Dẫn dắt bộ phận của mình quản lý làm việc hiệu quả thế nào?

1. Cách dẫn dắt bộ phận mình làm việc

1.1. Tạo môi trường làm việc hỗ trợ làm việc theo nhóm

Phác thảo vai trò rõ ràng cho mọi thành viên trong nhóm. Điều này có thể được thực hiện trong quá trình tuyển dụng, khi bắt đầu một dự án mới hoặc trong quá trình đánh giá và đánh giá cá nhân và nhóm. Phân công nhiệm vụ và nhiệm vụ dựa trên kỹ năng, sở thích và nhu cầu của đội. Nơi làm việc của bạn sẽ hoạt động tốt hơn nếu mọi thành viên trong nhóm nhận thức được phần của mình trong việc hoàn thành một dự án hoặc hoàn thành công việc.

Nên có mục tiêu hàng ngày, mục tiêu hàng tuần hoặc hàng tháng, mục tiêu hàng quý và mục tiêu hàng năm. Mỗi thành viên trong nhóm nên hiểu và có thể xác định những gì họ đang hướng tới. Bao gồm các thành viên trong nhóm trong việc thiết lập mục tiêu và vạch ra các chiến lược để đáp ứng các mục tiêu. Nhân viên sẽ thực sự cảm thấy như một phần của đội nếu họ đóng một vai trò tích cực trong việc lập biểu đồ cho khóa học. Khi một thành viên mới tham gia vào nhóm, hãy đảm bảo rằng họ được đưa ra ngay lập tức để tăng tốc về chính sách, thủ tục, kỳ vọng và mục tiêu.

Đồng thời tổ chức những cuộc họp ngắn định kỳ có biên bản làm việc rõ ràng để mọi người có thể nắm rõ những mục tiêu và kế hoạch được vạch ra.

Khuyến khích các thành viên khác trong nhóm lãnh đạo định hướng thay vì có người quản lý và người giám sát làm điều đó. Điều này sẽ khuyến khích trách nhiệm và sự hợp tác từ các thành viên nhóm hiện tại và mới của bạn.

1.2. Đào tạo mội đội đoàn kết

Đặt tiêu chuẩn cao bởi một nhóm phải hiểu cách thành công sẽ được đo lường để làm việc hướng tới nó. Nhân viên nên thoải mái dựa vào đồng nghiệp của họ để được giúp đỡ khi cần thiết. Thay vì gửi trong một người quản lý hoặc giám sát để khắc phục, có đồng nghiệp làm việc với nhau để đưa công việc của cá nhân lên một cấp độ cao hơn.

Thực hiện các chương trình nhận dạng và đặc quyền. Khen thưởng hiệu suất tốt với các ưu đãi như quà tặng, thời gian bù giờ hoặc các cử chỉ khác sẽ là một chặng đường dài trong việc thúc đẩy các thành viên trong nhóm. Khen thưởng thành viên trong nhóm công khai. Điều này sẽ làm tăng ý nghĩa và giá trị, và thúc đẩy

>>> Có thể bạn chưa biết: CV và hồ sơ xin việc làm thư ký trợ lý tại Hồ Chí Minh của bạn được gửi đến nhà tuyển dụng sớm nhất khi bạn apply ngay công việc mà mình mong muốn trên Timviec365.vn

1.3. Các hoạt động đều được tuyên truyền

Người quản lý và giám sát viên cần khuyến khích các thành viên trong nhóm của họ đưa ra bất kỳ vấn đề, khiếu nại hoặc ý tưởng nào. Chào mừng và khuyến khích nhân viên của bạn liên lạc trực tiếp với bạn hoặc qua email.Tổ chức các cuộc họp nhóm thường xuyên. Mọi người đều bận rộn, nhưng một cuộc họp hàng tuần hoặc hàng tháng để liên lạc sẽ giữ cho mọi người trên cùng một trang và trao quyền để chia sẻ tiến bộ, thách thức và các thông tin quan trọng khác với toàn đội.

Giữ mọi người sao chép trên email và thư từ khác. Không nên có các cuộc trò chuyện, liên minh hoặc cliques bên khi nói đến làm việc theo nhóm trong một dự án. Đảm bảo mọi người đều biết đưa nhóm vào các thông điệp và thông tin quan trọng.

Ngoài ra đừng quên kích lệ tinh thần làm việc của các thành viên bằng cách đưa ra những công lao, kết quả đạt được trong quá trình thực hiện công việc vào trong báo cáo của bạn trước ban lãnh đạo công ty, điều này không chỉ cho thấy bạn là người có trách nhiệm với công việc  và luôn quan tâm tới các nhân viên của mình, tham khảo thêm các  mẫu báo cáo công việc cải thiện thêm kỹ năng quản lý của mình ngay.

