Khám phá cách quản lý dự án trên 1 trang giấy excel chuẩn

1. Lợi ích của việc quản lý dự án trên trang excel

Là một phương pháp có thể giúp nhà quản lý nhìn nhận đơn giản hóa các vấn đề phức tạp có trong dự án, giúp các cá nhân có thể nắm bắt được tóm tắt đầy đủ về thông tin, sự kiện và công việc nổi bật của dự án.

Đảm bảo các bộ phận, cá nhân có được thông tin thông suốt để bám sát được mục tiêu, nhiệm vụ và tình trạng hoạt động của dự án một cách tổng quát nhất.

Việc quản lý dự án trên 1 trang giấy excel là một cách giúp hỗ trợ, bổ sung cho các công cụ quản lý dự án khác nhằm đem lại hiệu quả tối ưu và tạo hiệu quả cho việc thực hiện dự án cũng như quản lý dự án có trong doanh nghiệp.

Đối với mỗi dự án khác nhau thì sẽ có những tính chất và yếu tố cần thiết khác nhau. Mỗi cá nhân, bộ phận cũng sẽ thực hiện những nhiệm vụ không giống nhau và trong các nhiệm vụ đó các bên phải hỗ trợ lẫn nhau. 

Vì thế việc tổng hợp các hoạt động của dự án trong 1 file excel là cơ sở để các bên liên quan nắm bắt tình hình, công cuộc thực hiện và mục tiêu của dự án từ đó định hướng được cho hoạt động tiếp theo của mình sao cho tạo được hiệu quả cao.

Ngoài ra, việc quản lý dự án theo cách này cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng phân bổ, lưu trữ các tài liệu liên quan tới dự án một cách có hệ thống từ đó giúp nhà quản trị xây dựng được các chiến lược quản lý dự án phù hợp.

2. Hướng dẫn quản lý dự án trên 1 trang giấy excel chi tiết

Để quản lý dự án trên 1 trang giấy excel đảm bảo tính logic thì các nhà quản trị hoặc quản lý phải biết xác định các mục tiêu, nhiệm vụ chính cần có. Nắm bắt và phân chia công việc hợp lý trong trang excel để có được bố cục sắp xếp phù hợp nhất.

2.1. Xác định các chỉ số trọng tâm của dự án

Cần lựa chọn phân bổ các phần mục quan trọng một cách hợp lý trên trang giấy excel để tiến hành quản lý dự án một cách có hệ thống.

2.1.1. Những thông số ban đầu cần có

Trước hết, trên trang excel cần có các thông tin chung của một dự án thông thường. Những thông tin như: Tên của dự án, mục tiêu dự án, ngày dự kiến thực hiện và ngày dự kiến hoàn thành, tổng chi phí trong kế hoạch dự kiến.

Xác định cụ thể các bộ phận thành viên tham gia dự án, người thực hiện dự án. Có các nhiệm vụ chính cần thực hiện đối với mỗi bộ phận, cá nhân và đặt mục tiêu cụ thể của từng nghiệp vụ và phân chia một cách tổng quát.

Thông qua các chi tiết về chi phí, mục tiêu, các nhiệm vụ, chi phí và ngày tháng dự kiến hoàn thành, tóm tắt các dự báo khác trong dự án trên trang giấy thì mọi người đều có thể nắm bắt được giới thiệu các yếu tố cốt lõi ban đầu của dự án.

2.1.2. Thực hiện cập nhật theo tiến trình dự án

Với những kế hoạch đặt ra ban đầu của dự án thì theo đó các nhà quản lý cần cập nhật tiến độ dự án trên trang giấy excel dựa vào những mốc thời gian hoàn thành của mỗi mục tiêu. 

Theo dõi tiến độ thực hiện với các nhiệm vụ chính và tiến hành ghi chép vào trang giấy excel để có được tình hình thực tế một cách cụ thể và chi tiết nhất.

Ở phần theo dõi cập nhật thông tin dự án để cập nhật vào trang giấy excel cũng cần có các thông số cụ thể về chi phí thực hiện và tình trạng hoàn thành của dự án.

Ngoài ra, cũng cần thiết đề cập đến những tình huống, nhiệm vụ phát sinh khi thực hiện dự án để phân chia các chi phí cũng như xây dựng các giải pháp xử lý trên trang giấy excel.

2.1.3. Tổng hợp kết quả thực tế và so sánh với kế hoạch

Khi dự án thực tế được hoàn thành thì trên trang giấy excel cần tổng hợp các mục tiêu đạt được, tổng chi phí phát sinh, ngày thực tế hoàn thành các nhiệm vụ.

