Project Coordinator là gì? Mô tả công việc điều phối dự án

1. Tổng quan về công việc project coordinator 

Project Coordinator là một cụm từ tiếng Anh chỉ nghề nghiệp điều phối viên dự án. Đây là là những người sẽ làm việc cùng với người quản lý dự án, điều phối viên dự án chịu trách nhiệm giám sát các giai đoạn cụ thể của một dự án đầu tư lớn hơn, cùng quản lý dự án (project management). Người quản lý dự án giám sát toàn bộ dự án trong khi đó điều phối viên dự án có thể làm việc trên nhiều khía cạnh của một dự án, tùy thuộc vào bản chất và phạm vi của nó. Điều phối viên dự án là một phần quan trọng của nhóm tổ chức dự án (OPM) . Những chuyên gia này làm việc dưới một người quản lý dự án và giúp đảm bảo các dự án được hoàn thành đúng hạn và trong ngân sách. Một công việc điều phối viên dự án là điều lý tưởng dành cho một người thích môi trường làm việc có nhịp độ nhanh và đầy thách thức. Loại vị trí này liên quan đến đa tác vụ và điều phối nhiều khía cạnh của một dự án cùng một lúc.

Điều phối viên dự án làm việc trong một loạt các ngành công nghiệp, bao gồm công nghệ thông tin, viễn thông, nông-lâm- ngư nghiệp, y tế, kỹ thuật và xây dựng. Mặc dù công việc điều phối viên dự án chủ yếu bao gồm các dự án điều phối nhưng các nhiệm vụ cụ thể có thể thay đổi rất nhiều tùy thuộc vào nhu cầu của người quản lý dự án và tổ chức. Hiện nay các công việc quản lý dự án hiện đang có nhu cầu cao và là một số công việc cấp cao được quảng cáo phổ biến nhất trong tất cả các ngành. Khi nhu cầu về các nhà quản lý dự án tiếp tục tăng lên, nhu cầu điều phối viên dự án hỗ trợ họ cũng sẽ tăng lên.

Công việc chính của điều phối viên dự án là trợ giúp người quản lý dự án. Mặc dù người quản lý dự án chịu trách nhiệm cuối cùng cho một dự án của công ty, nhưng điều phối viên dự án là người đảm bảo tất cả các khía cạnh của dự án vận hành trơn tru và hiệu quả. Điều phối viên dự án làm việc với các thành viên khác nhau của nhóm dự án và khách hàng để phát triển timeline, tạo lịch trình và giám sát tiến độ để đảm bảo các mục tiêu được đáp ứng đúng hạn. Điều phối viên dự án sử dụng bảng tính để theo dõi ngân sách, ngày tháng và các thông tin khác. Họ phải thực hiện các nhiệm vụ hành chính như đặt hàng vật tư văn phòng, sổ sách kế toán và thanh toán. Những chuyên gia này cũng chịu trách nhiệm điều phối và tham dự các cuộc họp và phát triển các chiến lược dự án. Kế hoạch đã được lên sẵn dựa vào các phương pháp Gantt chart và dùng các công cụ quản lý dự án như redmine, basecamp,... để quá trình giám sát diễn ra nhanh chóng chính xác hơn.

Xem thêm: Cách viết hợp đồng tư vấn quản lý dự án chuẩn nhất!

2. Mô tả công việc của điều phối viên dự án

Điều phối viên dự án là một vị trí quan trọng, bởi vậy mà công việc hàng ngày mà vị trí này thực hiện cũng quan trọng không kém. Cụ thể mô tả công việc của điều phối viên như sau:

2.1. Mô tả công việc của điều phối viên dự án 

Một điều phối viên dự án về cơ bản sẽ thực hiện những công việc sau: 

- Điều phối viên dự án có vai trò cũng như công việc quan trọng trong hoạt động hỗ trợ các trưởng ban quản lý dự án 

- Lập kế hoạch và đề án nhằm xây dựng, triển khai các thủ tục theo yêu cầu công việc. Song song với đó là lập hồ sơ điều phối, hồ sơ mời thầu, dự thầu hay lựa chọn nhà thầu.

- Đình hình những khó khăn và đưa ra các giải pháp giải quyết, quản lý rủi ro. 

- Lập báo cáo định kỳ theo yêu cầu của cấp trên. 

Tuyển dụng project coordinator

2.2. Chi tiết hóa mô tả công việc điều phối viên dự án 

Điều phối viên dự án cần có khả năng xử lý các nhiệm vụ sau đây để có hiệu quả nhất có thể bao gồm: Lập kế hoạch; Tổ chức; Lưu trữ hồ sơ; Theo dõi tiến độ; Theo dõi giấy tờ; Cập nhật các thành viên trong nhóm và các đối tác; Quản lý luồng thông tin; ….

