Văn phòng điện tử là gì? Lý do văn phòng điện tử ngày càng phổ biến

1. Văn phòng điện tử là gì?

“Văn phòng điện tử” được xem là một phần mềm có sự tích hợp đầy đủ mọi ứng dụng để phục vụ cho nhu cầu quản lý cũng như xử lý các vấn đề về hồ sơ công việc, đồng thời giúp trao đổi thông tin, điều hành việc tác nghiệp và khởi tạo, quản lý các văn bản tài liệu,... nhằm mục đích cuối cùng là thay thế các phương tiện quản lý truyền thông bằng các thiết bị hiện đại, tiên tiến của công nghệ. Như vậy, xét về bản chất, văn phòng điện tử được xem là một hệ thống phần mềm tin học văn phòng tiếng anh giúp cho những thao tác, các nghiệp vụ văn phòng được xử lý một cách dễ dàng dựa trên nền tảng của máy tính, nhất là Internet. Bằng cách sử dụng văn phòng điện tử, bạn sẽ không cần đến các loại giấy tờ như đơn xin nghỉ phép đi du lịch nước ngoài, mẫu đơn xin trợ cấp ốm đau, mẫu đơn đề nghị giúp đỡ, mẫu đơn xin vắng mặt trong cuộc họp,...  mà tất cả các thao tác đều được lập trình trên hệ thống để người dùng có thể sử dụng, làm việc một cách đơn giản nhất.

Tùy theo từng quy mô của văn phòng, workspace mà thiết lập hệ thống văn phòng điện tử bao gồm những gì và có thể đáp ứng được những gì. Thực tế cho thấy, các hoạt động của một văn phòng hiện nay khá là đa dạng và phức tạp, từ việc tạo ra sự tương tác giữa các phòng ban, bộ phận nhân viên văn phòng như nhân viên làm công việc hành chính nhân sự, nhân viên tổng vụ, nhân viên C&B, administrative staff,... với nhau đến việc luân chuyển các loại giấy tờ, văn kiện, biên bản, bổ sung hay mẫu thông báo cắt giảm nhân sự đến quản lý các công việc theo thủ tục,... Và tất cả những vấn đề này đều được lập trình cũng như chuyển hóa thành các module (hệ phân loại chức năng) giúp cho văn phòng điện tử có thể phát huy hết chức năng là cung cấp cho người dùng những tiện ích hiệu quả nhất.

Hiện nay, trong tin học văn phòng bao gồm những gì có rất nhiều những ứng dụng phần mềm nổi tiếng và miễn phí giúp cho các thao tác trong văn phòng được điện tử hóa một cách hiệu quả. Tại Việt Nam, cũng đã xuất hiện một số doanh nghiệp xây dựng được các ứng dụng về nghiệp vụ văn phòng điện tử, nổi bật trong đó là các phần mềm văn phòng điện tử của FSI và có tên gọi là DocEye. Đây là ứng dụng phần mềm có cả phiên bản miễn phí, bản dùng thử và nhiều phiên bản tùy biến khác để các doanh nghiệp lớn, vừa hay nhỏ có thể lựa chọn theo quy mô và nhu cầu của mình.

2. Ưu điểm và khó khăn của văn phòng điện tử

2.1. Ưu điểm của văn phòng điện tử

Văn phòng điện tử là hình thức làm việc theo kiểu mới của nhiều doanh nghiệp hiện nay nhằm mục đích là nâng cao chất lượng cũng như năng suất cho các hoạt động của nhân viên. Và so với hình thức truyền thống, văn phòng điện tử có những đặc điểm sau đây:

2.1.1. Dễ dàng phân công công việc và theo dõi được tiến độ làm việc

Đây là mô hình hoạt động online hoàn toàn và người sử dụng có thể quản lý, làm việc dựa trên hệ thống phần mềm để kết nối thông qua mạng Internet. Chính vì vậy, các lãnh đạo trong doanh nghiệp, cơ quan có thể dễ dàng hơn trong việc phân công hay giao các đầu công việc cho nhân viên ở bất cứ nơi nào có mạng Internet qua điện thoại thông minh, qua máy tính bảng và máy tính.

