Quay lại

Hệ thống PMS là gì? Và những điều bạn nên biết về PMS

Tác giả: Kim Thu Phương Thursday , 17/09/20

Đối với ngành công nghiệp khách sạn nói riêng và mọi ngành nghề khác nói chung, thì việc có thể vận hành và quản lý cả một hệ thống như một bài toán nan giải mà khó có câu trả lời thích đáng. Tuy nhiên, với sự phát triển của công nghệ như hiện nay thì các phần mềm quản lý khách sạn đã được ra đời. Điều đó có nghĩa, nhà quản trị khách sạn sẽ dễ dàng hơn trong việc vận hành và quản lý khách sạn của mình một cách chính xác, tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đem lại hiệu quả tối đa. Vậy hệ thống PMS là gì? Những ưu điểm và mặt lợi khi sử dụng PMS trong quá trình quản lý khách sạn? Cùng Timviec365.vn giải quyết bài toán khó nhằn này bạn nhé.

Trong thời đại công nghệ số ngày càng phát triển thì việc ứng dụng công nghệ vào đời sống con người phổ biến qua thời gian là một điều dễ hiểu. Việc trí tuệ nhân tạo ngày càng được coi trọng giúp con người hoàn thành được những công việc tưởng chừng như không thể chính là một bước tiến lớn của nhân loại. Hiện nay, công nghệ luôn được song hành với mọi ngành nghề, lĩnh vực đã giúp cho việc quản lý, vận hành cũng như sử dụng dịch vụ của con người trở nên dễ dàng hơn. Với mỗi ngành nghề khác nhau sẽ có những sản phẩm hỗ trợ khác nhau. Thứ duy nhất chúng ta cần làm là vận hành chúng sao cho hoàn hảo nhất.

Việc làm Khách sạn - Nhà hàng

1. Hệ thống PMS là gì?

 

Hệ thống PMS là gì
Hệ thống PMS là gì?

Theo như những gì được biết thì PMS là cách viết tắt trong tiếng Anh của cụm từ Property Management System có nghĩa là phần mềm (hệ thống) quản lý khách sạn. Đây là hệ thống giúp cho các nhà quản lý khách sạn có thể tối đa hóa hoạt động kinh doanh của mình.

PMS được thiết lập cài đặt vào trong hệ thống máy chủ của một khách sạn khi sử dụng phần mềm. Dựa vào những lập trình được thiết kế sẵn thì PMS sẽ lập tức lên lịch trình sẵn, thực hiện các chức năng và tiến hành giao dịch mỗi ngày đến khách hàng lưu trú và lưu trữ hồ sơ của khách tới máy chủ. Không chỉ vậy, sử dụng PMS còn là cách làm cho hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp tăng lên một cách đáng kể. Bên cạnh đó, với những quy mô khác nhau thì có thể điều chỉnh PMS sao cho phù hợp để cho khách sạn có thể dễ dàng hoạt động.

Việc làm Quản lý điều hành

2. Lý do nên sử dụng phần mềm quản lý khách sạn PMS

Với sự mở rộng cũng như phổ biến của ngành quản lý khách sạn, dịch vụ khách sạn, đòi hỏi ở các nhà quản lý cần phải có nhưng phương án, phương thức để quản lý để đạt hiệu quả công việc cao nhất đồng thời cũng tối thiểu hóa chi phí. Cho nên, cần sử dụng hệ thống đồng bộ, thống nhất hóa để đảm bảo cho sự hoạt động của cả công ty được vận hành một cách hiệu quả. PMS chính là sự kết hợp bao gồm những chức năng giúp điều chỉnh chính xác cho mỗi bộ phận, khía cạnh công việc khác nhau của nhà quản lý. Ví dụ như đặt phòng khách sạn, thu chi trong khách sạn,... Qua đó, nhà quản lý sẽ có cái nhìn khái quát nhất về tình hình hoạt động của khách sạn.