Các điều phối viên dự án còn phải đa nhiệm, vì họ thường được yêu cầu thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau hàng ngày. Dựa theo vai trò cụ thể khác nhau giữa các công ty mà các điều phối viên dự án sẽ có những nhiệm vụ chuyên biệt khác nhau. Thông thường project coordinator dự kiến một lịch trình được thiết kế sẵn để đáp ứng các thời gian, trao đổi với các thành viên trong nhóm về lịch trình đó và theo dõi công việc để đảm bảo rằng nó đang đi đúng tiến độ. Khi có vấn đề phát sinh hoặc nếu công việc bị chậm tiến độ, điều phối viên dự án có trách nhiệm là thực hiện các điều chỉnh cần thiết và liên lạc với người quản lý dự án và các thành viên trong nhóm về vấn đề này.

Trách nhiệm của Điều phối viên dự án bao gồm làm việc chặt chẽ với Quản lý dự án để chuẩn bị các kế hoạch hành động toàn diện, bao gồm các nguồn lực, khung thời gian và ngân sách cho các dự án. Bạn sẽ thực hiện các nhiệm vụ phối hợp khác nhau, như lịch trình và quản lý rủi ro, cùng với các nhiệm vụ hành chính, như duy trì tài liệu dự án và xử lý các truy vấn tài chính. Để thành công trong vai trò này, bạn nên có kỹ năng quản lý thời gian và giao tiếp tuyệt vời, khi bạn cộng tác với khách hàng và các nhóm nội bộ để đưa ra kết quả đúng hạn. Không chỉ vậy điều phối viên dự án còn phải đảm bảo rằng tất cả các dự án được hoàn thành đúng hạn, trong phạm vi ngân sách và đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng cao. Cụ thể trách nhiệm mà một điều phối viên dự án sẽ phải chịu hoàn toàn bao gồm:

- Chắc chắn rằng các nhu cầu của khách hàng được đáp ứng khi các dự án phát triển

- Đảm bảo không vượt quá ngân sách

- Hạn chế thấp nhất các rủi ro

- Phát hành tất cả các thủ tục giấy tờ pháp lý phù hợp (ví dụ: hợp đồng và điều khoản thỏa thuận)

- Đảm bảo các tiêu chuẩn và yêu cầu được đáp ứng thông qua việc tiến hành các thử nghiệm đảm bảo chất lượng

Việc làm nhân viên điều phối vận tải

3. Vị trí điều phối viên dự án và những điều bạn nên biết

3.1. Yêu cầu việc làm project coordinator

- Yêu cầu về bằng cấp: 

Mặc dù thường không có yêu cầu bằng cấp cụ thể, nhưng bằng cử nhân của chương trình cử nhân sẽ giúp các ứng viên tìm việc dễ dàng hơn rất nhiều. Bằng cấp về truyền thông, kinh doanh, quản lý kinh doanh hoặc các lĩnh vực tương tự khác có thể cung cấp các kỹ năng cần thiết. Bên cạnh đó nhà tuyển dụng tìm kiếm chuyên môn trong phần mềm được sử dụng bởi các chuyên gia trong lĩnh vực này. Bạn có thể có các chứng chỉ quản lý dự án PMP để dễ dàng ứng tuyển vào vị trí này, các chứng chỉ thể hiện năng lực trình độ chuyên môn của bạn.

Để thành công trong vai trò điều phối viên dự án, điều quan trọng là phải có những phẩm chất và kỹ năng nhất định sẽ đảm bảo thành công của bạn. Bởi vì các điều phối viên dự án được dự kiến ​​là đa nhiệm vụ, họ phải có kỹ năng tổ chức và giao tiếp tuyệt vời. Những đặc điểm mong muốn khác sẽ bao gồm tự động viên, đáng tin cậy, chu đáo và thích nghi. 

Hầu hết các nhà tuyển dụng yêu cầu một số lượng giáo dục hoặc kinh nghiệm làm việc nhất định để được xem xét cho vị trí điều phối viên dự án. Để hoàn thành các nhiệm vụ hành chính, điều phối viên dự án cần có các kỹ năng toán học, kế toán, xử lý văn bản và bảng tính cơ bản. Một số nhà tuyển dụng đòi hỏi kiến ​​thức và chuyên môn cụ thể là tốt.

- Yêu cầu về kỹ năng & năng lực 

Để có thể đảm nhiệm vai trò của một điều phối viên dự án, chuyên môn bằng cấp là một chuyện, bạn cần phải có thêm một số kỹ năng và năng lực khác. Một số kỹ năng cụ thể cần thiết cho dòng công việc này bao gồm:

Truyền thông: Để phát triển và duy trì lịch trình, điều phối viên dự án cần nhận thức được những thách thức hoặc trở ngại mà các thành viên trong nhóm có thể gặp phải, và các thành viên trong nhóm cần phải nhận thức được những kỳ vọng của điều phối viên dự án.

Giải quyết vấn đề: Các dự án hiếm khi đi đúng như kế hoạch và các nhà quản lý dự án tốt nhất kết hợp các dự phòng vào kế hoạch của họ. Trước khi có vấn đề phát sinh, họ có kế hoạch sẵn sàng để thực hiện và các chiến lược để vượt qua những trở ngại đó. Khi một vấn đề hoàn toàn bất ngờ phát sinh, các điều phối viên dự án cần phải có kinh nghiệm trong việc giải quyết nó càng nhanh càng tốt.