Có thể thấy hiện nay, ngay tại các phòng chờ của sân bay, các quan cà phê hay bất cứ nơi đâu, các nhà lãnh đạo đều có thể kiểm soát được tiến độ của công việc đến đâu, khối lượng công việc của từng nhân viên như thế nào để có thể sắp xếp và phân bổ cho phù hợp, tránh tình trạng có ngày quá nhiều việc, có ngày lại quá ít việc dẫn đến hiệu quả của công việc giảm sút.

Còn đối với nhân viên thì khi làm việc với phần mềm văn phòng điện tử thì cũng giảm bớt được một số công việc như không cần phải báo cáo chi tiết về tiến độ làm việc như cách làm truyền thống nữa. Giờ đây công việc báo cáo hay trình bày các vấn đề đã được rút ngắn rất nhiều để có thể tập trung hơn cho công việc, tăng năng suất cũng như chất lượng của công việc.

2.1.2. Quản lý các văn bản tự động mà không cần nhân viên văn thư

Một trong những ưu điểm vượt trội của văn phòng điện tử chính là khả năng quản lý các văn bản tự động. Tất cả những văn bản chuyển đến hay chuyển đi đều sẽ được văn phòng điện tử cập nhật một cách nhanh chóng theo trình tự thời gian và phân loại rõ ràng theo từng công văn. Bên cạnh đó, với chức năng bình luận các công văn của phần mềm này, cho phép tất cả mọi người có thể ghi chú hay nêu các ý kiến cá nhân vào từng công việc trong các công căn và đánh dấu lại những thông tin cần phải ghi nhớ cho sau này nếu cần xem lại.

2.1.3. Kho lưu trữ dữ liệu thông minh và không giới hạn dung lượng

Nếu như trước đây văn phòng truyền thống phải nhờ đến những vật dụng như chiếc tủ cao ngất, chật chội cả văn phòng hay những chiếc ổ cứng với dung lượng lớn để có thể lưu trữ được tất cả các tài liệu như hình ảnh, video,... thì hiện nay, với hệ thống phần mềm văn phòng điện tử, bạn có thể lưu trữ được tất cả các dữ liệu đó trên hệ thống đó và nhân viên công ty để có thể quản lý được hồ sơ, sử dụng và chia sẻ các tài liệu của mình một cách dễ dàng.

2.2. Khó khăn của văn phòng điện tử

Hệ thống văn phòng điện tử mặc dù có khá nhiều ưu điểm nhưng vẫn tạo ra một số khó khăn khi sử dụng đối với người dùng hiện nay. Bởi nếu như trước đây, con người đã quá quen với công việc của mô hình văn phòng truyền thống, với nhiều giấy tờ, sổ sách thì khi bắt đầu áp dụng hệ thống quản lý hiện đại này lại tạo ra tâm lý ngại sử dụng của người dùng, họ ngại phải thay đổi và vẫn muốn đi theo lối mòn. Bên cạnh đó, không phải doanh nghiệp hay công việc nào cũng có thể áp dụng hệ thống đó. Phần mềm văn phòng điện tử hiện đại, bảo mật nhưng cũng khá khó để sử dụng đối với những người chưa có kinh nghiệm tiếp xúc và am hiểu về công nghệ. Do đó, trước khi quyết định có nên áp dụng phần mềm này vào quản lý doanh nghiệp, các nhà lãnh đạo cũng cần phải suy nghĩ, đắn đo và xem xét kỹ lưỡng mới có lựa chọn cuối cùng.

3. Lý do khiến văn phòng điện tử ngày càng phổ biến

Hiện nay, hệ thống phần mềm văn phòng điện tử đang ngày càng được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp ở nhiều lĩnh vực khác nhau. Tại sao lại như vậy?

