Brief là gì và công dụng bất ngờ của Brief trong hiệu quả tiếp thị

Đứng trước một chiến dịch tiếp thị, bạn có khi nào đặt ra câu hỏi: điều gì có thể mang giúp doanh nghiệp của bạn định vị được những mục tiêu, kế hoạch và nhu cầu của khách hàng chuẩn nhất? Chắc chắn trong đầu bạn đã nghĩ đến những bài khảo sát “điểm đau khách hàng” (pain point) hay những lần tổng hợp feedback của khách hàng về sản phẩm trên những website mình và đối thủ? Thật ra thì chưa cần nghĩ xa xôi như vậy, nếu như có thế nắm trong tay bản tóm tắt khách hàng hay còn gọi với thuật ngữ chuyên ngành là Brief. Vậy bạn hiểu Brief là gì? Yêu cầu của một Brief chuẩn quan trọng như thế nào trong Marketing?

1. Bạn đã hiểu Brief là gì? 

Với những ai dân Marketing chính hiệu hay từng có kinh nghiệm làm việc trong những công ty truyền thông hay dịch vụ quảng cáo, trả lời cho câu hỏi Brief là gì không thực sự khó khăn. Brief hay bản tóm tắt khách hàng là thuật ngữ ám chỉ một tài liệu cô đọng, súc tích do khách hàng cung cấp đến những Agency những mô tả về yêu cầu sát nhất của mình Agency nắm trọn vẹn được mong muốn của mình. Dựa vào hàm lượng sáng tạo trong nội dung công việc quảng cáo hay truyền thông hay thiết kế mà các Agency thực hiện sau này, Brief còn có tên gọi khác là “Bản định hướng sáng tạo”, “ Bản yêu cầu sáng tạo”, hay “Bản thông tin và mô tả công việc”.

Tùy vào năng lực của người cung cấp, Brief có thể được thể hiện bằng nhiều hình thức khác nhau: Nó có thể là một bản tài liệu với mô tả đầy đủ dưới dạng văn bản, cũng có thể bằng lời nói thậm chí bằng những tác phẩm đồ họa như Powerpoint. Mục đích lớn nhất của Brief là mang lại những thông tin hữu ích đến bên thứ ba, cho nên nó chỉ có thể hữu ích nhất khi nó không những vạch ra cho Agency nắm rõ được chân dung của khách hàng, tất cả những vấn đề mà khách hàng muốn giải quyết, muốn tối ưu về sản phẩm mà còn mang lại cảm hứng sáng tạo cho những Agency. 

Trên thị trường gồm hai loại Brief  thịnh hành bao gồm: Communication Brief được dùng khá phổ biến khách hàng đưa cho phòng thiết kế tại những Agency và loại thứ hai là Creative Brief. Đây chính là tài liệu làm việc của bộ phận sáng tạo trong công ty. 

Khi bắt tay vào thực hiện bất kỳ một chiến lược Marketing nào, ngoài những yêu cầu thị trường, phương tiện và nguồn lực thực hiện những chiến lược thì các yêu cầu của khách hàng là nhân tố đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Và triển khai các Brief sao cho chuẩn để có thể khai thác thông tin về khách hàng và mong muốn của họ đầy đủ nhất chính là chiến chìa khóa đầu tiên để từng bước đi chinh phục những khách hàng tiềm năng. Nếu thiết kế, marketer cung cấp cho khách hàng những bảng mẫu mô tả không chuẩn chỉnh dẫn đến việc bỏ sót những thông tin khách hàng...Đây có thể là thủ phạm gây ra những ý tưởng chinh phục khách hàng tiềm năng không thực sự phù hợp với yêu cầu của họ, vừa gây hao tổn tiền bạc, công sức, thời gian của cả khách hàng và công ty.  

Một Brief được triển khai một cách thực sự có hiệu quả khi đảm bảo được một số yếu tố sau về mặt hình thực như sự cô đọng, ngắn gọn, súc tích đồng sở hữu đủ những đầy đủ những thành phần sau đây.

