Mẫu sổ cổ đông là gì? Hướng dẫn cách lập sổ cổ đông đơn giản

Trong hoàn cảnh của một nền công nghiệp hóa, hiện đại hóa, cơ cấu ngành công nghiệp nước ta ngày càng phát triển, kéo theo đó là hàng loạt doanh nghiệp được thành lập. Với hình thức công ty cổ phần, một trong những việc đầu tiên mà người đứng đầu quan tâm đến đó là số thành viên của doanh nghiệp là bao nhiêu, xác lập quyền lợi, trách nhiệm cho họ như thế nào?

Cổ đông, người có cổ phần
Thành lập doanh nghiệp góp tiền dựng xây
Pháp luật quy định rồi đây
Cổ đông thì phải xác minh rõ ràng
Trong tờ mẫu sổ cổ đông
Chứng minh anh cũng có công trong này

1. Bạn biết gì về sổ cổ đông?

1.1. Sổ cổ đông là gì?

Sổ cổ đông là một căn cứ pháp lý vô cùng quan trọng cần có ở loại hình công ty cổ phần, có chức năng ghi nhận mọi thông tin liên quan tới cổ phần của công ty bao gồm người sở hữu cổ phần, sở hữu loại cổ phần nào, ngày bắt đầu sở hữu, những thông tin ghi chép về việc chuyển nhượng lại cổ phần và góp phần quan trọng trong tổ chức công ty cổ phần. Gọi là sổ cổ đông nhưng hình thức lại có thể xuất hiện ở dạng giấy hoặc sổ điện tử. Ngày nay, để đảm bảo việc lưu trữ học và xác nhận thông tin thì sổ cổ đông có thể được doanh nghiệp tạo lập ở cả hai dạng.

Sổ cổ đông có vai trò vô cùng quan trọng trong việc quản lý công ty, doanh nghiệp Vai trò này cần thiết đối với cả phía doanh nghiệp với những người có cổ phần. Nhưng, ở trong thực tế việc lập sổ cổ đông thường chỉ diễn ra cần thiết đối với những công ty cổ phần quy mô lớn, đã được niêm yết ở trong thị trường chứng khoán. Số còn lại rất ít khi làm mẫu sổ cổ đông, nếu như có làm thì chỉ đảm bảo cơ bản về hình thức theo đúng quy định, thủ tục hành chính mà không thể hiện được vai trò của cuốn sổ hoặc vai trò của các cổ đông.

Tìm hiểu thêm: Chức năng nhiệm vụ của Ban giám đốc công ty cổ phần

1.2. Khi đăng ký lập sổ cổ đông có cần phải thông báo hay không?

Trong Luật Doanh nghiệp, sổ cổ đông sẽ được lập ngay sau khi công ty cổ phần đã được cấp chứng nhận thành lập. Điều luật không hề có bất cứ nội dung điều khoản nào nói về việc phải thông báo về việc lập sổ đăng ký cổ đông. Mọi hoạt động tạo lập cho tới lưu giữ sổ cổ đông đều chỉ phổ biến trong mẫu thông báo nội bộ, có tác động lớn nhất đối với công tác quản lý, điều phối doanh nghiệp. Do trong sổ cổ đông có lưu trữ mọi thông tin cơ bản về bản thân của người cổ đông cho nên có bất cứ thay đổi nào từ thực tế của người cổ đông thì đều phải thông báo lại cho doanh nghiệp để có thể cập nhật lại thông tin vào trong sổ cổ đông.

Xem thêm: Mẫu sổ quản lý lao động

1.3. Mẫu sổ đăng ký cổ đông do ai quản lý?

Toàn bộ thông tin đã được cập nhật trong sổ cổ đông đều sẽ được lưu trữ ở trụ sở chính của doanh nghiệp hoặc cũng có thể gửi lưu trữ tại Trung tâm lưu ký chứng khoán.

Các cổ đông khi có nhu cầu kiểm tra, trích lục hoặc thậm chí là sao chép lại sổ đăng ký cổ đông thì đều có thể đến 2 cơ sở này để yêu cầu được thực hiện nhưng yêu cầu chỉ được tiếp nhận và xử lý trong giờ làm việc hành chính.

Xem thêm: Hàng ngàn mẫu cv xin việc ấn tượng, chuyên nghiệp đẹp mắt trên timviec365.vn, sử dụng tự tin ứng tuyển mọi công việc mong muốn. 

