Quay lại

Văn phòng không giấy tờ - xu hướng văn phòng thời đại mới

Tác giả: Phạm Hà - 30/11/2021

Văn phòng không giấy tờ đang dần trở nên phổ biến thay thế cho các văn phòng truyền thống hiện nay. Mỗi doanh nghiệp đều mang trong mình quyết tâm cải biến và thay thế để văn phòng không giấy sẽ bao phủ toàn bộ doanh nghiệp, là bước đầu trong công cuộc trở thành doanh nghiệp “số".

1. Văn phòng không giấy là gì?

Văn phòng không giấy tờ (paperless office) được hiểu một cách đơn giản là những giấy tờ, báo cáo liên quan được in bằng giấy trong công ty, doanh nghiệp sẽ được thay thế bằng các phần mềm, ứng dụng trên máy tính và các công cụ giap tiếp thông qua Internet.

Có thể nói, văn phòng không giấy là ước mơ và là mục tiêu cần đạt được của doanh nghiệp trong tương lai gần bởi tính thiết thực và quan trọng của nó trong doanh nghiệp. Các thủ tục, giấy tờ rắc rối giờ đây được giải quyết nhanh, gọn thông qua công nghệ số. Tốc độ xử lí thông tin, công việc của các phần mềm, ứng dụng cũng nhanh hơn rất nhiều. Các  doanh nghiệp ngày nay đang dần đổi mới và cải thiện để bắt kịp sự thay đổi chóng mặt của thời đại. 

Văn phòng không giấy là việc chuyển đổi công việc từ giấy sang máy tính
Văn phòng không giấy là việc chuyển đổi công việc từ giấy sang máy tính

2. Lợi ích văn phòng không giấy đem lại

2.1. Giúp tiết kiệm không gian làm việc

Lợi ích có thể được nhận thấy rõ ràng nhất khi chuyển đổi từ văn phòng truyền thống sang văn phòng không giấy chính là gọn gàng được nơi làm việc. Trước đây, khi mọi công việc trong doanh nghiệp đều liên quan đến giấy tờ, không gian làm việc bất đắc dĩ trở thành nơi trú ngụ của đống giấy tờ đó.

Điều đáng nói, sự đọng ứ của giấy tờ không chỉ khiến các nhân viên trong công ty gặp khó khăn trong việc sắp xếp, tìm kiếm những giấy tờ quan trọng khi cần gấp mà còn khiến không gian ngồi, làm việc của bạn trở nên chật hẹp và ngột ngạt. 

Không gian làm việc gọn gàng và thoải mái hơn
Không gian làm việc gọn gàng và thoải mái hơn

2.2. Tiết kiệm thời gian của làm việc của bạn

Giờ đây, thay vì mất thời gian sắp xếp, tìm kiếm các giấy tờ liên quan khi cần đến gấp, bạn có thể nhanh chóng truy cập vào file, phần mềm hay ứng dụng trên máy tính thông qua Internet để thời gian làm việc của bạn được tối ưu hơn.

Nhờ đó mà chất lượng công việc của bạn cũng được cải thiện hơn khi trước đây bạn phải tốn khá nhiều thời gian cho việc sắp xếp và phân loại giấy tờ, giờ đây bạn chỉ cần mở máy tính và hoàn thành công việc trên những văn bản online và gửi nó bằng thao tác click chuột nhanh chóng. 

Văn phòng không giấy giúp tiết kiệ thời gian làm việc của bạn
Văn phòng không giấy giúp tiết kiệm thời gian làm việc của bạn

2.3. Tiết kiệm chi phí

Doanh nghiệp có thể tiết kiệm được kha khá các loại chi phí lớn nhỏ liên quan khi chuyển đổi sang hình thức văn phòng không giấy tờ.  

2.3.1. Chi phí hành chính

Có thể nói, hành chính là lĩnh vực được tác động nhiều nhất khi chuyển đổi từ văn phòng truyền thống sang văn phòng không giấy tờ. Các chi phí hành chính liên quan như chi phí cho giấy tờ, mực in máy in hay bưu phí được giảm thiểu đáng kể.

Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí không nhỏ, ngoài ra việc chuyển đổi này còn giúp doanh nghiệp bắt kịp được xu hướng thời đại mới, doanh nghiệp có tác phong và quy trình làm việc hiện đại, là bước đệm phát triển lâu dài của doanh nghiệp. 

Chi phí hành chính được giảm thiểu đáng kể
Chi phí hành chính được giảm thiểu đáng kể 

2.3.2. Chi phí văn phòng

Việc lược bớt, loại bỏ và thay thế những giấy tờ trong quy trình làm việc của doanh nghiệp và “số hóa” chúng giúp doanh nghiệp tiết kiệm được những chi phí liên quan đến không gian văn phòng cho các phòng ban trong doanh nghiệp.

