Scan ảnh là gì? Công dụng mà scan mang lại trong công việc

1. Thông tin chi tiết về scan ảnh

1.1. Scan ảnh là gì?

Scan ảnh là là việc chuyển các dữ liệu tấm ảnh thành các file lưu trong máy tính, hỗ trợ thuận tiện di chuyển, lưu trữ mãi mãi, chuyển đổi dữ liệu, tìm kiếm dữ liệu không lo bị mất, hỏng, rách, phai màu. Hình thức chuyển những dữ liệu, thông tin trong tài liệu, giấy tờ ví dụ như văn bản, hợp đồng, tạp chí hoặc ngay cả những hình ảnh thành hình ảnh lưu lại file trên điện thoại, máy tính qua máy in, máy scan có tính năng scan. Cách thức hoạt động của máy scan hoạt động giống với máy photocopy, một trong số những thiết bị được dùng để tích điện kép thủ lại hình ảnh điện tử của một trang giấy thông qua hình thức biến cường độ sáng phản xạ qua thông tin dạng số rồi biến thành những gile để lưu trữ trên điện thoại, máy tính.

Những doanh nghiệp đã có thời gian lâu năm đi vào hoạt động thì số lượng hồ sơ, hợp đồng, công văn nhiều vô kể, các giấy tờ cần thiết quan trong đều phải lưu giữ lâu sẽ có nguy cơ bị thất lạc hay hỏng hóc, đừng lo vì đã có scan ảnh, tài liệu để nguy cơ rủi ro nay được giảm thiểu. Bên cạnh đó thì việc số hóa tài liệu, scan tài liệu còn hỗ trợ tiết kiệm được khoảng không gian dành cho việc lưu trữ trong doanh nghiệp, hỗ trợ việc quản lý, tìm kiếm dễ dàng, sinh viên sẽ thuận lợi hơn khi có khả năng đọc sách điện tử.

Tóm gọn lại scan được hiểu là hoạt động hoàn toàn khác so với máy photocopy và máy khi khi chuyển những giấy tờ bản cứng thành file tài liệu, tệp in ảo trên đó. Trường hợp tài liệu scan có chứa thêm văn bản thì bạn có thể sử dụng thêm phần mềm bên dạng ký tự quang học chúng qua hình thức văn bản có thể chỉnh sửa trực tiếp.

1.2. Scan có công dụng nào?

1.2.1. Có thể lưu trữ được các tài liệu giấy tờ quan trọng

Scan có công dụng lưu lại và bảo quản các tài liệu cần thiết, quan trong một cách hết sức cẩn thận để khi muốn quay lại tìm kiếm sẽ hết sức dễ dàng hoặc đề phòng tình huống bị mất đi tài liệu. Dùng máy scan để số hóa tài liệu hỗ trợ cho mỗi cá nhân doanh nghiệp một cách đắc lực giảm thiểu một cách tối đa về nguy cơ thông tin quan trọng bị mất cũng như chi phí in ấn được tiết kiệm.

1.2.2. Bảo mật thông tin và tăng hiệu suất làm việc

Scan có công dụng bảo mật nội dung quan trọng qua việc lưu trữ thông tin ở dạng số, cài đặt mã truy cập để bảo bật hỗ trợ thông tin được bảo mật tuyệt đối cho người sử dụng. Lưu trữ hình ảnh được quét dưới dạng tài liệu PDF cùng chữ ký số hết sức bảo mật. 

Phương pháp scan này sẽ hỗ trợ cải thiện việc lưu trữ giấy tờ, tài liệu truyền thống trước đây, tiết kiệm thời gian, công việc tìm kiếm nhanh chóng cho nhân viên có thêm thời gian để giải quyết các công việc khác.

1.2.3. Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng

bạn sẽ dễ dàng sắp xếp thông tin, hiện đại thuận tiện hơn khi chuyển các tài liệu từ bản mềm qua tệp file trong máy. Ngoài ra, các máy scan mới sẽ được tích thêm thêm rất nhiều tính năng và chia sẻ thêm tài liệu được tiến hành quét email qua ứng dụng bên thứ ba công cụ đám mây. Do đó người sử dụng cũng thuận tiện trong việc truy cập thông tin mọi thời gian, không gian từ xa mà không cần thiết phải xuất hiện trên công ty.

2. Quy trình các bước scan ảnh trong máy scan

- Bước 1: Đưa tài liệu vào bên trong máy scan

Khi máy tính và máy scan được kết nối với nhau hãy thực hiện thao tác mở nắp máy scan lên tiếp theo úp bề mặt tài liệu, hình ảnh cần quét xuống bên dưới đồng thời áp sát vào trong mặt kình. Hình ảnh hay tài liệu chiều vị trí của chúng phải nằm chính xác vị trí được đánh dấu nằm trên máy, nó sẽ thường được đánh dấu số 0 hoặc hình mũi tên.

- Bước 2: Điều chỉnh cài đặt scan trên phần mềm scan

Tiến hành mở phần mềm scan lên tiếp theo điều chỉnh một trong những số cài đặt cần thiết về kích cỡ, màu sắc, bản scan theo như mong muốn trước khi tài liệu được scan.

