Gợi ý cách xây dựng khung KPI cho bộ phận kho chuẩn nhất

1. Những nội dung mà KPI cho bộ phận kho cần bao quát

Nhân viên làm việc tại bộ phận kho thường phụ trách một khối lượng công việc lớn, tuy nhiên, trong đó lại có nhiều mục công việc nhỏ vì đây là vị trí phải đi theo dòng chảy, sự lưu động của hàng hóa ngay từ ngoài cho đến khi vào trong doanh nghiệp. Cụ thể, KPI cho bộ phận kho có thể bao gồm những đề mục nhỏ dưới đây.

1.1. Tiếp nhận, gửi phát hàng hóa

KPI về tiếp nhận hàng hóa và lưu kho là nội dung đầu tiên bạn có thể dùng để đánh giá hoạt động làm việc của nhân viên. Với các yêu cầu công việc vụ thể về tốc độ xử lý hàng hóa và độ chính xác của mỗi lần tiếp nhận hàng hóa, khối lượng hàng hóa cần xử lý nhập lưu kho trong một ngày trên mỗi đầu nhân viên kho hay chi phí trên một sản phẩm cần lưu, doanh nghiệp có thể xây dựng những tiêu chuẩn KPI khác nhau nhằm đảm bảo được những tiêu chuẩn về chất lượng công việc tại công ty mình.

Bên cạnh việc quản lý trên sản phẩm, kiện hàng, bạn cũng có thể sử dụng các tiêu chí áp dụng cho người lao động về việc đảm bảo nguyên tắc xuất, nhập hàng hóa vào hoặc ra khỏi kho bao gồm việc kiểm soát số lượng, chủng loại hàng hóa, bên cạnh đó, đảm bảo chất lượng hàng hóa trước khi nhập vào, trước khi xuất ra phải đạt yêu cầu. Việc kiểm soát tiếp nhận, cấp phát hàng hóa vào, ra phải được thực hiện kịp thời và nhịp nhàng với yêu cầu của các bên sao cho hiệu suất công việc của toàn hệ thống được đảm bảo nhanh chóng và thuận lợi nhất cũng như hoàn thành đầy đủ các giấy tờ cần thiết theo quy định của phía doanh nghiệp cũng như đối tác của doanh nghiệp.

Mục tiếp nhận và cấp phát hàng hóa có yêu cầu về giấy tờ thật chính xác và đầy đủ để đảm bảo sự lưu thông hàng hóa một cách suôn sẻ và nhanh chóng trong chuỗi cung ứng từ nhà sản xuất đến tay khách hàng. Vì vậy, KPI nhắm tới mục giấy tờ cần phải được siết chặt, đảm bảo tuyệt đối để tránh gây ra những tổn thất không đáng có trong quá trình tiếp nhận hàng hóa và cấp phát.

1.2. Công việc quản lý trong quá trình lưu kho

Ngoài việc xây dựng KPI cho công việc tiếp nhận, gửi phát hàng hóa, công đoạn quản lý hàng hóa đang được lưu trữ trong kho cũng là một việc làm quan trọng để đảm bảo được chất lượng hàng hóa. Về yêu cầu của hoạt động lưu kho, mọi loại hàng hóa cần phải được lưu kho trong tình trạng tránh được các yếu tố xấu từ môi trường có thể gây ảnh hưởng tới chất lượng như bụi bặm, hóa chất, các loại công trùng, gián, chuột, mối,... Phải thường xuyên kiểm tra chất lượng hàng hóa lưu kho và báo cáo về trường hợp hư hỏng, kém chất lượng hoặc có nguy cơ hỏng cao.

Không chỉ dừng lại ở việc quản lý chất lượng hàng hóa trong kho một cách đơn thuần, hiện nay, nhân viên kho còn phải quản lý những vấn đề liên quan đến chu kỳ hàng hóa, phải báo cáo kịp thời với những thông tin và phân tích rõ ràng về tình trạng hàng hóa lưu kho, đồng thời, trong thời gian đó, phải chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ, thủ tục cần thiết và giữ gìn, lưu trữ cẩn thận để phục vụ cho các hoạt động hàng hóa tiếp theo.

Xem thêm: Chỉ số KPI cho nhân viên xuất nhập khẩu

2. Tiêu chuẩn của KPI để việc quản lý kho trở nên hiệu quả

Để xây dựng được một khung KPI hiệu quả cho bộ phận kho, doanh nghiệp cần phải nắm được những quy tắc về tiêu chuẩn cụ thể bao gồm các yếu tố về khả năng đo lường dựa trên thiết kế công việc rõ ràng.

