Hệ thống PMS là gì? Và những điều bạn nên biết về PMS

Trong thời đại công nghệ số ngày càng phát triển thì việc ứng dụng công nghệ vào đời sống con người phổ biến qua thời gian là một điều dễ hiểu. Việc trí tuệ nhân tạo ngày càng được coi trọng giúp con người hoàn thành được những công việc tưởng chừng như không thể chính là một bước tiến lớn của nhân loại. Hiện nay, công nghệ luôn được song hành với mọi ngành nghề, lĩnh vực đã giúp cho việc quản lý, vận hành cũng như sử dụng dịch vụ của con người trở nên dễ dàng hơn. Với mỗi ngành nghề khác nhau sẽ có những sản phẩm hỗ trợ khác nhau. Thứ duy nhất chúng ta cần làm là vận hành chúng sao cho hoàn hảo nhất.

1. Hệ thống PMS là gì?

 

Theo như những gì được biết thì PMS là thuật ngữ viết tắt của khách sạn trong tiếng Anh của cụm từ Property Management System có nghĩa là phần mềm (hệ thống) quản lý khách sạn. Đây là hệ thống giúp cho các nhà quản lý khách sạn có thể tối đa hóa hoạt động kinh doanh của mình.

PMS được thiết lập cài đặt vào trong hệ thống máy chủ của một khách sạn khi sử dụng phần mềm. Dựa vào những lập trình được thiết kế sẵn thì PMS sẽ lập tức lên lịch trình sẵn, thực hiện các chức năng và tiến hành giao dịch mỗi ngày đến khách hàng lưu trú và lưu trữ hồ sơ của khách tới máy chủ. Không chỉ vậy, sử dụng PMS còn là cách làm cho hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp tăng lên một cách đáng kể. Bên cạnh đó, với những quy mô khác nhau thì có thể điều chỉnh PMS sao cho phù hợp để cho khách sạn có thể dễ dàng hoạt động.

>> Xem thêm: Accommodation là gì

2. Lý do nên sử dụng phần mềm quản lý khách sạn PMS

Với sự mở rộng cũng như phổ biến của ngành quản lý khách sạn, dịch vụ khách sạn, đòi hỏi ở các nhà quản lý cần phải có nhưng phương án, phương thức để quản lý để đạt hiệu quả công việc cao nhất đồng thời cũng tối thiểu hóa chi phí. Cho nên, cần sử dụng hệ thống đồng bộ, thống nhất hóa để đảm bảo cho sự hoạt động của cả công ty được vận hành một cách hiệu quả. PMS chính là sự kết hợp bao gồm những chức năng giúp điều chỉnh chính xác cho mỗi bộ phận, khía cạnh công việc khác nhau của nhà quản lý. Ví dụ như tình trạng các loại phòng như phòng bungalow, phòng đôi, phòng standard, phòng suite, phòng khánh tiết, phòng premier, phòng executive, phòng dorm, phòng deluxe,... quản lý đặt phòng khách sạn, thu chi trong khách sạn,... Qua đó, nhà quản lý sẽ có cái nhìn khái quát nhất về tình hình hoạt động của khách sạn.

Ngoài ra, do là một phần mềm được thiết lập sẵn đặc biệt là dành cho lĩnh vực kinh doanh thì sự chính xác phải là yếu tố hàng đầu. Vì vậy, sử dụng phần mềm PMS còn giúp cho khách sạn thoát khỏi việc thất thoát tài sản, giúp đơn giản hóa việc quản lý các bộ phận, hệ thống trong khách sạn tưởng chừng như rất phức tạp này. Do nó kiểm soát mọi hoạt động trên cùng một hệ thống nên sẽ có sự đồng bộ, tương đồng lẫn nhau. Việc kết hợp được với nhiều hệ thống quản lý sẽ giúp cho hiệu quả kinh doanh tốt hơn.

3. Phân loại PMS

Tính đến hiện tại thì đã có hai loại phần mềm quản lý PMS khách sạn như:

- PMS truyền thống: để có thể vận hành được phần mềm này thì cần phải có một đội ngũ IT vận hành cũng như bảo trì cho hệ thống thì mới có thể lưu trữ dữ liệu cục bộ tại khách sạn được.

