Bật mí cách quản lý đơn hàng hiệu quả nhất dành cho bạn

1. Khái niệm quản lý đơn hàng trong công việc kinh doanh

Công việc kinh doanh buôn bán là một công việc đem lại những lợi nhuận to lớn cho các doanh nghiệp. Có rất nhiều yếu tố có thể ảnh hưởng đến quá trình vận hành của công việc này như chất lượng sản phẩm, dịch vụ, nhân viên bán hàng thân thiện, năng động, quảng cáo hiệu quả,... Và một trong số đó không thể không kể đến công việc quản lý đơn hàng.

Quản lý đơn hàng là công việc lên kế hoạch theo dõi, kiểm soát cụ thể về thông tin của đơn hàng, quá trình nhận hàng, đóng hàng và giao hàng,... Quy trình này sẽ bắt đầu từ khâu tiếp nhận thông tin đặt hàng, xuất hàng trong kho, đóng gói sản phẩm, liên hệ với khách hàng, bên vận chuyển và cuối cùng là kết thúc khi đơn hàng đến tay khách hàng, những người sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp.

Công việc quản lý đơn hàng này không phải là một công việc đơn giản, nó đòi hỏi người chịu trách nhiệm thực hiện phải có cho mình những kỹ năng và cách thức hiệu quả. Vậy những cách thức đó là gì?

2. Cách quản lý đơn hàng trong hoạt động kinh doanh

2.1. Tại sao cần tìm cách quản lý đơn hàng?

2.1.1. Ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình kinh doanh

Như đã nói đến ở trên, việc quản lý đơn hàng đóng một vai trò quan trọng và nó sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến tiến trình hoạt động kinh doanh của bạn. Sẽ không có gì là khó hiểu nếu bạn đang đi tìm kiếm cho mình những “con đường” khiến công việc trở nên thuận lợi hơn.

Quản lý đơn hàng một cách có hệ thống sẽ giúp những chủ doanh nghiệp kiểm soát được được hàng của mình. Nếu trong quá trình thực hiện, công việc quản lý không được chú trọng thì việc gặp phải những rắc rối liên quan đến hàng hóa là điều bạn sẽ gặp phải. Đó có thể là những sai sót đến từ việc sai thông tin đơn hàng, sai thông tin khách hàng, thâm hụt hàng hóa trong kho,... Nếu xảy ra nhiều lần, thì việc này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và làm cho tình hình kinh doanh của bạn gặp phải những trở ngại không đáng có. 

2.1.2. Tạo dựng lòng tin với khách hàng 

Trong quá trình bán hàng và mang sản phẩm đến với người tiêu dùng, việc quản lý đơn hàng có hiệu quả hay không sẽ phần nào đánh giá được mức độ chuyên nghiệp cũng như uy tín của cửa hàng, doanh nghiệp với khách hàng của mình. Một cửa hàng lúc nào cũng mang đến những sản phẩm chỉn chu, những đơn hàng nhanh chóng thì không có lý do gì để khách hàng phải phàn nàn và ý kiến cả. 

Hiện nay, khi cơn bão quảng cáo đổ bộ khiến người tiêu dùng trở nên e ngại trước những thông tin pr quá đà, thì quản lý đơn hàng hiệu quả cũng là một cách khiến cửa hàng, doanh nghiệp của bạn có chỗ đứng hơn trong lòng họ. Các nhà quản lý hiểu rõ ràng, việc tạo dựng lòng tin cho khách hàng, quản lý đơn hàng hiệu quả sẽ là cách thức giúp doanh nghiệp, thương hiệu xây dựng được chỗ đứng vững chắc trên thương trường. Vậy cách quản lý đơn hàng hiệu quả là gì?

2.2. Các bước trong quy trình quản lý đơn hàng 

Công việc quản lý đơn hàng sẽ được thực hiện cụ thể thòng các bước sau:

Bước 1: Xử lý thông tin của đơn hàng khi tiếp nhận đơn từ khách hàng. Đây là bước đầu tiên trong quá trình quản lý đơn hàng. Ở bước này, người quản lý đơn sẽ cần đảm bảo sự chính xác về thông tin của sản phẩm, thông tin của khách hàng để tránh xảy ra trường hợp sai sót.