Ngoài ra, do là một phần mềm được thiết lập sẵn đặc biệt là dành cho lĩnh vực kinh doanh thì sự chính xác phải là yếu tố hàng đầu. Vì vậy, sử dụng phần mềm PMS còn giúp cho khách sạn thoát khỏi việc thất thoát tài sản, giúp đơn giản hóa việc quản lý các bộ phận, hệ thống trong khách sạn tưởng chừng như rất phức tạp này. Do nó kiểm soát mọi hoạt động trên cùng một hệ thống nên sẽ có sự đồng bộ, tương đồng lẫn nhau. Việc kết hợp được với nhiều hệ thống quản lý sẽ giúp cho hiệu quả kinh doanh tốt hơn.

Việc làm IT phần mềm

3. Phân loại PMS

Tính đến hiện tại thì đã có hai loại phần mềm quản lý PMS khách sạn như:

- PMS truyền thống: để có thể vận hành được phần mềm này thì cần phải có một đội ngũ IT vận hành cũng như bảo trì cho hệ thống thì mới có thể lưu trữ dữ liệu cục bộ tại khách sạn được.

- PMS ứng dụng công nghệ điện toán đám mây: Không cần phải sử dụng một đội ngũ IT mà chỉ cần bỏ ra một khoản chi phí dịch vụ đã chọn thì đây chính xác là một giải pháp nhanh chóng, đồng thời tiết kiệm chi phí vì không cần đầu tư quá nhiều vào đội ngũ IT. Bằng việc lưu trữ dữ liệu trên đám mây, việc này rất thuận tiện cho việc truy cập trên bất kỳ thiết bị nào. Chỉ cần kết nối mạng là đủ. Rất thuận tiện khi bạn đi công tác xa nhưng muốn quản lý việc ở khách sạn thay đổi như thế nào.

Hầu hết các công ty đã chuyển sang sử dụng sử dụng phần mềm công nghệ điện toán đám mây bởi những ưu điểm vượt trội của chúng.

4. Lợi ích khi sử dụng PMS

Lợi ích khi sử dụng PMS
Lợi ích khi sử dụng PMS

4.1. Có thể quản lý khách sạn từ xa, dễ dàng và hiệu quả

Nếu bạn đang trong đợt công tác và phải đi xa, nhưng bạn vẫn muốn biết được tình hình kinh doanh khách sạn của mình hiện tại như thế nào. Sẽ rất khó nếu như chúng ta không trực tiếp đứng ra quan sát những thay đổi hàng ngày của khách sạn. Điều này chắc hẳn sẽ khiến những nhà quản lý không khỏi đau đẩu. Chính vì lẽ đó, phần mềm PMS đã ra đời cho phép các nhà quản lý có thể có câu trả lời cho bài toán khó nhằn trên.

Bằng việc sử dụng phần mềm PMS điện toán đám mây mà nhà quản trị có thể quản lý khách sạn ở bất kỳ đâu mà chỉ cần có cho mình một thiết bị thông minh được kết nối internet. Bên cạnh đó thì sẽ có những phần mềm có những ứng dụng riêng dành cho di động. Giúp cho nhà quản lý có thể dễ dàng nắm bắt được mọi hoạt động thường ngày của công ty.

4.2. Tính chính xác cao

Hãy thử tưởng tượng vào những ngày cao điểm, rất nhiều khách hàng đến khách sạn của bạn. Chính vì lẽ đó mà nhân viên không thể tính toán được số lượng khách hàng là bao nhiêu?, khách đoàn khách lẻ tăng như thế nào?. Thật không dễ dàng gì nếu như bạn đã không kịp quản lý hết được số lượng khách, điều này sẽ có một tác động không nhỏ tới doanh thu của khách sạn.

Nhưng đừng lo, với PMS thì bạn đã có thể yên tâm. Vì nó sẽ giúp bạn tính toán nhanh nhất nhưng cũng rất chính xác và cụ thể về doanh thu, lợi nhuận cũng như số lượng khách hàng đã ra vào khách sạn bất kể mùa cao điểm hay những ngày bình thường. Sẽ không có chuyện nhân viên của bạn sở hữu một quỹ đen dành cho riêng họ đâu.

4.3. Tiết kiệm thời gian và chi phí

Thay vì phải tính toán, ghi chép từng số liệu, thì giờ đây PMS đã làm thay bạn công việc đó. Vừa tiết kiệm thời gian đồng thời cũng rút ngắn được đáng kể chi phí. Bạn sẽ khống phải tốn quá nhiều nguồn nhân lực vào công đoạn này. Với PMS mọi phương thức tính toán đã trở nên đơn giản hơn và tối ưu hơn rất nhiều.