- PMS ứng dụng công nghệ điện toán đám mây: Không cần phải sử dụng một đội ngũ IT mà chỉ cần bỏ ra một khoản chi phí dịch vụ đã chọn thì đây chính xác là một giải pháp nhanh chóng, đồng thời tiết kiệm chi phí vì không cần đầu tư quá nhiều vào đội ngũ IT. Bằng việc lưu trữ dữ liệu trên đám mây, việc này rất thuận tiện cho việc truy cập trên bất kỳ thiết bị nào. Chỉ cần kết nối mạng là đủ. Rất thuận tiện khi bạn đi công tác xa nhưng muốn quản lý việc ở khách sạn thay đổi như thế nào.

Hầu hết các công ty đã chuyển sang sử dụng sử dụng phần mềm công nghệ điện toán đám mây bởi những ưu điểm vượt trội của chúng.

4. Lợi ích khi sử dụng PMS

4.1. Có thể quản lý khách sạn từ xa, dễ dàng và hiệu quả

Nếu bạn đang trong đợt công tác và phải đi xa, nhưng bạn vẫn muốn biết được tình hình kinh doanh khách sạn của mình hiện tại như thế nào. Sẽ rất khó nếu như chúng ta không trực tiếp đứng ra quan sát những thay đổi hàng ngày của khách sạn. Điều này chắc hẳn sẽ khiến những nhà quản lý không khỏi đau đẩu. Chính vì lẽ đó, phần mềm PMS đã ra đời cho phép các nhà quản lý có thể có câu trả lời cho bài toán khó nhằn trên.

Bằng việc sử dụng phần mềm PMS điện toán đám mây mà nhà quản trị có thể quản lý khách sạn ở bất kỳ đâu mà chỉ cần có cho mình một thiết bị thông minh được kết nối internet. Bên cạnh đó thì sẽ có những phần mềm có những ứng dụng riêng dành cho di động. Giúp cho nhà quản lý có thể dễ dàng nắm bắt được mọi hoạt động thường ngày của công ty.

4.2. Tính chính xác cao

Hãy thử tưởng tượng vào những ngày cao điểm, rất nhiều khách hàng đến khách sạn của bạn. Chính vì lẽ đó mà nhân viên không thể tính toán được số lượng khách hàng là bao nhiêu?, khách đoàn khách lẻ tăng như thế nào?. Thật không dễ dàng gì nếu như bạn đã không kịp quản lý hết được số lượng khách, điều này sẽ có một tác động không nhỏ tới doanh thu của khách sạn.

Nhưng đừng lo, với PMS thì bạn đã có thể yên tâm. Vì nó sẽ giúp bạn tính toán nhanh nhất nhưng cũng rất chính xác và cụ thể về doanh thu, lợi nhuận cũng như số lượng khách hàng đã ra vào khách sạn bất kể mùa cao điểm hay những ngày bình thường. Sẽ không có chuyện nhân viên của bạn sở hữu một quỹ đen dành cho riêng họ đâu.

4.3. Tiết kiệm thời gian và chi phí

Thay vì phải tính toán, ghi chép từng số liệu, thì giờ đây PMS đã làm thay bạn công việc đó. Vừa tiết kiệm thời gian đồng thời cũng rút ngắn được đáng kể chi phí. Bạn sẽ khống phải tốn quá nhiều nguồn nhân lực vào công đoạn này. Với PMS mọi phương thức tính toán đã trở nên đơn giản hơn và tối ưu hơn rất nhiều.

4.4. Đồng bộ hóa dữ liệu

Với sự tích hợp giữa các chức năng thì với phần mềm quản lý khách sạn, bạn có thể kiểm soát các thông tin về nhân viên, khách hàng, khách sạn... Vì những dự liệu đó đã được lưu trữ trên hệ thống phần mềm quản lý. Khi nào bạn muốn xuất dữ liệu thì kết quả sẽ được thể hiện một cách chính xác nhất.

4.5. Giao diện thu hút, người sử dụng dễ dàng thực hiện các thao tác

Các thiết kế đều được thể hiện một cách bắt mắt, tính năng thì ưu việt, thao tác dễ dàng cho dù ở lứa tuổi nào.

