Kho ngoại quan là gì và những điều kiện thành lập kho ngoại quan

1. Tìm hiểu khái quát về kho ngoại quan là gì?

Kho ngoại quan chinh là khu vực để hàng hoá của doanh nghiệp, vị trí này thuộc lãnh thổ của Việt Nam có tác dụng lưu trữ, bảo quản hàng hoá tạm thời, chúng có thể là hàng hoá được đưa từ nước ngoài về hoặc là các hàng hoá trong nước đang chờ thực hiện một số dịch vụ hoặc thủ tục cần thiết. Kho ngoại quan được thuê theo sự thỏa thuận của bên chủ kho bãi và bên doanh nghiệp.

Thường thì vị trí kho ngoại quan sẽ được nằm ở nơi tiếp giáp với nước ngoài, có thể là các tỉnh hoặc thành phố trực thuộc là nơi đầu mối giao lưu hàng hoá giữa Việt Nam và nước ngoài.

Tất cả những hàng hoá khi được lưu trữ tạm thời tại kho ngoại quan đều phải làm thủ tục đăng ký hải quan và chịu sự quản lý và kiểm tra của các cán bộ có quyền hạn. Kho ngoại quan thì khác hoàn toàn với kho ICD, kho ICD là ở xa so với cảng biển dùng để lưu trữ hàng hóa tránh các chi phí lưu trữ tốn kém khác. Thông thường các doanh nghiệp sản xuất hàng hóa thường thuê dịch vụ bên thứ 3 các công ty Logistics (3PL) để tiết kiệm chi phí kho bãi và có thể không chuyên về vận chuyển.

2. Những dịch vụ được sử dụng để thuê kho ngoại quan

Tại kho ngoại quan, thường thì hàng hóa sẽ được thực hiện một số các dịch vụ sau đây:

+) Bảo quản hàng hoá, gia cố bao bì, phân loại phẩm cấp hàng hóa và bảo quản chúng.

+) Thực hiện dịch vụ chuyển quyền sở hữu hàng hoá.

+) Dịch vụ lấy mẫu hàng hóa nhằm mục đích phục vụ công tác quản lý của các cán bộ Hải quan thường xuyên được diễn ra.

3. Điều kiện đủ để được thành lập kho ngoại quan đối với doanh nghiệp là gì?

3.1. Điều kiện về vị trí địa lý

Về vị trí địa lý, khu vực kho bãi ngoại quan phải đảm bảo được những yêu cầu được pháp luật Nhà nước quy định như sau:

- Nằm ở vị trí cảng biển, cảng hàng không Quốc tế, của khẩu đường bộ hoặc ga đường bộ: Đây đều là những vị trí địa lý phù hợp để thực hiện thủ tục khai báo hải quan và thuận tiện cho các doanh nghiệp có thể xuất nhập khẩu hàng hoá bất cứ lúc nào mà không lo chậm trễ.

- Nằm ở các khu công nghiệp tại địa bàn các tỉnh tiếp giáp với cửa khẩu quốc tế để tiện cho việc kiểm tra, quản lý của cán bộ Nhà nước và vận chuyển hàng hóa của doanh nghiệp.

- Vị trí thường được áp dụng làm kho ngoại quan đó là những khu vực chuyên phục vụ hoạt động xuất nhập khẩu hàng hoá nông sản..

3.2. Điều kiện về cơ sở vật chất ảnh hưởng tới chất lượng của hàng hóa

Kho ngoại quan là nơi lưu trữ hàng hoá vì vậy cần phải được xây khung kín để không tiếp xúc với những tác nhân bên ngoài tránh ảnh hưởng tới chất lượng hàng hoá được bảo quản.

Đặc biệt kho ngoại quan là nơi phải có lắp đặt đầy đủ các hệ thống để có thể kiểm tra ngoại quan, phục vụ được yêu cầu kiểm tra của các cán bộ Nhà nước.

Xem thêm: TOT là gì? Cách thức hoạt động của TOT trong lĩnh vực Logistics

3.3. Diện tích là yếu tố quan trọng

Diện tích được quy định tối thiểu với kho ngoại quan đó là 5.000 m2 trong đó đã tính bao gồm toàn bộ các công trình được xuất hiện tại kho và diện tích kho chứa đồ cần phải có ít nhất 1.000 m2 trở lên thì mới đảm bảo được hàng hóa được lưu trữ theo đúng quy định.

Riêng đối với những kho ngoại quan thuộc khu vực cảng, diện tích của kho cũng cần phải ít nhất từ 1.000 m2 trở lên, và bãi ngoại quan chuyên dụng phải có diện tích từ 10.000 m2 trở lên mà không yêu cầu các phần diện tích khác.

3.4. Điều kiện về quản lý và giám sát hoạt động của doanh nghiệp

Tại các kho Hải quan cần phải lắp đặt những phần mềm quản lý hàng hoá và phải đảm bảo được những yêu cầu như là nhập đúng loại hàng hóa vào từng danh mục quản lý đối với hàng hoá đó, tất cra những dữ liệu này ddeuf phải được kết nối với hệ thống cơ quan quản lý Hải quan để tiện cho việc điều tra và quản lý.

