Tiếng anh xuất nhập khẩu trong giao dịch email - cách viết dễ dàng

1. Hiểu về tiếng anh xuất nhập khẩu trong giao dịch email

1.1. Email đã thực sự đáp ứng được nhu cầu

Việc đòi hỏi tiếng anh trong lĩnh vực xuất nhập khẩu về việc thực hiện viết giao dịch email thương mại là vô cùng quan trọng. Bởi nếu bạn có kỹ năng viết tốt về email này sẽ tạo được sự ấn tượng với chính đối tác, khách hàng qua đó góp phần đạt được hiệu quả bán hàng tăng mức doanh thu. Mỗi một giao dịch email tiếng anh được gửi đi tức là tương ứng với một lần sản phẩm cung cấp, doanh nghiệp của bạn được tiếp xúc với khách hàng, tạo nên sự quảng cáo, tạo dấu ấn sâu sắc hơn về thương hiệu. 

Tuy nhiên, các con số thực tế cho thấy có tới 98% các email giao dịch tiếng anh thương mại “bị” xóa đi bởi lý do về việc soạn thảo không đúng chuẩn, sự chuyên nghiệp chưa được thể hiện đúng. Mà các nhà kinh doanh hiện nay lại rất chú ý tới sự chuyên nghiệp của mỗi một email mà mình nhận được.

Bởi vậy chúng ta có thể thấy được hầu như các email hiện nay chưa thực sự đáp ứng được nhu cầu cần tới của các nhà kinh doanh. Vậy lý do là do đâu mà chưa đáp ứng đủ về việc tạo dấu ấn cùng yêu cầu đó thì chúng ta cùng xem về lý do cách viết ngay dưới đây. 

1.2. Tại sao email tiếng anh xuất nhập khẩu lại quan trọng?

Điều dễ nhận thấy rằng xuất nhập khẩu đang là lĩnh được tạo ra những công việc HOT và có mức thu nhập cao nhất hiện tại so với các ngành nghề khác. Nhưng có lẽ việc thiếu hụt nhân lực có thể do đòi hỏi đặt ra còn khá cao đặc biệt đối với kỹ năng về tiếng anh cần đáp ứng đầy đủ về giao tiếp thông thạo cho mọi tình huống và nắm bắt được soạn thảo cơ bản với nhân viên chứng từ, văn phòng chuyên về giấy tờ. 

Việc viết email giao dịch thương mại lại được cho là cần thiết và nếu bạn không biết cách viết hay việc viết còn sơ sài hay sai về quy chuẩn, thì việc mà các nhà cung cấp dịch vụ không trả lời hoặc không hiểu ý dẫn tới không chốt được các vấn đề là điều hiển nhiên. Vậy nên việc bản thân bạn cần nắm bắt được cách viết chung nhất về email này là vô cùng cần thiết. Hay bạn là người mới bắt đầu thì việc các yêu cầu chung là gì và bắt đầu từ đâu cũng chưa nắm rõ ràng. 

Một email tiếng anh xuất nhập khẩu được biết đến chính là lời đề nghị giao dịch, thiết lập tạo nên các mối quan hệ thương mại mua bán tốt nhất từ chính người mua nhận được hàng hóa (consignee). Qua email nhận được người mua sẽ có sự suy xét về đề nghị của người bán, quan tâm hơn tới các mức giá cả sản phẩm dịch vụ, điều kiện họ nhận được khi mua hàng là gì? 

Các email thương mại này cũng được biết đến như là cách để quảng cáo như các phương tiện khác báo chí, website, chương trình thực tế tư vấn vậy hướng tới môi trường mở rộng thương mại quốc tế nhiều hơn. Tất nhiên môi trường quốc tế thì ngôn ngữ giao tiếp thông dụng đó lại chính là tiếng anh. Để qua đó tạo nên sự tin cậy hơn, hướng tới nhu cầu quan tâm về thông tin cần thiết của khách hàng về sản phẩm để hướng tới cung ứng sản phẩm cho người dùng. 

