Sales Contract là gì? Cùng đi tìm câu trả lời cho Sales Contract

1. Sales Contract là gì?

Sales Contract (tên tiếng Việt: Hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế hoặc Hợp đồng ngoại thương) là văn bản thỏa thuận có tính pháp lý giữa hai bên: Người mua (Buyer/Importer) và Người bán (Seller/Exporter).

Trong đó, bên bán có nghĩa vụ chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa kèm theo các chứng từ liên quan cho bên mua. Ngược lại, bên mua có nghĩa vụ nhận hàng và thanh toán tiền hàng theo đúng thỏa thuận đã ký kết.

Khác với mua bán trong nước, giao dịch quốc tế chịu sự chi phối của luật pháp các quốc gia khác nhau và khoảng cách địa lý xa xôi. Sales Contract đóng vai trò:

- Cơ sở pháp lý: Ràng buộc trách nhiệm và quyền lợi của hai bên trước pháp luật.

- Căn cứ thực hiện: Dựa vào hợp đồng để làm thủ tục hải quan, mua bảo hiểm hàng hóa, đăng ký kiểm dịch.

- Điều kiện thanh toán: Là chứng từ bắt buộc để ngân hàng mở L/C (Thư tín dụng) hoặc thực hiện chuyển tiền quốc tế.

2. Phân biệt Sales Contract (SC) và Purchase Order (PO)

Rất nhiều nhân viên mới vào nghề thường nhầm lẫn giữa Sales Contract và Purchase Order (PO). Dưới đây là bảng so sánh chi tiết giúp bạn phân biệt rõ hai loại chứng từ này:

Lưu ý: Với các đơn hàng nhỏ, hai bên có thể chỉ cần dùng PO và Proforma Invoice (Hóa đơn chiếu lệ) để giao dịch. Tuy nhiên, với các lô hàng giá trị lớn, bắt buộc phải ký Sales Contract.

3. Sales Contract có hiệu lực khi đáp ứng đủ điều kiện nào?

Khi bạn quyết định mua bất kỳ một hàng hóa nào ở nước ngoài và được ký kết hợp đồng Sales Contract – hợp đồng mua bán quốc tế bạn cần đáp ứng đủ những điều kiện sau đây theo quy định của pháp luật:

- Tư cách pháp lý của cả hai bên là bên mua và bên bán hàng hóa đều có đủ tư cách pháp lý và chịu trách nhiệm với hành vi của mình. Các doanh nghiệp muốn mua bán xuất nhập khẩu cần phải là doanh nghiệp có đăng ký kinh doanh và đã đăng ký cho doanh nghiệp mình xã số kinh doanh xuất nhập khẩu tại cục Hải Quan. 

- Hàng hóa, sản phẩm trong hợp đồng Sales Contract phải là hàng hóa được pháp luật cho phép mua bán và sử dụng. Hàng hóa bạn được phép xuất nhập khảu là các mặt hàng bạn đã đăng ký và xin hạn ngạch để được xuất, nhập khẩu và được cấp giấy phép xuất nhập khẩu theo đúng quy định của pháp luật.

- Trong hợp đồng Sales Contract cần có đầy đủ các nội dung theo đúng yêu cầu quy định của pháp luật. Nội dung bắt buộc phải có trong hợp đồng Sales Contract bao gồm: Tên hàng, số lượng, quy cách chất lượng, giá sản phẩm, phương thức thanh toán, địa điểm và thời gian giao nhận hàng. Bên cạnh đó còn có thể có thêm những thỏa thuận của hai bên trong quá trình trao đổi, và được sự thống nhất từ hai phía cũng sẽ được đưa vào hợp đồng.

- Và hợp đồng Sales Contract cần có văn bản chứ không được sử dụng hợp đồng bằng miệng. Đó là bản hợp đồng được đưa ra với sự đồng ý của hai bên, có chữ ký của cả hai bên để đảm bảo hiệu lực pháp lý.