Thông qua những kết quả thực tế được tổng hợp trên trang giấy excel thì các nhà quản trị có thể dựa vào đó để so sánh với các mục tiêu đặt ra ban đầu, những dự kiến trong kế hoạch trước đó để nhìn nhận và đánh giá hiệu quả hoạt động của dự án.

Sau khi tổng hợp các yếu tố cần thiết xong thì các nhà quản lý có thể in trang giấy excel quản lý dự án để có thể nhìn rõ và nắm bắt được tổng quan hoạt động dự án. Từ đó góp phần thực hiện các công việc khác trong quy trình quản lý dự án của công ty.

2.2. Sử dụng mẫu quản lý dự án trên excel

Bạn có thể tận dụng các biểu mẫu sẵn có trên excel để sử dụng và sửa đổi theo mục đích quản lý dự án của mình sao cho phù hợp. 

Để tìm kiếm các mẫu quản lý dự án bạn cần mở ứng dụng excel chọn file New và tìm kiếm mẫu file trực tuyến với cụm từ “Quản lý dự án”. Màn hình sẽ hiển thị ra một loạt mẫu quản lý bạn có thể lựa chọn trong đó để sử dụng. Một số mẫu hỗ trợ quản lý dự án trong excel như:

- Đường thời gian với cột mốc cụ thể: Với thiết kế theo các mốc thời gian của kế hoạch làm việc phù hợp cho một dự án thì khi bạn nhập các dữ liệu vào bảng tính thì lộ trình thực hiện dự án sẽ được cấp nhật.

- Bộ theo dõi dự án với thiết kế phù hợp cho một dự án nhiều nhiệm vụ, mẫu này phân chia cụ thể từng nhiệm vụ có trong dự án với từng cá nhân rõ ràng với các thông số cụ thể. Mẫu này cũng giúp nhà quản lý thực hiện tổng hợp nhiều dự án trên 1 trang giấy excel.

- Mẫu biểu đồ Gantt Agile trên excel sẽ giúp bạn hình dung được quá trình thực hiện nhiệm vụ và trạng thái cụ thể của dự án trong từng giai đoạn. Bạn chỉ cần nhập dữ liệu của từng nhiệm vụ, chỉ định cá nhân thực hiện tỷ lệ phần trăm của từng nhiệm vụ trong tiến trình thực hiện cho đến khi dự án được hoàn thành.

- Mẫu công cụ lập kế hoạch theo dõi sự kiện cũng có thể là mẫu quản lý excel phù hợp cho dự án của bạn. Không chỉ thiết lập các thông số thông thường bạn có thể tạo biểu đồ theo dõi quá trình thực hiện dự án trên biểu mẫu này bằng cách tự động cập nhật qua dữ liệu được nhập vào ô tính.

Không chỉ có những mẫu quản lý dự án nêu trên mà trong excel còn có rất nhiều mẫu quản lý dự án trên 1 trang giấy phù hợp với nhiều kiểu hoạt động dự án khác nhau. Bạn có thể tham khảo và lựa chọn ra mẫu quản lý thời gian, dự án phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp mình.

3. Một số mẹo trong việc quản lý dự án trên excel

Để có thể nhìn thấy được tổng quan hoạt động của dự án trên 1 trang giấy excel bạn cần bố trí phù hợp các phần mục, khu vực trên trang giấy với những mốc thời gian, nhiệm vụ có tính tác động lẫn nhau.

Hãy để các nhiệm vụ được thực hiện theo dòng chảy thời gian để có thể cập nhật tiến trình của dự án một cách nhanh chóng. Phần biểu đồ nên để gần phần số liệu truy xuất để có thể kiểm tra tính chính xác và nhìn thấy được các thông số tác động tới biểu đồ như thế nào.

Bạn có thể lựa chọn mẫu quản lý dự án trên excel, tuy nhiên bạn cần thay đổi và thêm những nội dung quan trọng có tác động tới dự án của mình cũng như bỏ đi những phần mục không cần thiết.

Mặc dù bạn có thể quản lý dự án trên 1 trang giấy excel nhưng phương pháp này cần được áp dụng cùng với các phương pháp quản lý trên phần mềm giao việc hoặc ứng dụng quản lý khác để có thể mang lại hiệu quả tốt nhất.

Việc quản lý dự án trên 1 trang giấy excel là một phương pháp khả quan và có thể đem lại hiệu quả. Hy vọng qua những thông tin trên bài viết bạn đã có được những dữ liệu cần thiết để thực hiện hoàn thành mục tiêu tìm hiểu của mình.