Xem thêm: 5 công cụ xúc tiến trong marketing doanh nghiệp không thể bỏ lỡ

2. Khám phá những thành phần từ một Brief chuẩn!

Thật ra cho cả creative Brief và communication Brief, chưa một mẫu tóm tắt yêu cầu khách hàng cố định vì nội dung tài liệu này khá linh hoạt, phụ thuộc vào từng lĩnh vực khác nhau, quy mô dự án khác nhau. Hiện nay, bên cạnh những các mẫu brief truyền thống, công nghệ đã tác động mạnh mẽ vào xu hướng phổ biến tạo lập ra những mẫu Brief kỹ thuật số. Đó là những File thông tin mềm mà thiết kế cung cấp cho khách hàng và có thể khai mội lúc mọi nơi bằng máy tính, điện thoại chỉ cần kết nối Internet. Để chắc chắn rằng, mỗi chiến dịch tiếp thị số có thể khai thác một cách tối ưu nhất những bản Digital Brief, những nội dung sau đây là không thể bỏ qua:

2.1. Project Information

Đây là thành tố đầu tiên trong một bản tóm tắt khách hàng. Nó mang đến cho Agency một cái nhìn tổng quát về đặc điểm của khách hàng mà thương hiệu mà khách hàng thực hiện những chiến lược tiếp thị số của mình. Nó bao gồm những thông tin đầy đủ về công ty như lịch sử thành lập, đối tượng mục tiêu hướng đến, đặc điểm nhận diện khách hàng tiềm năng như độ tuổi, giới tính, thêm đó là phân chia thành các nhóm khách hàng cụ thể, đính kèm theo những mong muốn của khách hàng sau khi dự án tiếp thị này được hoàn thành. Mục đích cuối cùng của Project này có thể là giúp doanh nghiệp tăng tính nhận diện thương hiệu trên nhũng diễn đàn, mạng xã hội, website. Trong Brief đều bắt buộc phải có deadline. Đó là khoảng thời gian hữu hạn dành cho bộ phận thiết kế có thể lên ý tưởng sau khi nhận Brief từ khách hàng. Những ý tưởng hay sẽ phản ánh đến khách hàng một cái nhìn cảnh về thương hiệu và dự án.

2.2. Tình trạng sản phẩm

Ngoài những thông tin đầy đủ về khách hàng những mẫu tóm tắt khách hàng cũng phải thể hiện đầy đủ những thông tin liên quan đến tình trạng sản phẩm, dịch vụ. Trên cơ sở này, các công ty sẽ nắm rõ hơn về sản phẩm của doanh nghiệp để đưa ra những đề xuất hợp lý. Nếu mục đích của dự án hướng đến là cải thiện, thúc đẩy doanh số thì trọng bản tóm tắt này có thể nhấn mạnh về mức doanh số của doanh nghiệp trong một thời gian cụ thể  như 1 tháng, 2 tháng, 1 năm. Cùng với nó là những phản hồi của khách hàng về sản phẩm. 

2.3. Mục tiêu của khách hàng trong chiến lược marketing là gì?

Mọi thứ đều cần có mục tiêu để dễ dàng định hướng và một bản Brief cũng phải thể hiện được điều này. Bạn đang mong muốn cải thiện độ phủ sóng để thu về doanh số lớn hơn hay giải quyết những vấn đề khó khăn còn tồn đọng. Những mục tiêu này cần được kế hoạch vạch rõ và cho phép khách hàng ghi chú thật kỹ bao gồm mục tiêu ngắn hạn và mục tiêu dài hạn. Những nhà thiết kế chịu trách nhiệm lên ý tưởng sẽ hiểu rõ khách hàng hơn và lên ý tưởng sát với mục tiêu nhất. 

Tuyển giám đốc Marketing

2.4. Những bên liên quan chính là ai?

Hãy điền vào bản tóm tắt này những thông tin cụ thể của các bên liên quan. Đầu tiên sẽ là người chủ trì dự án tiếp thị này, ai là những người đứng ra giải quyết vấn đề nếu dự án xuất phát những vấn đề phát sinh. Trong trường hợp, khách hàng chỉ nắm một cách “sương sương”, bên Agency sẽ là người cung cấp cụ thể những thông tin này. Các bên liên quan sẽ được đánh dấu nhiệm vụ và liệt kê theo từng dòng rõ ràng. 