Xem thêm: Packing List là gì? Tìm hiểu về packing list trong xuất nhập khẩu

Tuyển nhân viên xuất nhập khẩu

2. Cách viết email tiếng anh xuất nhập khẩu “hấp dẫn” người đọc

Bắt đầu viết bất cứ một email giao dịch nào thì có lẽ việc đầu tiên chúng ta cần quan tâm đó là về yêu cầu của sự ngắn gọn, tập trung tới mục đích chính một cách rõ ràng. Việc đặt tên công ty, doanh nghiệp forwarder của bạn lên đầu email hay chính các tiêu đề có sẵn được thiết kế riêng rồi sau đó mới tới địa chỉ nơi bạn muốn gửi là vô cùng quan trọng. Và cũng cần ghi nhớ về khoảng trống dành cho chính việc ghi ngày, tháng năm cùng việc căn lệch về bên phải đó nhé. 

Sau đó tới phần nội dung chính của email giao dịch xuất nhập khẩu người gửi email cần có sự thông báo rõ ràng với nhận về loại hàng dịch vụ là gì, tại sao bạn gửi email đó, các mẫu hàng cùng giá cả ra sao, chất lượng số lượng hàng hóa cung cấp hiện tại, thời gian cho việc giao dịch hàng hóa, đóng gói hàng hóa (packaging), vận đơn, điều kiện cho thanh toán, sự đánh giá của khách hàng đang sử dụng cùng các khuyến mãi đi kèm nếu có. Điều cung cấp này có thể từ chính bạn là nơi cung cấp hoặc là nơi nhập hàng cần yêu cầu đề ra cho sự nắm bắt và hướng tới sự cung cấp vậy nên bạn cần lựa chọn cách viết phù hợp. Bởi trong email xuất nhập khẩu sẽ không chỉ có một cách viết cố định có sự thay đổi cho mỗi doanh nghiệp chỉ là có sự linh hoạt theo bố cục sau.

2.1. Phần bắt đầu - Opening 

Mở đầu bạn cần đề cập tới mục đích của email mình gửi cho giao dịch thương mại đó là hướng tới gì? Có thể là hỏi thông tin về sản phẩm dịch vụ hay là hỏi về mức giá cả, báo cáo cho việc sản phẩm cung cấp đang có là gì? Hãy cố gắng nêu một cách thật ngắn gọn vì sao bạn biết đến họ và giới thiệu về chính công ty mình. 

Nêu về lý do tại sao bạn biết đến nhà cung cấp, sản phẩm nhà cung cấp khi bạn cần nhập hàng. Giới thiệu bạn là ai, đảm nhận vị trí gì tại công ty nào, quốc gia đến là đâu? Có thể thông quan cấu trúc như dưới đây.

* Nhìn thấy mẫu quảng cáo, tin tại đâu đó

+ We are interested in...you advertised in....of last…

+ Your article in the paper...on...has come to our attention.

+ With reference to your advertisement…

+ Regarding your advertisement…

* Thông báo hay giới thiệu nhờ ai đó…

+ We were advised by...of...that you are producing....

+ We have been informed by…,with whom we have had

+ We are indebted for your name and you address to…

Việc làm Xuất - Nhập khẩu tại Hà Nội

2.2. Phần thân nội dung chính - Body

Hãy chú tâm tới chính phần nội dung chính của mình khi muốn hỏi, cung cấp về sản phẩm dịch vụ cho các dịch vụ đi kèm giá, mẫu sản phẩm, điều kiện cho thực hiện giao dịch, chính sách được áp dụng nhận được,...Tốt nhất là việc nêu ra theo gạch đầu dòng cụ thể để người độc và người bán có thể hiểu nắm bắt trả lời đầy đủ nhất như: “- Tên - số lương, - giá bán, - thời gian giao hàng, - ưu đãi, - thông tin hãng mẫu,...”

Tất nhiên rằng khi người đọc nhận biết được chi tiết sẽ sẵn sàng gửi cho bạn nhanh nhất về sản phẩm cung cấp khi thấy được yêu cầu bạn cần tới. Các cầu bạn có thể lựa chọn tiêu biểu.

