Chức năng nhiệm vụ của phòng kinh doanh là gì trong thế giới phẳng?

1. Chức năng nhiệm vụ của phòng kinh doanh là gì?

Phòng Kinh doanh hay còn được gọi là bộ phận tham mưu của doanh nghiệp. Cùng với các bộ phận phong ban khác như: tổ chức hành chính, kế toán doanh nghiệp, phòng kỹ thuật phần mềm, phòng thiết kế,… phòng Kinh doanh cũng một trong những bộ phận chính yếu không thể thiếu trong bất kỳ các công ty, doanh nghiệp tổ chức nào, hay từ đơn vị nhà nước cho đến doanh nghiệp tư nhân. Góp vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sản phẩm, phân phối hàng hóa và dịch vụ thông qua nhiều hình thức khác nhau, trong đó nó sẽ bao gồm các chức năng và nhiệm vụ chính như sau:

1.1. Chức năng đối với doanh nghiệp

Thực hiệc việc tham mưu cho ban Giám đốc trong các công tác phân phối thị trường cho sản phẩm hàng hóa và dịch cho doanh nghiệp, phụ trách chính trong các công tác nghiên cứu & phát triển sản phẩm, phát triển thị trường cho sản phẩm với đội ngũ nhân viên, chuyên viên phát triển thị trường, công tác xây dựng & phát triển mang lưới khách hàng tiềm năng. Báo cáo kế hoạch thường niên về các hoạt động của doanh nghiệp, trong đó bao gồm cả những nhiệm vụ, thẩm quyền được giao.

1.2. Nhiệm vụ chung

- Thực hiện việc tiếp cận và nghiên cứu thị trường khách hàng

- Thực hiện các chiến lược giới thiệu sản phẩm, xúc tiến thương mại, mở rộng thị trường cũng như thu hút khách hàng mới.

- Thực hiện lên kế hoạch và tổ chức các hoạt động kinh doanh, tính toán giá thành và lập hợp đồng với khách hàng.

- Cung cấp các nguồn thông tin, có thể thực hiện các hoạt động phiên dịch và dịch thuật tài liệu cho ban lãnh đạo

- Thực hiện theo dõi, đôn đốc tiến độ thực hiện kế hoạch kinh doanh của các phòng ban, phân xưởng nhằm đảm bảo đúng tiến độ sản xuất sản phẩm cũng như đúng thời hạn hợp đồng đã ký kết với khách hàng.

- Thực hiện lập kế hoạch và phân bổ kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng niên cho các phân xưởng sản xuất và cho doanh nghiệp

- Thực hiện lập lệnh sản xuất cho các phân xưởng, duy trì và đảm bảo nâng cao nguồn hàng đáp ứng thị trường cho doanh nghiệp.

- Đề xuất các chiến lược Marketing cùng các biện pháp nâng cao hiệu quả kinh doanh trong từng thời điểm.

- Thực hiện các công tác phát triển thị trường, các công tác nghiên cứu & phát triển sản phẩm, xây dựng & phát triển các mối quan hệ khách hàng. Và chịu trách nhiệm trước bộ phận ban Giám đốc về các hoạt động phát triển của doanh nghiệp, trong đó có bao gồm cả nhiệm vụ và thẩm quyền được giao.

Việc làm Phát triển thị trường

2. Mô hình tổ chức phòng kinh doanh

2.1. Mô hình hòn đảo - The island

The island hay còn được gọi là mô hình hòn đảo của phòng kinh doanh, The island được hiểu là môi trường làm việc truyền thống, mà mục tiêu của những người làm việc trong môi trường này là bán được càng nhiều sản phẩm, hay mô giới càng nhiều dịch vụ càng tốt. Với mô hình The island bạn chỉ cần cung cấp cho nhân viên của mình những nội dung cơ bản về các sản phẩm, dịch vụ mà công ty đang kinh doanh, cũng như các mức thưởng và phần trăm hoa hồng mà họ có thể được nhận nếu giao dịch đó thành công. 

Với The island, nhà quản lý chính là người có quyền điều hành cao nhất và mỗi thành viên trong đó đều phải tự làm việc độc lập và có quyền tự quyết định cho cách làm việc của mình, nói một cách dễ hiểu hơn thì nó tức nghĩa là mỗi nhân viên trong phòng kinh doanh đó, sẽ phải có trách nhiệm hoàn toàn cho tất cả các bước bán hàng của mình, từ khâu tự tìm kiếm nguồn dât tiềm năng đến giới thiệu sản phẩm, chốt đơn sản phẩm.

Bởi thể mà với The island, nhân viên trong mô hình này thường sẽ phải đối mặt với nhiều áp lực cao. Không chỉ cạnh tranh ngay cả với những đối thủ khác trên thị trường mà còn ngay cả với các đồng nghiệp trong nhóm thì sự cạnh tranh cũng luôn ở mức cao độ.

The island thường được áp dụng cho các công ty, doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực như bất động sản hoặc các mô hình dịch vụ tài chính. Tuy nhiên thì trên thực tế có khá ít các tổ chức sử dụng mô hình này.