 Xuất hiện văn phòng không giấy đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sẽ bớt đi được một số loại chi phí khá tốn kém như: chi phí nội thất, công cụ để chứa giấy tờ, tài liệu trong các phòng ban, chi phí diện tích mở rộng thuê văn phòng, ….. 

Giúp tiết kiệm các loại chi phí văn phòng
Giúp tiết kiệm các loại chi phí văn phòng

2.3.3. Chi phí lãng phí nhân lực

Trước đây, khi còn sử dụng các loại văn phòng truyền thống, mỗi doanh nghiệp cần ít nhất một ví trí liên quan đến quản lý kho giấy tờ, văn bản của doanh nghiệp. Vị trí này có trách nhiệm sắp xếp, kiểm tra và phân loại các dạng văn bản, báo cáo, giấy tờ quan trọng của doanh nghiệp và đưa ra khi cấp trên hay phòng ban liên quan cần gấp giấy tờ, văn bản đó.

Chuyển đổi sang hình thức văn phòng thông minh, hiện đại khi mọi thao tác, quy trình đều được hoàn thành trên máy tính có các công cụ Internet giúp doanh nghiệp giảm được chi phí lãng phí nguồn nhân lực. Thay vào đó, doanh nghiệp sẽ tập trung nhân lực cho các khâu quan trọng hơn. 

Tránh lãng phí chi phí nguồn nhân lực
Tránh lãng phí chi phí nguồn nhân lực

2.4. Thông tin được chuyển giao nhanh chóng, dễ dàng

Sử dụng máy tính có các công cụ Internet thay vì giấy giúp cho mọi thông tin được chuyển tiếp một cách nhanh chóng và tối ưu nhất. Các phần mềm, ứng dụng cho phép đính kèm tài liệu dưới nhiều hình thức như hình ảnh, tệp định dạng,… giúp các phòng ban chuyển giao thông tin dễ dàng, nhanh chóng thay vì sắp xếp, lọc tìm văn bản bằng giấy như trước đây rồi chuyển qua từng bộ phận để kiểm tra, phê duyệt và kí kết như trước đây.

Trước đây, khi sử dụng các văn bản, giấy tờ, sau mỗi quy trình bạn cần có thời gian để sắp xếp tài liệu, kiểm tra và trình kí để hoàn thành quy trình đó. Việc này tốn khá nhiều thời gian trong tổng thời gian làm việc của bạn. Bên cạnh đó, đôi khi bạn sẽ gặp phải những khó khăn, gián đoạn trong việc chuyển giao đẫn tới chất lượng công việc của bạn không được đảm bảo.

3. Tips giúp chuyển đổi sang văn phòng không giấy thành công

Việc chuyển đổi từ làm việc trên giấy sang máy tính không chỉ đơn thuần thay đổi về mặt kĩ thuật mà còn là quá trình thay đổi thói quen, phương thức làm việc và lối sống công sở. Bạn cần có quá trình học hỏi và không ngại đổi mới, dưới đây là những lưu ý nhỏ nhỏ trong quá trình thay đổi này.

Doanh nghiệp cần có sự “bình tĩnh” nhất định. Thay vì thay đổi ồ ạt, nhanh chóng, doanh nghiệp cần chậm rãi và kiên trì thay đổi. Cần có kế hoạch rõ ràng và mục tiêu cho những sự thay đổi này, doanh nghiệp cần có những buổi training cho nhân viên để có thể kịp nắm bắt và thực hành theo để nhân viên không rơi vào trạng thái ngộp, bối rối khi xử lí công việc

Đầu tư về kỹ thuật là điều thiết thực khi doanh nghiệp xác định cần chuyển đổi. Việc đầu tư về máy móc hay nhân sự IT hỗ trợ cho quá trình chuyển đổi sang văn phòng không giấy là rất tốn kém, song doanh nghiệp cần xác định đây là việc đầu tư cần thiết và lâu dài.

Ý thức đóng vai trò quan trọng trong quá trình chuyển đổi. Ngại đổi mới là tâm lý chung khi mọi quy trình trước đây đều được bạn làm thuần thục trên giấy, việc thay đổi và thao tác trên máy tính là điều không dễ dàng. Doanh nghiệp cần có những việc làm thiết thực hơn để thúc đẩy nhân viên học hỏi cái mới và mạnh dạn thay đổi để bắt kịp xu hướng của thời đại.

4. Kết luận

Tạo một văn phòng không giấy tờ là không dễ dàng. Việc thay đổi này không chỉ diễn ra trong ngày một ngày hai mà cần một quá trình lâu dài và nghiêm túc. Doanh nghiệp cần có những kế hoạch, phương án thay đổi rõ ràng và mạch lạc, nhân viên cần có sự hợp tác và tích cực thay đổi để doanh nghiệp có thể chuyển đổi từ văn phòng truyền thống sang văn phòng không giấy trong thời gian ngắn nhất và đạt được hiệu quả cao nhất.