Quản lý thời gian: Một giai đoạn của một dự án thường dựa vào một giai đoạn khác đáp ứng thời hạn hoặc duy trì lịch trình của nó. Kiểu phối hợp này làm cho điều quan trọng là các điều phối viên dự án phải giữ lịch trình chặt chẽ.

Xem thêm: Dự án BT là gì? Những điều cần biết về dự án BT

Ngân sách: Dự án tốn tiền, và điều phối viên dự án cần biết cách phân bổ nguồn lực tốt nhất để hoàn thành mục tiêu.

Một số khả năng khác cần thiết ở một điều phối viên như:

- Khả năng chuẩn bị và giải thích sơ đồ, lịch trình và kế hoạch hành động từng bước

- Kỹ năng tổ chức vững chắc, bao gồm đa nhiệm và quản lý thời gian

- Kỹ năng làm việc khách hàng và làm việc nhóm mạnh mẽ

- Làm quen với quản lý rủi ro và kiểm soát đảm bảo chất lượng

- Kiến thức làm việc vững chắc về Microsoft Project và Microsoft Planner

- Trải nghiệm thực tế với các công cụ quản lý dự án 

- Trình quản lý phân tích

Việc làm nhân viên điều phối

3.2. Tiềm năng của việc làm project coordinator

- Môi trường làm việc không bó buộc

Môi trường làm việc có thể thay đổi đáng kể tùy thuộc vào ngành và lĩnh vực khác nhau. Tuy nhiên cho dù đó là xây dựng, công nghệ thông tin (CNTT) hay một số lĩnh vực khác, các điều phối viên dự án dành phần lớn thời gian để gặp gỡ các thành viên trong nhóm, đánh giá công việc và báo cáo lại cho người quản lý dự án. Một số lĩnh vực, như xây dựng, thì điều phối viên dự án sẽ dành nhiều giờ để làm việc bên ngoài có thể là quán cà phê hoặc công trường. Một số lĩnh vực khác thì sẽ làm việc trực tiếp tại văn phòng văn phòng. Và đương nhiên văn phòng làm việc của các Project Coordinator sẽ chuyên nghiệp không kém các vị trí lãnh đạo và quản lý khác. 

- Mức lương và đãi ngộ hấp dẫn

Thu nhập cho các điều phối viên dự án gắn liền với kinh nghiệm. Ứng viên điều phối viên dự án càng chứng minh rằng họ có thể xử lý các dự án thành công, nhu cầu về dịch vụ của họ sẽ càng lớn và mức lương của họ cũng vì thế mà tăng lên. Trên thế giới ( theo Nguồn: Payscale.com, tháng 3 năm 2019 )

- Mức lương hàng năm trung bình: $ 48,595 ($ 23,36 / giờ)

- Mức lương hàng năm 10% hàng đầu: 69.000 đô la (33,17 đô la / giờ)

- Mức lương 10% hàng năm thấp nhất: 35.000 đô la (16,82 đô la / giờ)

Còn tại Việt Nam mức lương của điều phối viên dự án có lương cứng dao động từ 5 - 10 triệu, còn hoa hồng có thể “ăn” thêm % doanh thu thành công của một dự án, mức lương mềm thưởng có thể gấp đôi số lương cứng mà các điều phối viên nhận được. 

Xem thêm: Quy hoạch treo là gì? Những thông tin có liên quan

Việc làm nhân viên điều phối giao hàng

- Cơ hội phát triển rõ ràng

Có thể nói hiện nay nghề Project Coordinator được xem là có nhiều cơ hội để phát triển và tiềm năng cho sự nghiệp lớn. Giống như một quản lý dự án tập sự, các điều phối viên sẽ tích lũy kinh nghiệm từ vị trí này để có thể bước lên một vị trí cao hơn. Ngày nay, nhu cầu tuyển việc làm Project Coordinator khá là nhiều, ở Việt Nam thì nhu cầu này cao nhất ở lĩnh vực tổ chức sự kiện. Trong khi đó sự kiện diễn ra hàng năm từ lớn đến nhỏ ở nước ta lại rất nhiều. Chính vì vậy cơ hội tìm việc lẫn phát triển bản thân lại càng rộng mở. Tuy nhiên bạn buộc phải là người cực kỳ tâm huyết với công việc này mới có thể đạt được đỉnh cao trong sự nghiệp và chinh phục đột phá doanh thu. 

Tải ngay mô tả công việc điều phối viên dự án đầy đủ nhất tại đây bạn nhé: Dieu_Phoi_Vien_Du_An_Project_Coordinator_-_So_Luong_Tuyen_02_Nguoi.pdf

Vậy bạn đã cảm thấy hào hứng để tìm một công việc điều phối viên cho mình chưa? Hay liệu bạn đã hiểu rõ về mô tả công việc của một điều phối viên? Hãy truy cập ngay vào website timviec365.vn để có thể lựa chọn cho mình một vị trí Project Coordinator tuyệt vời và phù hợp với bạn nhé!