Phương pháp quản lý vật tư xây dựng bằng excel hiệu quả

1. Tại sao nên quản lý vật tư xây dựng bằng excel và các bước quản lý hiệu quả

1.1. Những lý do nên quản lý vật tư xây dựng bằng excel

Lý do thứ nhất khiến bạn nên sử dụng excel chính là nhờ phần mềm này bạn có thể tạo được rất nhiều loại báo cáo để có thể phục vụ cho các hoạt động quản lý với mục đích khác nhau. Đây là một ưu thế mà việc dùng excel đem lại so với việc sử dụng các phần mềm khác, bạn có thể tự do sáng tạo, tạo mọi loại báo cáo mà bạn muốn không bị bó buộc giống như khi bạn sử dụng những phần mềm dựng sẵn.

Excel là một công cụ hết sức quen thuộc với chúng ta, ngay từ khi còn ngồi trên ghế nhà trường chúng ta đã phải làm quen và sử dụng công cụ này. Do đó, có thể nói rằng bất kỳ ai đều có thể dễ dàng thao tác và sử dụng công cụ này.

Thêm một lý do nữa khiến bạn nên sử dụng excel đó chính là đây là một công cụ hoàn toàn miễn phí bạn không phải bỏ ra bất kỳ một khoản chi phí nào và vẫn có thể lập được một file quản lý vật tư xây dựng bằng excel, thậm chí là nhiều loại báo cáo khác.

Khi sử dụng phần mềm này thì chỉ với vài thao tác đơn giản bạn đã có thể sửa lại dữ liệu hay là nhập xuất các giao dịch và báo cáo.

Một lợi ích khác khi bạn sử dụng phần mềm này đó là bạn có thể chia sẻ file một cách dễ dàng và đến nhiều người dùng hơn so với việc sử dụng các phần mềm quản lý chuỗi cung ứng, quản lý vật tư được dựng sẵn.

1.2. Các bước quản lý vật tư xây dựng bằng excel

1.2.1. Quản lý vật tư xây dựng bằng excel lập danh mục vật tư hàng hóa

Xây dựng danh mục các vật tư hàng hóa chính là bước đầu tiên mà bạn cần làm. Việc này nhằm mục đích để bạn có một hệ thống dữ liệu sử dụng trong các sheet khác của file và có thể tính toán xuất báo cáo đảm bảo tính nhanh gọn và chính xác.

Danh mục hàng hóa của bạn có thể xây dựng theo các nội dung sau: Thứ nhất là số thứ tự, tiếp theo đến mã vật tư xây dựng, đơn vị tính vật tư xây dựng. Tùy vào nhu cầu sử dụng và xuất các loại báo cáo khác nhau, các doanh nghiệp có thể điều khiển thêm bớt sao cho phù hợp nhất.

– Định dạng bảng biểu :

+ Sử dụng đường kẻ cho các nội dung bảng biểu để có thể phân cách chúng với những nội dung không có dữ liệu. Phần kẻ để ngăn cách này nên là nét liền, đường kẻ giữa cùng một nội dung trong bảng thì bạn có thể sử dụng nét đứt, việc này giúp chúng trở nên đẹp hơn.

+ Hãy bôi đậm tiêu đề bảng của bạn, việc này giúp người sử dụng dễ dàng nắm bắt đây là bảng gì và được dùng để làm gì. Sẽ hỗ trợ bạn khi bạn có nhiều file cần xử lý.

+ Cố định dòng tiêu đề cho bảng, để khi bạn có rất nhiều trường vật tư cần nhập thì việc nhập liệu của bạn sẽ được diễn ra một cách tốt hơn. Tránh những sai lầm mắc phải khi nhập liệu.

1.2.2. Quản lý vật tư xây dựng bằng excel quản lý nhập xuất kho

Ở sheet nhập xuất bạn có thể điền các chỉ tiêu như số chứng từ, ngày tháng nhập kho, ngày tháng xuất kho, tài khoản sử dụng, những diễn giải cho lần nhập xuất hàng hóa, mã vật tư xây dựng, tên vật tư xây dựng, đơn vị tính của vật tư xây dựng đó, số lượng nhập kho hoặc xuất kho của mỗi lần, đơn giá mỗi loại hàng hóa và cột thành tiền.

Sau mỗi lần nhập kho hoặc xuất kho bạn nhập những thông tin tương ứng từ phiếu nhập xuất kho vào file excel để thực hiện việc quản lý kho vật tư xây dựng cũng như xuất các loại báo cáo cần thiết.

