PMO là gì? Mô hình PMO cho doanh nghiệp và vị trí quản lý dự án

1. Bạn đã biết PMO là gì? Phòng quản lý dự án và những thông tin liên quan

PMO viết đầy đủ là Project Management Office được hiểu là phòng quản lý dự án, một cơ cấu tổ chức mà ở đó các quy trình quản lý dự án được chuẩn hóa nhằm tạo điều kiện cho quá trình chia sẻ nguồn lực, phương pháp, công cụ, kỹ thuật.

1.1. Bạn đã biết pmo là gì? 

Phòng quản lý dự án PMO là một tổ chức thực hiện công tác quản lý dự án, họ chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý điều hành một hay nhiều dự án một lúc. PMO đóng vai trò quan trọng việc quản lý dự án từ cấp chiến lược đến khâu thực hành. Không giống như những quản lý dự án thông tập trung vào các hoạt động trong nhóm dự án, PMO hoạt động rộng hơn, như một khung hoạt động chung cho các nhà quản lý dự án, nhằm cung cấp các phương pháp, cách thức, mẫu, …

PMO quản lý các chương trình và hoạt động trong một tổ chức. Nó kiểm soát các nguồn lực quản lý dự án cần thiết để duy trì và triển khai các dự án. Quá trình hoạt động này được hỗ trợ bởi rất nhiều công cụ quản lý khác nhau, cụ thể như biểu đồ Smartsheet, Pert và Gantt sẽ cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ cho các nhóm khác về cách quản lý dự án.

PMO được thành lập nhằm thực hiện công việc quản lý dự án. Vì lẽ, các nhà lãnh đạo cấp cao thường có công việc quan trọng khác nhằm tập trung điều hành doanh nghiệp và đôi khi họ không có khả năng theo dõi tất cả các dự án đang hoạt động. Và PMO được thành lập nhằm chịu trách nhiệm cho công tác quản lý dự án đó, đồng thời báo cáo cho cán bộ cấp cao tình hình phát triển của dự án, giải quyết các vấn đề bất ngờ xảy ra. Vậy thì chính xác công việc của Pmo là gì ?

1.2. Chính xác thì phòng quản lý dự án - Pmo làm gì?

Một PMO duy trì tổng quan về các dự án, biệt chiến lược của công ty và đảm bảo rằng cả hai luôn song hành. Tuy nhiên, các lĩnh vực ứng dụng cụ thể của PMO rất khác nhau giữa các công ty. Không có trường nhiệm vụ PMO cổ điển nào, nhưng chỉ có nhiều khả năng:

- Tổng hợp danh mục dự án bằng cách phân loại, lựa chọn và ưu tiên các dự án dựa trên chiến lược của công ty và các nguồn lực sẵn có, chuẩn bị ra quyết định và tạo điều kiện cho việc ra quyết định cho bản danh mục đầu tư (portfolio management)

- Lập kế hoạch tài chính vốn ở cấp danh mục đầu tư, tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên và giải quyết xung đột tài nguyên

- Duy trì dữ liệu nhân viên hiện tại, đặc biệt là về năng lực, phân bổ dự án và kỹ năng

- Chuẩn hóa các phương pháp và quy trình trong quản lý dự án

- Lựa chọn, thực hiện và đào tạo nhân viên về các công cụ và phần mềm hiện hành

- Tăng tính minh bạch của các dự án hiện tại và theo kế hoạch thông qua dữ liệu dự án đáng tin cậy, cập nhật

- Thúc đẩy luồng thông tin và truyền thông

- Tạo một nền tảng kiến ​​thức với các bài học kinh nghiệm và thực tiễn tốt nhất từ ​​các dự án trong quá khứ để tránh lỗi lặp lại

- Theo dõi tiến độ dự án và kiểm soát các phụ thuộc ảnh hưởng đến tài nguyên, ngân sách và lịch trình (theo dõi danh mục đầu tư dự án)

- Đào tạo và huấn luyện các nhà lãnh đạo dự án và các bên liên quan

- Cung cấp hỗ trợ hành chính và vận hành cho các nhà quản lý dự án và nhóm dự án (ví dụ: quản lý xung đột, kiểm duyệt hội thảo, ....)

