Mở rộng hiểu biết với thông tin về một bộ hồ sơ hoàn công đầy đủ

1. Một số khái niệm cơ bản 

1.1. Hoàn công là gì?

Hoàn công được dùng trong lĩnh vực xây dựng được hiểu là một thủ tục hành chính khi công trình xây dựng cơ bản gồm nhà cửa, tòa nhà,…đã hoàn thành. Hoàn công với mục đích xác nhận với cơ quan chức năng về việc bên đầu tư, thi công đã hoàn thành công trình sau khi được cấp giấy phép xây dựng và đã được thực hiện nghiệm thu.

Hoàn công có ý nghĩa là điều kiện để được cấp đổi lại sổ hồng trong đó thể hiện những thay đổi về hiện trạng nhà đất sau khi thi công. Thời điểm hoàn công là khi công trình đã được hoàn thành, bên nhà thầu thực hiện dọn dẹp sạch sẽ hiện trường, mọi phế liệu phục vụ xây dựng phải được thu dọn, nếu công trình xây dựng không đúng như đăng ký phải lập bản vẽ hoàn công, chuẩn bị công tác nghiệm thu và hồ sơ hoàn công. 

Thực tế có nhiều trường hợp hoàn công nhà xây sai giấy phép xây dựng như thay đổi vị trí xây dựng công trình, sai cốt nền xây dựng công trình, vi phạm chỉ giới đường đỏ, chỉ giới xây dựng. Trong những trường hợp này, hình thức phạt sẽ áp dụng với chủ đầu tư tổ chức thi công xây dựng công trình theo quy định của Nhà nước có thẩm quyền là từ 1 triệu đến 2 triệu đồng đối với xây dựng nhà ở riêng lẻ tại nông thôn và từ 5 triệu đến 10 triệu đồng đối với trường hợp xây nhà ở riêng lẻ ở đô thị. Ngoài ra, nhà đầu tư phải buộc khắc phục hậu quả, tự phá dỡ phần công trình xây dựng sai nội dung giấy phép xây dựng, nếu không tự phá dỡ thì sẽ thi hành biện pháp cưỡng chế tháo dỡ.    

1.2. Khái niệm bản vẽ hoàn công 

Bản vẽ hoàn công là bản vẽ lại toàn bộ công trình sau khi đã được hoàn thành thể hiện kích thước đã xây dựng so với kích thước ban đầu thiết kế cơ sở, được lập trên cơ sở theo bản vẽ thiết kế cho công trình thi công đã được phê duyệt kèm giấy phép thi công. Nếu có sự thay đổi so với thực tế, điều này cần phải được phản ánh trong bản vẽ hoàn công.  

Về bản chất bản vẽ hoàn công cũng giống như bản thiết kế nhưng được vẽ lại y nguyên công trình đã được xây dựng. Từ đó để so sánh với bản thiết kế ban đầu bở có thể trong quá trình xây dựng chủ đầu tư có những thay đổi mà nhà thầu phải đáp ứng.

Trong trường hợp xây dựng nhà ở riêng, công trình trong quá trình xây dựng được giám sát trực tiếp bởi chủ nhà. Trong quá trình xây dựng, họ có quyền được thay đổi thiết kế để kết cấu ngôi nhà được hoàn thiện theo đúng ý họ. Còn với các công trình công cộng, có thể thay đổi thiết kế để phù hợp với quang cảnh thiên nhiên,… và bất cứ công trình nào cũng vậy. Tuy nhiên, sau khi xây dựng phải được vẽ lại thể hiện thay đổi trong bản vẽ hoàn công. 

1.3. Hồ sơ hoàn công là gì?

Là tài liệu, lý lịch của sản phẩm công trình xây dựng, bao gồm các vấn đề từ chủ trương đầu tư đến việc lập dự án đầu tư xây dựng, khảo sát xây dựng, thiết kế công trình, thi công xây dựng công trình và các vấn đề khác có liên quan đến dự án, công trình đó. 

Hồ sơ hoàn công được chuẩn bị sau khi đã kết thúc quá trình xây dựng công trình, tiến hành thực hiện nghiệm thu công trình bởi chủ đầu tư, nhà thầu thi công xây dựng công trình, đơn vị tư vấn giám sát thi công xây dựng công trình, nhà thầu thiết kế xây dựng công trình tham gia nghiệm thu theo yêu cầu của chủ đầu tư xây dựng công trình.  