4.4. Đồng bộ hóa dữ liệu

Với sự tích hợp giữa các chức năng thì với phần mềm quản lý khách sạn, bạn có thể kiểm soát các thông tin về nhân viên, khách hàng, khách sạn... Vì những dự liệu đó đã được lưu trữ trên hệ thống phần mềm quản lý. Khi nào bạn muốn xuất dữ liệu thì kết quả sẽ được thể hiện một cách chính xác nhất.

4.5. Giao diện thu hút, người sử dụng dễ dàng thực hiện các thao tác

Các thiết kế đều được thể hiện một cách bắt mắt, tính năng thì ưu việt, thao tác dễ dàng cho dù ở lứa tuổi nào.

5. Chức năng của PMS với từng bộ phận trong khách sạn

Chức năng của PMS với từng bộ phận trong khách sạn
Chức năng của PMS với từng bộ phận trong khách sạn

5.1. Sale and Marketing

- Quản lý khách hàng từ website

- Giúp quản lý việc đặt phòng cho khách

- Chăm sóc khách hàng quen thuộc, khách hàng thường xuyên. Đồng thời tạo ưu đãi cho những khách hàng mới

- Giúp việc quản lý bộ phận của mình một cách hiệu quả

- Lập báo cáo chiến lược để bán hàng, phân tích thị trường

5.2. Bộ phận buồng phòng

- Xử lý đồ đạc bị thất lạc

- Luôn cập nhật tình trạng buồng phòng

- Thực hiện bố trí đổi phòng cho khách khi khách có yêu cầu

- Hỗ trợ tính phí dịch vụ khi khách sử dụng

5.3. Bộ phận nhà hàng

- Quản lý những điểm bán hàng trong khách sạn

- Thực hiện quản lý tồn kho, thống kê nhu cầu dữ trữ thực phẩm đồ uống theo nhu cầu của khách hàng

5.4. Bộ phận nhân sự

- Lưu thông tin về ca làm việc

- Phân bổ nhân sự hợp lý cho từng thời điểm khác nhau

- Chấm công

- Đánh giá chất lượng công việc

5.5. Bộ phận kế toán

- Quản lý doanh thu, công nợ

- Quản lý tiền lương

- Thiết lập báo cáo tổng hợp cho các bộ phận

- Hiệu quả trong việc kiểm toán, khai thuế theo quy định

5.6. Một số chức năng khác

- Tích hợp phần cứng

- Tích hợp hệ thống đặt phòng trực tuyến (booking engine) trên website của khách sạn

- Tích hợp hệ thống kênh quản trị phân phối (channel manager) giúp quản lý các kênh phân phối

6. Những lưu ý khi lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn

Như đã chứng minh ở trên, bạn có thể thấy rằng việc sử dụng phần mềm quản lý khách sạn đã trở nên phổ biến hơn bao giờ hết. Nhưng để làm sao có thể lựa chọn cho mình một phần mềm hợp lý cả về chi phí lẫn nhu cầu thì lại là một khúc xương khó nhằn đối với nhà quản lý. Vì vậy, bạn nên lưu ý những điều dưới đây:

Những lưu ý khi lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn
Những lưu ý khi lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn

6.1. Về chi phí

Làm sao để có thẻ tạo ra được doanh thu hiệu quả nhưng tối thiểu hóa chi phí nhất có thể là điều mọi nhà kinh doanh trăn trở. Tùy thuộc vào loại mô hình thì sẽ có những phần mềm phù hợp khác nhau. Đừng vì ham rẻ mà chọn những phần mềm kém chất lượng và ít chức năng nhé.

6.2. Về giao diện

Để phần mềm có thể phát huy hiệu quả tốt nhất thì sự tương thích giữa phần mềm và trình duyệt cần phải được thiết kế trên cùng một nền tảng hoặc nền tảng ứng dụng độc lập

6.3. Về ngôn ngữ

Hãy chọn cho phần mềm của bạn hai ngôn ngữ. Điều này sẽ thể hiện sự dễ dàng đối với du khách nước ngoài khi muốn đặt phòng tại khách sạn.