Lấy ví dụ, nếu bạn là một nhân viên kinh doanh về lĩnh vực bất động sản trong mô hình The island, thì bạn sẽ phải tự thực hiện các công việc như: đăng bài quảng cáo, tìm kiếm và liên hệ với từng khách hàng để rao bán các căn hộ mẫu. Bạn sẽ thấy rất rõ những công việc chi tiết trong những JD (mô tả công việc) tuyển dụng nhân viên kinh doanh của các doanh nghiệp. Từ đó định hình nơi – phòng kinh doanh mình định ứng tuyển có thuộc mô hình này hay không.

Tuy quy trình làm việc đơn giản chỉ cần từ 1 hoặc 2 bước bán hàng, nhưng môi trường cạnh tranh mà nó tạo ra là vô cùng khốc liệt, ngoài ra việc phải tự kiếm nguồn data khách hàng cũng khiến các nhân viên gặp nhiều khó khăn trong việc thu thập và tổng hợp các dữ liệu kinh doanh quan trọng từ các cá nhân đơn lẻ. Đây cũng chính là lý do mà có khá ít các tổ chức sử dụng mô hình này.

Việc làm Telesales

2.2. The assembly line - Mô hình dây chuyền

The assembly line hay còn được gọi với cái tên quen thuộc là mô hình dây chuyền và là một trong những mô hình góp phần thúc đẩy quan trọng trong cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0. Hiện nay The assembly line đang là một trong những mô hình của phòng kinh doanh mang lại hiệu quả cao nhất dựa trên các tuần tự sắp xếp theo quy trình sản xuất và các chuyên môn hoá của lực lượng lao động.

 Mô hình của The assembly line tổ chức phòng kinh doanh sẽ được chia thành 4 nhóm theo các chức năng như sau:

- Lead generation team (Đội ngũ dẫn đầu): Nhóm này sẽ có trách nhiệm thu thập thông tin như: tên tuổi, số điện thoại, địa chỉ email và một số những thông tin cần thiết khác nhóm người được cho là quan tâm đến sản phẩm và dịch vụ.

- Sales Development Representatives (Đại diện phát triển bán hàng): Có trách nhiệm thực hiện việc tiếp cận và xác định các nhóm người được coi là “khách hàng tiềm năng”, thông qua những câu hỏi về định hướng phong cách, nhu cầu sử dụng, từ đó sẽ xác định quy trình và đưa ra quyết định.

- Account Executives (Giám đốc điều hành tài khoản): Có trách nhiệm chốt các đơn hàng, các Account Executives sẽ gọi điện cho các SQLs (nhóm khách hàng tiềm năng) để demo sản phẩm nhằm xoá bỏ các mối lo ngại của khách hàng về sản phẩm, từ đó thúc đẩy các thỏa thuận tối đa và cố gắng để chốt các đơn hàng.

- Customer Success team (Nhóm nhân viên chăm sóc khách hàng): Khi một hóa đơn giao dịch được chốt thành công, thì các khách hàng mới sẽ được chuyển qua cho nhóm này. Các Customer Success team sẽ tập trung chăm sóc những nhóm khách hàng này, khiến họ hài lòng, từ đó có thể nhằm gia tăng các giá trị vòng đời khách hàng. 

Việc làm chăm sóc khách hàng

• Bạn đọc có thể quan tâm xem thêm: Thông tin tuyển chăm sóc khách hàng tại Hà Nội mới nhất, lương cao trên timviec365.vn ngay nhé!

2.3. The pod - Mô hình nhóm

The pod hay còn được gọi với cái tên quen thuộc là mô hình nhóm, tương tự như mô hình dây chuyền The pod cũng hoạt động dựa trên vòng đời khách hàng, nhưng điều khác biệt nằm ở khi tổ chức chỗ phòng kinh doanh theo mô hình The pod thì các thành viên sẽ được phân vào thành nhiều các nhóm đa chức năng, trong đó mỗi nhóm sẽ đảm nhận một vai trò khác nhau nhưng luôn lấy khách hàng là trung tâm.

Ví dụ: Một phòng kinh doanh tại thành phố Hồ Chí Minh gồm 6 thành viên theo mô hình The pod sẽ bao gồm 3 nhân viên SDRs (Đại diện phát triển bán hàng), 2 nhân viên Aes (Giám đốc điều hành tài khoản), và 1 nhân viên chăm sóc khách hàng tại tphcm. Thì thay vì là 1 nhóm lớn, thì mỗi nhóm sẽ đóng 1 vai trò riêng biệt và phải chịu trách nhiệm cho toàn bộ hành trình mua hàng của những khách hàng cụ thể. Tức nghĩa họ sẽ phải chịu trách nhiệm từ việc tự tìm kiếm nguồn data tiềm năng đến giới thiệu sản phẩm, chốt đơn sản phẩm đến việc hướng dẫn khác hàng sử dụng các sản phẩm dịch vụ của mình, và sẵn sàng hỗ trợ và chăm sóc họ trong quá trình sử dụng sau đó.

