Thông tin và cách tạo lập file Excel quản lý chi phí công trình

1. Excel và tính ứng dụng trong quản lý chi phí công trình

Chi phí là một yếu tố được các nhà quản lý quan tâm hàng đầu trong quá trình thi công và xây dựng công trình. Quản lý chi phí công trình là một công việc đóng vai trò quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ và sự duy trì của chính công trình đang thi công.

Thông thường, một công trình xây dựng sẽ có rất nhiều các chi phí cần phải quản lý và đây cũng là công việc được đánh giá là tốn của người thực hiện khá nhiều thời gian và công sức. Để có thể mang lại hiệu quả và công việc diễn ra một cách trôi chảy, mượt mà thì việc sử dụng những phần mềm hỗ trợ là điều tất yếu. Một trong những phần mềm “quen mặt” nhất mà chúng ta không thể bỏ qua đó chính là Excel. Vậy khái niệm về file Excel quản lý chi phí công trình là gì?

1.1. File Excel trong quản lý chi phí công trình

Sử dụng Excel trong quản lý chi phí, nhà quản lý sẽ tạo lập một mẫu file với những thành phần cụ thể rồi thông qua đó có thể kiểm soát, tổng hợp và theo dõi tình hình tài chính và vấn đề thu chi trong hoạt động thi công.

1.1.1. Khái niệm file Excel quản lý chi phí công trình là gì?

Khi sử dụng Excel trong quản lý chi phí xây dựng công trình, người thực hiện sẽ tạo ra những file để có thể dễ dàng phân chia, kiểm soát, tính toán các hạng mục liên quan đến chi phí. File Excel quản lý chi phí công trình là những tập tin được trình bày dưới dạng bảng tính và được phân cột, dòng với những hạng mục rõ ràng. Tập tin này sẽ giúp người quản lý có thể quản lý thông tin, tổng hợp, kiểm soát những yếu tố có liên quan đến chi phí thông qua quá trình nhập số liệu. Giống với các file quản lý công việc công trình xây dựng khác (quản lý vật liệu, quản lý nhân công,...) thì file Excel quản lý chi phí này cũng thực hiện đầy đủ những chức năng giúp nhà quản trị xây dựng kiểm soát và theo dõi được những thông tin về chi phí rõ ràng, cụ thể.

1.1.2. Thành phần trong file Excel quản lý chi phí công trình

Trong một mẫu file Excel quản lý chi phí thì sẽ có những thông tin và thành phần cơ bản bao gồm: Chủ đầu tư, tên của công trình đang thực hiện, địa chỉ, số hợp đồng, thời gian thi công,... Những thông tin cụ thể về tổng hợp kinh phí xây dựng bao gồm chi phí vật liệu, nhân công. chi phí máy móc, chi phí chung, cột tính tổng các chi phí (dự đoán, thực tế, chênh lệch,...)

Bên cạnh đó, để có thể báo cáo chi phí với cấp trên một cách cụ thể thì nhà quản lý cần thiết lập cho mình một bảng báo cáo về vấn đề này với đầy đủ các thành phần về ngày, tháng, năm, nội dung, số lượng, thành tiền, chi phí (tạm ứng, đã thanh toán, chưa thanh toán, ghi chú,...). Ngoài ra còn các thông tin khác như dòng tiền (vào, ra), khấu từ, kết quả chi phí, dòng tiền, lãi suất từ ngân hàng có liên quan đến chi phí công trình.

1.2. Tại sao nên sử dụng Excel trong quản lý chi phí

Có thể nói, Excel là một phần mềm quá đỗi quen thuộc với tất cả chúng ta. Cho phép sử dụng miễn phí, phổ biến và những tính năng hữu ích đem lại, Excel là một sự lựa chọn phù hợp với những ai đang muốn quản lý chi phí tiết kiệm mà vẫn đạt hiệu quả công việc cao. 