- Văn phòng điện tử cho phép việc theo dõi toàn bộ các công việc từ xa: nhu cầu về quản lý hiện nay đã không còn quá bó buộc trong một không gian văn phòng chật hẹp mà những nhà lãnh đạo sẽ phải thường xuyên đi công tác, không có quá nhiều thời gian ở văn phòng để có thể theo dõi được tiến độ hay phân công công việc trực tiếp cho nhân viên. Chính vì vậy, sử dụng phần mềm quản lý văn phòng điện tử giúp họ có thể kiểm tra được một cách chi tiết, cụ thể tiến độ của từng công việc và đưa ra các quyết định, chỉ thị đến với nhân viên một cách đơn giản, nhanh chóng nhất.

- Việc cài đặt phần mềm quản lý văn phòng điện tử khá dễ dàng trên các thiết bị điện thoại thông minh, máy tính bảng, laptop với đầy đủ các nền tảng đều có thể hỗ trợ như IOS, Android,... giúp cho người dùng có thể dễ dàng truy cập bất cứ lúc nào, xử lý nhanh chóng các văn bản cần thiết và công việc từ xa thông qua mạng Internet.

- Giao diện phần mềm văn phòng điện tử thân thiện, mang lại cảm giác gần gũi và dễ sử dụng đối với người dùng. Bạn có thể tùy ý điều chỉnh các chức năng hay làm theo các hướng dẫn cụ thể mà không mất quá nhiều thời gian để nghiên cứu, tìm hiểu cũng như sử dụng phần mềm đó trong công việc.

- Phần mềm văn phòng điện tử có tính năng bảo mật cao, đặc biệt là trong bối cảnh công nghệ thông tin phát triển ngày càng mạnh mẽ kéo theo sự bùng nổ của nhiều lớp tin tặc và sự rò rỉ của các thông tin trên hệ thống mạng. Do đó, vấn đề bảo mật thông tin trong các doanh nghiệp, công ty trách nhiệm hữu hạn, JSC, Corporate cũng ngày càng được quan tâm, chú ý. Với việc sử dụng phần mềm văn phòng điện tử, bạn có thể hoàn toàn yên tâm với hệ thống bảo mật 3 lớp rất khó để xâm phạm, hạn chế được tối đa những nỗi lo của người dùng hiện nay.

- Tính năng đa dạng của văn phòng điện tử giúp cho người dùng có thể dễ dàng tùy chọn bổ sung thêm các tính năng theo yêu cầu và phần mềm sẽ luôn cập nhật nhanh chóng, kịp thời những tính năng mới cho người dùng.

- Hệ thống văn phòng điện tử có thể áp dụng được cho nhiều mô hình quản lý khác nhau, từ mô hình cho các cơ quan đoàn thể đến các mô hình cho tổ chức, cá nhân tùy thuộc vào nhu cầu và điều kiện của công việc.

- Điều đặc biệt là khi sử dụng phần mềm văn phòng điện tử, các bạn sẽ được hỗ trợ tối đa về dịch vụ hỗ trợ 24/7 một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp nhất. Các doanh nghiệp khi gặp bất kỳ vấn đề gì đều sẽ được hỗ trợ bởi những nhân viên chuyên nghiệp và có nhiều kinh nghiệm cũng như tận tình giúp đỡ. Những trường hợp đặc biệt thì sẽ được hỗ trợ tại chỗ bởi những đội ngũ nhân viên kỹ thuật giỏi nhất.

Tìm việc

Hy vọng với những chia sẻ trên đây của Timviec365.vn sẽ giúp các bạn hiểu rõ về văn phòng điện tử là gì cũng như những lợi ích mà văn phòng điện tử mang lại cho doanh nghiệp. Từ đó có những kiến thức để áp dụng hình thức văn phòng điện tử một cách hiệu quả cho doanh nghiệp của mình.