Vì mức độ công việc và tần suất dày như vậy nên các PMO có trách nhiệm rất quan trọng.

1.3. Trách nhiệm của PMO là gì?

Mỗi tổ chức khác nhau thì PMO sẽ có trách nhiệm khác nhau. Tuy nhiên, giống như tên gọi của mình, PMO có vài đó là :

- Supportive (hỗ trợ) : Các pmo có vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các dự án và cung cấp các cách thức, giải pháp tốt nhất cho toàn bộ dự án đó. Những hỗ trợ này sẽ ở mức độ thấp.

- Controlling (kiểm soát) : Bên cạnh hỗ trợ, PMO cũng kiểm soát và kiểm tra dự án, tuy nhiên nó ở mức độ vừa phải.

- Chỉ đạo : Cuối cùng thì các PMO sẽ đóng vai trò chỉ đạo dự án thông qua các phần mềm quản lý hay chỉ đạo kiểm soát. Các giám đốc dự án sẽ chịu trách nhiệm báo cáo tình hình cho các PMO. Mức độ chỉ đạo này ở mức cao.

Những nhà quản lý dự án có những trách nhiệm sau

1.3.1. Quản trị dự án

Vì là người hỗ trợ nhà điều hành doanh nghiệp quản lý dự án nên vai trò và trách nhiệm đầu tiên của các Project Management Office đó là quản trị dự án hay quản lý dự án. Bằng việc thiết lập những điều kiện tốt nhất đối với sự phát triển của các dự án, các chương trình của doanh nghiệp.

Những dự án này thường được quản lý bằng rất nhiều phương pháp khác nhau. Đồng thời nó cũng có sự kết hợp giữa các phòng ban với nhau trong quá trình làm việc.

1.3.2. Giao tiếp truyền đạt thông tin

Chịu trách nhiệm thu hẹp khoảng cách giữa quản lý dự án cấp cao, các phòng ban và quản lý dự án để đảm bảo thông tin liên lạc cũng như cập nhật liên tục thông tin dự án nhằm sắp xếp các nhiệm vụ và công việc hợp lý với các tổ chức lớn.

Chức năng này giúp tập trung đảm bảo các quản lý cấp cao có thể xác định được thông tin dự án liên túc, đánh giá nhận thức được những dự án nào có nguy cơ hay có khả năng xuất hiện những lỗi, lỗ hổng. Từ đó định hình và đưa ra kế hoạch điều chỉnh quỹ đạo hoạt động của dự án.

1.3.3. Quản lý vốn hay tiềm lực dự án

PMO quản lý sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các dự án, giảm thiểu lãng phí tài nguyên và các lỗi cũng như công việc lặp lại đã hoàn thành. Đồng thời cũng tận dụng những kiến ​​thức này và tập hợp các bài học kinh nghiệm, giúp chúng có sẵn cho các nhóm dự án khác để tăng tối ưu hóa hơn nữa và rút ngắn thời gian. PMO tạo ra sức mạnh tổng hợp giữa các nhà quản lý dự án, đảm bảo một cánh buồm mượt mà hơn trên cơ sở dự án.

1.3.4. Hướng dẫn và đào tạo

PMO đào tạo và cố vấn cho các nhà quản lý dự án cũng như lãnh đạo nhóm, tăng giá trị của bộ kỹ năng của nhóm đồng thời thúc đẩy các thực tiễn tốt nhất về quản lý dự án trong một tổ chức, giúp họ có tiếng nói để điều khiển dự án đi đúng hướng.

