thực tế nhập hàng - Actually imported.

Bạn có thể theo dõi nội dung cụ thể của phiếu nhập kho bằng tiếng anh qua hình ảnh minh họa dưới đây để nắm bắt rõ ràng những phần nội dung cần thiết có trong biểu mẫu này.

3. Một số lưu ý khi hoàn thiện phiếu xuất nhập kho bằng tiếng anh

Khi bạn lập phiếu xuất nhập kho bằng tiếng anh bạn cần lưu ý rằng tên và đặc điểm của hàng hóa cũng phải được viết bằng tiếng anh theo ngôn ngữ chuyên ngành. Cần đối chiếu các ngôn từ mình sử dụng trong phiếu với những thuật ngữ mà đối tác nước ngoài sử dụng để tránh sai lệch thông tin.

Đảm bảo bạn sử dụng đúng ngữ pháp và phân bổ nội dung rõ ràng trong phiếu xuất nhập kho tiếng Anh. Bạn có thể tham khảo các biểu mẫu chuẩn và thay đổi thêm một vài nội dung cần thiết vào văn bản để đảm bảo phù hợp với quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Bạn có thể lập phiếu xuất nhập kho song ngữ tiếng Anh và tiếng Việt để thuận tiện trong việc xử lý giấy tờ và đảm bảo được nội dung của phiếu có tính đối chiếu phù hợp. Bạn có thể tìm hiểu thêm những thuật ngữ chuyên ngành tiếng Anh có trong hoạt động lưu kho phân phối để có thể sử dụng khi lập phiếu xuất nhập kho bằng tiếng anh.

Một điều nữa mà bạn cần lưu ý đó là nên sử dụng thuật ngữ chuyên ngành đơn giản và phổ biến. Để có thể thực hiện hoạt động tồn kho cũng như quản lý tồn kho tồn kho hiệu quả doanh nghiệp của bạn có thể sử dụng các phần mềm DMS để nâng cao năng suất của hoạt động quản lý chuỗi cung ứng, tồn kho của doanh nghiệp.

Với những thông tin về phiếu xuất nhập kho tiếng Anh trên đây, hy vọng sẽ cung cấp những dữ liệu hữu ích cho bạn đọc. Qua đó, giúp bạn tạo được những mẫu phiếu xuất kho, nhập kho bằng tiếng Anh chuẩn và phù hợp với mong muốn của bạn.