Toàn bộ khu vực trong kho ngoại quan cần phải được lắp đặt hệ thống giám sát an ninh để đảm bảo an toàn cho hàng hoá được lưu trữ như là hệ thống camera và cũng sẽ được kết nối tới hệ thống của cơ quan Hải quan để tiến hành giám sát. 

Lưu ý đặc biệt đó là loại camera chuyên dụng sẽ phải được lưu giữ liệu tối thiểu trong thời gian tối đa là 12 tháng.

Tuyển dụng chuyên viên Logistics

4. Lợi ích của kho ngoại quan đem lại cho doanh nghiệp là gì?

Kho ngoại quan được hình thành sẽ đem lại lợi ích cho chính những doanh nghiệp có hoạt động xuất nhập khẩu hàng hoá với các quốc gia khác trên Thế giới.

Cụ thể đối với các doanh nghiệp xuất khẩu, kho ngoại quan giúp họ lưu trữ và làm thủ tục sẵn để chờ thời gian thích hợp là có thể xuất hàng một cách nhanh chóng, ngược lại với những doanh nghiệp nhập khẩu sẽ có nơi chứa hàng để đợi thời cơ thích hợp sau đó sẽ cho hàng về nhập kho của doanh nghiệp mình.

Kho ngoại quan còn có một lợi ích khác mà các doanh nghiệp thường áp dụng đó chính là hàng hoá nhập về kho ở cảng nhưng đợi khi giá tăng lên sẽ tiếp tục xuất đi nước khác, như vậy doanh nghiệp này sẽ không còn phải làm thủ tục nhập khẩu vào nước mà vẫn có thể giao hàng cho khách một cách nhanh chóng.

5. Quy định pháp luật về kho ngoại quan

Hãy xem một số quy định được đề ra đối với việc thuê kho ngoại quan là gì ở phần nội dung sau đây nhé:

5.1. Quy định về đối tượng được thuê

Đối tượng được thuê kho bãi Hải quan đó là những cá nhân, tổ chức là công dân Việt Nam hoặc là những cá nhân, tổ chức là người nước ngoài được phép kinh doanh xuất nhập khẩu.

5.2. Quy định về hợp đồng

Hợp đồng thuê kho ngoại quan sẽ do bên chủ cho thuê và bên đi thuê thoả thuận với nhau theo quy định của pháp luật.

Thời hạn thuê kho ngoại quan được thoả thuận của hai bên tuy nhiên cũng sẽ không được quá thời hạn cho phép do pháp luật quy định.

Sau khi quá thời hạn ký gửi hàng hóa tại kho mà  chủ hàng hoá hoặc là chủ kho được uỷ quyền không đưa hàng ra khỏi kho thì Cục Hải quan sẽ tổ chức thanh lý số hàng hoá đó theo quy định của pháp luật.

5.3. Quy định về thủ tục Hải quan đối với hàng hoá được đưa vào hoặc đưa ra khỏi kho ngoại quan

Tất cả những hàng hoá được đưa vào kho ngoại quan đều phải được chủ hàng hoặc là chủ kho được uỷ quyền làm thủ tục khai báo với cơ quan Hải quan theo đúng quy định của pháp luật.

Mọi loại hàng hoá được đưa vào hoặc xuất ra khỏi kho ngoại quan đều phải được khai báo rõ ràng những thông tin liên quan để cơ quan Hải quan dễ dàng quản lý.

Những mặt hàng thuộc diện bị tái xuất theo quy định của pháp luật thì sẽ không được nhập khẩu lại Việt Nam nữa.

5.4. Quy định về việc giám sát quản lý của cán bộ Hải quan đối với hàng hóa tại kho

Tất cả những phương tiện, hàng hoá được vận chuyển vào kho ngoại quan đều chịu sự giám sát và quản lý của cơ quan Hải quan.

Khi chuẩn bị thực hiện tất cả những dịch vụ tại kho thì chủ hàng hoặc chủ kho được uỷ quyền sẽ phải làm văn bản thông báo gửi đến Cục Hải quan để cơ quan có phương án kiểm tra, giám sát đối với những hàng hóa đó.

Đó là một số những quy định Nhà nước yêu cầu bắt buộc đối với việc sử dụng và quản lý kho ngoại quan, căn cứ vào những quy định này thì bên chủ kho, chủ hàng hoá cũng như những cán bộ Hải quan sẽ cần phải thực hiện đúng với những nhiệm vụ và quyền hạn của mình để không xảy ra các trường hợp sai phạm không đáng có.