1.3.5. Lập kế hoạch và chiến lược phát triển

PMO là nhân tố chính chịu trách nhiệm giúp quản lý cấp cao tập trung vào những dự án nào cần được loại bỏ và cách ưu tiên dựa trên các mục tiêu chiến lược dài hạn.

1.4. Phân loại các hình thức PMO khác nhau

Như đã giới thiệu, có rất nhiều loại PMO khác nhau tùy thuộc và đặc điểm phát triển của doanh nghiệp. Nhưng nhìn chung có những hình thức PMO của tổ chức như sau :

- PMO doanh nghiệp : Quản lý doanh nghiệp, theo nghĩa rộng, là lĩnh vực phát triển tổ chức hỗ trợ các tổ chức trong việc quản lý toàn diện và tự thích nghi với những thay đổi của một sự chuyển đổi.

Đảm bảo rằng các dự án phù hợp với tầm nhìn và chiến lược của tổ chức. Điển hình là các PMO doanh nghiệp báo cáo với CEO và có thẩm quyền đưa ra các quyết định chiến lược và chiến thuật trên tất cả các dự án.

- PMO phân chia: Cung cấp hỗ trợ cho các dự án cho một ngành kinh doanh cụ thể trong tổ chức. Điều này bao gồm quản lý chương trình, đào tạo, lập kế hoạch tài nguyên và điều phối dự án.

- Dự án PMO: Điều này được thiết lập trong suốt thời gian của một dự án hoặc chương trình. Nó bao gồm hỗ trợ quản lý hành chính, kiểm soát, giám sát và báo cáo.

- Trung tâm quản lý dự án xuất sắc (COE): Xác định các tiêu chuẩn và quy trình quản lý dự án, phương pháp và công cụ để hỗ trợ các nhóm dự án trên toàn tổ chức.

2. Vậy doanh nghiệp của bạn có cần áp dụng mô hình PMO không?

2.1. Định hình công việc trước khi xác định có hay không?

Trước khi nghiên cứu xem doanh nghiệp bạn có cần áp dụng mô hình PMO hay không bạn cần xác định rõ các khái niệm, quy chuẩn thực hiện chính như sau :

- Vai trò của PMO phải được xác định rõ ràng, không để lại sự mơ hồ cho trách nhiệm.

- Thay vì giao nhiều vai trò và trách nhiệm PMO, hãy tập trung vào những gì tổ chức cần thực hiện trên cả các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn.

- Cam kết của quản lý cấp cao là cần thiết để một PMO được chấp nhận bởi tất cả các bộ phận của tổ chức. Không có nhiệm vụ này, bộ phận PMO chỉ là một silo chiến đấu để thiết lập tiếng nói của mình trong tổ chức.

Trước khi thuê một PMO, hãy dành thời gian để hiểu văn phòng quản lý dự án là gì và làm thế nào nó có thể mang lại lợi ích cho tổ chức trong dài hạn. Từ đó, thực hiện kế hoạch hành động cung cấp KPI PMO rõ ràng để đánh giá lợi ích của PMO.

Tuy nhiên, điều quan trọng cần ghi nhớ là không phải mọi tổ chức đều cần PMO, đặc biệt là trong giai đoạn đầu quản trị kinh doanh. Khi một công ty trưởng thành, câu hỏi này có nên mang PMO hay không ngày càng trở nên phù hợp. Đối với các tổ chức lớn hơn có nhiều chương trình hoạt động cùng một lúc, chắc chắn sẽ có lợi khi đầu tư vào khung PMO, với mục tiêu truyền thông rõ ràng hơn giữa các bên liên quan nội bộ và phân phối KPI PMO. Để hiểu thêm về quy mô công ty ảnh hưởng đến nhu cầu PMO như thế nào, hãy xem một số dữ liệu:

- 90% doanh nghiệp lớn có PMO

- 88% các công ty cỡ vừa có PMO

- 61% công ty nhỏ có PMO

Nhìn chung, 71% các công ty có PMO và con số này đã tăng gấp mười lần trong thập kỷ qua. Tuy nhiên, nếu PMO được thực hiện kém, nó có thể khiến công ty quay trở lại về mặt phân phối dự án nhưng cũng tạo ra cảm giác tiêu cực đối với quản lý dự án, khiến các bên liên quan lo lắng đầu tư thời gian và tiền bạc để thực hiện lại điều này vào một ngày trong tương lai.