Việc làm quản lý xây dựng

2. Vai trò của hồ sơ hoàn công 

Sau khi công trình đã kết thúc hoàn toàn quá trình xây dựng, có thể khi đó công trình mới chỉ xây dựng xong phần thô hoặc đã hoàn thiện, chấm dứt mọi hoạt động liên quan đến xây dựng công trình, các bên liên quan không thể tiến hành giao nhận công trình chỉ bằng vài câu nói, bằng cái bắt tay hay mời đối phương ăn uống,… mà phải được thực hiện theo đúng thủ tục hành chính như đã quy định. Lúc này một thủ tục sẽ được tiến hành thông qua một bộ hồ sơ hoàn công đầy đủ với vai trò:

- Để công trình xây dựng sau khi hoàn thành được đưa vào sử dụng sau khi đã thực hiện mọi thủ tục pháp lý

- Là cơ sở để thiết kế phương án bảo vệ cho công trình 

- Là cơ sở để thanh quyết toán công trình và phục vụ cho việc kiểm toán 

- Là hướng dẫn viên cho người khai thác sử dụng 

- Là hồ sơ hiện trạng phục vụ cho việc thiết kế, cải tạo, mở rộng, nâng cấp công trình.

- Giúp cơ quan chức năng quản lý nắm được thực trạng của công trình xây dựng về cấu tạo, hình thức, để khai thác đưa vào sử dụng đúng với mục đích ban đầu khi tiến hành xây dựng. Với những công trình công cộng cần được nắm rõ nhất để bảo đảm cho việc tu dưỡng, phục vụ nhân dân được lâu dài hơn 

- Hồ sơ sẽ được cơ quan chức năng lưu trữ phục vụ cho việc tìm tài liệu nghiên cứu khi có nhu cầu. 

Việc làm Xây dựng tại Hà Nội

3. Giấy tờ cần có trong một bộ hồ sơ hoàn công đầy đủ

Một bộ hồ sơ hoàn công đầy đủ cần rất nhiều giấy tờ liên quan từ khi bắt đầu xin giấy phép xây dựng, trong quá trình xây dựng cho tới khi hoàn thành nghiệm thu công trình. Các loại chứng từ bao gồm:

- Tờ trình kiểm tra hồ sơ nghiệm thu

- Bản vẽ hoàn công trình

- Giấy phép xây dựng công trình nhà ở, nhà xưởng, nhà cao tầng, các tòa nhà,…

- Hợp đồng thi công có chữ kỹ hợp lệ của chủ đầu tư và đơn vị thi công

- Hóa đơn tài chính của bản hợp đồng thi công xây dựng công trình

- Mẫu biên bản nghiệm thu công trình được lập bởi các bên liên quan

- Biên bản thanh lý hợp đồng thi công của công trình xây dựng

- Tờ khai lệ phí trước hạn của chủ đầu tư

- Đơn đề nghị đăng ký biến động tài sản 

- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

- Giấy phép đầu tư của chủ sở hữu công trình hoặc giấy phép kinh doanh

Đó là những giấy tờ cần thiết nằm trong danh mục của một bộ hồ sơ đầy đủ. Tuy nhiên, có thể rút ngắn tối thiểu bằng 4 loại giấy tờ sau:

- Giấy phép xây dựng

- Báo cáo tuần của tư vấn giám sát

- Hồ sơ thiết kế kỹ thuật, bản vẽ thi công

- Bản báo cáo kết quả thẩm tra và tài liệu kết quả thẩm định thiết kế vẽ thi công xây dựng 

Bản vẽ hoàn công hiện nay không còn nằm trong danh sách những giấy tờ bắt buộc mà chỉ cần thiết khi công trình xây dựng khác với thiết kế ban đầu thì mới cần bổ sung. 