6. Một số lưu ý cần tránh khi thuê kho ngoại quan mà doanh nghiệp cần phải biết

Trước khi giao tài sản là lô hàng hóa của mình tạm thời ở kho ngoại quan, bạn có biết doanh nghiệp cần phải lưu ý những điều gì để số hàng hoá của họ được an toàn cho đến ngày được xuất hoặc nhập khẩu không? Nếu quan tâm về vấn đề này thì hãy cùng tôi tiếp tục theo dõi nội dung sau đây:

6.1. Hệ thống thông gió và điều hoà không khí trong kho chứa hàng

Không khí bên trong kho thường được lấy từ bên ngoài vào và qua hệ thống thông gió và điều hoà không khí nó sẽ được điều chỉnh với nhiệt độ phù hợp với từng loại hàng hóa cụ thể khác nhau. Việc chú trọng đến không khí bên trong kho là rất cần thiết bởi vì nếu như không đảm bảo được nhiệt độ thích hợp thì một số hàng hoá có thể sẽ bị hỏng gây thiệt hại lớn cho doanh nghiệp.

Vì vậy với những doanh nghiệp nào đang tìm thuê kho ngoại quan hãy nên lưu ý về vấn đề này để tìm được địa điểm phù hợp cho lưu trữ hàng hoá của mình.

6.2. Các chi phí vận hành kho 

Chi phí vận hành kho ngoại quan thường sẽ là những dịch vụ đi kèm với chi phí thuê kho bãi, nghĩa là chủ doanh nghiệp khi thuê kho sẽ được cung cấp các dịch vụ có sẵn của kho như là nhân viên bảo vệ, quản kho hay dịch vụ xe nâng,...

6.3. Diện tích thuê kho cần phù hợp với lượng hàng hoá ký gửi

Diện tích thuê kho bãi là điều mà khiến doanh nghiệp phải chú tâm đến bởi vì nếu thuê kho quá rộng so với số lượng hàng hoá thì sẽ gây lãng phí còn nếu như thuê kho quá hẹp thì rất có thể ảnh hưởng tới chất lượng của hàng hoá.

Vì vậy trước khi đi thuê cần phải xem xét và cân nhắc kỹ về số lượng hàng hoá cần gửi, trọng lượng hàng nặng hay nhẹ, tần suất nhập hàng của công ty là nhiều hay ít để đưa ra được sự lựa chọn phù hợp nhất cho doanh nghiệp.

Xem thêm: Last mile là gì? Last mile quan trọng thế nào trong chuỗi cung ứng

6.4. Bãi để xe để xuất hoặc nhập hàng hoá ra khỏi kho

Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp thường không để ý hoặc là quên đi việc thoả thuận về chỗ để xe. Nếu như kho mà doanh nghiệp thuê có chỗ đậu xe nhưng vì không thỏa thuận rõ ràng giữa hai bên cho nên bên đi thuê để xe lại qua đêm và hôm sau bên chủ kho tính phí tiền gửi xe tại bãi,... Đây là trường hợp được xảy ra rất nhiều, vì vậy trước khi thuê những thông tin như là bãi đỗ xe, thời gian để xe hay là quy định loại xe nào được chở hàng vào kho,... càng được thỏa thuận chi tiết càng tốt nhằm đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên.

6.5. Chú ý về cơ sở hạ tầng và hệ thống điện của nhà kho

Điện là yếu tố quan trọng mà dường như thế nó ở thời đại này con người sẽ không thể tồn tại. Nơi ở của con người cần điện thì hàng hoá cũng rất cần điện, có hệ thống điện thì việc bảo quản hàng hóa mới được diễn ra trong điều kiện tốt nhất.

Không những thế doanh nghiệp cần phải quan tâm tới một mặt khác của điện đó là chi phí, với hệ thống điện ddnag có sẽ có giá thuê là bao nhiêu, cách tính giá điện như thế nào,... 

Ngoài hệ thống điện nước thì doanh nghiệp cũng cần phải quan tâm tới vấn đề về cơ sở hạ tầng, các chi phí như xe nâng, nhân công bốc xếp, bảo quản hàng hoá,... cũng vô cùng quan trọng.

6.6. Chiều cao và sức chứa của sàn kho

Chiều cao của nhà kho sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới việc sắp xếp hàng hóa và cũng ảnh hưởng trực tiếp với hệ thống thông gió của kho vì vậy doanh nghiệp cần phải dựa vào chiều cao để đưa ra phương án sắp xếp hàng hóa của mình sao cho phù hợp mà lại đảm bảo được an toàn. 

Bên cạnh đó một điều đáng lưu ý nữa chính là phải tìm hiểu xem sàn kho có thể chịu được sức nặng là bao nhiêu, xem có phù hợp với lượng hàng hóa mà doanh nghiệp chuẩn bị để hay không,...

Tuyển dụng

Trên đây là toàn bộ thông tin về kho ngoại quan, hy vọng qua bài viết mà tôi chia sẻ này các bạn có thể biết được khái niệm kho ngoại quan là gì và hiểu được các quy trình cũng như là quy định đối với kho ngoại quan được thực hiện như thế nào. Để tìm hiểu nhiều thông tin hữu ích khác các bạn có thể truy cập vào trang web timviec365.vn, đây là một địa chỉ uy tín dành cho mọi người có thể tham khảo kiến thức và cập nhật những thông việc làm từ các nhà tuyển dụng một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất. Chúc các bạn có thêm được những kiến thức mới được chia sẻ qua bài viết này của tôi, hẹn gặp lại ở những bài viết lần sau.