Tổng hợp cách quản trị rủi ro trong mua hàng và cách kiểm soát

1. Những thông tin bạn cần biết về quản trị rủi ro trong mua hàng

Rủi ro trong quá trình mua hàng của doanh nghiệp là những biến cố mà chúng ta không thể biết trước được, là những mức độ chênh lệch khi mua hàng so với kết quả thực hay sự mất mát, thiết sót trong quá trình mua bán hàng hóa của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần biết cách quản lý rủi ro trong quá trình mua hàng để chiến lược phát triển của doanh nghiệp có thể bền vững và thuận lợi. Chẳng hạn như một doanh nghiệp bỗng nhiên bị thất thoát trong việc mua hàng hóa? Hay nhà cung cấp bỗng nhiên không chịu giao hàng cho công ty khiến công ty không thể giao đơn hàng cho khách kịp thời? Mua sai hàng dẫn đến thất thoát không hề nhỏ cho công ty?...

Những rủi ro sẽ khiến doanh nghiệp bị thiệt hại vì không có sự chuẩn bị trước, đó đó quá trình này cần được doanh nghiệp quản trị một cách hiệu quả.

Xem thêm: Quy trình mua hàng của doanh nghiệp

2.  Quản trị rủi ro trong mua hàng và cách kiểm soát rủi ro này

2.1. Cách quản trị rủi ro trong mua hàng hiệu quả

Để doanh nghiệp có thể hoạt động hiệu quả và giảm thiểu những rủi ro xảy ra trong quá trình mua hàng, doanh nghiệp cần có cách quản trị rủi ro hiệu quả.

2.1.1. Tách bạch chức năng

Để quản trị rủi ro hiệu quả, doanh nghiệp cần tách bạch được các chức năng giữa người duyệt mua hàng, người sử dụng hàng và người thực hiện mua hàng. Nếu người sử dụng hàng hóa chính là người mua hàng thì trong trường hợp này, người sử dụng hàng đã xây dựng một mối quan hệ hay lợi ích với nhà cung cấp nào đó. Người mua hàng và người duyệt mua hàng là một sẽ khiến cùng chọn nhà cung cấp quen, ăn hoa hồng hay đẩy giá lên cao.

Vì vậy, doanh nghiệp cần tách bạch chức năng giữa các trường hợp này để tạo được sự khách quan, độc lập trong quá trình mua hàng hóa, đảm bảo lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp và đúng chất lượng.

2.1.2. Đề nghị trong quá trình mua hàng hóa

Hàng hóa trong doanh nghiệp cần được xác định mua bởi nhu cầu, mục đích mua và được kiểm soát bởi những yếu tố như: Sự cần thiết của mặt hàng đó, mặt hàng đó còn trong hàng tồn kho hay không, mặt hàng đó phải mua do lý do quyền lợi hay chính trị, mặt hàng đó có phục vụ cho công việc hay chỉ lý do cá nhân, quá trình mua hàng có đúng loại cần dùng hay không...?

Doanh nghiệp cần xem xét mặt hàng mà mình chuẩn bị mua và đề nghị mua hàng cần phải hợp lý, cần có người xét duyệt mua mặt hàng này và phải có phiếu đề nghị mua hàng có đủ thông tin của những người chịu trách nhiệm.

Chẳng hạn: Mặt hàng bít tết bò đông lạnh có số lượng tồn kho là 15, khi đó bộ phận mua hàng cần lập phiếu đề nghị và được sự kiểm soát của thủ kho, sau đó được trưởng phòng mua hàng đồng ý, cuối cùng đem lên cho giám đốc xét duyệt.

2.1.3. Nhà cung cấp được chọn

Để tránh rủi ro không đáng có, doanh nghiệp cần lên danh sách nhà cung cấp để phê duyệt những mặt hàng chủ chốt, những nhà cung cấp không đủ năng lực cần tránh phê duyệt gồm có: Hàng giả, hàng kém chất lượng, hàng nhái, tiến độ giao hàng chậm… Các nhà cung cấp khi được duyệt cần đảm bảo những điều khoản giữa 2 bên hợp lý, ưu tiên nhà cung cấp có ưu đãi về giá cả, thời gian giao hàng và thời hạn thanh toán.

Doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ và đánh giá nhà cung cấp đủ khía cạnh, đảm bảo chất lượng dịch vụ và hàng hóa sẽ đảm bảo, nhà cung cấp nào không đáp ứng được yêu cầu nên loại khỏi danh sách. Trong quá trình lựa chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp cần tạo ra sự minh bạch, đảm bảo những thành viên có quyền hạn đều có quyền lựa chọn.

Các nhà cung cấp không đảm bảo chất lượng, doanh nghiệp tránh chọn để tránh rủi ro. Đặc biệt, tránh việc nhân viên mua hàng có quan hệ với nhà cung cấp để nhận hoa hồng, do đó các bên cần tham gia đầy đủ trong việc lựa chọn nhà cung cấp, từ bộ phận kế toán, mua hàng, sử dụng hàng hóa cho đến kiểm tra chất lượng đều cần tham gia vào quá trình lựa chọn.

