Quản trị là gì? So sánh vai trò và chức năng quản trị với quản lý

Quản trị là gì?

Quản trị là một khái niệm rộng, bao hàm quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực (bao gồm con người, tài chính, vật chất và thông tin) của một tổ chức nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra một cách hiệu quả và bền vững. Hiểu một cách đơn giản hơn, quản trị chính là quá trình làm cho mọi thứ được thực hiện thông qua người khác. Nhà quản trị không trực tiếp thực hiện mọi công việc, mà họ sử dụng tầm nhìn, kỹ năng và quyền hạn của mình để điều phối và tối ưu hóa nỗ lực của cả một tập thể.

Bản chất của quản trị là sự tác động có định hướng, có chủ đích của chủ thể quản trị (nhà quản trị) lên đối tượng quản trị (nhân viên, các nguồn lực) trong một tổ chức. Quá trình này không chỉ là các hoạt động riêng lẻ mà là một chuỗi các hành động liên kết chặt chẽ, từ việc xác định phương hướng, xây dựng bộ máy, truyền cảm hứng cho nhân viên đến việc giám sát và điều chỉnh để đảm bảo mọi thứ đi đúng quỹ đạo. Mục tiêu cuối cùng của quản trị là tạo ra một môi trường làm việc có trật tự, kỷ luật và hiệu suất cao, nơi mỗi cá nhân đều có thể phát huy tối đa năng lực để đóng góp vào thành công chung của tổ chức.

Vai trò của quản trị là gì?

Trong một tổ chức, quản trị đóng vai trò như một người thuyền trưởng, không chỉ giữ cho con tàu đi đúng hướng mà còn đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thủy thủ. Vai trò của quản trị vô cùng đa dạng, bao trùm lên mọi khía cạnh hoạt động, từ việc định hình chiến lược dài hạn đến việc giải quyết các vấn đề phát sinh hàng ngày. Dưới đây là những vai trò cốt lõi mà quản trị đảm nhận.

Hoạch định

Hoạch định là vai trò nền tảng, là điểm khởi đầu cho mọi hoạt động quản trị. Nó bao gồm việc xác định rõ ràng mục tiêu mà tổ chức cần đạt được trong tương lai và vạch ra một lộ trình, một kế hoạch hành động chi tiết để hiện thực hóa mục tiêu đó. Trong vai trò này, nhà quản trị phải trả lời các câu hỏi quan trọng như: "Chúng ta muốn đi đến đâu?", "Chúng ta cần làm gì để đến được đó?", và "Chúng ta sẽ sử dụng những nguồn lực nào?". Quá trình hoạch định không chỉ giúp tổ chức có một phương hướng rõ ràng, tránh lãng phí thời gian và công sức vào những việc không cần thiết, mà còn là cơ sở để phân bổ ngân sách, nhân sự và các nguồn lực khác một cách hợp lý và hiệu quả nhất. Một kế hoạch tốt sẽ là kim chỉ nam cho mọi hành động sau này.

Tổ chức

Sau khi đã có kế hoạch, vai trò tiếp theo của quản trị là tổ chức thực hiện. Đây là quá trình thiết lập một cơ cấu, một bộ máy hoạt động cho tổ chức. Nhà quản trị sẽ tiến hành xác định những công việc cần làm, nhóm các công việc đó vào những bộ phận, phòng ban hợp lý, và phân công trách nhiệm, quyền hạn cụ thể cho từng cá nhân, từng bộ phận. Vai trò này đòi hỏi khả năng nhìn nhận tổng thể để xây dựng một hệ thống vận hành trơn tru, nơi thông tin được lưu chuyển thông suốt và các bộ phận có thể phối hợp nhịp nhàng với nhau. Việc tổ chức hiệu quả giúp tạo ra một môi trường làm việc có trật tự, chuyên môn hóa, tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực và đảm bảo rằng mọi người đều biết rõ vị trí và nhiệm vụ của mình trong guồng máy chung.

