[Tổng hợp] Biên bản kỷ luật nhân viên chuẩn chỉnh, chính xác nhất

Tìm việc

1. Giới thiệu chung biên bản kỷ luật nhân viên 

Đầu tiên, chúng ta cùng tìm hiểu vài nét về biên bản kỷ luật nhân viên nhé. 

1.1. Biên bản kỷ luật nhân viên là gì? 

Trong quá trình làm việc tại tổ chức, tổ chức phi lợi nhuận, doanh nghiệp, nhân viên - người lao động ban lãnh đạo của doanh nghiệp, tổ chức có quyền xử lý vi phạm kỷ luật và lập biên bản đúng với yêu cầu từ pháp luật. 

Biên bản kỷ luật thường được chia làm 2 loại: biên bản lập tại chỗ và biên bản lập trong quá trình họp ban lãnh đạo công ty. 

Trong biên bản kỷ luật nhân viên, thông tin về đối tượng sai phạm, những sai phạm, ngày giờ mắc sai phạm, tường trình tóm tắt vấn đề sai phạm để xử phạt cá nhân tại chỗ khi phát hiện sai phạm sẽ được nêu rõ ràng cụ thể và báo cáo trước những nhà quản trị cấp cao nếu vấn đề nghiêm trọng hoặc liên quan đến pháp luật. Bên cạnh đó, những người làm chứng hoặc các bên liên quan cũng sẽ cần xác minh tính chuẩn xác của biên bản này. 

>> Xem thêm: Có nên nghỉ việc khi chưa có công việc mới

1.2. Vai trò, chức năng biên bản kỷ luật nhân viên

Biên bản kỷ luật nhân viên là tài liệu xác thực sai phạm cũng như có tính thực tiễn cao nhất. Với mẫu biên bản kỷ luật, ban lãnh đạo sẽ xác thực lỗi người nhân viên mắc phải có đúng hay không, ảnh hưởng ra sao đến công việc của cá nhân và sự vận hành của tổ chức, văn hoá doanh nghiệp, văn hoá công sở từ đó đưa ra hình thức xử phạt hoặc xử lý thích đáng. 

Bên cạnh đó, đây cũng là văn bản yêu cầu sự đóng góp nêu ý kiến từ những nhân viên, nhân sự, đồng nghiệp - co-worker khác trong doanh nghiệp. Từ đó, góp phần đề cao tính dân chủ trong doanh nghiệp cũng như làm gương cho những nhân viên khác không mắc lại những lỗi đã phạm.

1.3. Ai là người lập biên bản kỷ luật nhân viên

Người ra quyết định lập biên bản kỷ luật nhân viên có thể là đội ngũ giám sát (thường thuộc các doanh nghiệp dịch vụ, F&B) hoặc những lãnh đạo cấp cao chẳng hạn như General Manager, Production Manager,..., cấp trung có thẩm quyền phát hiện sai phạm trong quá trình kiểm tra công việc (inspection). Nếu biên bản được lập tại chỗ, người có chức vụ cao nhất sẽ có quyền lập biên bản. Trong các cuộc họp tại doanh nghiệp, tổ chức người thư ký, trợ lý (scheduler) hoặc đại diện bộ phận nhân sự sẽ là người ghi chép biên bản dựa vào thông tin từ các cấp lãnh đạo.

Xem thêm: Chi tiết về việc làm nhân sự tại đây!

2. Những căn cứ về mặt pháp lý khi xử lý kỷ luật

Hiện tại, pháp luật nước ta chưa ban hành mẫu cụ thể về biên bản kỷ luật nhân viên, tuy nhiên các hình thức xử lý kỷ luật đều phải dựa trên thể chế pháp luật hiện hành. 

2.1. Mục đích kỷ luật

Mục đích kỷ luật nhân viên hay người lao động không phải để ban lãnh đạo thị uy hay bóp méo sai phạm, mà phải dựa trên tinh thần hợp tác cùng phát triển để doanh nghiệp hoạt động đúng quy củ. Hình thức kỷ luật tốt nhất chính là tự kỷ luật. Các nhà quản trị, ban lãnh đạo có nhiệm vụ khiến nhân viên nhân ra tinh thần trách nhiệm của bản thân với doanh nghiệp cũng như trách nhiệm với toàn xã hội, hiểu được vấn đề của bản thân cũng như tự thay đổi để cải thiện chính mình.