2.2. Nếu xây dựng mô hình PMO bạn sẽ nhận được lợi ích …

Những lợi ích sau đây khi triển khai các công ty mở rộng PMO bất kể họ hoạt động trong lĩnh vực nào:

- Cung cấp một phương pháp quản lý dự án được tiêu chuẩn hóa và các thực tiễn tốt nhất về PMO với các lợi ích lâu dài, hữu hình cho một tổ chức.

- Các quy trình truyền thông trở nên hợp lý giữa các chương trình, cho phép tăng cường hợp tác giữa các nhóm.

- Người quản lý dự án có thể tập trung vào các nhiệm vụ hoạt động hàng ngày. Họ có thể cung cấp cơ hội hướng dẫn và đào tạo cho các thành viên trong nhóm, cải thiện bộ kỹ năng khi cần thiết.

- Việc cung cấp sử dụng tiêu chuẩn các công cụ và phần mềm quản lý dự án nhưu trello, yammer,... giúp cho việc di chuyển nguồn nhân lực giữa các dự án trở nên đơn giản hơn.

- Chia sẻ nguồn nhân lực giữa các dự án sẽ cho phép các đội mạnh phát triển thịnh vượng.

2.3. Cách doanh nghiệp đo lường thành công trong một PMO?

Bạn có thể áp dụng cách thức đo lường PMO bằng cách đánh giá những chỉ tiêu sau:

- Số lượng dự án đã hoàn thành so với dự án chưa hoàn thành.

- Chi phí bỏ ra thực tế với chi phí ước tính.

 - Phân tích tài chính, lợi tức đầu tư

- Phân tích thời gian hoàn thành dự án

- Tính toán nguồn nhân lực.

- Khảo sát các nhóm dự án về quy trình và tác động của nó.

Kết quả của việc đo lường PMO sẽ mang lại sự cải thiện cho các chức năng PMO trong các dự án vẫn sẽ đến. Đánh giá KPI PMO sau mỗi lần giao dự án sẽ đảm bảo sự tăng trưởng và tính bền vững của PMO.

Thông tin cũng như cách thức quản lý dự án sẽ không ngừng phát triển, nếu áp dụng đúng cách, đúng thời điểm thì chắc chắn rằng mô hình PMO sẽ đem lại thành công cho doanh nghiệp bạn. Cùng với đó, các PMO không ngừng phát triển với các công nghệ, phương pháp và tư duy chiến lược mới của các nhóm dự án. Bằng cách thích nghi với môi trường công ty của bạn, một PMO có thể đảm nhận một loạt các chức năng và trách nhiệm, hỗ trợ các dự án trên toàn doanh nghiệp.

3. Từ PMO và [NGHỀ] quản lý dự án? So sánh với quản lý chức năng (Functional Management)

Nếu bạn đã từng tham gia xây hoặc phát triển các doanh nghiệp thì chắc chắn rằng bạn đã từng nghe Functional Management –  quản lý chức năng. Và nếu bạn đã học về kinh doanh hay tìm hiểu về cách thức kinh doanh thì cả PMO và Functional Management đều trở nên quen thuộc. PMO gắn liền với công việc của vị trí quản lý dự án còn Functional Management là quản lý chức năng.

Vậy Project Management và Functional Management khác nhau ở điểm nào?

