Khung năng lực là gì – Làm sao để xây dựng khung năng lực hiệu quả?

1. Hiểu về khung năng lực là gì trong doanh nghiệp hiện nay?

Khung năng lực hiểu một cách đơn giản nhất chính là phương pháp để quản lý về năng lực của các nhân viên theo chức danh của họ. Theo đó, mỗi nhân viên sẽ được đánh giá theo tiêu chí riêng phù hợp với vị trí công việc mà họ đang đảm nhận thay vì chỉ đưa ra các đánh giá chung chung mà không có căn cứ nhất định. Thông qua các kết quả đánh giá năng lực đó, ban quản trị của doanh nghiệp sẽ có thể xây dựng nên các nội dung, yêu cầu về đào tạo nhân lực cũng như tạo ra các lộ trình phù hợp nhất cho từng nhân viên của mình. Đây cũng là cách để có nguồn lực chất lượng cao. Đối với các doanh nghiệp hiện nay thì việc xây dựng các khung đánh giá năng lực sẽ là căn cứ để có thể tạo ra chiến lược nhân sự hiệu quả nhất.

Phương pháp đánh giá khung năng lực trong các doanh nghiệp hiện nay thường được đi liền với 2 khái niệm đó là:

- Khung năng lực – hiểu là bộ tiêu chuẩn về các năng lực nhân viên ở một vị trí nhất định nào đó.

- Từ điển năng lực – hiểu là tập hợp của tất cả các định nghĩa, thước đo về năng lực của nhân viên theo các ngành nghề liên quan của các vị trí công việc trong doanh nghiệp.

Công cụ đánh giá năng lực này đã được ứng dụng vào hoạt động quản trị của các doanh nghiệp từ những năm 90 của thế kỷ 20 trên thế giới và xuất hiện tại Việt Nam từ khoảng 10 năm trở lại đây với những ưu điểm nổi bật, mang đến hiệu quả rất tốt trong quá trình quản lý và phát triển các doanh nghiệp.

Xem thêm: Có nên ứng tuyển lại công ty đã từng từ chối bạn? Tìm hiểu ngay

2. Các ứng dụng của khung năng lực trong doanh nghiệp

2.1. Là tiêu chí để tuyển dụng nhân sự cho doanh nghiệp

Hiện nay, hầu hết tất cả các doanh nghiệp đều áp dụng khung năng lực để đánh giá về đội ngũ các ứng viên trong quá trình tuyển dụng. Theo đó, các tiêu chí đưa ra trong khung năng lực sẽ là cơ sở quan trọng để nhà tuyển dụng có thể tạo ra được chân dung từ các vị trí công việc nhất định cùng các yêu cầu cụ thể cho từng vị trí đó.

Ngoài ra, dựa vào khung năng lực, các nhà tuyển dụng cũng có thể xác định được trình độ, năng lực của ứng viên đến đâu, có đáp ứng được đầy đủ yêu cầu mà công việc đưa ra hay không, có cần phải đào tạo thêm trước khi nhận việc chính thức hay không?,... Do đó, đây được xem là một phương pháp rất quan trọng cho công tác tuyển dụng của các doanh nghiệp.

2.2. Là cơ sở để xác định chiến lược đào tạo nhân sự

Khung năng lực được xem là cơ sở không thể thiếu trong quá trình xây dựng các chiến lược đào tạo nguồn nhân lực cho doanh nghiệp hiện nay. Cụ thể, các tiêu chí đưa ra trong khung năng lực sẽ giúp xác định được các yếu tố liên quan đến nhu cầu đào tạo, các nội dung cơ bản, cần thiết nhằm phát triển đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp.

Theo đó, khi xây dựng một khung năng lực, các nhà quản trị sẽ phải xác định được những yêu cầu đối các loại năng lực cùng cấp độ của các năng lực đó so với các vị trí cụ thể. Bên cạnh đó thì cũng cần xây dựng khung năng lực để đánh giá về trình độ của các cán bộ, ban quản lý trong doanh nghiệp.

Việc làm nhân sự tại Hà Nội

Sau khi đã xác định được rõ ràng về 2 yếu tố này thì doanh nghiệp sẽ có thể so sánh được về khả năng đáp ứng của các nhân viên đối với công việc như thế nào. Việc áp dụng phương pháp đánh giá năng lực này có thể dựa trên các yếu tố như kỹ năng làm việc, kiến thức chuyên môn cùng những đặc điểm nổi bật có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của công việc.

