Nhân viên kho làm gì và những thông tin liên quan nhân viên kho

1. Nhân viên kho làm gì?

1.1. Giới thiệu về nhân viên kho

Nghề quản lý kho có lịch sử phát triển lâu đời nhưng chưa bao giờ thất thế trước nền kinh tế, đây cũng là một trong những ngành nghề lương cao dễ kiếm việc và người làm nghề này gọi là nhân viên khi hoặc là thủ kho. Ngay từ khi con người biết sử dụng công cụ lao động vào sản xuất đã giúp năng suất, hiệu suất lao động tăng. Không những phục vụ cho cuộc sống hằng ngày mà còn tạo ra được của cải dư thừa theo đó việc cất giữ và bảo quản những thành quả lao động đó đã trở nên cần thiết. Ông cha ta đã sử dụng kho với mục đích là nơi cất giữ, bảo quản của cải và công cụ lao động. Và để kiểm soát cũng như đảm bảo những nguyên vật liệu và công cụ này không bị hao tổn, mất mát thì nghề thủ kho đã ra đời giúp chủ sở hữu thực hiện công việc này. Đây chính là nguyên cơ của sự xuất hiện nghề thủ kho và nhân viên kho. Tuy có thời gian phát triển dài lâu nhưng đến nay nhân viên kho không những không phải là nghề lỗi mốt mà càng ngày đều phát triển cùng với nền kinh tế.

Kho là nơi trung chuyển và gắn kết các khâu, các hoạt động sản xuất với nhau. Kho được dùng để dự trữ, bảo quản nguyên liệu đầu vào hoặc thành phẩm đầu ra của doanh nghiệp, công ty, tổ chức phi lợi nhuận. Nơi đây có vai trò quan trọng ngay từ những bước sản xuất đầu như cung cấp nguyên vật liệu cho sản xuất, hoạt động và cũng là nơi kết thúc với việc lưu trữ các sản phẩm sau quá trình sản xuất để đảm bảo quy trình hoạt động, đảm bảo thành quả của doanh nghiệp. Kho là loại hình logistics khá phổ biến và rất truyền thống ở Việt Nam.

Với sự phát triển của nền kinh tế và xã hội thì nghề thủ kho cũng có những bước cải tiến để phù hợp với hoàn cảnh. Không chỉ làm những công việc giản đơn từ thuở sơ khai, nhân viên kho là người có nhiệm vụ quản lý hàng hóa, nguyên liệu trong các công đoạn từ lúc hàng chuyển vào đến lực hàng rời kho với việc thống kê số lượng hàng xuất nhập và tồn đọng cũng việc kiểm tra đảm bảo chất lượng.

Xem thêm: Xu hướng nghề nghiệp 2025

1.2. Nhân viên kho làm gì – mô tả công việc

Quản lý kho là hoạt động khá phức tạp, kết hợp nhiều công việc với nhau để tổ chức và duy trì hàng hóa đảm bảo tính liên tục của quá trình vận hành. Để trả lời câu hỏi nhân viên kho làm gì? Dưới đây là những công việc cụ thể và chi tiết:

- Nhiệm vụ được nhắc tới đầu tiên của nhân viên kho là thực hiện thủ tục nhập xuất hàng – đây là nhiệm vụ điển hình gồm:

+ Nhận thông tin từ các đối tác thông qua bộ phận chuyển thông tin xuống chuyên nghiệp bằng những quyết định về việc mua nguyên liệu, hàng hóa và nhập kho với tên hàng hóa, số lượng, chủng loại và các thông tin về việc vận chuyển tới kho. Tương tự với việc xuất hàng khỏi kho.

+ Khi có thông tin nhập hàng thì nhân viên kho cần phải có tinh thần trách nhiệm sắp xếp vị trí, giữ mặt bằng, môi trường làm việc lý tưởng, gọn gàng và sạch sẽ trước khi hàng tới nhằm sẵn sàng tiếp nhận hàng khi đến kho được thuận lợi và nhanh chóng, tiết kiệm thời gian

+ Nếu là thông tin xuất hàng thì cần xác định rõ vị trí lô hàng, lên kế hoạch dỡ, xếp hàng thuận lợi phối hợp nhịp nhàng với khâu vận chuyển.

+ Thủ kho thực hiện nhập hàng và xuất hàng đảm bảo các công cụ xếp dỡ và quá trình diễn ra không làm tổn hại đến hàng hóa

+ Nhận các chứng từ giao hàng, yêu cầu nhập xuất hàng, lưu và chuyển cho bộ phận bán hàng hoặc kế toán. Đây là công việc đơn giản nhưng vô cùng quan trọng nhằm lưu trữ những giấy tờ xác minh về hàng hóa nhằm phục vụ cho khâu kiểm soát hàng tiếp theo.

