Cách lên kế hoạch nhập hàng để thành công nhanh chóng và hiệu quả

1. Vì sao cần lên kế hoạch nhập hàng?

Để quản lý kho hàng một cách tốt nhất, tránh được tình trạng tồn đọng hay khan hiếm hàng hóa, đòi hỏi chủ cửa hàng cần có một kế hoạch nhập hàng chính xác, rõ ràng, đảm bảo công việc kinh doanh hiệu quả.

Kho hàng là nơi tập trung nhiều nguyên liệu, hàng hóa, hàng hóa bán thành phẩm, bao bì đóng gói, đồ đạc dụng cụ, sản phẩm cuối cùng… Kho hàng giúp cửa hàng đáp ứng được nhu cầu bán hàng của cửa hàng, đảm bảo nhu cầu được diễn ra liên tục và ổn định, thông qua thời gian nhập hàng và nguồn cung cấp cố định.

Dựa vào sự biến động của người tiêu dùng, rủi ro trong quá trình nhập hàng, nhu cầu của khách hàng khiến việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng có thể chậm trễ, thiếu sót trong quá trình giao hàng.

Để tránh được những điều này, bạn cần có cách quản lý kho hàng chặt chẽ, sử dụng các biện pháp an toàn đảm bảo quá trình thiết lập kho hàng diễn ra an toàn. Vì vậy, để có thể đảm bảo việc kinh doanh thuận lợi, bạn cần phải có một kế hoạch nhập hàng cụ thể, chi tiết.

2. Kế hoạch nhập hàng theo thời gian và số lượng hàng hóa

2.1. Kế hoạch nhập hàng cần nghiêm túc trong quá trình thực hiện

Khi lên kế hoạch nhập hàng, bạn cần thực hiện một cách nghiêm túc vì đây là quy trình quan trọng. Quy trình này sẽ giúp bạn xác định được nhu cầu hàng hóa thực tế của cửa hàng trong một thời gian, thông thường sẽ được tính theo mùa vụ. Bạn cũng sẽ xác định được kế hoạch tái nhập hàng theo định kỳ hay theo số lượng giúp điều chỉnh số lượng hàng tồn kho trong kho hàng.

2.2. Kế hoạch nhập hàng cơ bản

Chính sách nhập hàng chịu tác động bởi 2 yếu tố là số lượng và thời gian, vì vậy bạn có thể lên kế hoạch nhập hàng theo 4 chính sách cơ bản.

2.2.1. Nhập hàng đúng thời gian và số lượng hàng hóa quy định

Kế hoạch nhập hàng này được áp dụng chủ yếu giữa cửa hàng và nhà cung cấp, hàng hóa sẽ được nhập theo định kỳ và các số lượng hàng hóa trong các mặt hàng hầu như tương đương. Vì vậy, những sản phẩm có lượng tiêu thụ thường xuyên, ổn định cực kỳ phù hợp với chính sách này.

Về ưu điểm, hình thức này giúp quá trình quản lý kho được đơn giản hóa và dễ dàng thương lượng tùy theo số lượng của hàng hóa nhập vào.

Tuy vậy, nếu số lượng hàng hóa của cửa hàng tiêu thụ không đều đặn hoặc số lượng nhập không được tính toán cẩn thận, từ đó khiến cửa hàng gặp phải tình trạng khan hàng hay tình trạng tồn đọng hàng hóa lớn. Nếu cửa hàng gặp phải tình trạng khan hàng, việc giao hàng ngoài thỏa thuận hoặc giao hàng khẩn cấp có thể tốn nhiều chi phí hơn như phí sản xuất đặc biệt từ nhà cung cấp, phí vận chuyển nhanh…

2.2.2. Nhập hàng cố định theo thời gian và thay đổi số lượng

Với những hàng hóa dễ hỏng hóc, đắt tiền hay cồng kềnh cũng như có sức tiêu thụ trong cửa hàng đều đặn, phương pháp nhận hàng bổ sung sẽ là phương pháp phù hợp. Tùy theo mặt hàng, bạn nên cài đặt theo mức độ lưu kho tối đa và chủ cửa hàng sẽ phân tích kho hàng tồn đọng vào một thời gian nhất định, sau đó nên đưa ra yêu cầu về số lượng hàng hóa cho phép nhập vào kho ở mức độ cho phép tối đa.

Ưu điểm của việc nhập hàng cố định theo thời gian và thay đổi số lượng giúp quản lý đơn giản và có thể làm chủ nguồn vốn. Tuy nhiên, nhược điểm của hình thức này là nếu việc tiêu thụ không ổn định vì lý do nào đó, khiến hàng hóa khan hàng hoặc gặp phải rủi ro tồn đọng.