Văn phòng không giấy tờ sẽ mang đến cho doanh nghiệp một bộ mặt hoàn toàn mới, là bước đệm cho doanh nghiệp phát triển và hòa nhập, không bị thụt lùi so với cac đối thủ cạnh tranh.

Mức phổ biến của văn phòng điện tử lớn thế nào?

Văn phòng điện tử đã không còn là khái niệm xa lạ hiện nay. Công việc này đang dần nhận được nhiều sự quan tâm hơn. Các bạn biết gì về văn phòng điện tử? Hãy click vào đây để cùng tìm hiểu nhé 

Văn phòng điện tử là gì

Chia sẻ:

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV- Tâm sự Nghề nghiệp- Cẩm Nang Tìm Việc- Kỹ Năng Tuyển Dụng- Cẩm nang khởi nghiệp- Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm- Kỹ năng ứng xử văn phòng- Quyền lợi người lao động- Bí quyết đào tạo nhân lực- Bí quyết lãnh đạo- Bí quyết làm việc hiệu quả- Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép- Bí quyết viết thư xin thôi việc- Cách viết đơn xin việc- Bí quyết thành công trong công việc- Bí quyết tăng lương- Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên- Kỹ năng đàm phán lương- Kỹ năng phỏng vấn- Kỹ năng quản trị doanh nghiệp- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng- Mẹo viết hồ sơ xin việc- Mẹo viết thư xin việc- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng- Định hướng nghề nghiệp- Top việc làm hấp dẫn- Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông- Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng- Tư vấn việc làm ngành Báo chí- Tư vấn tìm việc làm thêm- Tư vấn việc làm ngành Bất động sản- Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin- Tư vấn việc làm ngành Du lịch- Tư vấn việc làm ngành Kế toán- Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật- Tư vấn việc làm ngành Sư phạm- Tư vấn việc làm ngành Luật- Tư vấn việc làm thẩm định- Tư vấn việc làm vị trí Content- Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn- Tư vấn việc làm quản lý- Kỹ năng văn phòng- Nghề truyền thống- Các vấn đề về lương- Tư vấn tìm việc làm thời vụ- Cách viết Sơ yếu lý lịch- Cách gửi hồ sơ xin việc- Biểu mẫu phục vụ công việc- Tin tức tổng hợp- Ý tưởng kinh doanh- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh- Mẹo viết Thư cảm ơn- Góc Công Sở- Câu chuyện nghề nghiệp- Hoạt động đoàn thể- Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch- Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự- Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics- Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng- Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật- Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe- Quản trị nhân lực - Quản trị sản xuất- Cẩm nang kinh doanh- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất- Mô tả công việc ngành Kinh doanh- Mô tả công việc ngành Bán hàng- Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng- Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng- Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán- Mô tả công việc ngành Marketing - PR- Mô tả công việc ngành Nhân sự- Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin- Mô tả công việc ngành Sản xuất- Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải- Mô tả công việc Kho vận - Vật tư- Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics- Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn- Mô tả công việc ngành Hàng không- Mô tả công việc ngành Xây dựng- Mô tả công việc ngành Y tế - Dược- Mô tả công việc Lao động phổ thông- Mô tả công việc ngành Kỹ thuật- Mô tả công việc Nhà nghiên cứu- Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo- Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính- Mô tả công việc Biên - Phiên dịch- Mô tả công việc ngành Thiết kế- Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình- Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh- Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực- Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo- Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern- Mô tả công việc ngành Freelancer- Mô tả công việc Công chức - Viên chức- Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý- Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng - Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận- Hồ sơ doanh nhân- Việc làm theo phường- Danh sách các hoàng đế nổi tiếng- Tài liệu gia sư- Vĩ Nhân Thời Xưa- Chấm Công- Danh mục văn thư lưu trữ- Tài Sản Doanh Nghiệp- KPI Năng Lực- Nội Bộ Công Ty - Văn Hóa Doanh Nghiệp- Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng- Quản Lý Công Việc Nhân Viên- Chuyển văn bản thành giọng nói- Giới Thiệu App Phiên Dịch- Quản Lý Kênh Phân Phối- Đánh giá nhân viên- Quản lý ngành xây dựng- Hóa đơn doanh nghiệp- Quản Lý Vận Tải- Kinh nghiệm Quản lý mua hàng- Xem thêm gợi ý Xem thêm gợi ý
Hãy chat với chúng tôi
Chào bạn, Tìm việc 365 có thể hỗ trợ gì cho
bạn!
Liên hệ qua zalo Liên hệ qua skype