Việc làm quản lý giám sát

1.4. Không tiết kiệm những lời khen

Thực tế thì bất cứ ai mỗi khi hoàn thành tốt nhiệm vụ hay đạt được những thành tựu thì luôn mong muốn nhận được những lời khen từ đồng nghiệp và đặc biệt là người quản lý của mình. Chính vì vậy điều đơn giản nhất mà một người quản lý có thể mang lại cho cấp dưới của mình chính là những lời khen, động viên đúng lúc. Đôi khi chỉ cần một lời khen ngợi trực tiếp từ bạn chắc chắn sẽ mang lại động lực không hề nhỏ cho nhân viên và họ sẽ làm việc hiệu quả hơn so với những gì bạn nghĩ. Hãy biết cách khen thưởng, thông thường một nhà quản lý kinh nghiệm thì họ sẽ khen tất cả những thay đổi tích cực hoặc mỗi khi nhân viên đưa ra những sáng kiến. Và nếu có thể thì hãy khen họ trước mặt toàn bộ mọi người, khen riêng thì chỉ vài người mới thực sự mong muốn điều đó. Khi bạn khen nhân viên của mình thì có lẽ khi đó bạn cũng  sẽ cảm nhận được sức mạnh thực sự của lời khen.

Đây là một trong những phương pháp nhanh nhất để làm cho tinh thần của người khác tăng lên, còn việc chỉ trích, phê phán dữ dội là cách để đánh sập tinh thần. Và đó không phải là điều mà một nhà quản lý nên làm, nhất là trong trong giai đoạn khó khăn của công ty. Bạn có thể thử cách tiếp cận gián tiếp để nói lên những sai lầm của nhân có thể là nói riêng, nói tế nhị trước các nhân viên khác để có thể giúp họ thấy được vấn đề để sửa đổi, học hỏi từ những sai lầm của chính họ.

Nhiều nhả quản lý trẻ đã không biết tận dụng điều này để là động lực thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên, đôi khi chỉ cần: thông báo trước tập thể về thành tích của nhân viên xuất sắc nào đó trong tuần, trong hoặc có những chiếc cúp lưu niệm cuối năm là đủ để khích lệ tinh thần và họ sẽ lấy đó làm động lực để phấn đấu. Tuy nhiên không phải lúc nào cũng có thể khen hay không bao giờ phê bình nhân viên. Các bạn cần phải biết cách khen chê đúng lúc và phù hợp.

Việc làm quản lý kinh doanh

1.5. Biến ý tưởng của bạn thành của mọi người

Là một nhà lãnh đạo chuyên nghiệp thì có lẽ các bạn cũng có thể biết được việc rằng không có ai cũng có thể vui vẻ mỗi khi có ai đó sai khiến mình. Đôi khi những lời phân công công việc của lãnh đạo cũng có thể khiến cho họ cảm thấy bị bối rối hoặc tạo áp lực lên họ, do vậy thay vì đưa ra yêu cầu nhân viên làm việc thì  bạn hãy tạo cho nhân viên một cảm giác rằng chính họ được chủ động trong công việc mới, họ mới là người đưa ra ý tưởng đó. Các bạn cũng có thể sử dụng những câu hỏi kiểu dạng: “Cậu thấy sao nếu chúng ta sẽ triển khai kế hoạch này vào tuần tới?” sẽ luôn tốt hơn “Bắt đầu từ tuần sau cậu sẽ đảm nhận kế hoạch này cho tôi!”

Nếu bạn chưa thử cách này thì hãy thử đi nhé, vì đó không phải là điều gì khó khăn hay to tát với bạn cả nhưng nó lại có thể tạo ra được tâm lý làm việc hơn cho nhân viên. Chẳng có dự án nào lại không có người quản lý cả nhưng đôi khi bạn cũng phải đóng vai trò của người quản lý để có thể theo dõi, giám sát nhằm tạo điều kiện cho nhân viên có thể chủ động cũng như sáng tạo của mình. Đôi khi cũng không nên quá thúc giục vào lúc nhân viên họ đang làm việc, hãy để mọi người làm việc một cách chủ động và bình đẳng trong một nhóm. Thực tế thì khi chúng ta chủ động thì sẽ có trách nhiệm với công việc cuả chính mình hơn, và tinh thần tự giác cũng phần nào giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn.

2. Yếu tố để việc dẫn dắt nhân viên được hiệu quả của một nhà lãnh đạo

2.1. Lời nói phải có trọng lượng và mang tính quyền lực

Là một nhà lãnh đạo thì mỗi lời nói được truyền đạt ra cũng phải chắc như đinh đóng cột, nói ra phải có người nghe và làm theo. Chính vì vậy mà mỗi lời nói của lãnh đạo cũng cần phải có tính quyền lực, không thể thay đổi thì nhân viên mới có thể nghe theo và làm đúng. Tuy nhiên để làm được điều đó thì không phải ai cũng có thể làm được, và muốn làm điều đó thì nhà lãnh đạo cũng cần phải có nguyên tắc riêng của chính mình. Lấy mình làm gương cho toàn bộ nhân viên noi theo, để nhân viên tôn trọng những lời mình nói ra và muốn đi theo nguyên tắc của mình. Thông thường những hành động được đi kèm với lời nói cũng sẽ khó hơn những lời nói suông nên khi bạn làm được những điều đó trước thì những lời nói của bạn cũng sẽ trở nên có trọng lượng hơn và muốn nhân viên có thể làm đúng làm tốt nhưng điều đó thì người lãnh đạo cũng cần phải trực tiếp trải qua để có thể thấy được những điểm còn tồn tại và khó khăn trong quá trình làm để tạo ra điều kiện thuận lợi hơn cho nhân viên có thể thực hiện tốt hơn.

Những lời nói kèm hành động của lãnh đạo, sẽ trở thành nguyên tắc cho nhân viên. Tuy nhiên những lời nói và hành động đó phải được dựa trên lợi ích tập thể và của sự phát triển công ty chứ không phải xuất phát từ lợi ích cá nhân. Bởi thực tế nếu những lợi ích cá nhân sẽ khó trở thành tiếng nói đại diện cho toàn nhân viên trong công ty nên lời nói của bạn có thể sẽ trở thành “vũ khí” làm giảm sự tôn trọng của ứng viên đối với chính mình. Ngoài ra các nhà lãnh đạo chuyên nghiệp họ cũng sẽ  tìm hiểu nhân viên của mình trước, và xác định được những nhu cầu mà họ quan tâm để từ đó có những hướng đi và giải quyết phù hợp vừa nâng cao được quyền lợi của nhân viên vừa có thể đạt được những mục tiêu của doanh nghiệp.

Người tìm việc

2.2. Luôn phải có mục đích minh bạch, rõ ràng

Trong mỗi chúng ta, trong cuộc sống hay là công việc thì sự minh bạch và rõ ràng luôn là những yếu tố thúc đẩy chúng ta phấn đấu hơn mà không hề có sự hoài nghi. Đương nhiên, là một nhà lãnh đạo thì trước khi đưa ra những quy định hay những kế hoạch mới thì cũng cần phải truyền đạt những mục đích, định hướng rõ ràng để nhân viên biết những hành động mà họ sắp làm là có ý nghĩa và mục đích ra sao. Như vậy trong quá trình thực hiện họ cũng sẽ yên tâm và cố gắng hoàn thành tốt nhất có thể.

Nếu bạn đã là nhà lãnh đạo có kinh nghiệm thì các bạn cũng có thể biết được rằng trong lời nói của người lãnh đạo luôn có mục đích được xuất phát từ: lý do, cảm xúc và sự nhận biết. Thông thường những định hướng, kế hoạch mới cần thự toàn bộ nhân viên thực hiện đều có mục đích là: xây dựng, duy trì và phát triển công ty ngày một lớn mạnh và bền vững.

2.3. Đề cao sự trung thực

Như ở trên chúng tôi cũng đã nhắc, khi nhà lãnh đạo đưa ra một kế hoạch, hay định hướng cho nhân viên điều gì thì cũng cần phải dựa trên cái nhìn khách quan, tránh xa những suy nghĩ chủ quan của cá nhân mình. Và cứ mỗi lời nói hay hành động được đưa ra thì nhà lãnh đạo cũng cần phải trung thực, như vậy mới dễ dàng tạo ra được niềm tin cho nhân viên. Đồng thời nhân viên cũng sẽ cảm thấy tinh thần thoải mái và có động lực làm việc một cách hiệu quả hơn. Các bạn cũng cần biết rằng sự trung thực cũng được biểu hiện rõ nét nhất về việc “lời nói đi kèm hành động”.

Hy vọng những thông tin chúng tôi chia sẻ về cách dẫn dắt bộ phận của mình quản lý làm việc hiệu quả đã mang hữu ích đến các bạn!

Tuyển dụng việc làm