3.1. Tổng quan về Project Management và Functional Management

Sự khác biệt chính giữa quản lý dự án và quản lý chức năng là quản lý dự án là quá trình khởi tạo, lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và kết thúc công việc của dự án để đạt được một mục tiêu cụ thể trong khi quản lý chức năng đang quản lý các hoạt động định tuyến trong tổ chức liên quan đến các chức năng khác nhau như sản xuất, bán hàng và tiếp thị, tài chính, ... để đạt được mục tiêu chung của tổ chức. Quản lý các nhiệm vụ chức năng được thực hiện từ khi thành lập đến khi kết thúc một tổ chức kinh doanh. Mặt khác, các dự án được thực hiện dựa trên một nhu cầu cụ thể.

3.2. Quản lý dự án - Project Management vị trí gắn bó mật thiết tới PMO

Dự án là tập hợp các nhiệm vụ được thực hiện trong một khoảng thời gian cụ thể để đạt được một mục tiêu cụ thể. Quản lý dự án là quá trình khởi xướng, lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và kết thúc công việc của dự án để đạt được mục tiêu đã xác định trước. Viện quản lý dự án (PMI) định nghĩa quản lý dự án là ứng dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật cho một loạt các hoạt động nhằm đáp ứng các yêu cầu của một dự án cụ thể.

Quản lý dự án (Project Management) là người có vai trò quyết định đến sự phát triển của toàn bộ quá trình làm việc của PMO. Nhìn chung, các quản lý dự án này sẽ chịu trách nhiệm trực tiếp đến quá trình quản lý dự án cũng kết quả dự án đó.

Các giai đoạn trong quản lý dự án mà Project Management nên biết:

- Dự án và bắt đầu dự án: Đây là nơi nhu cầu thực hiện dự án được thảo luận cùng với mục tiêu của dự án. Kết quả của một dự án phải có thể đạt được, đo lường được và định hướng kết quả.

- Định nghĩa và lập kế hoạch dự án: Trong giai đoạn này, phạm vi của dự án được đưa vào bằng văn bản với các nhiệm vụ sẽ được thực hiện. Phân công người quản lý dự án là một trong những hành động quan trọng nhất trong giai đoạn lập kế hoạch. Theo lựa chọn của người quản lý dự án, nhóm dự án được chọn và các nguồn lực và trách nhiệm sẽ được phân bổ.

- Khởi động hoặc thực hiện dự án: Các dự án thường được thực hiện trong các giai đoạn mà nhóm dự án sẽ chuyển sang giai đoạn tiếp theo khi hoàn thành một giai đoạn. Người quản lý dự án cần đảm bảo rằng dự án được chạy trơn tru và sẽ giải quyết mọi vấn đề liên quan nếu có.

- Giám sát và kiểm soát hiệu suất dự án: Người quản lý dự án sẽ tiếp tục so sánh trạng thái dự án và tiến độ với kế hoạch thực tế, vì các tài nguyên thực hiện các nhiệm vụ theo lịch trình. Trong giai đoạn này, điều quan trọng là người quản lý dự án phải điều chỉnh lịch trình nếu cần thiết để giữ cho dự án đi đúng hướng.

- Kết thúc và nghiệm thu dự án: Sau khi hoàn thành nhiệm vụ dự án và kết quả được giao, việc đánh giá là cần thiết để đánh giá thành công của dự án và đảm bảo học tập cho các dự án trong tương lai

- Cam kết các dự án và quản lý dự án có thể được thấy rõ trong rất nhiều ngành khác nhau như nghiên cứu, quản lý kinh doanh, y học và kỹ thuật. Người quản lý dự án là một người không thể thiếu trong một dự án và phải được trang bị các kỹ năng giao tiếp tốt, kỹ năng phân tích, kỹ năng quản lý thay đổi và kỹ năng đàm phán để đưa ra kết quả dự định của dự án.