Việc làm Xây dựng tại Hồ Chí Minh

4. Lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ hoàn công 

Một công trình trước khi hoàn tất mọi thủ tục hành chính chủ đầu tư cần cẩn thận lưu ý thực hiện một số điều quan trọng sau:

- Kiểm tra hiện trạng công trình để biết được hạng mục đã thi công, tạo cơ sở quan trọng cho việc tập hợp chứng từ

- Rà soát lại từng hạng mục công trình để thống kê tất cả các loại chứng từ cần có

- Kiểm tra lại hồ sơ hoàn công nhiều lần trước khi đem nộp cho cơ quan chức năng có thẩm quyền

- Tham vấn thêm ý kiến của người có chuyên môn để nhận được sự tư vấn tốt nhất 

5. Vì sao cần chuẩn bị một bộ hồ sơ hoàn công đầy đủ? 

Tại sao một bộ hồ sơ hoàn công đầy đủ lại có nhiều giấy tờ đến vậy? Cần những giấy tờ này để làm gì? Xin trả lời rằng những giấy tờ đó không hề thừa trong thủ tục hoàn công đâu ạ. Để ra được quy định các cơ quan thẩm quyền đã phải có quá trình nghiên cứu rất lâu, tìm ra những mấu chốt quan trọng cần phải nắm được để quản lý tốt chất lượng công trình xây dựng nhằm đảm bảo đúng mỹ quan đô thị. Rút ra từ quá trình nghiên cứu đó, một bộ hồ sơ hoàn công đáp ứng đủ yêu cầu để thực hiện hoàn công ra đời thể hiện rõ chi tiết công trình và quá trình thi công công trình. 

Trong thủ tục hoàn công công trình, hồ sơ hoàn công được xem là cơ sở pháp lý để cơ quan chức năng tiến hành xét duyệt giấy phép hoàn công. Nếu chủ đầu tư cung cấp một bộ hồ sơ hoàn công hợp lệ với đầy đủ giấy tờ theo quy định, thủ tục hoàn công sẽ được xúc tiến nhanh chóng. Chủ đầu tư sẽ nhận được giấy phép hoàn công trong thời gian sớm nhất để kết thúc dự án, thanh toán hợp đồng bt xây dựng để nhận tiền công chi trả cho lao động. 

Nhưng nếu hồ sơ của chủ đầu tư còn thiếu nhiều loại chứng từ, cơ quan chức năng sẽ yêu cầu bổ sung. Lúc này, hồ sơ của bạn sẽ bị đẩy xuống phía sau nhường chỗ cho những hồ sơ hoàn công đầy đủ giấy tờ khác được giải quyết trước, rất mất thời gian. Từ đó cho thấy việc chuẩn bị một bộ hồ sơ hoàn công đầy đủ có ý nghĩa rất quan trọng. Vì vậy, nó nên được đầu tư và thực hiện nghiêm chỉnh ngay từ đầu.  

6. Địa điểm nộp hồ sơ hoàn công

Có nhiều công trình xây dựng với mục đích khác nhau khi được cấp phép xây dựng, và mỗi cơ quan chuyên trách lại quản lý xây dựng riêng. Vì thế với mỗi công trình xây dựng sau khi đã nghiệm thu, lập hồ sơ hoàn công đầy đủ và nộp cho cơ quan chức năng với các từng trường hợp xây dựng sau:

- Sau khi hoàn thành hồ sơ hoàn công của các công trình xây dựng phục vụ xã hội như tuyến đường chính, di tích lịch sử địa phương và các cơ sở tôn giáo như miếu, đình, chùa..., bạn sẽ nộp tại Sở Xây dựng. 

- Phía Ủy ban nhân dân quận, huyện nhận hồ sơ hoàn công đối với những công trình nhà ở riêng lẻ của người dân hoặc các công trình xây dựng khác thuộc địa phương. 

- Còn Ủy ban nhân dân cấp xã sẽ nhận hồ sơ hoàn công khi công trình nhà ở riêng lẻ ở khu dân cư nông thôn đã có quy hoạch xây dựng trong xã. 

Bạn đọc và tìm hiểu thêm về ngành xây dựng qua các bài viết: Tư vấn giám sát tiếng anh là gì, Giám sát công trình tiếng anh là gì, Mẫu nhật ký thi công

Tìm việc làm

Việc chuẩn bị một bộ hồ sơ hoàn công đầy đủ là điều bắt buộc nếu chủ đầu tư muốn có giấy phép hoàn công nhanh chóng. Hãy chú ý những giấy tờ quan trọng để bộ hồ sơ của bạn được phê duyệt giải quyết nếu chẳng may thiếu một số giấy tờ có thể bổ sung sau nhưng vẫn có thể tiến hành giải quyết hồ sơ.