Quay lại

Phương pháp quản lý vật tư xây dựng bằng excel hiệu quả

Tác giả: Nguyễn Hằng - 27/12/2021

Quản lý vật tư là một công việc đòi hỏi phải có sự kết hợp từ rất nhiều hoạt động khác nhau, những hoạt động này có thể là sắp xếp hàng hóa, bảo quản vật tư xây dựng hay là kiểm tra lượng hàng hóa và đưa ra những định mức hợp lý. Trong nội dung bài viết này, timviec365.vn sẽ chia sẻ tới quý bạn đọc nội dung về quản lý vật tư xây dựng bằng excel.

1. Tại sao nên quản lý vật tư xây dựng bằng excel và các bước quản lý hiệu quả

1.1. Những lý do nên quản lý vật tư xây dựng bằng excel

Lý do thứ nhất khiến bạn nên sử dụng excel chính là nhờ phần mềm này bạn có thể tạo được rất nhiều loại báo cáo để có thể phục vụ cho các hoạt động quản lý với mục đích khác nhau. Đây là một ưu thế mà việc dùng excel đem lại so với việc sử dụng các phần mềm khác, bạn có thể tự do sáng tạo, tạo mọi loại báo cáo mà bạn muốn không bị bó buộc giống như khi bạn sử dụng những phần mềm dựng sẵn.

Excel là một công cụ hết sức quen thuộc với chúng ta, ngay từ khi còn ngồi trên ghế nhà trường chúng ta đã phải làm quen và sử dụng công cụ này. Do đó, có thể nói rằng bất kỳ ai đều có thể dễ dàng thao tác và sử dụng công cụ này.

Những lý do nên quản lý vật tư xây dựng bằng excel
Những lý do nên quản lý vật tư xây dựng bằng excel

Thêm một lý do nữa khiến bạn nên sử dụng excel đó chính là đây là một công cụ hoàn toàn miễn phí bạn không phải bỏ ra bất kỳ một khoản chi phí nào và vẫn có thể lập được một file quản lý vật tư xây dựng bằng excel, thậm chí là nhiều loại báo cáo khác.

Khi sử dụng phần mềm này thì chỉ với vài thao tác đơn giản bạn đã có thể sửa lại dữ liệu hay là nhập xuất các giao dịch và báo cáo.

Một lợi ích khác khi bạn sử dụng phần mềm này đó là bạn có thể chia sẻ file một cách dễ dàng và đến nhiều người dùng hơn so với việc sử dụng các phần mềm quản lý chuỗi cung ứng, quản lý vật tư được dựng sẵn.

1.2. Các bước quản lý vật tư xây dựng bằng excel

1.2.1. Quản lý vật tư xây dựng bằng excel lập danh mục vật tư hàng hóa

Xây dựng danh mục các vật tư hàng hóa chính là bước đầu tiên mà bạn cần làm. Việc này nhằm mục đích để bạn có một hệ thống dữ liệu sử dụng trong các sheet khác của file và có thể tính toán xuất báo cáo đảm bảo tính nhanh gọn và chính xác.

Danh mục hàng hóa của bạn có thể xây dựng theo các nội dung sau: Thứ nhất là số thứ tự, tiếp theo đến mã vật tư xây dựng, đơn vị tính vật tư xây dựng. Tùy vào nhu cầu sử dụng và xuất các loại báo cáo khác nhau, các doanh nghiệp có thể điều khiển thêm bớt sao cho phù hợp nhất.

Quản lý vật tư xây dựng bằng excel lập danh mục vật tư hàng hóa
Quản lý vật tư xây dựng bằng excel lập danh mục vật tư hàng hóa

– Định dạng bảng biểu :

+ Sử dụng đường kẻ cho các nội dung bảng biểu để có thể phân cách chúng với những nội dung không có dữ liệu. Phần kẻ để ngăn cách này nên là nét liền, đường kẻ giữa cùng một nội dung trong bảng thì bạn có thể sử dụng nét đứt, việc này giúp chúng trở nên đẹp hơn.