Sau khi hoàn thiết tất cả quy trình chỉnh sửa, cài đặt thì hãy click chọn nút scan nằm trong phần mềm hoặc trên máy scan để quy trình scan ảnh, tài liệu được bắt đầu. Nếu cần thiết thì hãy điều chỉnh thêm đến khi vừa ý. Khi scan xong tài liệu và ảnh thì phần mềm sẽ cung cấp cho bạn thêm nhiều sự tùy chọn để chỉnh sửa ví dụ định dạng file, chiều hướng của tài liệu, ảnh. Bạn cũng có thể lựa chọn định dạng mặc định hoặc các định dạng khác.

- Bước 3:

Khi scan xong tài liệu bạn cũng có thể chuyển đổi những file này qua PDF hay ghép lại nhiều trang tài liệu qua chương trình như Adobe Acrobat. Bên cạnh đó bạn cũng có thể tiến hành thêm việc thiết lập Acrobat để tiến hành tìm kiếm những văn bản cần scan.

Phần mềm scan được hiểu là một ứng dụng hỗ trợ cho người sử dụng chuyển các tài liệu báo, sách qua file tài liệu bản mềm, nó sẽ được lưu trữ trong các thiết bị di động, máy tính. Các phần mềm đó sẽ được tích hợp sẵn trong máy scan khi bạn mua nó hoặc cài đặt sẵn bên ngoài.

Ngày nay cũng đã xuất hiện phần mềm có tính năng scan card visit hay danh thiếp thông minh, chỉ cần đặt danh thiếp đó trước camera của máy giữ nằm trong khung thì thì nó sẽ tự động nhận diện chụp lại, sau đó phần mềm sẽ xử lý để lưu trữ lại các thông tin cơ bản về chức vụ, tên, địa chỉ email, số điện thoại.

3. Các bước scan ảnh trên điện thoại 

3.1. Scan trên iphone

Bạn hãy tiến hành làm theo 5 bước sau nếu như muốn scan ảnh, tài liệu trên iphone:

- Tiến hành mở app có tên Notes rồi thực hiện tạo note mới.

- Click vào biểu tượng camera rồi thực hiện chọn Scan Document.

- Hãy cố gắng di chuyển làm sao cho tài liệu, hình ảnh của bạn lọt hết vào trong khung hình.

- Kéo các góc lại để khít với tài liệu sau khi ấn nút chụp hình để scan, tiếp theo click chọn keep scan.

- Cuối cùng bạn có thể ấn save hay scan tiếp.

3.2. Scan trên android

Ứng dụng google drive hầu như điện thoại android nào cũng sẽ có sẵn và thông tin gmail của bạn là tài khoản chính. Nó có tính năng cho phép bạn scan tài liệu, hình ảnh cực kỳ nhanh chóng qua thao tác.

Mở lên ứng dụng google drive nếu chưa có hay mở CHPlay và tiến hành tải nhanh. Sau đó nhấp vào dấu cộng xuất hiện góc bên phải dưới màn hình và chọn scan. Chụp lại hình ảnh tài liệu cần scan và chọn crop nếu như bạn muốn cắt xén hình, muốn scan lại chọn lại biểu tượng, muốn scan tài liệu khác chọn tiếp dấu cộng. Ấn lên dấu tích sau khi scan xong.

4. Một số điều cần chú ý

Ngày nay đã xuất hiện rất nhiều hình thức ăn cắp, sao chép tác phẩm tinh vi khi công nghệ ngày một càng phát triển thêm. Trong giới xuất bản sách thì in lậu, sao chép sách đang là một vấn đề nan giải gồm scan sách để in để kinh doanh mà không có sự cho phép của tác giả.Người sử dụng thì sẽ quan tâm nhiều đến việc tiện lợi, nhanh chóng, giá cả phải chăng  nên dường như họ không quan tâm rằng mình đang mua sách lậu hoặc không biết đến rằng mình có mua hay không. 

Vậy việc này nó có ảnh hưởng và vi phạm pháp luật hay không thì theo thông tin bên luật sở hữu trí tuệ các hành vi gian dối lợi dụng sao chép tác phẩm khi không có sự đồng ý của tác giả là một hành vi vi phạm bản quyền trong đó có hành vi sao chép qua scan hoặc còn được coi là một hình thức sao chép tạo ra bản sao điện tử.  Mặc dù vậy bên luật cũng đã cho phép người dùng không cần xin phép hay trả công khi sao chép tác phẩm cho tác giả nếu như có mục đích lưu trữ cho việc nghiên cứu hay dùng nghiên cứu khoa học.

Trên đây là một số thông tin hết sức thú vị mà chúng tôi muốn chia sẻ đến mọi người. Hy vọng qua bài viết này bạn đọc có thể nắm rõ scan ảnh là gì và những công dụng mà scan mang lại. Hãy theo dõi timviec365.vn mỗi ngày để cập nhật thêm nhiều nội dung thật bổ ích nhé.