Lãnh đạo

Lãnh đạo là vai trò mang tính nghệ thuật cao trong quản trị, liên quan trực tiếp đến yếu tố con người. Khi kế hoạch đã được vạch ra và bộ máy đã được tổ chức, nhà quản trị cần phải biết cách truyền cảm hứng, hướng dẫn và thúc đẩy nhân viên của mình làm việc với sự nhiệt huyết và tinh thần trách nhiệm cao nhất để hoàn thành mục tiêu. Vai trò lãnh đạo bao gồm việc chỉ đạo, giao việc một cách rõ ràng, xây dựng một môi trường làm việc tích cực, động viên và ghi nhận nỗ lực của nhân viên. Ngoài ra, một nhà lãnh đạo giỏi còn phải biết cách giải quyết các xung đột nội bộ, lắng nghe và thấu hiểu nhân viên, từ đó xây dựng lòng tin và sự gắn kết, tạo nên một tập thể vững mạnh cùng hướng về một mục tiêu chung.

Kiểm soát

Kiểm soát là vai trò không thể thiếu để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra đúng như kế hoạch đã hoạch định. Quá trình này bao gồm ba bước chính: thiết lập các tiêu chuẩn hiệu suất, đo lường hiệu suất thực tế và so sánh kết quả thực tế với tiêu chuẩn đã đặt ra. Dựa trên sự so sánh đó, nhà quản trị sẽ phát hiện những sai lệch, tìm ra nguyên nhân và thực hiện những hành động điều chỉnh cần thiết. Vai trò kiểm soát giúp đảm bảo chất lượng công việc, duy trì kỷ luật, ngăn ngừa rủi ro và đảm bảo tổ chức luôn đi đúng hướng. Nếu không có sự kiểm soát chặt chẽ, ngay cả một kế hoạch hoàn hảo nhất cũng có thể thất bại do các hoạt động bị chệch hướng mà không được phát hiện và khắc phục kịp thời.

Giao tiếp và kết nối

Giao tiếp và kết nối là sợi dây liên kết mọi hoạt động trong một tổ chức. Nhà quản trị đóng vai trò là trung tâm thông tin, có trách nhiệm đảm bảo rằng thông tin được truyền đạt một cách chính xác, kịp thời và thông suốt giữa các cấp, các bộ phận và các cá nhân. Vai trò này không chỉ dừng lại ở việc truyền đạt mệnh lệnh từ trên xuống, mà còn bao gồm việc lắng nghe phản hồi từ dưới lên và thúc đẩy giao tiếp ngang giữa các phòng ban. Một hệ thống giao tiếp hiệu quả giúp mọi người hiểu rõ mục tiêu chung, nắm bắt được vai trò của mình, phối hợp công việc nhịp nhàng và giải quyết vấn đề nhanh chóng. Hơn nữa, nhà quản trị còn là cầu nối giữa tổ chức với môi trường bên ngoài, như khách hàng, đối tác và nhà cung cấp.

Ra quyết định

Hàng ngày, nhà quản trị phải đối mặt với vô số tình huống đòi hỏi phải đưa ra lựa chọn. Vai trò ra quyết định là một trong những vai trò trọng yếu nhất, ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành bại của tổ chức. Quyết định có thể liên quan đến việc phân bổ nguồn lực, tuyển dụng nhân sự, lựa chọn chiến lược marketing, hay xử lý một cuộc khủng hoảng bất ngờ. Để đưa ra quyết định đúng đắn, nhà quản trị cần phải có khả năng phân tích thông tin, đánh giá các phương án khác nhau, lường trước những rủi ro và lựa chọn giải pháp tối ưu nhất trong điều kiện hiện có. Khả năng ra quyết định một cách kịp thời, dứt khoát và sáng suốt là phẩm chất quan trọng giúp tổ chức vượt qua thách thức và nắm bắt cơ hội để phát triển.