+ Please could you send me a leaflet…

+ Please send me your illustrated catalogue with the price list and…

+ When replying, could you sent enclose a pattern…

Chính bạn cũng có thể đề nghị về những điều khoản có lợi cho chính mình đặc biệt khi mua bán giao dịch hàng hóa với số lượng lớn hoặc đưa ra các yêu cầu về chính khuyến mại đi kèm. 

+ We want to pay for...time

+ The Payment methods by...or...for...times

+ How long warranty for goods…

+ We want to arrange a bout…

2.3. Phần kết email - Closing

Đây được cho là mục thường thể hiện cho chính mong muốn nhận lại được sự phản hồi từ chính phía người nhận bởi việc bạn nhận được phản hồi tức là bạn đã thành công cho giao dịch của mình. Do đó phần kết sẽ cần được nhấn mạnh nhất để thể hiện được điều bạn cần. 

Có thể bạn đưa ra về việc hợp tác kinh doanh tại tương lai và thể hiện rằng bạn muốn trở thành một đối tác thân thiết hơn và hướng tới sự lâu dài. Hoặc đưa ra được sự khẳng định về việc bạn còn có thể làm tốt hơn chính các khách hàng, đối tác cũ nếu bạn nhận được sự cạnh tranh tốt hơn. 

Cùng đó việc kết email hãy gửi lời cảm ơn và đưa ra sự hứa hẹn mong nhận được sự phản hồi sớm nhất. Hãy nhấn mạnh cho việc cần check lại email một lần nữa nhé. 

Xem thêm: Open Account là gì? Phương thức thanh toán quốc tế thuận tiện

Việc làm Xuất - Nhập khẩu tại Hồ Chí Minh

3. Điều cần lưu ý khi viết một email giao dịch xuất nhập khẩu tiếng anh 

Để có thể thực hiện viết một email giao dịch tiếng anh trong xuất nhập khẩu bạn cần chú ý tới các quy tắc nhất định cho từng trường hợp để tạo nên một email hoàn hảo nhất, nhận được sự quan tâm từ người đọc. 

+ Không được viết tắt về các cấu trúc bắt đầu câu để thể hiện sự tôn trọng với người đọc về email như: I am không được viết thành I’am, I have seen không được viết thành I’ve seen,...

+ Các từ ngữ tiếng lóng, đa nghĩa, từ mang nghĩa thô tục hay quá thân mật đề không được sử dụng trong quá trình viết email như: Kiss, wanna, dad,...Hoặc không dùng các động từ ngôi thứ nhất như want, should ngôi thứ hai chỉ dùng ngôi thứ nhất cho việc bạn xin lời khuyên. 

+ Luôn có sự viết thật ngắn gọn không dùng câu phức với 3 đến 4 mệnh đề liên tiếp nhưng vẫn luôn đủ ý câu để người đọc có thể hiểu về điều bạn diễn đạt là gì. 

+ Tiếng anh sẽ luôn yêu cầu rất cao về chính các dấu chấm câu, dấu phẩy cho tới phẩy hay hỏi chấm để bộc lộ được ý câu nói và ý phụ đi kèm vậy nên bạn cần có sự chú ý. Dùng gạch đầu dòng cho chính các ý chính để tạo sự nhấn mạnh và tuyệt đối không dùng về dấu chấm than. 

+ Tránh các lỗi về chính tả, quá dài dòng gây sự rườm rà dẫn tới người đọc không biết bạn đang nói tới điều gì và bạn đang tác động tới ai, điều mong muốn hướng tới không rõ ràng dẫn tới sự bỏ qua về email. 

Việc làm

Mong rằng mọi thông tin trên đây về tiếng anh xuất nhập khẩu trong giao dịch email mà timviec365.vn chia sẻ với các bạn có thể giúp bạn hiểu hơn về cách viết email trong xuất nhập khẩu. Dù bạn không biết về tiếng anh quá nhiều thi qua lưu ý đó chắc chắn bạn sẽ làm tốt hơn và tự tin trao đổi về giao dịch nhưng để thành thạo hơn có lẽ bạn nên trau dồi ngoại ngữ cho bản thân nhiều hơn.

Bài viết tham khảo: Incoterms là gì? Tất tần tật những thông tin liên quan Incoterms