Qua đó ta thấy được điều kiện để ký kết hợp đồng Sales Contract đơn giản và bất kỳ ai cũng có thể kỹ hợp đồng này khi mua bán xuất nhập khẩu các sản phẩm hàng hóa theo đúng quy định của pháp luật cho phép. Ngày nay, với sự phát triển không ngừng của mạng internet thì việc giao kết hợp đồng giữa hai bên cũng trở lên đơn giản hơn rất nhiều. Các hình thức phổ biến hiện nay như sau:

- Bên bán chào hàng với bên mua được bên mua chấp nhận và kết kết hợp đồng luôn. Đây là phương pháp chào đón mà nhiều doanh nghiệp lựa chọn để tiếp cận khách hàng tiềm năng và mời họ thử sản phẩm của mình qua việc gửi email tới các doanh nghiệp.

- Bạn mua hàng tự tìm đến bên bán đặt hàng và được xác nhận đặt hàng và kết hết hợp đồng Sales Contract. Đây là cách làm của cách doanh nghiệp thường sử dụng đặt hàng với các trang web, website có sẵn của doanh nghiệp bán. Bạn chỉ cần lựa chọn sản phẩm và đặt hàng với bên bán để học lên đơn và xác nhận đơn hàng cho bạn.

4. 8 Nội dung "bắt buộc" phải có trong Sales Contract chuẩn

Một bản hợp đồng ngoại thương chuyên nghiệp thường bao gồm rất nhiều điều khoản (Articles). Tuy nhiên, dưới đây là 8 mục "sống còn" mà bạn không thể bỏ qua:

4.1. Information of Parties (Thông tin chủ thể)

Phần mở đầu cần ghi chính xác tên công ty, địa chỉ đăng ký kinh doanh, số điện thoại, Fax, người đại diện pháp luật và chức vụ.

- Party A: The Seller (Bên Bán)

- Party B: The Buyer (Bên Mua)

4.2. Commodity & Quality (Hàng hóa & Chất lượng)

Mô tả chi tiết tên thương mại của hàng hóa, xuất xứ (Made in Vietnam/China...), thông số kỹ thuật, thành phần hoặc tiêu chuẩn chất lượng (ISO, HACCP...).

4.3. Quantity (Số lượng/Trọng lượng)

Ghi rõ số lượng hàng (pcs, kgs, tons...).

Lưu ý: Nên có điều khoản dung sai (Tolerance) +/- 5% hoặc +/- 10% để dự phòng trường hợp đóng hàng thực tế có chênh lệch so với lý thuyết.

4.4. Price & Incoterms (Đơn giá & Điều kiện giao hàng)

Đây là phần quan trọng nhất. Giá phải đi kèm với đồng tiền thanh toán (USD, EUR...) và điều kiện Incoterms.

Ví dụ:

- USD 5.00/pc FOB Hai Phong Port, Vietnam (Incoterms 2020).

- Nếu bạn chưa rõ về trách nhiệm của người mua/người bán trong từng điều kiện (FOB, CIF, EXW...).

4.5. Shipment (Giao hàng)

Quy định rõ:

- Time of shipment: Thời gian giao hàng (Ví dụ: Within 30 days after receiving deposit).

- Port of Loading (POL): Cảng đi.

- Port of Discharge (POD): Cảng đến.

- Partial shipment/Transshipment: Có cho phép giao hàng từng phần hoặc chuyển tải không?

4.6. Payment Terms (Điều khoản thanh toán)

Quy định phương thức thanh toán là T/T (Chuyển tiền bằng điện) hay L/C (Thư tín dụng). Cần ghi rõ thông tin tài khoản ngân hàng (Bank details) và Swift Code.

4.7. Packing and Marking (Đóng gói & Ký mã hiệu)

Quy định cách đóng gói (Carton box, Wooden pallet...) để đảm bảo hàng hóa không bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển đường biển/hàng không.

4.8. Force Majeure (Bất khả kháng)

Điều khoản miễn trách nhiệm trong trường hợp xảy ra thiên tai, động đất, chiến tranh, đình công... khiến hàng hóa không thể giao đúng hạn.