Giải quyết vấn đề

Trong quá trình vận hành, không một tổ chức nào có thể tránh khỏi việc phát sinh các vấn đề và sự cố ngoài ý muốn. Vai trò của nhà quản trị lúc này là xác định, phân tích và tìm ra giải pháp để xử lý các vấn đề đó một cách triệt để. Quá trình này đòi hỏi kỹ năng phân tích sắc bén để tìm ra gốc rễ của vấn đề thay vì chỉ xử lý các triệu chứng bề mặt. Một nhà quản trị hiệu quả sẽ không né tránh khó khăn mà chủ động đối mặt, huy động trí tuệ tập thể để tìm ra hướng giải quyết tối ưu. Khả năng giải quyết vấn đề nhanh chóng và hiệu quả không chỉ giúp tổ chức duy trì hoạt động ổn định mà còn biến những thách thức thành cơ hội để cải tiến quy trình và trở nên mạnh mẽ hơn.

Vai trò đại diện

Nhà quản trị chính là bộ mặt, là hình ảnh của tổ chức trong các mối quan hệ với bên ngoài. Họ đảm nhận vai trò đại diện trong các sự kiện, các cuộc họp với đối tác, khách hàng, cơ quan chính phủ và cộng đồng. Với vai trò này, nhà quản trị không chỉ thay mặt tổ chức để phát ngôn, ký kết các văn bản mang tính pháp lý mà còn phải xây dựng và duy trì hình ảnh, uy tín cho tổ chức. Phong thái, cách ứng xử và năng lực của nhà quản trị sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến cách mà các bên liên quan nhìn nhận về toàn bộ tổ chức. Do đó, việc thể hiện sự chuyên nghiệp, đáng tin cậy và có tầm nhìn là vô cùng quan trọng để tạo dựng các mối quan hệ tốt đẹp và thuận lợi cho sự phát triển lâu dài.

Đàm phán

Đàm phán là một hoạt động diễn ra thường xuyên trong công việc của nhà quản trị. Họ phải thương lượng với nhân viên về lương thưởng, với nhà cung cấp về giá cả, với khách hàng về các điều khoản hợp đồng, hay giải quyết các xung đột lợi ích giữa các bộ phận trong nội bộ. Vai trò này đòi hỏi sự khéo léo, khả năng thuyết phục và kỹ năng giao tiếp tốt để có thể đạt được những thỏa thuận có lợi nhất cho tổ chức mà vẫn duy trì được mối quan hệ tốt đẹp với các bên liên quan. Một nhà đàm phán giỏi không chỉ tập trung vào lợi ích trước mắt mà còn hướng đến việc xây dựng quan hệ hợp tác lâu dài, tạo ra các giải pháp "cùng thắng" (win-win) cho tất cả các bên tham gia.

Chức năng của quản trị là gì?

Nếu vai trò của quản trị mô tả những "chiếc mũ" mà một nhà quản trị đội trong công việc hàng ngày, thì chức năng quản trị lại tập trung vào các nhóm hoạt động cốt lõi, mang tính quy trình mà họ phải thực hiện để điều hành tổ chức. Việc phân chia thành các chức năng rõ ràng giúp hệ thống hóa công việc quản trị, làm cho nó trở nên khoa học và dễ áp dụng hơn.

Tổ chức và bố trí nhân sự

Đây là chức năng cơ bản nhằm xây dựng "bộ khung" cho tổ chức và đặt đúng người vào đúng vị trí. Sau khi đã hoạch định mục tiêu, nhà quản trị phải thiết lập một cơ cấu tổ chức rõ ràng, phân chia công việc thành các phòng ban, bộ phận chuyên trách. Chức năng này không chỉ dừng lại ở việc vẽ sơ đồ tổ chức, mà còn bao gồm cả quá trình tuyển dụng, lựa chọn những cá nhân có năng lực phù hợp, và sắp xếp họ vào các vị trí công việc cụ thể. Việc tổ chức và bố trí nhân sự một cách khoa học sẽ giúp tối ưu hóa sức mạnh của từng cá nhân, tạo ra sự chuyên môn hóa cao, đồng thời đảm bảo rằng mọi hoạt động của tổ chức đều có người chịu trách nhiệm, tránh tình trạng chồng chéo hoặc bỏ sót công việc.