>> Xem thêm: Babysitter là gì

5. Chức năng của PMS với từng bộ phận trong khách sạn

5.1. Sale and Marketing

- Quản lý khách hàng từ website

- Giúp quản lý việc đặt phòng cho khách

- Chăm sóc khách hàng quen thuộc, khách hàng thường xuyên. Đồng thời tạo ưu đãi cho những khách hàng mới

- Giúp việc quản lý bộ phận (division) của mình một cách hiệu quả

- Lập báo cáo chiến lược để bán hàng, phân tích thị trường

5.2. Bộ phận buồng phòng

- Xử lý đồ đạc bị thất lạc

- Luôn cập nhật tình trạng buồng phòng

- Thực hiện bố trí đổi phòng cho khách khi khách có yêu cầu

- Hỗ trợ tính phí dịch vụ phòng (room service) khi khách sử dụng

5.3. Bộ phận nhà hàng

- Quản lý những điểm bán hàng trong khách sạn

- Thực hiện quản lý tồn kho, thống kê nhu cầu dữ trữ thực phẩm đồ uống theo nhu cầu của khách hàng

5.4. Bộ phận nhân sự

- Lưu thông tin về ca làm việc

- Phân bổ nhân sự hợp lý cho từng thời điểm khác nhau

- Chấm công

- Đánh giá chất lượng công việc

5.5. Bộ phận kế toán

- Quản lý doanh thu, công nợ

- Quản lý tiền lương

- Thiết lập báo cáo tổng hợp cho các bộ phận

- Hiệu quả trong việc kiểm toán, khai thuế theo quy định

5.6. Một số chức năng khác

- Tích hợp phần cứng

- Tích hợp hệ thống đặt phòng trực tuyến (booking engine) trên website của khách sạn

- Tích hợp hệ thống kênh quản trị phân phối (channel manager) giúp quản lý các kênh phân phối

>> Xem thêm: Channel Manager là gì

6. Những lưu ý khi lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn

Như đã chứng minh ở trên, bạn có thể thấy rằng việc sử dụng phần mềm quản lý khách sạn đã trở nên phổ biến hơn bao giờ hết. Nhưng để làm sao có thể lựa chọn cho mình một phần mềm hợp lý cả về chi phí lẫn nhu cầu thì lại là một khúc xương khó nhằn đối với nhà quản lý. Vì vậy, bạn nên lưu ý những điều dưới đây:

6.1. Về chi phí

Làm sao để có thẻ tạo ra được doanh thu hiệu quả nhưng tối thiểu hóa chi phí nhất có thể là điều mọi nhà kinh doanh trăn trở. Tùy thuộc vào loại mô hình thì sẽ có những phần mềm phù hợp khác nhau. Đừng vì ham rẻ mà chọn những phần mềm kém chất lượng và ít chức năng nhé.

6.2. Về giao diện

Để phần mềm có thể phát huy hiệu quả tốt nhất thì sự tương thích giữa phần mềm và trình duyệt cần phải được thiết kế trên cùng một nền tảng hoặc nền tảng ứng dụng độc lập

6.3. Về ngôn ngữ

Hãy chọn cho phần mềm của bạn hai ngôn ngữ. Điều này sẽ thể hiện sự dễ dàng đối với du khách nước ngoài khi muốn đặt phòng tại khách sạn.

6.4. Chọn phần mềm dễ sử dụng

Một sản phẩm dễ sử dụng không chỉ khiến cho bạn cảm thấy hài lòng, mà còn khiến cho nhân viên của bạn cảm thấy dễ chịu hơn trong quá trình hoạt động.

6.5. Về tính năng

Hãy chọn phần mềm với nhiều tính năng như nhà hàng, kế toán,... sẽ giúp cho việc quản lý và vận hành của khách sạn một cách bài bản và đạt hiệu quả cao.

Với những chia sẻ chi tiết ở trên, hi vọng đã hiểu rõ hơn hệ thống PMS là gì. Lựa chọn cho mình một phần mềm quản lý hoàn hảo sẽ giúp bạn tránh được những lo lắng nhưng đồng thời vẫn có thể vận hành và điều tiết được khách sạn của mình. Hãy luôn là những nhà quản lý tốt nhất. Chúc các bạn thành công.