Tuyển quản lý dự án

3.3. Quản lý chức năng - Functional Management là gì?

Quản lý chức năng đề cập đến việc quản lý các hoạt động định tuyến trong tổ chức liên quan đến các chức năng khác nhau như sản xuất, bán hàng và tiếp thị, tài chính, ... Các nhà quản lý chức năng có trách nhiệm liên tục và thường không liên quan trực tiếp đến các nhóm dự án. Nhiệm vụ chính của các nhà quản lý chức năng là đảm bảo rằng các hoạt động kinh doanh hàng ngày được tiến hành thuận lợi, từ đó sẽ hỗ trợ thực hiện các mục tiêu chung của công ty.

Nhiệm vụ của một người quản lý chức năng đó là :

- Chia sẻ gợi ý và kiến ​​thức chuyên môn với nhân viên

- Phân bổ vốn, nhân lực hiệu quả bằng cách xác định các ưu tiên quan trọng

- Cung cấp cho nhân viên cơ hội học tập

- Xác định sự không hiệu quả về chi phí và giải quyết chúng để nâng cao hiệu quả

3.4. Sự khác biệt giữa quản lý dự án và quản lý chức năng là gì?

Sự khác biệt giữa quản lý dự án và quản lý chức năng có thể dễ dàng được xác định bằng cách tính đến các đặc điểm của dự án. Nếu trọng tâm là để đạt được một mục tiêu cụ thể trong một khoảng thời gian xác định nằm ngoài các hoạt động kinh doanh thông thường, thì một nhiệm vụ như vậy liên quan đến quản lý dự án. Quản lý hoạt động kinh doanh hàng ngày với mục đích hiện thực hóa mục đích chung của công ty được gọi là quản lý chức năng. Cả hai khía cạnh đều rất quan trọng đối với một tổ chức nơi các dự án sẽ phải được thực hiện dựa trên các yêu cầu kinh doanh cụ thể.

Nhìn chung Project Management và Functional Management có những khác biệt cơ bản sau:

- Về định nghĩa: Quản lý dự án là quá trình khởi xướng, lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và kết thúc công việc của dự án để đạt được một mục tiêu cụ thể. Còn quản lý chức năng là quản lý các hoạt động định tuyến trong tổ chức liên quan đến các chức năng khác nhau như sản xuất, bán hàng và tiếp thị, tài chính, vv để đạt được mục tiêu chung của tổ chức.

- Về chức năng nhiệm vụ : Quản lý dự án là duy nhất trong một thời gian nhất định và dự án bị chấm dứt khi mục tiêu đạt được. Còn quản lý chức năng là một quá trình liên tục và lặp đi lặp lại.

- Khung thời gian làm việc: Quản lý dự án là một hoạt động từng ngày với một khoảng thời gian xác định. Quản lý chức năng là một hoạt động đang diễn ra.

4. PMO và vị trí quản lý dự án – thông tin tuyển dụng, việc làm cho bạn

PMO có công việc và vị trí tuyển dụng rất đa dạng, mỗi doanh nghiệp khác nhau thì quản lý dự án sẽ có những yêu cầu công việc khác nhau. Cụ thể khi tìm kiếm tin tuyển dụng quản lý dự án bạn có thể chọn cho mình những vị trí, việc làm sau:

- Quản lý dự án xây dựng

- Quản lý dự án nghiên cứu khoa học

- Quản lý dự án tiêu chuẩn quốc tế

- Trưởng bộ phận quản lý rủi ro

- …

Ngoài ra còn rất nhiều thông tin việc làm và tuyển dụng khác chi tiết hơn bạn có thể truy cập website timviec365.vn để chọn lựa vị trí công việc của mình. Tại mỗi vị trí này, đều đã cung cấp đầy đủ và chi tiết thông tin tuyển dụng cũng như yêu cầu, mô tả công việc cho bạn..

Tuyển dụng

Hy vọng rằng thông qua bài viết này bạn đã nắm rõ PMO là gì ? Cùng những thông tin xoay quanh PMO và vị trí quản lý dự án.