2.1.4. Đặt hàng

Quá trình đặt hàng cần được thực hiện theo đúng quy trình và cần được người có thẩm quyền xác nhận thì mới được chuyển sang cho nhà cung cấp. Để hạn chế rủi ro, các thông tin trên đơn đặt hàng cần chính xác, ví dụ như thời gian giao hàng, số lượng giao hàng và hình thức thanh toán. Những nhà cung cấp có vấn đề hoặc chưa được phê duyệt cần xem xét cẩn thận.

Tránh việc hàng hóa được giao trước khi đơn đặt hàng được phê duyệt, đơn đặt hàng cần được xét duyệt kỹ càng trước khi xác nhận.

2.1.5. Kiểm và nhận hàng

Quá trình kiểm tra và nhận hàng hóa cũng cần kiểm soát, tránh việc mặt hàng do nhà cung cấp giao sai hoặc không đạt yêu cầu mà vẫn được nhập kho. Những người có chuyên môn sẽ thực hiện kiểm soát bởi bộ phận đó, chẳng hạn nếu doanh nghiệp mua máy vi tính, thiết bị vi tính cần phải được bộ phận IT kiểm tra kỹ càng. Nhân viên thủ mua và thủ kho không được thực hiện việc kiểm hàng, tránh sai sót xảy ra.

Khi nhận hàng, bộ phận có trách nhiệm cần tiến hành kiểm tra chất lượng và số lượng của hàng hóa, đảm bảo tính chất khách quan khi nhận hàng.

2.1.6. Tránh mua sai hàng

Để tránh việc mua sai hàng, ví dụ như mặt hàng kỹ thuật, nếu không cung cấp được các thông số về kỹ thuật của máy tính có thể dẫn đến hàng hóa nhập về bị sai quy cách, khiến hàng hóa đấy không thể sử dụng hoặc sử dụng không phù hợp. Trong trường hợp này, công ty sẽ cần phải tiến hành mua các mặt hàng thay thế, dẫn đến lãng phí và có thể dẫn đến ngừng trệ trong quá trình sản xuất.

Do đó, các đề nghị mua hàng của doanh nghiệp cần được kiểm soát và phê duyệt kỹ càng, tránh xảy ra sai sót không đáng có.

2.1.7. Hồ sơ thanh toán

Sau khi hoàn tất mua hàng, hồ sơ thanh toán mua hàng cần đảm bảo đầy đủ và chính xác các giấy tờ cần thiết, hàng hóa nhập vào kho cần đúng chất lượng, mẫu mã, hóa đơn của nhà cung cấp cần được phát hành đã đúng và hợp lệ, đơn đặt hàng đã được đúng thẩm quyền phê duyệt…

Rủi ro có thể gặp phải trong quá trình này là hồ sơ thanh toán của doanh nghiệp không đầy đủ chứng từ khiến đơn hàng có vấn đề về chất lượng hoặc đang có sự cố xảy ra nhưng vẫn có yêu cầu thanh toán.

2.2. Kiểm soát rủi ro trong quá trình mua hàng

Doanh nghiệp cần có cách thức kiểm soát rủi ro khi mua hàng sao cho phù hợp. Các mặt hàng khi mua cần được người mua ghi chép lại thông tin cụ thể, đầy đủ và chính xác, những mặt hàng nhiều chi tiết nên được ghi rõ ràng trong hợp đồng.

Bên cạnh đó, khi mua hàng, doanh nghiệp cần quy định rõ về tiêu chuẩn hàng giao chất lượng kém, nhà cung cấp sẽ đền bù hợp đồng nếu hàng hóa cung cấp có vấn đề về chất lượng hoặc cần hủy lô hàng đó và yêu cầu nhà cung cấp giao mặt hàng khác để thay thế.

Trong trường hợp nhà cung cấp không giao hàng, doanh nghiệp nên đưa ra mức phạt cụ thể, bồi thường các thiệt hại xảy ra với quá trình sản xuất của doanh nghiệp trong trường hợp nhà cung cấp không chịu giao hàng. Đặc biệt, để hạn chế rủi ro, nếu doanh nghiệp mua hàng xuất khẩu nên mua từ nhiều nhà cung cấp để tránh tình trạng khan hàng.

Bên cạnh đó, để có thể tránh được những rủi ro không đáng có trong quá trình mua hàng, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý mua hàng 365. Phần mềm hỗ trợ cho doanh nghiệp đạt hiệu quả cao trong quá trình mua bán hàng hóa, giúp xác định hàng hóa cần mua và lượng tồn kho chi tiết. Từ đó, doanh nghiệp giảm thiểu được những rủi ro không đáng có và hoạt động một cách hiệu quả.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã biết được những thông tin cần thiết về quản trị rủi ro trong mua hàng. Doanh nghiệp cần có cách quản trị rủi ro phù hợp trong quá trình mua hàng, tránh mua nhầm loại hàng hóa, mua phải hàng giả và hàng kém chất lượng hoặc chọn nhà cung cấp không phù hợp, giảm thiểu được những thiệt hại và thất thoát xảy đến, giúp doanh nghiệp phát triển nhanh chóng.