2.1. Có thể đo lường

Điều kiện để một khung KPI hiệu quả trong đánh giá chất lượng công việc đó là do tính chất về khả năng đo lường của nó. Bạn xây dựng khung càng chi tiết, càng nhiều bậc đánh giá khác nhau bằng cách số hóa công việc với độ lệch càng nhỏ thì khung KPI của bạn càng hiệu quả. Khi tất cả các đề mục công việc đều được thể hiện bằng con số, việc quản lý sẽ dễ dàng hơn rất nhiều, doanh nghiệp của bạn có thể biết rõ được năng suất làm việc cụ thể của mỗi người với sự khác biệt kể cả là nhỏ nhất, cũng là cơ sở đánh giá công bằng hơn cho nhân viên trong công ty.

2.2. Thiết kế công việc rõ ràng

Một khung KPI có thể hoạt động tốt chỉ khi thiết kế công việc trong doanh nghiệp của bạn thật rõ ràng. Với những công việc “không tên”, rất khó để áp một tiêu chuẩn KPI nào vào để đánh giá cho thật chính xác, điều này có thể dẫn tới sự mơ hồ và không chính xác trong việc đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên, có thể nhân viên đó làm việc rất năng suất nhưng vì thiết kế công việc không rõ ràng, không nằm trong phạm vi khung đánh giá KPI đã đặt ra nên xảy ra sai sót trong kết quả đánh giá của người đó. Về lâu dài, vấn đề này sẽ dẫn tới những hậu quả nghiêm trọng về tinh thần phấn đấu của nhân viên, gián tiếp dẫn tới chỉ số turnover tăng cao.

3. Áp dụng công nghệ trong quy trình đánh giá KPI trong doanh nghiệp

3.2. Quy trình đánh giá

Một quy trình đánh giá KPI sẽ giúp cho việc thực hiện công việc được tốt và hiệu quả hơn rất nhiều, khung đánh giá này sẽ được xây dựng bởi người quả lý kho, bao gồm một số bước như sau.

Bước 1: Đánh giá kết quả công việc của từng nhân viên dựa trên khung KPI đã đề ra

Bước 2: Quản lý trực tiếp của mỗi nhân viên sẽ duyệt kết quả đánh giá. Công đoạn này sẽ khiến việc đánh giá nhân viên được linh hoạt và chính xác hơn nếu như thiết kế công việc vẫn còn những điều chưa được hoàn toàn trùng khớp với khung đánh giá.

Bước 3: Tổng hợp những kết quả về hiệu suất và chất lượng công việc vào một bản báo cáo.

Bước 4: Thông báo về tình hình thực hiện KPI tới toàn thể nhân viên để họ nắm được thông tin về công việc của bản thân. Trong quá trình này, doanh nghiệp cũng đã tạo cơ hội cho nhân viên có những ý kiến, kháng nghị có thể nêu ra nếu chưa hài lòng về đánh giá trong báo cáo.

Bước 5: Những thông tin này sẽ được lưu trữ tại bộ phận nhân sự để nhập vào kho dữ liệu và quy đổi ra thành tích công việc, phục vụ cho quá trình tính lương và các chế độ đãi ngộ, thưởng, phạt khác.

3.3 Áp dụng công nghệ phần mềm trong đánh giá

Thực tế, hiện nay, bạn có thể sử dụng rất nhiều các phần mềm quản lý KPI miễn phí có sẵn trên thị trường. Việc tìm kiếm những phần mềm này trên internet là vô cùng dễ dàng. Với những tiện ích sẵn có, bạn không cần phải vất vả đi xây khung từ đầu nữa mà có thể thiết kế riêng từ nền tảng chung bao gồm nhiều lựa chọn có sẵn, khiến cho quá trình tạo dựng khung đánh giá được nhanh chóng và gọn gàng, khoa học hơn.

Nhìn chung, để xây dựng khung KPI cho bộ phận kho trong doanh nghiệp, ngoài việc dựa vào cấu tạo lớn chung chung như trong bài viết đã nêu, bạn còn cần dựa vào cụ thể thực tiễn những hoạt động và yêu cầu công việc đang diễn ra trong chính công ty của mình. Mong rằng bạn sẽ thành công trong việc quyết định những đề mục cần đánh giá trong KPI sau khi đọc bài viết này của timviec365.vn.