5. Tải mẫu Sales Contract thông dụng (Song ngữ Việt - Anh)

Để giúp các bạn tiết kiệm thời gian soạn thảo, Timviec365.vn xin gửi tặng bộ mẫu hợp đồng ngoại thương chuẩn, được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp XNK hiện nay.

- Mẫu 1: Sales Contract ngắn gọn (Dùng cho đơn hàng nguyên liệu, nông sản thông thường).

- Mẫu 2: Sales Contract chi tiết (Dùng cho nhập khẩu máy móc, thiết bị có điều khoản bảo hành).

6. Installment Sales Contract là gì?

6.1. Giải nghĩa Installment Sales Contract?

Installment Sales Contract – hợp đồng mua bán trả góp là một dạng hợp đồng bằng văn bản và được ký kết giữa người bán với người mua về điều kiện thanh toán cho giá trị của một sản phẩm hàng hóa nào đó. Có thể là thành toán một phần và trả góp số còn lại định kỳ theo tháng. Với các mua trả góp này người mua sẽ phải trả với giá cao hơn so với giá trị thật của sản phẩm. Những mà rất tiện đối với các bạn trẻ chưa có nhiều tài chính nhưng vẫn muốn mua hàng bằng sức mình thì đây là một lựa chọn tuyệt vời.

Với cách làm này thì số tiền được chia nhỏ để giả dần theo số tháng bạn thỏa thuận trong hợp đồng Installment Sales Contract thay vì trả một lúc tất số tiền đó. Đây cũng là một hình thức phổ biến hiện nay của rất nhiều doanh nghiệp trong việc kích cầu cho người tiêu dùng mua hàng và sử dụng sản phẩm của doanh nghiệp.

Ví dụ để bạn dễ hiểu về hợp đồng mua bán trả góp. Khi bạn mua điện thoại trả góp bạn sẽ được cửa hàng yêu cầu ký kết một bản hợp đồng mua bán trả góp để đảm bảo việc bạn cần thanh toán các khoản tiền trả góp theo định kỳ đúng thời hạn cho phép và được hai bên thỏa thuận trong hợp đồng. Hợp đồng sẽ kết thúc sau khi bạn thanh toán đầy đủ số tiền cần trả góp khi mua điện thoại đó.

6.2. Điều kiện để được ký Installment Sales Contract

Điều kiện để bạn được tham gia và ký kết hợp đồng mua bán trả góp có rất nhiều. Mỗi doanh doanh khác nhau lại yêu cầu khác nhau về điều kiện để mua trả góp các sản phẩm hàng hóa bên họ. Thông thường thì các điều kiện cần có ở hầu hết các doanh nghiệp khi bán hàng trả góp như sau:

- Độ tuổi của đối tượng trả góp là đối tượng có thể làm chủ hành vi pháp lý và chịu trách nhiệm pháp lý với hành động của mình. Độ tuổi từ 20 đến 60 tuổi. Đây cũng là thời kỳ mà bạn có thể làm việc và kiếm thu nhập để đủ chi phí trả góp hàng tháng.

- Cần trả trước một khoản tiền để có thể sử dụng sản phẩm. Tùy vào từ doanh nghiệp mà số tiền trả trước cho sản phẩm là khác nhau. 

- Thu tục để được xét duyệt hồ sơ trả góp cho bạn bao gồm những giấy tờ cần thiết sau: Chứng minh thư nhân dân/thẻ căn cước công dân, sổ hộ khẩu hoặc bằng lái xe với khoản vay mua trả góp dưới 10 triệu đồng.

- Hồ sơ của bạn sẽ nhanh chóng được phê duyệt ngay trong ngay để bạn có thể hoàn tất việc mua hàng trả góp của mình.

Điều kiện để bạn có thể làm hợp đồng mua bán trả góp với các doanh nghiệp rất đơn giản nhanh chóng và tiện lợi. Dễ dàng thực hiện và thời gian làm hồ sơ cũng rất nhanh chóng giúp bạn được sử dụng sản phẩm mới mà không cần phải trả một lúc một khoản tiền lớn.