2.3. Dựa vào khung năng lực để xác định chế độ đãi ngộ nhân viên

Ngoài ra, việc xây dựng khung năng lực trong doanh nghiệp cũng được xem là cơ sở quan trọng giúp các nhà quản lý có thể thiết lập ra những tiêu chí quản lý về vấn đề thành tích của nhân viên như thế nào. Thông qua đó xác định được chế độ đãi ngộ, mức lương phù hợp nhất đối với từng nhân viên. Công ty đưa ra các chính sách nhân sự hợp lý để đãi ngộ nhân viên cũng thư phưởng phạt rõ ràng.

Đối với các thành tích đạt được của nhân viên thì những nhà quản trị sẽ có thể xác định được những gì mình cần phải chú trọng, tập trung cũng như điều gì cần nâng cao phát triển phù hợp với năng lực của nhân viên.

3. Khung năng lực bao gồm những yếu tố nào?

Để có thể xây dựng nên một nền tảng hoạt động vững chắc, hiệu quả nhất trong quản lý đội ngũ nhân sự của doanh nghiệp, đồng thời nâng cao được các năng lực lãnh đạo của ban quản trị thì đối với mỗi nhân viên đều sẽ được tổ chức theo một khung năng lực với cấu trúc nhất định. Dựa vào đó, nhân viên sẽ có thể thực hiện được tốt nhất các nhiệm vụ được giao và phát triển, có cơ hội thăng tiến lên các vị trí cao hơn. Cụ thể cấu trúc của khung năng lựa đó bao gồm:

- Khung năng lực xét theo vai trò – tức là toàn bộ năng lực sẽ được ứng dụng cho các vị trí cụ thể như lãnh đạo, tư duy chiến lược hoạt động,...

- Khung năng lực xét theo cốt lõi – tức là sẽ bao gồm những năng lực cần thiết liên quan đến các kỹ năng như giao tiếp, giải quyết vấn đề, đưa ra quyết định,...

- Khung năng lực xét theo chuyên môn – bao gồm những kiến thức, các kỹ năng thuộc về chuyên môn và có gắn liền với lĩnh vực cụ thể nào đó, đóng vai trò quan trọng giúp hoàn thành công việc một cách hiệu quả.

- Khung năng lực xét theo hành vi – bao gồm những năng lực của các cá nhân và được hiểu dưới dạng là các hành vi với mục đích đảm bảo được các khả năng ứng dụng cũng như mức độ thuần thục trong công việc.

Việc phân chia cấu trúc khung năng lực thành các nhóm trên thực chất chỉ mang tính tương đối và có thể thay đổi một cách linh hoạt tùy thuộc vào cách quản lý của từng doanh nghiệp, làm sao để mang lại hiệu quả tốt nhất cũng như phù hợp với định hướng phát triển mà doanh nghiệp đưa ra.

Xem thêm: Cách viết thư dời lịch phỏng vấn chuẩn không cần chỉnh

Việc làm quản lý nhân sự

4. Bí quyết xây dựng khung năng lực hiệu quả trong doanh nghiệp

Xây dựng khung năng lực quản lý như thế nào để đạt hiệu quả tốt nhất trong doanh nghiệp? Đây có lẽ đang là mối quan tâm khá lớn của nhiều nhà quản trị hiện nay. Dưới đây sẽ là các bước thực hiện giúp bạn có thể xây dựng được các khung năng lực hiệu quả trong doanh nghiệp của mình, cùng theo dõi nhé!

4.1. Cần xác định được mục đích rõ ràng

Đối với bất kỳ một dự án, công việc nào đó khi được xây dựng cũng đều cần có mục đích rõ ràng, cụ thể. Do đó, tạo ra khung năng lực cũng cần xác định một cách đúng đắn về mục tiêu của nó.

Ví dụ như bạn đang muốn tạo khung năng lực nhằm đánh giá nhân viên trong quá trình tuyển dụng, sử dụng để đào tạo đội ngũ nhân sự trong thời gian ngắn hay dài, đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên hay phát triển về nguồn nhân lực cho doanh nghiệp của mình,... thì đều cần phải xác định rõ ràng cho từng dự án khung năng lực.