Xem thêm: Tổng hợp về Affiliates là gì? Và kiếm tiền qua tiếp thị liên kết

2.5. Sự xuất hiện của những đối thủ cạnh tranh

Thông thường khách hàng thường dành nhiều thời gian để đi giải thích cho những mục tiêu to lớn của họ, những điều mà doanh nghiệp họ mong muốn nâng cấp và cải thiện nhưng thường quên sự việc cho vào mô tả những đối thủ cạnh tranh trong lĩnh vực của họ là ai. Đối thủ của bạn cộng với những điều kiện có thể tác động vào doanh nghiệp của bạn, những xu hướng...có thể giúp Agency, team sáng tạo tìm ra những đặc điểm mạnh và khác biệt của sản phẩm bên bạn và  chế ngự “sự khống chế” của đối thủ trên thị trường. Vì thông thường, thương hiệu chỉ tạo độ nhớ đến khách phẩm của mình từ phía khách hàng bằng một đến hai đặc điểm. Việc “phân tích đối thủ” trong bản tóm tắt khách hàng giúp thiết kế dễ dàng định hướng và “lên cót” ngay từ đầu.

2.6. Chủ động về ngân sách

Rõ ràng ai cũng muốn chiến lược tiếp thị thành công, quảng cáo...hoành tráng ngay từ đầu với mọi công đoạn chuẩn bị đến tiến hành chỉn chu nhất, song ngân sách phải chi trả cho dự án này là điểm mấu chốt. Vì vậy, hãy cho bên Agency biết về “tính trạng ngân khố” của mình, thời gian thực hiện dự án, quy mô thực hiện...ngân sách sẽ chi trả cho tất cả điều này.

Nhưng đó không chỉ dừng lại ở ngân sách do bên doanh nghiệp/khách hàng ước tính mà còn cả phần ngân sách tổng thể mà bên thực hiện nó ước tính. Đối tác là bên thường xuyên thực hiện dự án, nên dễ dàng hoạch được chi phí cho những yêu cầu của khách hàng như thế nào. Nếu có một sự chênh lệch quá lớn giữa hai bên, bắt buộc, phải có một cuộc thảo luận giữa hai bên diễn ra để thống nhất. 

Xem thêm: A/B Testing là gì? Thử nghiệm một lần hiệu quả nhân đôi

2.7. Thời gian hai bên gặp nhau

Bản tóm tắt khách hàng có thể trao đổi qua điện thoại bằng lời nói và được hỏi và ghi chép lại bởi bộ phận thiết kế hoặc một bản thảo viết tay được lên phác thảo đầy đủ tất cả những nội dung thông cần hoàn thiện được khách hàng “khai vào” sau đó trong lần làm việc với Agency. Nhưng trong Brief sẽ phải cụ thể hóa thời gian để khách hàng và bên thực hiện dự án gặp nhau để thống nhất, thảo luận và điều chỉnh những nội dung thông tin chưa thực sự phù hợp. 

 Ngoài ra với một số bản Brief đặc biệt dành cho các Designer, đó là “những điểm mà khách hàng nói không trong những thiết kế”, nếu họ đang dự tính đánh mạnh vào những dự án tiếp thị nhờ hình ảnh. Trong Brief cũng phải liệt kê ra những yếu tố như màu sắc mà khách không “ưa” đưa vào sản phẩm thiết kế họ phải trả tiền hay phong cách thiết kế họ từng gặp ở đối thủ mà không thích. Việc chỉ ra những điều này là thật sự cần thiết để tránh những bất đồng quan điểm về sau, sau khi sản phẩm đã được hoàn thiện. 

Tìm việc

Mong rằng những thông tin trên đây đi tìm câu trả lời cho Brief là gì sẽ thực sự hữu ích cho bạn và khách hàng có thể định hướng và xây dựng một bản tóm tắt khách hàng thu hút góp phần tạo nên một chiến lược Marketing thành công.