Điều phối công việc

Một tổ chức là một tập hợp gồm nhiều bộ phận, cá nhân cùng làm việc, và chức năng điều phối của quản trị chính là chất keo gắn kết tất cả lại với nhau. Chức năng này đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng và đồng bộ giữa các hoạt động, các phòng ban để cùng hướng tới mục tiêu chung. Nhà quản trị phải liên tục theo dõi, kết nối và điều tiết luồng công việc, đảm bảo rằng bộ phận này hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn để bộ phận khác có thể tiếp nối. Nếu không có sự điều phối hiệu quả, tổ chức sẽ dễ rơi vào tình trạng "mạnh ai nấy làm", gây ra xung đột, lãng phí nguồn lực và làm chậm tiến độ chung. Chức năng này đòi hỏi nhà quản trị phải có tầm nhìn bao quát và kỹ năng giao tiếp xuất sắc.

Đo lường, đánh giá và điều chỉnh

Đây chính là chức năng kiểm soát trong thực tế, giúp đảm bảo tổ chức luôn đi đúng hướng. Chức năng này bao gồm việc thiết lập các chỉ số đo lường hiệu suất (KPIs), thường xuyên theo dõi và thu thập dữ liệu về kết quả công việc. Sau đó, nhà quản trị sẽ so sánh kết quả thực tế này với kế hoạch và mục tiêu đã đề ra ban đầu. Quá trình đánh giá này giúp phát hiện kịp thời những sai lệch, yếu kém hoặc những rủi ro tiềm ẩn. Từ đó, họ sẽ thực hiện các hành động điều chỉnh cần thiết, có thể là thay đổi quy trình, đào tạo lại nhân viên, hoặc thậm chí là xem xét lại kế hoạch. Chức năng này tạo thành một vòng lặp cải tiến liên tục, giúp tổ chức ngày càng hoạt động hiệu quả hơn.

Cách phân loại quản trị

Quản trị là một lĩnh vực đa dạng và có thể được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau để phù hợp với việc nghiên cứu và áp dụng. Việc hiểu rõ các cách phân loại này giúp chúng ta có cái nhìn hệ thống hơn về hoạt động quản trị trong thực tiễn. Dưới đây là một số cách phân loại phổ biến:

Phân loại theo cấp bậc quản trị: Đây là cách phân loại phổ biến nhất trong các tổ chức.

1. Quản trị cấp cao (Top Management): Bao gồm các chức danh như Chủ tịch, CEO, Tổng Giám đốc. Họ chịu trách nhiệm cho toàn bộ hoạt động của tổ chức, tập trung vào việc hoạch định chiến lược dài hạn, xác định tầm nhìn, sứ mệnh và đưa ra các quyết định mang tính định hướng.
2. Quản trị cấp trung (Middle Management): Gồm các Trưởng phòng, Giám đốc bộ phận. Họ là cầu nối giữa quản trị cấp cao và cấp cơ sở, chịu trách nhiệm triển khai các chiến lược thành các kế hoạch hành động cụ thể cho bộ phận của mình.
3. Quản trị cấp cơ sở (First-line Management): Bao gồm các Tổ trưởng, Giám sát viên, Trưởng nhóm. Họ trực tiếp quản lý, đôn đốc và hướng dẫn nhân viên thực thi các công việc cụ thể hàng ngày.

Phân loại theo lĩnh vực hoạt động: Quản trị cũng được chuyên môn hóa theo từng lĩnh vực chức năng cụ thể trong tổ chức.

1. Quản trị kinh doanh: Tập trung vào các hoạt động sản xuất, kinh doanh, marketing, bán hàng.
2. Quản trị nhân sự: Chịu trách nhiệm về các vấn đề liên quan đến con người như tuyển dụng, đào tạo, chính sách lương thưởng.
3. Quản trị tài chính: Quản lý các nguồn lực tài chính, dòng tiền, đầu tư và ngân sách của tổ chức.
4. Quản trị sản xuất: Điều hành và giám sát quá trình tạo ra sản phẩm, dịch vụ.

Cách phân biệt quản trị và quản lý

Trong giao tiếp hàng ngày, hai thuật ngữ "quản trị" (administration) và "quản lý" (management) thường được sử dụng thay thế cho nhau. Tuy nhiên, trong khoa học quản trị, chúng lại mang những hàm ý khác biệt, thể hiện hai cấp độ khác nhau trong việc điều hành một tổ chức. Quản trị thường mang tầm vĩ mô, tập trung vào việc hoạch định chính sách và mục tiêu, trong khi quản lý lại mang tính vi mô hơn, tập trung vào việc thực thi và giám sát để đạt được các mục tiêu đó.