Với The pod - mô hình nhóm, các thành viên đều có thể vừa đóng vài trò là SDRs, AEs và chăm sóc khách hàng. Nhưng thay vì cạnh tranh thì các nhân viên trong mô hình này sẽ làm việc theo nhóm hay còn gọi là teamwork để giành về các đơn hàng về phía mình và đảm bảo giữ được sự hài lòng của khách hàng sau đó.

Với việc tổ chức cấu trúc phòng kinh doanh theo mô hình nhóm, thì các hoạt động cũng trở lên linh hoạt và hiệu quả hơn so với những mô hình tổ chức truyền thống.

Khi mỗi thành viên đề có một cái nhìn cụ thể và toàn diện thì chắc chắn các mục tiêu của nhóm cũng nhanh chóng đi đến thành công, từ đó các mối liên kết cũng sẽ vì thế mà trở lên hiệu quả và có ý nghĩa nhanh hơn so với liên kết giữa các cá nhân đơn lẻ.

Việc làm kd bất động sản

3. Mối quan hệ giữa phòng kinh doanh với các phòng ban khác

Là một phòng ban quan trọng và có những đóng góp lớn với sự phát triển của công ty, doanh nghiệp. Vì thế, phòng kinh doanh khá được coi trọng trong hệ thống tổ chức các phòng ban tại các công ty, doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu một mình thì không thể nào phòng kinh doanh có khả năng phát triển mạnh được. Vì vậy, mối quan hệ giữa các phòng ban với phòng kinh doanh đều có sự ảnh hưởng và hỗ trợ lẫn nhau.

3.1. Mối quan hệ với Hành chính nhân sự

Đây là mối quan hệ khá quan trọng và cần thiết với phòng kinh doanh. Hành chính nhân sự sẽ cung cấp những nhân tó, con người tài giỏi cho phòng kinh doanh. Thông qua đó, phòng kinh doanh có thể phát huy vai trò của mình hơn nữa trong việc mang lại lợi nhuận cho công ty. 

Thực hiện phối hợp giữa hai bên để phát triển nguồn nhân lực phù hợp với định hướng phát triển của phòng và mục tiêu chung của công ty. Thêm vào đó là sự hỗ trợ các hoạt dộng hành chính khác từ phòng nhân sự trong việc triển khai hoạt động của phòng kinh doanh.

3.2. Mối quan hệ với phòng Nguồn vốn

Đây được coi là phòng khá quan trọng với phòng Kinh doanh hiện nay khi các hoạt động kinh doanh liên quan khá nhiều đến nguồn vốn của công ty. 

Phòng kinh doanh sẽ phải cung cấp cho phòng Nguồn vốn đầy đủ các thông tin về mục tiêu hoạt động, đầu tư, dịch vụ tài chính liên quan để phòng Nguồn vốn cân đối và điều hòa nguồn vốn của công ty.

Bên cạnh đó là phòng Nguồn vốn cũng sẽ cung cấp các thông tin về thị trường, tiền tệ, tỷ giá cho phòng kinh doanh để hỗ trợ phòng kinh doanh thực hiện mục tiêu đề ra.

3.3. Mối quan hệ với phòng Kế toán

Phòng kinh doanh cần phối hợp với phòng kế toán để đảm bảo thực hiện đúng theo các quy định về việc chi tiêu, hoạch định kế toán của phòng. Làm sao để không vượt quá mức mà kế toán đã tính toán, hoạch định trước đó. 

Xem thêm: Còn ai muốn biết lương kinh doanh là bao nhiêu?

3.4. Mối quan hệ với phòng thẩm định

Phòng Thẩm định - Giám sát là một phòng khá quan trọng với các công ty, doanh nghiệp. Việc phối hợp giữa phòng kinh doanh với phòng thẩm định nhằm giúp hoạt động kinh doanh được hiệu quả và đẩy mạnh hơn.

Phòng thẩm định và giám sát sẽ thực hiện việc kiểm tra, đánh giá hồ sơ khách hàng tiềm năng theo quy trình và quy chế đã được đặt ra. Điều này nhằm đảm bảo số khách hàng mà phòng kinh doanh tìm kiếm được đang giúp cho công ty đem lại lợi nhuận một cách ổn định.

Thêm vào đó, phòng kinh doah cũng cần phải cung cấp thông tin cho phòng thảm định để phòng thực hiện chức năng giám sát hoạt động kinh doanh của mình.

Trên đây là một số những chia sẻ về chủ đề “chức năng nhiệm vụ của phòng kinh doanh”, hy vọng rằng thông qua những chia sẻ trong bài viết đã có thể đem đến cho bạn nhiều góc nhìn hơn về các chức năng nhiệm vụ chính của phòng kinh doanh với doanh nghiệp là như thế nào, và thông tin về những mô hình tổ chức phòng kinh doanh đang được các doanh nghiệp áp dụng nhiều nhất hiện nay. Cảm ơn vì đã dành thời gian quan tâm và theo dõi bài viết, chúc các bạn thành công.