Tổng hợp những kế hoạch cung ứng vật tư và cách lập kế hoạch hiệu quả

1. Những kế hoạch cung ứng vật tư trong xây dựng phổ biến

Vật tư là yếu tố quan trọng liên quan đến toàn bộ các hoạt động xây dựng công trình. Để tránh những rủi ro liên quan đến việc cung ứng vật tư và đảm bảo tiến độ thi công cho các dự án thì việc lập kế hoạch cung ứng vật tư cần nhận được đầy đủ sự quan tâm từ doanh nghiệp. Lập kế hoạch cho vật tư chính xác và đúng khối lượng giúp doanh nghiệp duy trì được vật tư ở mức thấp nhất và đem lại nhiều lợi ích khác.

1.1. Tại sao nên xây dựng kế hoạch cung ứng vật tư?

Việc tạo nên một kế hoạch từ trước cho việc cung ứng vật tư giúp doanh nghiệp có thể ứng phó được với sự thay đổi của môi trường. Dự đoán trước được những biến động giúp doanh nghiệp lập ra được một kế hoạch phù hợp.

Một kế hoạch vật tư hoàn hảo đòi hỏi doanh nghiệp phải kiểm soát vật tư ở mức chặt chẽ và chính xác cho từng loại. Từ đó, doanh nghiệp có thể kiểm soát được số lượng vật tư, tránh được vật tư tồn đọng quá nhiều trong công trình xây dựng, giảm thiểu được thời gian và quá trình lưu trữ nguyên vật liệu.

Đồng thời, doanh nghiệp cũng giảm được thời gian dành cho sản xuất và cung ứng vật tư, tăng được hiệu quả trong các công trình xây dựng.

1.2. Những kế hoạch cung ứng vật tư phổ biến trong ngành xây dựng

1.2.1. Kế hoạch có kho trung gian

Bên cạnh việc phục vụ cho toàn bộ doanh nghiệp, kho trung gian còn có một loại phục vụ cho những công trình xây dựng. Kế hoạch này thường được áp dụng cho các loại vật tư có giá trị thấp, không thể xác định trước tiến độ sử dụng và địa chỉ, hoặc các công tác xây dựng ở xa các điểm cung ứng vật tư.

1.2.2. Kế hoạch thẳng đến chân công trình

Kế hoạch về cung ứng vật tư thẳng đến chân công trình thường được sử dụng cho những loại vật tư có tiến độ và địa chỉ rõ ràng, hay những loại vật tư có kích thước và kết cấu lớn, có thể để bên ngoài trời.

Thực tế, trong một số trường hợp, quá trình cung ứng vật tư xây dựng thường được hoạt động theo tiến độ giờ. Hình thức này sẽ được áp dụng khi các nhà thầu xây dựng muốn giảm mạnh tối đa chi phí bảo quản, dự trữ vật tư và khi những điểm bán vật liệu xây dựng đang ngày càng phát triển mạnh trên thị trường.

1.2.3. Kế hoạch cho vật tư đồng bộ 

Kế hoạch này đòi hỏi doanh nghiệp cần phải có tổ chức sắp xếp những loại vật tư đồng bộ tất cả về chủng loại và chất lượng, đảm bảo cung cấp hiệu quả các vật liệu xây dựng cho quá trình thi công. Bởi nếu vật tư được cung ứng theo số lượng lớn nhưng doanh nghiệp không đồng bộ nó, việc thi công sẽ chẳng nhận lại được lợi ích nào.

1.2.4. Kế hoạch cung ứng theo hợp đồng

Trong ngành xây dựng, các kế hoạch cung ứng cho vật tư theo hợp đồng thường được sử dụng phổ biến. Vì hầu hết hiện nay các công trình xây dựng đều được tiến hành theo hợp đồng xây dựng riêng lẻ. Nếu doanh nghiệp không ký hợp đồng xây dựng, kế hoạch này sẽ không thể thực hiện được. Tùy theo các loại hợp đồng, doanh nghiệp có thể cung ứng vật tư thẳng đến công trình hoặc qua kho trung gian.

Xem thêm: Quy trình lựa chọn nhà thầu đầy đủ và chi tiết nhất hiện nay

2. Mách bạn cách lập kế hoạch cung ứng vật tư xây dựng

2.1. Xác định rõ các bên tham gia và vai trò của họ

Trước khi lập kế hoạch cho cung ứng vật tư xây dựng (hay còn gọi là kế hoạch hậu cần vật chất), doanh nghiệp cần xác định được những người chịu trách nhiệm trong các kế hoạch này. Người nào cần chịu trách nhiệm sản xuất cung ứng vật tư và đảm bảo chứng được thực hiện đúng trong dự án xây dựng trong doanh nghiệp. Những người đó có thể là nhà thầu chính, nhà thầu phụ hoặc khách hàng.