6.3. Nội dung của hợp đồng Installment Sales Contract bao gồm?

Nội dung cơ bản cần của một bản hợp đồng bao gồm những nội dung sau đây:

- Chủ thể của hợp đồng chính là bên mua và bên bán sản phẩm hàng hóa.

- Đối tượng của hợp đồng chính là tên hàng hóa bạn mua với doanh nghiệp, cửa hàng đó.

- Nội dung của hợp đồng bao gồm các điều khoản được hai bên thỏa thuận.

- Giá cả của sản phẩm và phương thức thanh toán, số tiền bạn cần thanh toán định kỳ cho doanh nghiệp.

- Quyền và nghĩa vụ cần thực hiện của bên mua hàng hóa và bên bán hàng hóa.

- Thời hạn hiệu lực của hợp đồng mua bán trả góp là khoảng thời gian hợp đồng còn giá trị và hiệu lực này sẽ kết thúc khi trả hết số tiền cần trả góp cho doanh nghiệp.

- Đề cập đến vấn đề vi phạm và cần bồi thường thiệt hại như thế nào.

Đây là một số các nội dung cần thiết của hợp đồng Installment Sales Contract, bạn cần biết và lưu ý khi mua bán trả góp để có được bản hợp đồng đúng với quy định của pháp luật.

7. Những lưu ý khi soạn thảo và ký kết Sales Contract

Khi làm việc với đối tác nước ngoài, "bút sa gà chết". Để tránh rủi ro, nhân viên chứng từ và pháp chế cần lưu ý:

- Kiểm tra kỹ thông tin Ngân hàng: Hacker thường xâm nhập email để thay đổi số tài khoản nhận tiền. Hãy xác nhận lại qua điện thoại/Fax nếu thấy số tài khoản thay đổi bất thường.

- Ngôn ngữ ưu tiên: Với hợp đồng song ngữ, phải quy định rõ: "Nếu có tranh chấp, bản tiếng Anh hay tiếng Việt sẽ có giá trị pháp lý cao hơn?". Thông thường, bản tiếng Anh được ưu tiên trong thương mại quốc tế.

- Cơ quan giải quyết tranh chấp (Arbitration): Nên thỏa thuận rõ sẽ kiện ra Tòa án hay Trung tâm trọng tài quốc tế nào (VIAC hay SIAC...) và luật áp dụng là luật nước nào.

8. Sales Contract và cơ hội việc làm ngành Xuất nhập khẩu

Hiểu rõ và có kỹ năng soạn thảo Sales Contract là yêu cầu bắt buộc đối với các vị trí nhân sự trong ngành Logistics và Supply Chain. Các nhà tuyển dụng trên Timviec365.vn luôn săn đón các ứng viên am hiểu về hợp đồng thương mại cho các vị trí:

- Việc làm Nhân viên Xuất nhập khẩu: Chịu trách nhiệm đàm phán, chốt hợp đồng với khách hàng quốc tế.

- Việc làm Nhân viên Chứng từ (Docs): Soạn thảo hợp đồng, kiểm tra tính chính xác của các điều khoản trước khi trình ký.

- Việc làm Nhân viên Mua hàng quốc tế (Purchasing): Tìm kiếm nhà cung cấp và quản lý các hợp đồng đầu vào.

Nếu bạn đang tìm kiếm cơ hội thăng tiến trong ngành này, đừng quên cập nhật kỹ năng soạn thảo hợp đồng vào CV xin việc của mình.

Sales Contract không chỉ là một tờ giấy, nó là "tấm khiên" bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ Sales Contract là gì và cách xây dựng một bản hợp đồng chặt chẽ. Đừng quên ghé thăm Timviec365.vn thường xuyên để cập nhật các kiến thức nghiệp vụ và tìm kiếm những cơ hội việc làm hấp dẫn nhất!