2.2.3. Nhập hàng theo số lượng cố định và thay đổi theo thời gian

Đối với những mặt hàng kiểm soát theo thời gian và có mức độ lưu kho tối thiểu, sử dụng phương thức nhập hàng theo số lượng cố định và thay đổi theo thời gian là phù hợp nhất. Số lượng hàng hóa cố định được tạo yêu cầu từ hình thức này và đáp ứng được nhu cầu trong quá trình giao hàng, thời hạn từ lúc nhập hàng theo yêu cầu tới thời gian giao hàng. Đây là hình thức được áp dụng với những mặt hàng có độ tiêu thụ không thường xuyên và những mặt hàng đắt tiền.

Về ưu điểm, cửa hàng sẽ tối ưu hóa việc nhập hàng nhờ đặt hàng theo lô, tránh được tình trạng tồn đọng quá nhiều vốn vào hàng hóa nhờ tính toán cẩn thận.

Tuy nhiên, cửa hàng sẽ gặp phải tình trạng khan hàng nếu mức độ tiêu thụ hàng hóa tăng đột biến. Đôi khi cửa hàng có thể vì rủi ro này mà cần xây dựng kho hàng dự phòng và vấn đề tồn đọng vốn không thể giải quyết được hiệu quả.

2.2.4. Nhập hàng theo số lượng và thời gian thay đổi

Những mặt hàng của từng chương trình sẽ phù hợp khi áp dụng hình thức nhập hàng này, dựa trên nhu cầu của khách hàng mà số lượng yêu cầu nhập hàng sẽ được thực hiện và đây là kết quả của việc đánh giá theo nhu cầu ngắn hạn của người dùng.

Về ưu điểm, hình thức nạy hạn chế được sự tồn đọng trong thời gian nhất định về vốn vô ích của cửa hàng.

Tuy nhiên, tác động từ môi trường xung quanh khiến hình thức này khá nhạy cảm, kết quả của toàn bộ chương trình có thể bị thay đổi bởi một tác động nhỏ.

3. Quy trình lên kế hoạch nhập hàng

Để kế hoạch nhập hàng đạt hiệu quả tốt nhất, doanh nghiệp nên lập một kế hoạch thực hiện theo quy trình, có người giám sát, phụ trách những sự cố, sai sót xảy ra. Cụ thể, bạn có thể áp dụng quy trình nhập hàng dưới đây”

Bước 1: Thông báo kế hoạch nhập các loại hàng hóa vào trong kho, giúp chuẩn bị thủ tục, giấy tờ nhập kho kịp thời cho hàng hóa. Những bộ phận liên quan ví dụ như thủ kho, quản lý kho có thể nắm được số lượng hàng hóa, địa điểm và thời gian nhập hàng.

Bước 2: Tái tạo lại không gian chứa kho. Bộ phận kho sau khi nhận được thông báo sẽ tái tạo lại kho hàng, sắp xếp lại hàng hóa trong kho, đảm bảo hàng hóa nhập về có thể đủ chỗ chứa trong kho, chuẩn bị các phương tiện hỗ trợ và tạo phiếu yêu cầu nhập hàng.

Bước 3: Kiểm tra hàng hóa, đối chiếu các mặt hàng. Thủ kho cần kiểm tra hàng hóa kỹ càng, đảm bảo đúng số lượng, chất lượng và giá cả, kèm theo giấy xác nhận chất lượng từ phía nhà cung cấp và bộ phận quản lý chất lượng của doanh nghiệp.

Bước 4: Lập phiếu nhập kho hàng hóa gồm 3 liên đủ chữ ký của những người liên quan, 1 liên thủ kho giữ, 1 liên người giao hàng giữ và 1 liên kế toán giữ.

Bước 5: Tiến hành nhập hàng hóa vào trong kho theo đúng vị trí và ghi thông tin vào thẻ kho, cùng với sơ đồ kho.

Bước 6: Nhập dữ liệu vào hệ thống cửa hàng, doanh nghiệp qua các phần mềm quản lý kho hàng để dễ dàng trích xuất thông tin tra cứu. Một phần mềm quản lý kho hàng miễn phí mà bạn nên sử dụng là phần mềm quản lý kho hàng 365, giúp bạn quản lý quy trình nhập hàng, xuất kho dễ dàng, tiện lợi.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã biết được kế hoạch nhập hàng giúp cửa hàng, doanh nghiệp của bạn hoạt động hiệu quả hơn, tránh được tình trạng lưu kho quá lâu hoặc khan hiếm hàng. Doanh nghiệp có thể áp dụng 1 trong các cách nhập hàng trên và tham khảo quy trình nhập hàng để nhập hàng diễn ra thuận lợi, đảm bảo hàng hóa luôn được cung cấp đầy đủ cho khách hàng và tránh được tình trạng tồn vốn.