+ Hãy bôi đậm tiêu đề bảng của bạn, việc này giúp người sử dụng dễ dàng nắm bắt đây là bảng gì và được dùng để làm gì. Sẽ hỗ trợ bạn khi bạn có nhiều file cần xử lý.

+ Cố định dòng tiêu đề cho bảng, để khi bạn có rất nhiều trường vật tư cần nhập thì việc nhập liệu của bạn sẽ được diễn ra một cách tốt hơn. Tránh những sai lầm mắc phải khi nhập liệu.

1.2.2. Quản lý vật tư xây dựng bằng excel quản lý nhập xuất kho

Ở sheet nhập xuất bạn có thể điền các chỉ tiêu như số chứng từ, ngày tháng nhập kho, ngày tháng xuất kho, tài khoản sử dụng, những diễn giải cho lần nhập xuất hàng hóa, mã vật tư xây dựng, tên vật tư xây dựng, đơn vị tính của vật tư xây dựng đó, số lượng nhập kho hoặc xuất kho của mỗi lần, đơn giá mỗi loại hàng hóa và cột thành tiền.

Quản lý vật tư xây dựng bằng excel quản lý nhập xuất kho
Quản lý vật tư xây dựng bằng excel quản lý nhập xuất kho

Sau mỗi lần nhập kho hoặc xuất kho bạn nhập những thông tin tương ứng từ phiếu nhập xuất kho vào file excel để thực hiện việc quản lý kho vật tư xây dựng cũng như xuất các loại báo cáo cần thiết.

Sử dụng thông tin ở sheet danh mục mà liên kết với các sheet còn lại hỗ trợ bạn trong việc tìm kiếm hàng hóa và quản lý kho hàng. Bạn chỉ cần sử dụng một hàm đơn giản với Vlookup để có thể tìm kiếm một cách hoàn toàn tự động dựa vào mã hàng. Sử dụng hàng Vlookup kết hợp với hàm If sẽ làm cho quá trình tìm  kiếm và tính toán của bạn trở nên dễ dàng hơn. Bạn có thể xem xét sử dụng một công thức kết hợp hai hàm như sau:

– Công thức  =IF($G10=””,””,VLOOKUP($G10,’Mã vật tư’!$B:$D,2,0))

1.2.3. Quản lý vật tư xây dựng bằng excel báo cáo xuất nhập tồn

Quản lý vật tư xây dựng bằng excel báo cáo xuất nhập tồn
Quản lý vật tư xây dựng bằng excel báo cáo xuất nhập tồn

Việc này được thực hiện nhằm mục đích cho bạn xem được số lượng vật tư xây dựng tồn đọng vào đầu kỳ, cuối kỳ hay là chi tiết số lần nhập xuất trong kỳ. Sheet này nên bao gồm các thông tin về mã vật tư hàng hóa xây dựng, tên vật tư hàng hóa xây dựng, đơn vị tính cho từng loại hàng hóa, số lượng khi thành tiền của từng loại và tồn kho mỗi đầu kỳ và cuối kỳ của mỗi loại vật tư xây dựng.

Bạn hãy thực hiện việc liên kết bảng này với bảng nhập xuất được tạo ở bước trên để có thể lập được báo cáo một cách hoàn toàn tự động. Hãy copy mã vật tư xây dựng vào cột vật tư, lưu ý rằng cần tránh trùng lặp ở bước này.

Tên vật tư thì tương tự như bước trên hãy sử dụng hàm Vlookup hoặc hàm If để tìm kiếm tên vật tư xây dựng từ danh mục đã tạo từ bước đầu. Sau đó, bạn có thể sử dụng hàm Sumif để có thể tính tổng, nhập công thức hàm Sumif như sau:

Sumif để có thể tính tổng
Sumif để có thể tính tổng

– Công thức được chúng tôi sử dụng: =SUMIF(‘Nhập xuất’!$G$7:$G$5003,’Nhập xuất tồn’!$A5,’Nhập xuất’!$J$7:$J$5003)

Tại cột dữ liệu tồn kho cuối kỳ bạn chỉ cần nhớ công thức mà thôi. Số lượng tồn kho sẽ bằng số lượng nhập vào trừ đi số lượng bán ra.