Việc làm nhân sự tại Hồ Chí Minh

4.2. Cần chuẩn hóa toàn bộ hệ thống các chức danh trong doanh nghiệp

Để tạo nên khung năng lực chuẩn, đáp ứng đúng mục đích mà doanh nghiệp đang mong muốn thì trước hết sẽ cần chuẩn hóa, hệ thống lại toàn bộ các danh trong doanh nghiệp bao gồm những bộ phận nào, chức vụ ra sao? Theo đó, mỗi bộ phận, vị trí chức vụ sẽ đảm nhiệm những công việc, nhiệm vụ cụ thể, khác nhau. Nếu như hệ thống đó không được phân chia rõ ràng, rành mạch thì khó có thể mang lại hiệu quả cao cũng như mức độ chính xác qua các khung đánh giá năng lực.

4.3. Xác định cụ thể các năng lực cần có

Trong bước này, nhà quản trị cần phải xác định được năng lực cần phải có dựa vào các yếu tố sau:

- Cần phải xây dựng được các danh mục cụ thể những tiêu chí năng lực cần phải có phục vụ cho việc đánh giá.

- Thực hiện phân chia năng lực ra thành các nhóm hay cấp độ thể hiện sự chuyên nghiệp trong công việc khác nhau.

- Các nhà quản trị cũng có thể tham khảo một số bộ năng lực được áp dụng phổ biến hiện nay ở một số trường đại học, viện nghiên cứu nổi tiếng và thực hiện điều chỉnh sao cho phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình.

4.4. Sắp xếp năng lực phù hợp với từng vị trí

Tiếp đó, các nhà quản trị sẽ cần phải thực hiện sắp xếp lại các tiêu chí năng lực đã đưa ra theo các cấp độ phù hợp với từng vị trí, chức vụ trong các bộ phận của doanh nghiệp theo các tiêu chuẩn sau:

- Thực hiện khảo sát hay tiến hành các cuộc thảo luận trong nội bộ về tần suất, mức độ sử dụng cũng như vai trò của các năng lực đó như thế nào đối với từng công việc.

- Cần bám sát vào từng nhiệm vụ, chức năng và kết quả thực hiện công việc của từng vị trí, chức danh trong doanh nghiệp.

- Một điều cần hết sức lưu ý đó là mỗi công việc sẽ phải được gắn với một tiêu chí năng lực nhất định và cần sắp xếp sao cho phù hợp với yêu cầu mà vị trí đó đưa ra.

Và để khung năng lực có thể được áp dụng hiệu quả nhất đối với doanh nghiệp thì nhà quản trị sẽ cần phải biết cách phát triển các công cụ trong khung năng lực đó, biết áp dụng với từng cá nhân kèm theo các phương pháp đào tạo cụ thể. Tuy vậy thì công việc này cũng yêu cầu khá cao về trình độ chuyên môn, do đó một số doanh nghiệp nhỏ thường thuê các chuyên gia bên ngoài về tư vấn.

4.5. Thực hiện đánh giá năng lực

Bước cuối cùng trong quá trình xây dựng khung năng lực cho doanh nghiệp chính là phải đánh giá các cá nhân để xác định rõ về các khoảng năng lực, trình độ của mỗi người như thế nào. Cụ thể đó là thấy được về sự chênh lệch giữa các cấp độ đã yêu cầu với cấp độ thực tế của từng người sau khi tiến hành đánh giá. Dựa vào các kết quả đó có thể xây dựng nên các chiến lược đào tạo, phát triển đội ngũ nhân sự theo yêu cầu, mục tiêu mà doanh nghiệp đặt ra. Doanh nghiệp có thể đưa ra các bài test: aptitude test, psychometric test,... ban đầu cho các ứng viên vào ứng tuyển giống như cách tuyển dụng blind hiring. Trong quá trình nhân viên chính thức đã làm việc ở công ty mà chưa trải qua các bài test thì ban lãnh đạo cũng có thể áp dụng.

Việc làm nhân viên hành chính nhân sự

Khung năng lực được xây dựng cũng nhằm khuyến khích cho các nhà quản lý có thể thúc đẩy được sự quan tâm đối với đội ngũ nhân viên, giúp họ có thể phát triển được năng lực hơn nữa trong công việc và mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp.

Qua bài viết trên đây, chắc hẳn các bạn đã hiểu và nắm rõ về khung năng lực là gì rồi phải không nào? Hy vọng những thông tin trên sẽ hữu ích và giúp các nhà quản trị nhân lực có thể áp dụng, thực hiện thật tốt, hiệu quả vai trò của mình trong doanh nghiệp nhé. 

Xem thêm: Chức năng và nhiệm vụ của phòng nhân sự trong doanh nghiệp