Song hành với đó, hình thức kỷ luật nhân viên phải dựa trên yếu tố văn minh cùng những số liệu cụ thể về sai phạm như: chất lượng công việc, mục tiêu công việc, thời gian làm việc, các nội quy rõ ràng trong doanh nghiệp cũng như luật lao động, những trường hợp vi phạm pháp luật hoặc có hành động làm tổn hại vật chất doanh nghiệp thì cần rõ ràng, minh bạch. Nghiêm cấm những hình thức lăng mạ, vũ nhục bằng lời nói. 

>> Xem thêm: Khi nào nên nghỉ việc

2.2. Quy trình xử lý kỷ luật lao động 

Theo điều 123 Bộ luật lao động, việc xử lý kỷ luật lao động được quy định như sau: 

a, Người sử dụng lao động phải chứng minh được lỗi của người lao động

b, Phải có sự tham gia của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở

c, Người lao động phải có mặt và có quyền tự bào chữa, nhờ luật sư hoặc người bào chữa; trường hợp dưới 18 tuổi thì phải có sự tham gia của cha, mẹ hoặc người đại diện theo pháp luật

d, Việc xử lý kỷ luật lao động phải được lập thành biên bản

Việc làm marketing

3. Hướng dẫn viết biên bản kỷ luật nhân viên

Tiếp theo, ta sẽ cùng đi vào phần chính của bài viết: hướng dẫn viết biên bản kỷ luật nhân viên

3.1. Biên bản kỷ luật nhân viên tại chỗ 

Đây là hình thức quen thuộc tại các doanh nghiệp hoạt động theo hình thức chuỗi cửa hàng hoặc có hoạt động nhượng quyền. Đội ngũ giám sát của doanh nghiệp sẽ chịu trách nhiệm đến kiểm tra đột xuất hoặc định kỳ để kiểm tra tình hình hoạt động cũng như phong cách làm việc, ứng xử của nhân viên kèm với đó là kiểm kê hàng hóa, vật tư để tránh thất thoát trong doanh nghiệp. Nếu phát hiện sai phạm trong ca làm của nhân viên bất kỳ, quản lý cùng nhân viên sẽ phải chịu xử lý theo quy định của doanh nghiệp. 

Ngoài ra, tại các doanh nghiệp khi bộ phận quản lý cấp cao, cấp trung tiến hành kiểm tra đột xuất tại một bộ phận nhất định cũng có thể tiến hành lập biên bản kỷ luật tại chỗ để phục vụ cho công tác kiểm tra hoạt động công việc định kỳ và thống kê thưởng phạt của nhân sự. 

Biên bản được trình bày như sau: 

BIÊN BẢN VI PHẠM

Hôm nay, vào… giờ… phút, ngày… tháng… năm…

Những người tham gia lập biên bản gồm: 

- Họ tên người lập biên bản:... Chức vụ:...

- Họ tên người làm chứng:... Chức vụ:...

- Họ tên người liên quan:... Chức vụ: 

Chúng tôi tiến hành lập biên bản với những nội dung sau: 

Thời gian, địa điểm phát sinh sự việc: ngày/ tháng/ năm, chi nhánh/ phòng ban

Nội dung sự việc:...

Sự việc đã vi phạm quy định của Công ty:...

Sự việc đã gây ra những thiệt hại về vật chất:...

Người liên quan đến vi phạm đã xác nhận những thông tin trên là đúng. 

Biên bản sau khi lập đã được những người có mặt kiểm chứng thông tin. 

Ký tên xác nhận

- Người vi phạm

- Người làm chứng

- Người lập biên bản

Biên bản trên có thể thêm phần tang vật nếu đội ngũ giám sát hoặc ban lãnh đạo thu được những vật dụng khả nghi. 

3.2. Biên bản kỷ luật nhân viên trong cuộc họp

Biên bản này thường quen thuộc với những thư ký, đại diện nhân sự, công đoàn nếu có yêu cầu lập, ghi chép biên bản từ nhà quản trị cấp cao. Với biên bản này, nội dung cần chi tiết hơn cũng như có những tiểu tiết không thể thiếu cả loại văn bản hành chính công vụ. 

Trước tiên, không thể thiếu tiêu ngữ, quốc hiệu kèm địa chỉ, ngày tháng năm lập biên bản

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

…., ngày… tháng… năm

BIÊN BẢN 

XỬ LÝ VI PHẠM KỶ LUẬT

Biên bản xem xét xử lý vi phạm kỷ luật đối với ông/ bà:... Chức vụ:... Đơn vị làm việc:...