Như vậy, chì bằng 1 vài công đoạn vô cùng đơn giản và dễ thực hiện bạn hoàn toàn có thể thiết kế cho mình một file quản lý vật tư xây dựng bằng excel, chỉ cần bạn hiểu rõ bản chất thì bạn hoàn toàn có thể tạo thêm các loại báo cáo hoặc file quản lý vật tư khác bằng excel.

2. Quản lý vật tư xây dựng bằng excel có những hạn chế gì?

Hạn chế đầu tiên vừa là ưu điểm cũng vừa là nhược điểm của việc quản lý vật tư xây dựng bằng excel, đó là bạn có thể dễ dàng chia sẻ file của mình nhưng song song với đó là tính bảo mật của loại file này là vô cùng kém. Thêm vào đó, nếu trong quá trình xử lý chỉ cần một chút trục trặc xảy ra thì có thể khiến bạn bị mất dữ liệu.

Nhược điểm thứ hai là các hàm được sử dụng trong excel khá phức tạp, do đó đòi hỏi người dùng phải có sự am hiểu nhất đinh mới có thể sử dụng loại phần mềm  này một các hiệu quả nhất trong việc quản lý kho vật tư.

Nhược điểm thứ hai là các hàm được sử dụng trong excel khá phức tạp
Nhược điểm thứ hai là các hàm được sử dụng trong excel khá phức tạp

Một nhược điểm tiếp theo đó chính là việc nhập liệu trên excel diễn ra hoàn toàn theo hướng thủ công. Do đó, rất dễ xảy ra sai sót trong quá trình nhập liệu, đặc biệt là khi số lượng vật tư xây dựng cần phải quản lý là vô cùng lớn.

Tuy việc sử dụng file excel khá đơn giản nhưng việc sử dụng loại file này lại khiến số liệu giữa các bộ phận không được liên kết với nhau một cách kịp thời. Do đó, nếu có điều kiện thì bạn  hoàn toàn có thể sử dụng một phần mềm quản lý kho hàng hay là quản lý chuỗi cung ứng, chúng tôi đề xuất cho bạn sử dụng phần mềm quản lý chuỗi cung ứng xây dựng 365 và hệ thống phần mềm khác để hỗ trợ cho bạn trong quá trình quản lý, hiện tại chúng đang được cung cấp tới tay khách hàng một cách hoàn toàn miễn phí!

Qua những thông tin mà chúng tôi chia sẻ, mong rằng quý độc giả đã nắm được phương pháp quản lý vật tư xây dựng bằng excel đơn giản và hiệu quả nhất. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào thì hãy để lại comment cho chúng tôi biết nhé!

Tư vấn quản lý dự án xây dựng là gì?

Nếu bạn đang tìm hiểu tư vấn quản lý dự án xây dựng là gì thì hãy ngay lập tức truy cập vào liên kết bên dưới để chúng tôi cung cấp cho bạn một vài thông tin hữu ích nhé!

Tư vấn quản lý dự án xây dựng là gì?

Chia sẻ:

Từ khóa liên quan

Chuyên mục

Bí quyết viết CV- Tâm sự Nghề nghiệp- Cẩm Nang Tìm Việc- Kỹ Năng Tuyển Dụng- Cẩm nang khởi nghiệp- Kinh nghiệm ứng tuyển việc làm- Kỹ năng ứng xử văn phòng- Quyền lợi người lao động- Bí quyết đào tạo nhân lực- Bí quyết lãnh đạo- Bí quyết làm việc hiệu quả- Bí quyết viết đơn xin nghỉ phép- Bí quyết viết thư xin thôi việc- Cách viết đơn xin việc- Bí quyết thành công trong công việc- Bí quyết tăng lương- Bí quyết tìm việc dành cho sinh viên- Kỹ năng đàm phán lương- Kỹ năng phỏng vấn- Kỹ năng quản trị doanh nghiệp- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hà Nội- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Đà Nẵng- Mẹo viết hồ sơ xin việc- Mẹo viết thư xin việc- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Kinh doanh - Bán hàng- Định hướng nghề nghiệp- Top việc làm hấp dẫn- Tư vấn nghề nghiệp lao động phổ thông- Tư vấn việc làm Hành chính văn phòng- Tư vấn việc làm ngành Báo chí- Tư vấn tìm việc làm thêm- Tư vấn việc làm ngành Bất động sản- Tư vấn việc làm ngành Công nghệ thông tin- Tư vấn việc làm ngành Du lịch- Tư vấn việc làm ngành Kế toán- Tư vấn việc làm ngành Kỹ thuật- Tư vấn việc làm ngành Sư phạm- Tư vấn việc làm ngành Luật- Tư vấn việc làm thẩm định- Tư vấn việc làm vị trí Content- Tư vấn việc làm ngành Nhà hàng - Khách sạn- Tư vấn việc làm quản lý- Kỹ năng văn phòng- Nghề truyền thống- Các vấn đề về lương- Tư vấn tìm việc làm thời vụ- Cách viết Sơ yếu lý lịch- Cách gửi hồ sơ xin việc- Biểu mẫu phục vụ công việc- Tin tức tổng hợp- Ý tưởng kinh doanh- Chia sẻ kinh nghiệm ngành Marketing- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Bình Dương- Kinh nghiệm tìm việc làm tại Hồ Chí Minh- Mẹo viết Thư cảm ơn- Góc Công Sở- Câu chuyện nghề nghiệp- Hoạt động đoàn thể- Tư vấn việc làm Biên - Phiên dịch- Tư vấn việc làm Ngành Nhân Sự- Tư vấn việc làm Ngành Xuất Nhập Khẩu - Logistics- Tư vấn việc làm Ngành Tài Chính - Ngân Hàng- Tư vấn việc làm Ngành Xây Dựng- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Mỹ thuật- Tư vấn việc làm Ngành Vận tải - Lái xe- Quản trị nhân lực - Quản trị sản xuất- Cẩm nang kinh doanh- Tư vấn việc làm Ngành Thiết kế - Nội thất- Mô tả công việc ngành Kinh doanh- Mô tả công việc ngành Bán hàng- Mô tả công việc Tư vấn - Chăm sóc khách hàng- Mô tả công việc ngành Tài chính - Ngân hàng- Mô tả công việc ngành Kế toán - Kiểm toán- Mô tả công việc ngành Marketing - PR- Mô tả công việc ngành Nhân sự- Mô tả công việc ngành IT - Công nghệ thông tin- Mô tả công việc ngành Sản xuất- Mô tả công việc ngành Giao nhận - Vận tải- Mô tả công việc Kho vận - Vật tư- Mô tả công việc ngành Xuất nhập khẩu – Logistics- Mô tả công việc ngành Du lịch - Nhà hàng - Khách sạn- Mô tả công việc ngành Hàng không- Mô tả công việc ngành Xây dựng- Mô tả công việc ngành Y tế - Dược- Mô tả công việc Lao động phổ thông- Mô tả công việc ngành Kỹ thuật- Mô tả công việc Nhà nghiên cứu- Mô tả công việc ngành Cơ khí - Chế tạo- Mô tả công việc bộ phận Quản lý hành chính- Mô tả công việc Biên - Phiên dịch- Mô tả công việc ngành Thiết kế- Mô tả công việc ngành Báo chí - Truyền hình- Mô tả công việc ngành Nghệ thuật - Điện ảnh- Mô tả công việc ngành Spa – Làm đẹp – Thể lực- Mô tả công việc ngành Giáo dục - Đào tạo- Mô tả công việc Thực tập sinh - Intern- Mô tả công việc ngành Freelancer- Mô tả công việc Công chức - Viên chức- Mô tả công việc ngành Luật - Pháp lý- Tư vấn việc làm Chăm Sóc Khách Hàng - