Kho ngoại quan là gì và những điều kiện thành lập kho ngoại quan

1. Tìm hiểu về kho ngoại quan là gì?

Kho ngoại quan là gì? Đây là loại hình kho chuyên biệt trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và logistics, được sử dụng để lưu trữ hàng hóa tạm thời nằm dưới sự quản lý của cơ quan hải quan trước khi hàng được phân phối vào thị trường nội địa hoặc tái xuất sang quốc gia khác. Kho ngoại quan thường được xây dựng tại các khu vực có vị trí thuận lợi cho vận chuyển, giao thương quốc tế như cảng biển, cửa khẩu, trung tâm logistics hay khu công nghiệp.

Theo quy định pháp luật hiện hành (được cập nhật đến năm 2025), kho ngoại quan là khu vực kho, bãi phục vụ việc lưu giữ hàng hóa đã hoàn thành thủ tục hải quan, chờ xuất khẩu hoặc làm các thủ tục liên quan trước khi nhập khẩu vào Việt Nam. Các hoạt động như chia tách lô hàng, đóng gói, bảo quản, gia công nhẹ, kiểm đếm hàng hóa, chuyển container… đều có thể thực hiện ngay trong kho ngoại quan, giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí logistics và thời gian xử lý thủ tục.

Hiện nay, kho ngoại quan được phép thành lập tại:

- Các địa phương có hoạt động giao thương quốc tế phát triển, đóng vai trò là đầu mối vận tải và xuất nhập khẩu.

- Khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế và khu công nghệ cao, nơi tập trung các doanh nghiệp sản xuất – xuất khẩu lớn.

Toàn bộ hàng hóa, phương tiện vận tải ra vào kho đều phải tuân thủ thủ tục hải quan, chịu sự giám sát trực tiếp của cơ quan chức năng nhằm đảm bảo minh bạch, đúng quy định và hạn chế rủi ro trong quá trình quản lý hàng hóa xuyên biên giới. Với vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng hiện đại, kho ngoại quan ngày càng trở thành giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp muốn nâng cao hiệu quả lưu kho, giảm chi phí và linh hoạt trong quản trị hoạt động xuất nhập khẩu.

Tất cả những hàng hoá khi được lưu trữ tạm thời tại kho ngoại quan đều phải làm thủ tục đăng ký hải quan và chịu sự quản lý và kiểm tra của các cán bộ có quyền hạn. Kho ngoại quan thì khác hoàn toàn với kho ICD, kho ICD là ở xa so với cảng biển dùng để lưu trữ hàng hóa tránh các chi phí lưu trữ tốn kém khác. Thông thường các doanh nghiệp sản xuất hàng hóa thường thuê dịch vụ bên thứ 3 các công ty Logistics (3PL) để tiết kiệm chi phí kho bãi và có thể không chuyên về vận chuyển.

2. Những dịch vụ được sử dụng để thuê kho ngoại quan

Khi tìm hiểu kho ngoại quan là gì, nhiều doanh nghiệp cũng quan tâm đến các dịch vụ đi kèm khi thuê kho ngoại quan. Hàng hóa gửi tại kho ngoại quan có thể được chủ hàng trực tiếp hoặc ủy quyền cho chủ kho ngoại quan và các đại lý thực hiện các thủ tục hải quan, đồng thời cung cấp nhiều dịch vụ hỗ trợ như:

- Đóng gói, chia lô, bao bọc và bảo quản hàng hóa: Bao gồm gia cố hàng, ghép kiện, phân loại và bảo dưỡng sản phẩm nhằm đảm bảo chất lượng trong quá trình lưu kho.

- Lấy mẫu hàng hóa: Thực hiện phục vụ kiểm tra chất lượng hoặc các thủ tục hải quan, giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp lý.

- Chuyển quyền sở hữu hàng hóa: Hỗ trợ giao dịch, mua bán hoặc thay đổi chủ sở hữu hàng hóa trong quá trình lưu trữ.

- ​Xử lý đặc biệt với kho ngoại quan chuyên dụng: Đối với hàng hóa như hóa chất, xăng dầu, nếu đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước về hải quan và các quy định chuyên ngành, doanh nghiệp có thể thực hiện pha chế, chuyển đổi chủng loại hoặc các thao tác kỹ thuật khác.

Nhờ các dịch vụ này, kho ngoại quan không chỉ là nơi lưu trữ tạm thời mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa chuỗi cung ứng, logistics và quản lý hàng hóa cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu.

3. Điều kiện đủ để được thành lập kho ngoại quan đối với doanh nghiệp là gì?