+ Ghi phiếu nhập kho, phiếu xuất kho là lại giấy tờ có chứa thông tin chi tiết cụ thể về số lượng hàng  hóa, có thể sử dụng để thống kê ngay giúp tiết kiệm thời gian. Đây cũng là một loại chứng từ nhằm đảm bảo số lượng hàng hóa.

+ Sau khi nhận thì sẽ tiến hành kiểm tra các chứng từ yêu cầu xuất nhập hàng hóa theo đúng quy định với những thông tin đã được cung cấp trước đó để đảm bảo việc khớp các dữ liệu cũng như hàng hóa thật, đúng đối tượng tránh nhầm lẫn.

+ Theo dõi số lượng hàng nhập và xuất kho hàng ngày và đối chiếu với định mức tối thiểu của kho nhằm thực hiện việc duy trì hiệu suất kho. Đây cũng là cơ sở lên phương án phát triên kho.

- Theo dõi hàng tồn kho cũng là công việc quan trọng của nhân viên kho

+ Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu thông qua số lượng hàng tồn kho tối thiểu trong ngày

+ Đảm bảo các loại hàng hóa luôn có định mức tồn kho tối thiểu để sẵn sàng cung ứng trường hợp khẩn cấp

+ Nếu có sự thay đổi về hàng hóa nhập xuất kho không chỉ là số lượng mà cả chất lượng thì đề xuất với Giám đốc thay đổi định mức tối thiểu kho hoặc đưa ra phương án giải quyết khắc phục kịp thời.

- Thực hiện thủ tục đặt hàng của kho cũng là một công việc của thủ kho

+ Lập các phiếu yêu cầu mua hàng theo đúng kế hoạch được giao hoặc theo đề nghị trong những trường hợp đột xuất

+ Trực tiếp làm thủ tục mua hàng hóa với những đối tác chỉ định

+ Theo dõi quá trình nhập hàng và đôn đốc việc mua hàng khi cần thiết, mua nguyên liệu đảm bảo hiệu suất kho và cung cấp nguyên liệu cần thiết cho quá trình sản xuất.

- Sắp xếp hàng hóa trong kho cũng là công việc điển hình của nhân viên kho

+Lập hồ sơ và cập nhật: việc đổi kho cần lập hồ sơ mới để báo cáo tình hình kho và khi có thay đổi trong kho cần cập nhật kịp thời

+ Sắp xếp hàng hóa khoa học đảm bảo sự thuận tiện dễ lấy, tránh đổ vỡ, hỏng hóc, trầy xước, đối với một số mặt hàng yêu cầu khô ráo thì tránh chỗ ẩm ướt, cần thông thoáng

+ Sắp xếp hàng hóa theo đúng điều kiện được yêu cầu

- Đảm bảo tiêu chuẩn hàng trong kho

+ Nhân viên kho cần dựa vào tính năng hoặc đặc điểm riêng của loại hàng hóa để sắp xếp hàng sao cho phù hợp hoặc theo đúng yêu cầu được nhận để đảm bảo tính năng của hàng hóa nguyên vẹn.

+ Đối với những hàng hóa mau hư hỏng cần quản lý chặt chẽ nhập với số lượng phù hợp và đảm bảo nguyên tắc xuất trước; báo cáo với cấp tên khi có sự cố phát sinh. Ngoài ra cần đảm bảo tiêu chuẩn kho như sạch sẽ, kho ráo, thông thoáng, sắp xếp khoa học.

­- Lập hồ sơ kho và kiểm kê hàng hóa

+ Lập hồ sơ kho nhằm mục đích thể hiện vị trí đặt hàng, lối đi giúp việc tìm kiếm được thuận lợi là điều nhân viên kho phải làm và giúp cho việc quản lý dược dễ dàng. Việc làm này vô cùng quan trọng, nhất là đối với các kho lớn, số lượng hàng hóa nhiều.

+ Kiểm kê hàng hóa là công việc diễn ra hàng ngày. Việc này giúp kiểm soát lượng hàng lưu thông lẫn hàng tồn kho và phát hiện những bất thường về hàng hóa để lập danh sách gửi cho các bộ phận chức năng xử lý.

- Việc số hóa các dữ liệu thống kê là điều cần thiết thông qua các ứng dụng phần mềm. Các đặc trưng của từng loại hàng theo mã hàng, hạn sử dụng, kích thước, đối tượng yêu cầu,… các tiêu chí phụ thuộc vào hiệu suất kho và loại hàng kho nhập là những thông tin bạn có thể số hóa.  Điều này giúp quản lý nhanh chóng, nhiều người, nhiều bộ phận cùng quản lý được.  

- Tuân thủ quy định về phòng cháy chữa cháy là một điều vô cùng quan trọng. Khi gần đây do thời tiết khô hanh nắng nóng là điều thuận lợi để hỏa hoạn xảy ra. Vì vậy đảm bảo an toàn kho là điều vô cùng quan trọng. Bởi lẽ là nơi sắp xếp hàng hóa có môi trường khô để bảo quản cũng như hàng hóa có nhiều thứ dễ cháy là những nguy hiểm tiềm ẩn hỏa hoạn bất cứ lúc nào.

Tuy nhiên trên thực tế, điều này lại không được chú trọng và chủ yếu là giải quyết hậu quả khi đã xảy ra. Việc giải quyết mất rất nhiều công sức và tốn kém do hậu quả của các trường hợp này thường là rất lớn. Cần đảm bảo các tiêu chuẩn về phòng cháy chữa cháy, hệ thống cấp nước chữa cháy hoạt động tốt, bình chữa cháy còn hạn sử dụng và cần được thya thường xuyên, kiểm soát việc dùng lửa, thuốc lá trong khu vực chứa hàng. Kiểm tra hệ thống phòng cháy chữa cháy theo định kỳ. 

Qua mô tả về những việc làm nhân viên kho có thể thấy khối lượng công việc là khá lớn. Tuy nhiên đừng vì thế mà chán nản bởi việc thực hiện là không quá khó. Bạn có thể trau dồi và điều chỉnh trong quá trình làm việc. Nếu bạn có sẵn những thế mạnh phù hợp thì việc học hỏi càng dễ dàng hơn, nói nôm na có thể hiểu “nghề chọn bạn”, bạn sinh ra để làm nghề này. Cùng tìm hiểu những phẩm chất cần có của một thủ kho và cần rèn luyện nó nhé!

Tìm hiểu: Chỉ với 1 cú click chuột, bạn sẽ biết ngay lương nhân viên kho trung bình hiện nay là bao nhiêu!

2. Một số kỹ năng và phẩm chất yêu cầu đối với nhân viên kho

2.1. Một số kỹ năng cần có ở nhân viên kho

Để trở thành một nhân viên thủ kho bạn cần chuẩn bị cho bản thân một số kỹ năng cơ bản để đảm nhận công việc một cách dễ dàng. Và những điều này là điểm cộng lớn đối với nhà tuyển dụng. Bởi thực tế nếu bạn chưa có những kỹ năng này thì việc học hỏi và đào tạo là điều cần thiết tuy nhiên sẽ tốn kém cả về thời gian và công sức. Vì vậy nếu bạn chọn trở thành nhân viên kho thì chuẩn bị cho mình những kỹ năng này là vô cùng cần thiết. Một số kỹ năng liên quan cần rèn luyện là:

- Kỹ năng hệ thống hóa sổ sách và thông tin khoa học

- Kỹ năng lập phiếu nhập xuất kho và kiểm tra

- Kỹ năng sắp xếp và quản lý hàng hóa

- Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian khoa học

- Kỹ năng tiếp thu nhanh, nhất là ứng dụng các phần mềm hỗ trợ quản lý kho

- Kỹ năng phân tích vấn đề, kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định,

- Kỹ năng quản trị thay đổi

- Kỹ năng quản trị rủi ro đối với hàng hóa trong kho

- Kỹ năng giao tiếp và giải trình

- Kỹ năng làm việc nhóm

 Những kỹ năng trên không chỉ được học hỏi mà cần dùng thành thạo cũng như kết hợp, liên kết chúng với nhau để tăng năng suất lao động. Hiện nay để nâng cao hiệu quả và sự chuyên nghiệp trong quản lý kho thì việc sử dụng máy móc, thiết bị hỗ trợ là không quá xa lạ để thống kê một lượng thông tin lớn và chính xác nhất. Phần mềm ibom là một trong những phần mềm quản lý kho hàng online được nhiều doanh nghiệp ứng dụng để hỗ trợ công tác này. Phần mềm này khiến công việc quản lý được hiệu quả và chuyện nghiệp hơn với những hỗ trợ sau:

+ Quản lý kho trực tuyến và tổng hợp quản lý kho ở nhiều cơ sở

+ Tổng hợp các yêu cầu xuất nhập hàng, xử lý và phê duyệt một cách nhanh chóng

+ Tạo danh mục kho hàng một chi tiết, cụ thể

+ Kiểm tra tình hình hàng hóa

+ Tổng hợp dữ liệu, tính toán chi phí, điều hòa và giảm hàng tồn kho

Với những hỗ trợ của phần mềm, thiết bị máy móc sẽ giúp công việc của bạn giảm bớt áp lực hơn mà vẫn đạt năng suất làm việc cao. Cùng yêu cầu sự chính xác thì việc sử dụng phần mềm làm cần thiết và ngày càng được phổ cập. Ngoài ra, không chỉ gói gọn những kỹ năng trên thì việc trau dồi kỹ năng khác cũng vô cùng cần thiết đối với công việc thủ kho.

2.2. Những phẩm chất cần có ở một nhân viên kho giỏi

Nghề nghiệp cũng là một trong những yếu tố góp phần tạo nên phẩm chất tính cách của con người. Ở những nhân viên kho có một số phẩm chất chung được chúng tôi tìm hiểu và cô đọng cho bạn. Những đặc điểm tính cách, phẩm chất này có thể đã có sẵn hoặc do rèn luyện nhưng bài viết sẽ gọi tên và nêu rõ cho bạn về những đặc điểm này.

Đầu tiên là những phẩm chất đặc trưng mà nhân viên kho cần có là như cẩn thận, tỉ mỉ, nhạy bén, trung thực và có trách nhiệm cao. Bởi lẽ phẩm chất này là phù hợp và cần thiết đối với yêu cầu của công việc, nếu bạn đã có sẵn thì đây là điều tuyệt vời để đáp ứng vị trí này.

Phẩm chất quản lý và tổ chức cũng là điều không thể thiếu. Thử tưởng tượng nếu nhân viên kho có sự tổ chức kém, sắp xếp không khoa học thì sẽ như thế nào? Với khối lượng hàng hóa lớn như vậy kho hàng sẽ trở nên rất lộn xộn làm hạn chế hiệu suất và khó tìm kiếm biết bao. Phẩm chất, tính cách này khiến nhân viên tăng năng suất, làm việc hiệu quả, tránh những rắc rối không đáng có.

Nhân viên kho cần có tư duy phê phán Khả năng tư duy phê phán cùng với sự quan sát tình hình xung quanh sẽ giúp thủ kho phân tích, tổng hợp, đánh giá sự việc, đặc biệt là dự đoán trước những rào cản, khó khăn.

Tuy không phải là những phẩm chất, tính cách xa lạ nhưng lại mang hiệu quả bất ngờ cho công việc của bạn đấy. Đừng quên tích lũy trau dồi chúng bới đây là bàn đạp cho bạn tiến xa hơn trong công việc quản lý kho.

Xem ngay: Thông tin đăng tuyển việc làm nhân viên kho nữ mới nhất

3. Thu nhập của nhân viên kho

Đối với những công việc mà nhân viên kho đảm nhận thì mức lương hiện naycủa vị trí này dao động trong khoảng 5 – 8 triệu đồng/tháng, tùy thuộc vào kinh nghiệm, năng lực của nhân viên. Mức lương này là khá ổn đối với những bạn sinh viên mới ra trường.

Hơn nữa, thu nhập có sự khác biệt theo kinh nghiệm vì bạn hãy chăm chỉ làm việc, tận tâm với nghề bạn sẽ đạt được những thành quả xứng đáng với công sức mà mình bỏ ra. Với tầm quan trọng của vị trí công việc này, hiện có khá nhiều công ty đang tuyển nhân viên kho. Đây là cơ hội Đăk Nông tuyển dụng cho nhiêu lao động để có thu nhập ổn định. Đừng chần chừ mà hãy nghé qua website Timviec365.vn để có những thông tin về tuyển dụng ngành nhân viên kho, giúp bạn tiến gần với công việc mà mình đam mê.

Trên đây là mô tả công việc để bạn nắm được nhân viên kho làm gì. Hy vọng những bạn đang có ý định theo đuổi công việc này thì đây là những hành trang cần thiết và quý báu cho bạn. Bài viết mong muốn cho bạn cái nhìn đúng đắn và bao quát về công việc nhân viên kho làm gì và những thông tin để gây ấn tượng với nhà tuyển. Chúc bạn thành công trên con đường chinh phục đam mê của mình!