6.4. Chọn phần mềm dễ sử dụng

Một sản phẩm dễ sử dụng không chỉ khiến cho bạn cảm thấy hài lòng, mà còn khiến cho nhân viên của bạn cảm thấy dễ chịu hơn trong quá trình hoạt động.

6.5. Về tính năng

Hãy chọn phần mềm với nhiều tính năng như nhà hàng, kế toán,... sẽ giúp cho việc quản lý và vận hành của khách sạn một cách bài bản và đạt hiệu quả cao.

Với những chia sẻ chi tiết ở trên, hi vọng đã hiểu rõ hơn hệ thống PMS là gì. Lựa chọn cho mình một phần mềm quản lý hoàn hảo sẽ giúp bạn tránh được những lo lắng nhưng đồng thời vẫn có thể vận hành và điều tiết được khách sạn của mình. Hãy luôn là những nhà quản lý tốt nhất. Chúc các bạn thành công.

Chia sẻ:

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV - Tâm sự Nghề nghiệp - Cẩm Nang Tìm Việc - Kỹ Năng Tuyển Dụng - Cẩm nang khởi nghiệp - Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm - Kỹ năng ứng xử văn phòng - Quyền lợi người lao động - Bí quyết đào tạo nhân lực - Bí quyết lãnh đạo - Bí quyết làm việc hiệu quả - Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép - Bí quyết viết thư xin thôi việc - Cách viết đơn xin việc - Bí quyết thành công trong công việc - Bí quyết tăng lương - Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên - Kỹ năng đàm phán lương - Kỹ năng phỏng vấn - Kỹ năng quản trị doanh nghiệp - Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội - Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng - Mẹo viết hồ sơ xin việc - Mẹo viết thư xin việc - Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng - Định hướng nghề nghiệp - Top việc làm hấp dẫn - Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông - Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng - Tư vấn việc làm ngành Báo chí - Tư vấn tìm việc làm thêm - Tư vấn việc làm ngành Bất động sản - Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin - Tư vấn việc làm ngành Du lịch - Tư vấn việc làm ngành Kế toán - Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật - Tư vấn việc làm ngành Sư phạm - Tư vấn việc làm ngành Luật - Tư vấn việc làm thẩm định - Tư vấn việc làm vị trí Content - Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn - Tư vấn việc làm quản lý - Kỹ năng văn phòng - Nghề truyền thống - Các vấn đề về lương - Tư vấn tìm việc làm thời vụ - Cách viết Sơ yếu lý lịch - Cách gửi hồ sơ xin việc - Biểu mẫu phục vụ công việc - Tin tức tổng hợp - Ý tưởng kinh doanh - Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing - Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương - Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh - Mẹo viết Thư cảm ơn - Góc Công Sở - Câu chuyện nghề nghiệp - Hoạt động đoàn thể - Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch - Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự - Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics - Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng - Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng - Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật - Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe - Quản trị nhân lực - Quản trị sản xuất - Cẩm nang kinh doanh - Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất - Mô tả công việc ngành Kinh doanh - Mô tả công việc ngành Bán hàng - Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng - Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng - Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán - Mô tả công việc ngành Marketing - PR - Mô tả công việc ngành Nhân sự - Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin - Mô tả công việc ngành Sản xuất - Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải - Mô tả công việc Kho vận - Vật tư - Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics - Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn - Mô tả công việc ngành Hàng không - Mô tả công việc ngành Xây dựng - Mô tả công việc ngành Y tế - Dược - Mô tả công việc Lao động phổ thông - Mô tả công việc ngành Kỹ thuật - Mô tả công việc Nhà nghiên cứu - Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo - Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính - Mô tả công việc Biên - Phiên dịch - Mô tả công việc ngành Thiết kế - Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình - Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh - Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực - Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo - Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern - Mô tả công việc ngành Freelancer - Mô tả công việc Công chức - Viên chức - Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý - Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng - Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận - Hồ sơ doanh nhân - Việc làm theo phường - Xem thêm gợi ý Xem thêm gợi ý
Đăng bình luận.
Đăng bình luận thành công!
Liên hệ qua skype Liên hệ qua skype