3.1. Điều kiện về vị trí địa lý

Về vị trí địa lý, khu vực kho bãi ngoại quan phải đảm bảo được những yêu cầu được pháp luật Nhà nước quy định như sau:

- Nằm ở vị trí cảng biển, cảng hàng không Quốc tế, của khẩu đường bộ hoặc ga đường bộ: Đây đều là những vị trí địa lý phù hợp để thực hiện thủ tục khai báo hải quan và thuận tiện cho các doanh nghiệp có thể xuất nhập khẩu hàng hoá bất cứ lúc nào mà không lo chậm trễ.

- Nằm ở các khu công nghiệp tại địa bàn các tỉnh tiếp giáp với cửa khẩu quốc tế để tiện cho việc kiểm tra, quản lý của cán bộ Nhà nước và vận chuyển hàng hóa của doanh nghiệp.

- Vị trí thường được áp dụng làm kho ngoại quan đó là những khu vực chuyên phục vụ hoạt động xuất nhập khẩu hàng hoá nông sản..

3.2. Điều kiện về cơ sở vật chất ảnh hưởng tới chất lượng của hàng hóa

Kho ngoại quan là nơi lưu trữ hàng hoá vì vậy cần phải được xây khung kín để không tiếp xúc với những tác nhân bên ngoài tránh ảnh hưởng tới chất lượng hàng hoá được bảo quản.

Đặc biệt kho ngoại quan là nơi phải có lắp đặt đầy đủ các hệ thống để có thể kiểm tra ngoại quan, phục vụ được yêu cầu kiểm tra của các cán bộ Nhà nước.

>> Xem thêm: TOT là gì? Cách thức hoạt động của TOT trong lĩnh vực Logistics

3.3. Diện tích là yếu tố quan trọng

Diện tích được quy định tối thiểu với kho ngoại quan đó là 5.000 m2 trong đó đã tính bao gồm toàn bộ các công trình được xuất hiện tại kho và diện tích kho chứa đồ cần phải có ít nhất 1.000 m2 trở lên thì mới đảm bảo được hàng hóa được lưu trữ theo đúng quy định.

Riêng đối với những kho ngoại quan thuộc khu vực cảng, diện tích của kho cũng cần phải ít nhất từ 1.000 m2 trở lên, và bãi ngoại quan chuyên dụng phải có diện tích từ 10.000 m2 trở lên mà không yêu cầu các phần diện tích khác.

3.4. Điều kiện về quản lý và giám sát hoạt động của doanh nghiệp

Tại các kho Hải quan cần phải lắp đặt những phần mềm quản lý hàng hoá và phải đảm bảo được những yêu cầu như là nhập đúng loại hàng hóa vào từng danh mục quản lý đối với hàng hoá đó, tất cra những dữ liệu này đều phải được kết nối với hệ thống cơ quan quản lý Hải quan để tiện cho việc điều tra và quản lý.

Toàn bộ khu vực trong kho ngoại quan cần phải được lắp đặt hệ thống giám sát an ninh để đảm bảo an toàn cho hàng hoá được lưu trữ như là hệ thống camera và cũng sẽ được kết nối tới hệ thống của cơ quan Hải quan để tiến hành giám sát. 

Lưu ý đặc biệt đó là loại camera chuyên dụng sẽ phải được lưu giữ liệu tối thiểu trong thời gian tối đa là 12 tháng.

Tuyển dụng chuyên viên Logistics

4. Lợi ích của kho ngoại quan đem lại cho doanh nghiệp là gì?

Kho ngoại quan được hình thành sẽ đem lại lợi ích cho chính những doanh nghiệp có hoạt động xuất nhập khẩu hàng hoá với các quốc gia khác trên Thế giới.

Cụ thể đối với các doanh nghiệp xuất khẩu, kho ngoại quan giúp họ lưu trữ và làm thủ tục sẵn để chờ thời gian thích hợp là có thể xuất hàng một cách nhanh chóng, ngược lại với những doanh nghiệp nhập khẩu sẽ có nơi chứa hàng để đợi thời cơ thích hợp sau đó sẽ cho hàng về nhập kho của doanh nghiệp mình.

Kho ngoại quan còn có một lợi ích khác mà các doanh nghiệp thường áp dụng đó chính là hàng hoá nhập về kho ở cảng nhưng đợi khi giá tăng lên sẽ tiếp tục xuất đi nước khác, như vậy doanh nghiệp này sẽ không còn phải làm thủ tục nhập khẩu vào nước mà vẫn có thể giao hàng cho khách một cách nhanh chóng.

5. Quy định quan trọng khi thuê kho ngoại quan

Hiểu rõ kho ngoại quan là gì giúp doanh nghiệp nắm vững các quy định pháp lý liên quan đến việc thuê và vận hành kho ngoại quan. Theo đó, đối tượng được phép thuê kho ngoại quan bao gồm:

- Tổ chức, cá nhân Việt Nam có giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu thuộc mọi thành phần kinh tế.

- Tổ chức, cá nhân nước ngoài hoạt động hợp pháp tại Việt Nam.

5.1. Hợp đồng thuê kho ngoại quan

Việc thuê kho ngoại quan phải được xác lập thông qua hợp đồng thuê kho ngoại quan giữa chủ kho ngoại quan và chủ hàng, trừ trường hợp chủ hàng đồng thời là chủ kho. Các nội dung quan trọng bao gồm:

- Thời hạn hiệu lực và thuê kho được thỏa thuận trong hợp đồng, nhưng không vượt quá thời gian hàng hóa được phép lưu kho theo quy định pháp luật.

- Thanh lý hàng tồn kho: Khi quá hạn thuê hoặc theo đề nghị chủ hàng, Cục Hải quan có quyền tổ chức thanh lý hàng hóa gửi tại kho ngoại quan theo quy định.

5.2. Thủ tục hải quan đối với hàng hóa ra – vào kho ngoại quan

Hàng hóa từ nước ngoài hoặc từ nội địa khi đưa vào kho ngoại quan phải thực hiện thủ tục nhập kho ngoại quan tại Chi cục Hải quan quản lý kho.

Khi hàng hóa được đưa ra từ kho ngoại quan để xuất khẩu, nhập khẩu nội địa hoặc chuyển đến khu phi thuế quan khác, chủ hàng hoặc người được ủy quyền phải kê khai đầy đủ thông tin xuất kho và thực hiện các thủ tục hải quan tương ứng. Trường hợp nhập khẩu vào Việt Nam, thời điểm xác nhận nhập khẩu là thời điểm cơ quan hải quan chấp thuận hàng ra khỏi kho ngoại quan.

Ngoài ra, hàng hóa thuộc diện tái xuất bắt buộc theo quyết định của cơ quan nhà nước không được phép nhập trở lại Việt Nam. Việc vận chuyển từ cửa khẩu đến kho ngoại quan và ngược lại đều phải tuân thủ thủ tục hải quan và giám sát của cơ quan chức năng, ngoại trừ các trường hợp hàng đã hoàn tất thủ tục xuất – nhập khẩu

5.3. Giám sát hải quan trong kho ngoại quan

Toàn bộ phương tiện, hàng hóa và dịch vụ trong kho ngoại quan đều chịu sự giám sát, kiểm tra của hải quan. Cơ quan hải quan sẽ căn cứ vào loại hàng hóa, quy mô hoạt động và mức độ tuân thủ pháp luật của chủ kho để áp dụng các biện pháp giám sát phù hợp.

Các hoạt động như gia cố, chia gói, đóng gói, đóng ghép, phân loại, bảo dưỡng và lấy mẫu hàng hóa phải được thông báo bằng văn bản trước cho Chi cục Hải quan quản lý kho ngoại quan để cơ quan giám sát và kiểm tra. Tất cả lộ trình vận chuyển từ kho ngoại quan đến các địa điểm làm thủ tục hải quan khác cũng phải được thực hiện theo quy định giám sát chặt chẽ.

>> Tham khảo: Tuyển dụng việc làm Xuất - nhập khẩu mới nhất 

6. Một số lưu ý cần tránh khi thuê kho ngoại quan mà doanh nghiệp cần phải biết

Trước khi giao tài sản là lô hàng hóa của mình tạm thời ở kho ngoại quan, bạn có biết doanh nghiệp cần phải lưu ý những điều gì để số hàng hoá của họ được an toàn cho đến ngày được xuất hoặc nhập khẩu không? Nếu quan tâm về vấn đề này thì hãy cùng tôi tiếp tục theo dõi nội dung sau đây:

6.1. Hệ thống thông gió và điều hoà không khí trong kho chứa hàng

Không khí bên trong kho thường được lấy từ bên ngoài vào và qua hệ thống thông gió và điều hoà không khí nó sẽ được điều chỉnh với nhiệt độ phù hợp với từng loại hàng hóa cụ thể khác nhau. Việc chú trọng đến không khí bên trong kho là rất cần thiết bởi vì nếu như không đảm bảo được nhiệt độ thích hợp thì một số hàng hoá có thể sẽ bị hỏng gây thiệt hại lớn cho doanh nghiệp.

Vì vậy với những doanh nghiệp nào đang tìm thuê kho ngoại quan hãy nên lưu ý về vấn đề này để tìm được địa điểm phù hợp cho lưu trữ hàng hoá của mình.

6.2. Các chi phí vận hành kho 

Chi phí vận hành kho ngoại quan thường sẽ là những dịch vụ đi kèm với chi phí thuê kho bãi, nghĩa là chủ doanh nghiệp khi thuê kho sẽ được cung cấp các dịch vụ có sẵn của kho như là nhân viên bảo vệ, quản kho hay dịch vụ xe nâng,...

6.3. Diện tích thuê kho cần phù hợp với lượng hàng hoá ký gửi

Diện tích thuê kho bãi là điều mà khiến doanh nghiệp phải chú tâm đến bởi vì nếu thuê kho quá rộng so với số lượng hàng hoá thì sẽ gây lãng phí còn nếu như thuê kho quá hẹp thì rất có thể ảnh hưởng tới chất lượng của hàng hoá.

Vì vậy trước khi đi thuê cần phải xem xét và cân nhắc kỹ về số lượng hàng hoá cần gửi, trọng lượng hàng nặng hay nhẹ, tần suất nhập hàng của công ty là nhiều hay ít để đưa ra được sự lựa chọn phù hợp nhất cho doanh nghiệp.

>> Xem thêm: Last mile là gì? Last mile quan trọng thế nào trong chuỗi cung ứng

6.4. Bãi để xe để xuất hoặc nhập hàng hoá ra khỏi kho

Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp thường không để ý hoặc là quên đi việc thoả thuận về chỗ để xe. Nếu như kho mà doanh nghiệp thuê có chỗ đậu xe nhưng vì không thỏa thuận rõ ràng giữa hai bên cho nên bên đi thuê để xe lại qua đêm và hôm sau bên chủ kho tính phí tiền gửi xe tại bãi,... Đây là trường hợp được xảy ra rất nhiều, vì vậy trước khi thuê những thông tin như là bãi đỗ xe, thời gian để xe hay là quy định loại xe nào được chở hàng vào kho,... càng được thỏa thuận chi tiết càng tốt nhằm đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên.

6.5. Chú ý về cơ sở hạ tầng và hệ thống điện của nhà kho

Điện là yếu tố quan trọng mà dường như thế nó ở thời đại này con người sẽ không thể tồn tại. Nơi ở của con người cần điện thì hàng hoá cũng rất cần điện, có hệ thống điện thì việc bảo quản hàng hóa mới được diễn ra trong điều kiện tốt nhất.

Không những thế doanh nghiệp cần phải quan tâm tới một mặt khác của điện đó là chi phí, với hệ thống điện ddnag có sẽ có giá thuê là bao nhiêu, cách tính giá điện như thế nào,... 

Ngoài hệ thống điện nước thì doanh nghiệp cũng cần phải quan tâm tới vấn đề về cơ sở hạ tầng, các chi phí như xe nâng, nhân công bốc xếp, bảo quản hàng hoá,... cũng vô cùng quan trọng.

6.6. Chiều cao và sức chứa của sàn kho

Chiều cao của nhà kho sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới việc sắp xếp hàng hóa và cũng ảnh hưởng trực tiếp với hệ thống thông gió của kho vì vậy doanh nghiệp cần phải dựa vào chiều cao để đưa ra phương án sắp xếp hàng hóa của mình sao cho phù hợp mà lại đảm bảo được an toàn. 

Bên cạnh đó một điều đáng lưu ý nữa chính là phải tìm hiểu xem sàn kho có thể chịu được sức nặng là bao nhiêu, xem có phù hợp với lượng hàng hóa mà doanh nghiệp chuẩn bị để hay không,...

Tuyển dụng

Trên đây là toàn bộ thông tin về kho ngoại quan, hy vọng qua bài viết mà tôi chia sẻ này các bạn có thể biết được khái niệm kho ngoại quan là gì và hiểu được các quy trình cũng như là quy định đối với kho ngoại quan được thực hiện như thế nào. Để tìm hiểu nhiều thông tin hữu ích khác các bạn có thể truy cập vào trang web timviec365.vn, đây là một địa chỉ uy tín dành cho mọi người có thể tham khảo kiến thức và cập nhật những thông việc làm từ các nhà tuyển dụng một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất. Chúc các bạn có thêm được những kiến thức mới được chia sẻ qua bài viết này của tôi, hẹn gặp lại ở những bài viết lần sau.