Bên cạnh Excel, trên thị trường hiện nay cũng có rất nhiều những sản phầm phần mềm cung ứng xây dựng miễn phí được những nhà sản xuất uy tín cung cấp. Một cái tên mà chúng tôi muốn giới thiệu cho bạn để bạn có thể cân nhắc và sử dụng đó chính là phần mềm Quản lý cung ứng xây dựng 365. Tích hợp những tính năng tạo ra sự hiệu quả trong công việc, giao diện thân thiện, đẹp mắt và hoàn toàn miễn phí. Chắc chắn đây sẽ là một sản phẩm không khiến bạn thất vọng khi lựa chọn và sử dụng cho mình.

Xem thêm: Vai trò quan trọng của mẫu bảng dự toán vật tư trong xây dựng

2. Cách tạo lập file Excel quản lý chi phí công trình

2.1. Các bước để tạo ra file Excel để quản lý chi phí

Bước 1: Bước đầu tiên để tạo lập file trên Excel thì bạn cần truy cập vào phần mềm Excel trên máy tính và thiết lập một bảng tính mới (tạo file mới) cho mình.

Bước 2: Ở bước này bạn sẽ tạo ra một tập tin với đầy đủ những thành phần mà chúng tôi đã kể trên (chủ đầu tư, tên công trình,...) Sau đó bạn cần tiến hành thiết lập hai nội dung bảng chính đó là Bảng tổng hợp kinh phí xây dựng và Bảng báo cáo doanh thu và chi phí. Bạn cần tạo bảng với đầy đủ những hạng mục cần quản lý (chi phí vật liệu, chi phí nhân công, chi phí phát sinh,...) tùy thuộc vào đặc điểm của công trình xây dựng của bạn.

Bước 3: Tiến hành nhập chi tiết dữ liệu cho từng hạng mục như nội dung, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền, chi phí, tạm ứng, ghi chú,... Ngoài ra, bạn hoàn toàn có thể bổ  sung các mục khác nếu thấy cần thiết.

Tiếp theo là phần “Báo cáo chi phí”.  Phần này bạn cần thực hiện thiết lập và tạo ra những thông tin liên quan đến thời gian cụ thể với từng hạng mục chi phí, doanh thu khi xây dựng công trình. 

2.2. Những lưu ý cần quan tâm khi quản lý chi phí bằng Excel

Khi sử dụng Excel để quản lý chi phí thì người thực hiện sẽ cần sử dụng đến các hàm tính toán theo công thức của phần mềm này. Có 3 hàm tính mà chúng tôi nghĩ là bạn sẽ sử dụng nó thường xuyên đó là Vlookup (tìm kiếm theo cột), Sumifs (hàm tổng) và cuối cùng là hàm Iferror (hàm xử lý lỗi công thức).

Đây là ba hàm tính cơ bản có thể giúp bạn quản lý chi phí một cách hiệu quả, thống nhất và tiết kiệm chi phí khi sử dụng. Dù vậy, Excel vẫn là một phần mềm còn phụ thuộc rất nhiều vào thao tác của người thực hiện nên có thể sẽ gây ra những nhầm lẫn và sai sót không đáng có. Trong trường hợp thiếu sót thì có thể gây ra những ảnh hưởng nghiêm trọng đến kết quả của công việc quản lý chi phí, gây ra sự thất thoát làm tổn hại chi phí cho hoạt động thi công công trình.

Sự hữu ích của cái tên này mang lại là không thể phủ nhận, thế nhưng nếu bạn đang quản lý một công trình với quy mô lớn và có quá nhiều hạng mục phải kiểm soát thì giải pháp cho bạn chính là những phần mềm quản lý cung ứng xây dựng miễn phí. Sự cân nhắc và lựa chọn đều nằm ở quyết định của bạn vì vậy hãy đưa ra  những lựa chọn thực sự thông minh cho mình nhé!

Trên đây là những chia sẻ của timviec365.vn về file Excel quản lý chi phí công trình. Hy vọng bạn đã có cho mình được những thông tin hữu ích sau khi tham khảo. Đừng quên thường xuyên theo dõi chúng tôi để cập nhật những thông tin mới mẻ và những chia sẻ bổ ích khác nhé!