Vào hồi: … giờ… phút, ngày… tháng… năm…

Địa điểm: phòng… tầng… công ty….

Vào phần nội dung chính, hãy đảm bảo liệt kê đủ thành phần tham dự cuộc họp cũng như nội dung sai phạm của nhân viên chịu kỷ luật. Người ghi chép biên bản sẽ cần chắc chắn những thông tin bên dưới được ghi đầy đủ và rõ ràng phục vụ cho công tác lưu trữ sau này của doanh nghiệp cũng như các hoạt động kỷ luật về sau. Kết thúc cuộc họp, người ghi chép cũng sẽ cần xin chữ ký những bên liên quan để xác nhận thông tin cuộc họp là hoàn toàn chính xác. 

I/ Thành phần tham dự

- Đại diện ban lãnh đạo:... Chức vụ:...

- Đại diện nhân sự công ty:... Chức vụ:... Đơn vị hoạt động trong công ty:...

- Người bị lập biên bản:... Chức vụ:... Đơn vị hoạt động trong công ty:...

- Người làm chứng:... Chức vụ:... Đơn vị hoạt động trong công ty:...

II/ Nội dung

- Thời gian, địa điểm xảy ra sự việc

- Diễn biến sự việc

- Thiệt hại của công ty, tang vật

- Ý kiến tự bào chữa của người bị lập biên bản

- Hình thức xử phạt của ban lãnh đạo

- Ý kiến của người làm chứng và đại diện nhân sự công ty 

Cuộc họp kết thúc vào hồi… giờ… phút… ngày… tháng… năm… 

Ký tên xác nhận

- Đại diện ban lãnh đạo

- Đại diện nhân sự công ty

- Người bị lập biên bản

- Người làm chứng

Tham khảo: Những việc làm bán hàng hot nhất hiện nay!

4. Lưu ý khi viết biên bản kỷ luật nhân viên

4.1. Lưu ý về hình thức khi viết biên bản kỷ luật nhân viên

Biên bản có thể đánh máy hoặc viết tay, điền vào biểu mẫu có sẵn tùy theo yêu cầu trong từng công ty. Tuy nhiên người chịu trách nhiệm ghi chép biên bản cần giữ gìn, bảo lưu biên bản hoặc gửi đến bộ phận hành chính, phòng ban theo quy định. Thêm vào đó, biên bản cần được in hoặc viết ít nhất 2 bản để ban lãnh đạo cũng như nhân sự bị lập biên bản cùng giữ và đối chứng khi cần thiết. 

4.2. Lưu ý về nội dung khi viết biên bản kỷ luật nhân viên

Từ những thông tin ban đầu về ngày giờ, địa điểm tổ chức cuộc họp hay địa điểm lập biên bản cũng cần chính xác tuyệt đối để phục vụ hoạt động đối chứng hoặc giả trình sau này. Thêm vào đó, ban lãnh đạo trong doanh nghiệp cần căn cứ vào hành vi vi phạm kỷ luật của nhân viên dựa trên nghĩa vụ được giao, nội quy công ty, kỷ luật lao động trong doanh nghiệp. Đội ngũ quản lý cấp cao, cấp trung tuyệt đối không nên lập biên bản kỷ luật khi chưa có đủ chứng cứ về sai phạm hoặc lập biên bản kỷ luật dựa trên cảm tính và lỗi sai theo quan điểm cá nhân. Người lao động có toàn quyền kiện doanh nghiệp lên Bộ lao động để đòi bình đẳng. 

Trong nội dung biên bản cần xác định rõ điều lệ vi phạm trong luật của doanh nghiệp, số lỗi, loại lỗi, mức độ vi phạm để ban lãnh đạo có hình thức kỷ luật phù hợp. Đồng thời dựa trên quá trình cống hiến, thành tích làm việc có thể xem xét giảm nhẹ hình thức kỷ luật nhân viên để ngay cả khi bị phạt, họ vẫn tâm phục khẩu phục. 

Với bài viết trên, đội ngũ timviec365.vn hy vọng giúp bạn xây dựng được một biên bản kỷ luật nhân viên đầy đủ và chuẩn chỉnh nhất. Nếu bạn muốn biết thêm cách soạn thảo các loại biểu mẫu khác trong doanh nghiệp, hãy theo dõi những bài đăng tiếp theo của chúng tôi nhé.