Khách hàng sẽ là người có trách nhiệm trong việc đưa ra cấu trúc và yêu cầu về cung ứng vật tư, chẳng hạn như các chi phí của toàn dự án hay những thông tin xác thực về môi trường.  Còn nếu bạn là nhà thầu chính, bạn cần yêu cầu khách hàng qua quá trình cung ứng và quản lý các nguyên vật liệu thông qua chuỗi cung ứng. Việc này giúp bạn có thể ước tính được số lượng nguyên vật liệu cần sử dụng và đảm bảo chúng được đáp ứng trong quá trình xây dựng, ngoài ra bạn cũng cần đảm bảo nhà thầu phụ cũng làm như vậy.

Một người quản lý hậu cần trong dự án xây dựng cũng vô cùng cần thiết. So với các dự án lớn thì người quản lý có vai trò trong chuyên dụng và toàn thời gian, nhưng so với những dự án nhỏ hơn, doanh nghiệp có thể kết hợp vai trò này cùng với các trách nhiệm quản lý cho dự án khác.

Giám đốc hậu cần cũng là vị trí cần bổ nhiệm càng sớm càng tốt để các thông tin về hậu cần đều được xem xét ở những giai đoạn thiết kế, trong trường hợp thực hiện được các thay đổi phù hợp thực tiễn.

Nhà thầu chính cần là người chịu trách nhiệm thực hiện với các nhóm thiết kế để có thể xác định trước được những vật liệu tiềm năng từ thiết kế. Các nhà thầu phụ cần chịu trách nhiệm thực hiện quản lý nguyên vật liệu, bao gồm cả đặt hàng cho dự án. Vì vậy, doanh nghiệp nên tham gia nhà thầu phụ trong dự án của mình ngay từ những giai đoạn đầu tiên để giảm thiểu được sự lãng phí và xác định được nguyên vật liệu.

Các nhà thầu phụ cũng sẽ thực hiện các vai trò quan trọng trong các thông lệ hậu cần về tại chỗ, có thể yêu cầu về việc đào tạo thêm. Đồng thời, nhà thầu phụ cần cung cấp các dữ liệu về vật tư chính xác, ví dụ như chi tiết giao hàng và số lượng, cùng với phù hợp với thời gian của dự án xây dựng.

Sau khi đã thiết lập nên trách nhiệm cùng với vai trò của mỗi người trong kế hoạch cung ứng các vật tư, doanh nghiệp cần thông báo những điều này cho những bên liên quan và có trách nhiệm, đặc biệt là các nhà thầu phụ. Bạn có thể tổ chức các cuộc họp định kỳ với các nhà thầu và nhân viên của bạn để nhấn mạnh vai trò và trách nhiệm của họ trong kế hoạch này.

2.2. Đào tạo kết hợp truyền thông trong quá trình thực hiện kế hoạch

Sau khi bạn đã thiết lập được các vai trò, bạn cần tiến hành các bước tiếp theo là một kế hoạch đào tạo và truyền thông trong quá trình thực hiện kế hoạch. Bạn cần yêu cầu tất cả những người có trách nhiệm và liên quan đến dự án cần phát triển và thực hiện kế hoạch cung ứng về vật tư.

Bạn cần đảm bảo mọi người đều có thể nhận thức về được những vai trò và vấn đề cụ thể trong việc thực hiện kế hoạch, gồm cả các vị trí và chiến lược về hậu cần. Chẳng hạn như sử dụng các trung tâm hợp nhất về vấn đề xây dựng hay các khu chợ tại chỗ. Doanh nghiệp cũng có thể đào tạo các khóa học riêng hay kết hợp vào các buổi đào tạo mà bạn đang có, ví dụ như buổi giới thiệu.

Ngoài ra, bạn có thể kết hợp sử dụng phần mềm quản lý chuỗi cung ứng hay còn gọi là phần mềm quản lý cung ứng xây dựng 365, hỗ trợ bạn trong quá trình thực hiện kế hoạch về cung ứng vật tư xây dựng, giúp doanh nghiệp giảm được thời gian và hoàn thành dự án xây dựng nhanh chóng.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã biết được những thông tin về kế hoạch cung ứng vật tư trong ngành xây dựng. Để có thể lập kế hoạch hiệu quả, doanh nghiệp cần nắm rõ được các bước thực hiện kế hoạch và chỉ rõ được vai trò, trách nhiệm của những thành viên trong dự án. Từ đó, doanh nghiệp có thể nhanh chóng hoàn thành dự án xây dựng với chi phí về cung ứng vật tư được giảm thiểu tối ưu nhất.