Để hiểu rõ hơn, chúng ta có thể xem xét bảng so sánh chi tiết dưới đây:

Kỹ năng cần thiết người quản trị

Để thành công, một nhà quản trị cần hội tụ nhiều kỹ năng khác nhau. Những kỹ năng này không chỉ giúp họ hoàn thành tốt nhiệm vụ mà còn tạo ra ảnh hưởng tích cực đến đội ngũ và toàn bộ tổ chức. Theo nhà nghiên cứu Robert Katz, có ba nhóm kỹ năng cơ bản mà bất kỳ nhà quản trị nào cũng cần có, bất kể họ ở cấp bậc nào:

1. Kỹ năng kỹ thuật (Technical Skills): Đây là những kiến thức và khả năng thực hành liên quan trực tiếp đến một lĩnh vực chuyên môn cụ thể. Ví dụ, một trưởng phòng marketing cần am hiểu về SEO, content marketing; một giám sát sản xuất cần nắm vững quy trình vận hành máy móc. Kỹ năng này đặc biệt quan trọng đối với các nhà quản trị cấp cơ sở, những người trực tiếp hướng dẫn và giám sát nhân viên.
2. Kỹ năng nhân sự (Human Skills): Đây là khả năng làm việc, giao tiếp và tương tác hiệu quả với người khác. Nó bao gồm các kỹ năng như lắng nghe, thấu cảm, tạo động lực, giải quyết xung đột và xây dựng đội nhóm. Kỹ năng nhân sự quan trọng ở mọi cấp bậc quản trị, bởi vì mọi nhà quản trị đều phải làm việc thông qua con người để đạt được mục tiêu.
3. Kỹ năng tư duy (Conceptual Skills): Đây là khả năng nhìn nhận tổ chức như một tổng thể thống nhất, hiểu được mối quan hệ phức tạp giữa các bộ phận và nhận ra cách tổ chức tương tác với môi trường bên ngoài. Kỹ năng này giúp nhà quản trị có thể phân tích các vấn đề phức tạp, tư duy chiến lược và đưa ra các quyết định mang tầm vĩ mô. Kỹ năng tư duy đặc biệt quan trọng đối với các nhà quản trị cấp cao.

Quản trị thực sự là một lĩnh vực vừa khoa học vừa nghệ thuật, đóng vai trò then chốt trong việc dẫn dắt bất kỳ tổ chức nào đi đến thành công. Từ việc hoạch định tầm nhìn, xây dựng một bộ máy vững chắc, truyền cảm hứng cho con người đến việc kiểm soát và điều chỉnh để luôn đi đúng hướng, mỗi vai trò, mỗi chức năng đều là một mắt xích không thể thiếu. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã có một cái nhìn tổng quan và sâu sắc hơn về quản trị cũng như phân biệt được sự khác nhau tinh tế giữa quản trị và quản lý.

Việc trang bị kiến thức và các kỹ năng quản trị là một hành trình không ngừng nghỉ nhưng vô cùng xứng đáng. Cho dù bạn đang là một nhà quản lý, một người đang khao khát thăng tiến lên vị trí lãnh đạo, hay đơn giản là muốn nâng cao hiệu suất làm việc của bản thân, việc thấu hiểu các nguyên tắc quản trị sẽ mở ra cho bạn nhiều cơ hội mới. Nếu bạn đang tìm kiếm một môi trường để áp dụng và phát triển những kỹ năng này, hãy truy cập ngay timviec365.vn. Tại đây, hàng ngàn cơ hội việc làm trong lĩnh vực quản trị, quản lý từ các công ty hàng đầu đang chờ đón bạn khám phá và chinh phục!

Xem thêm:

1. Môi trường quản trị là gì? Các loại môi trường quản trị
2. Quyết định quản trị là gì? Tìm hiểu đặc điểm của quyết định quản trị
3. Quản trị doanh nghiệp là gì và những nguyên tắc quản trị cần nắm