1.4. Một số lưu ý liên quan đến mẫu sổ cổ đông

- Khi có bất cứ sự thay đổi nào về thông tin của người cổ đông, chẳng hạn như cổ đông đó chuyển nhượng, chào bán cổ phần hoặc cho tặng lại cổ phần, đơn giản hơn chỉ là thay đổi thông tin cá nhân của cổ đông thì cũng đều cập nhận các thông tin thay đổi mới nhất đố vào trong sổ đăng ký cổ đông.

- Nếu như cổ đông chào bán lại cổ phần của mình cho một cổ đông khác hiện hữu tại công ty đó thì toàn bộ các thay đổi về thông tin của cổ đông mua lại sẽ cần phải được ghi lại vào trong sổ cổ đông nhằm chứng thực rõ ràng quyền sở hữu cổ phần của họ ở công ty.

- Phía doanh nghiệp sẽ có trách nhiệm trong việc thay đổi sổ cổ đông, cập nhật lại sổ khi có chuyển nhượng cổ phần giữa các cổ đông diễn ra. Những người được chuyển nhượng cổ phần chỉ trở thành cổ đông tại thời điểm mọi thông tin của họ dược cập nhật đầy đủ vào trong sổ cổ đông. Quá trình cập nhật thông tin cần phải được chú trọng tiến hành đầy đủ, liên tục, luôn đảm bảo sự chính xác khi công ty còn hoạt động.

- Tại thời điểm thành lập công ty, người đứng đầu cần phải nộp kèm theo hồ sơ thành lập danh sách cổ đông đồng sáng lập.

-  Suốt quá trình vận hành và phát triển công ty, sổ cổ đông là một trong những giấy tờ, biên bản cần xuất trình khi cơ quan quản lý nhà nước kiểm tra, thanh tra.

Việc làm quản lý điều hành

2. Hướng dẫn lập và điền thông tin vào mẫu sổ cổ đông

Khi lập sổ đăng ký cổ đông, trong mẫu sổ cổ đông, bạn cần phải ghi đầy đủ các nội dung đã được pháp luật quy định như sau:

- Tên và địa chỉ đầy đủ của trụ sở chính công ty cổ phần.

- Tổng số cổ phần trong công ty được phép đem ra chào bán, thông tin cụ thể về loại cổ phần đó cũng như số cổ phần cụ thể của từng loại.

- Tổng cổ phần đã bán kèm theo thông tin về giá trị số vốn đã góp trong công ty.

- Thông tin đầy đủ của cổ đông gồm Họ và tên, địa chỉ thường trú, số chứng minh thư, quốc tịch, số hộ chiếu, các giấy tờ có chức năng chứng thực khác khi cổ đông là cá nhân. Điền đầy đủ các thông tin sau vào sổ đăng ký cổ đông khi cổ đông là tổ chức: Tên đơn vị, địa chỉ đơn vị thường trú, số quyết định thành lập/ sổ đăng ký kinh doanh.

- Số lượng cụ thể của mỗi loại cổ phần của từng cổ đông, thời gian chính xác đăng ký cổ phần.

Khi có bất cứ sự thay đổi nào liên quan đến cổ đông thì bên cạnh việc sửa đổi thông tin trong sổ cổ đông và các giấy tờ nội bộ thì công ty còn phải thực hiện làm các thủ tục để thông báo tới Sở kế hoạch và đầu tư đúng theo các quy định, thủ tục mà luật pháp ban hành.

Nếu như không lập sổ, nếu có sổ cũng không thông báo mỗi khi có sự thay đổi về cổ đông thì doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính. Đây là một quy định rất rõ ràng đã được đưa ra trong Luật Doanh nghiệp. Đối với các cổ đông đã sở hữu từ 5% trong tổng số cổ phần của doanh nghiệp thì cần phải tiến hành đăng ký kinh doanh tại cơ quan quản lý nhà nước, thời hạn đăng ký kể từ khi được xác lập cổ phần là trong vòng 7 ngày.

Mẫu sổ đăng ký cổ đông thực chất không có nhiều thông tin cần ghi chép, tất cả chỉ xoay quanh cá nhân là cổ đông của doanh nghiệp kèm theo các thông tin thay đổi về số cổ phần, sự chuyển nhượng chào bán cổ phần. Cả cá nhân là cổ đông lẫn doanh nghiệp cũng cần phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về việc lập và lưu trữ mẫu sổ cổ đông để các quyền lợi liên quan được đảm bảo tốt nhất.