Sử dụng thông tin ở sheet danh mục mà liên kết với các sheet còn lại hỗ trợ bạn trong việc tìm kiếm hàng hóa và quản lý kho hàng. Bạn chỉ cần sử dụng một hàm đơn giản với Vlookup để có thể tìm kiếm một cách hoàn toàn tự động dựa vào mã hàng. Sử dụng hàng Vlookup kết hợp với hàm If sẽ làm cho quá trình tìm  kiếm và tính toán của bạn trở nên dễ dàng hơn. Bạn có thể xem xét sử dụng một công thức kết hợp hai hàm như sau:

– Công thức  =IF($G10=””,””,VLOOKUP($G10,’Mã vật tư’!$B:$D,2,0))

1.2.3. Quản lý vật tư xây dựng bằng excel báo cáo xuất nhập tồn

Việc này được thực hiện nhằm mục đích cho bạn xem được số lượng vật tư xây dựng tồn đọng vào đầu kỳ, cuối kỳ hay là chi tiết số lần nhập xuất trong kỳ. Sheet này nên bao gồm các thông tin về mã vật tư hàng hóa xây dựng, tên vật tư hàng hóa xây dựng, đơn vị tính cho từng loại hàng hóa, số lượng khi thành tiền của từng loại và tồn kho mỗi đầu kỳ và cuối kỳ của mỗi loại vật tư xây dựng.

Bạn hãy thực hiện việc liên kết bảng này với bảng nhập xuất được tạo ở bước trên để có thể lập được báo cáo một cách hoàn toàn tự động. Hãy copy mã vật tư xây dựng vào cột vật tư, lưu ý rằng cần tránh trùng lặp ở bước này.

Tên vật tư thì tương tự như bước trên hãy sử dụng hàm Vlookup hoặc hàm If để tìm kiếm tên vật tư xây dựng từ danh mục đã tạo từ bước đầu. Sau đó, bạn có thể sử dụng hàm Sumif để có thể tính tổng, nhập công thức hàm Sumif như sau:

– Công thức được chúng tôi sử dụng: =SUMIF(‘Nhập xuất’!$G$7:$G$5003,’Nhập xuất tồn’!$A5,’Nhập xuất’!$J$7:$J$5003)

Tại cột dữ liệu tồn kho cuối kỳ bạn chỉ cần nhớ công thức mà thôi. Số lượng tồn kho sẽ bằng số lượng nhập vào trừ đi số lượng bán ra.

Như vậy, chì bằng 1 vài công đoạn vô cùng đơn giản và dễ thực hiện bạn hoàn toàn có thể thiết kế cho mình một file quản lý vật tư xây dựng bằng excel, chỉ cần bạn hiểu rõ bản chất thì bạn hoàn toàn có thể tạo thêm các loại báo cáo hoặc file quản lý vật tư khác bằng excel.

Xem thêm: Những thông tin về quản lý hợp đồng xây dựng bằng Excel

2. Quản lý vật tư xây dựng bằng excel có những hạn chế gì?

Hạn chế đầu tiên vừa là ưu điểm cũng vừa là nhược điểm của việc quản lý vật tư xây dựng bằng excel, đó là bạn có thể dễ dàng chia sẻ file của mình nhưng song song với đó là tính bảo mật của loại file này là vô cùng kém. Thêm vào đó, nếu trong quá trình xử lý chỉ cần một chút trục trặc xảy ra thì có thể khiến bạn bị mất dữ liệu.

Nhược điểm thứ hai là các hàm được sử dụng trong excel khá phức tạp, do đó đòi hỏi người dùng phải có sự am hiểu nhất đinh mới có thể sử dụng loại phần mềm  này một các hiệu quả nhất trong việc quản lý kho vật tư.

Một nhược điểm tiếp theo đó chính là việc nhập liệu trên excel diễn ra hoàn toàn theo hướng thủ công. Do đó, rất dễ xảy ra sai sót trong quá trình nhập liệu, đặc biệt là khi số lượng vật tư xây dựng cần phải quản lý là vô cùng lớn.

Tuy việc sử dụng file excel khá đơn giản nhưng việc sử dụng loại file này lại khiến số liệu giữa các bộ phận không được liên kết với nhau một cách kịp thời. Do đó, nếu có điều kiện thì bạn  hoàn toàn có thể sử dụng một phần mềm quản lý kho hàng hay là quản lý chuỗi cung ứng, chúng tôi đề xuất cho bạn sử dụng phần mềm quản lý chuỗi cung ứng xây dựng 365 và hệ thống phần mềm khác để hỗ trợ cho bạn trong quá trình quản lý, hiện tại chúng đang được cung cấp tới tay khách hàng một cách hoàn toàn miễn phí!

Qua những thông tin mà chúng tôi chia sẻ, mong rằng quý độc giả đã nắm được phương pháp quản lý vật tư xây dựng bằng excel đơn giản và hiệu quả nhất. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào thì hãy để lại comment cho chúng tôi biết nhé!