Bước 2: Dựa vào thông tin đã xử lý để đóng gói hàng hóa. Ở bước này, các chủ shop hoặc người chịu trách nhiệm quản lý hàng hóa ở các doanh nghiệp sẽ tiến hành đóng gói sản phẩm để hoàn thiện và gửi đến khách hàng. Quy trình đóng gói cũng phải đảm bảo tính chính xác về thông tin hàng hóa để tránh tình trạng giao nhầm đơn, thiếu hàng trong lô...

Bước 3: Giao hàng hóa cho bên vận chuyển. Sau khi đóng gói và hoàn thiện đơn hàng, các shop, cửa hàng hoặc doanh nghiệp sẽ liên hệ với bên vận chuyển để giao hàng cho khách. Bạn nên lựa chọn những nhà vận chuyển uy tín và có phản hồi tốt từ khách hàng để tạo ra dịch vụ trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng của mình.

Bước 4: Tiếp tục theo dõi tình trạng của đơn hàng (đang vận chuyển, đã nhận được hàng, chưa nhận được hàng,...). Trong bước này, dù đã giao hàng những bạn vẫn nên kiểm soát và quản lý chặt chẽ. Nhanh chóng giải quyết những tình huống phát sinh khi xảy ra để hạn chế tối đa những tình trạng gây thất thoát về hàng hóa.

Xem thêm: Hệ thống quản lý đơn hàng OMS là gì và nó hoạt động như thế nào?

3. Những lưu ý để quản lý đơn hàng hiệu quả

3.1. Kiểm soát và theo dõi tình trạng của đơn hàng

Trong công việc này, đối tượng đầu tiên mà bạn cần quan tâm đó chính là những đơn hàng của bạn. Việc quản lý đơn hàng không phải là công việc đơn giản khi bạn hoàn toàn có thể gặp phải trường hợp nhầm đơn, chồng đơn, sai thông tin đơn hàng bất cứ lúc nào. Để có thể hạn chế được điều này thì bạn cần xây dựng cho mình một quy trình quản lý đơn hàng theo các bước một cách cụ thể, chi tiết và cẩn thận trong quá trình nhập thông tin của mình.

Trên thực tế, với những cửa hàng mới mở hoặc chưa có quá nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực này thì việc xảy ra sai sót là điều không thể tránh khỏi và bạn hoàn toàn có thể nhờ tới sự trợ giúp của những công cụ hỗ trợ. Hiện nay không khó để tìm ra những phần mềm có tính năng quản lý đơn hàng dành cho bạn. Những phần mềm quản lý hệ thống phân phối sẽ giúp bạn kiểm soát những thông tin liên quan đến đơn hàng được phân phối. Giảm thiểu cho bạn tình trạng nhầm lẫn và quá tải khi lượng hàng hóa quá nhiều đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn.

3.2. Quản lý tình trạng hàng hóa trong kho

Không chú trọng vào quản lý hàng tồn kho là điều mà các cửa hàng nhỏ, mới rất hay gặp phải. Điều này xuất phát từ việc các chủ cửa hàng quá tập trung vào việc tìm kiếm khách hàng và chốt đơn mà quên mất rằng hàng hóa trong kho cũng là một loại tài sản quan trọng của mình.

Bạn có thể kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả và đơn giản bằng các phần mềm quản lý hàng hóa, phần mềm quản lý hệ thống phân phối trên thị trường hiện nay. Những số liệu về hàng hoá khi bạn nhập vào sẽ được lưu trữ và tính toán khi hàng hóa ra và vào kho hàng. Đưa ra những số liệu cụ thể để các nhà quản lý có thể theo dõi dễ dàng hơn.

Việc sắp xếp hàng hóa trong kho cũng là điều bạn nên lưu ý khi cần sắp xếp những hàng hóa có hạn sử dụng gần hơn ra ngoài, sắp xếp theo một hệ thống logic nhất định (từ trái qua phải, trên xuống dưới,...). Tránh để xảy ra tình trạng hàng hóa hết hạn sử dụng hoặc những hàng hóa có hạn sử dụng lâu hơn lại được sử dụng trước.

Công việc theo dõi hàng hóa là một công việc đòi hỏi sự logic và cẩn thận. Qua những chia sẻ về cách quản lý đơn hàng trên đây của chúng tôi, hy vọng bạn đã tìm cho mình được những thông tin hữu ích. Đừng quên thường xuyên ghé thăm để đón đọc những bài viết hấp dẫn khác của timviec365.vn nhé!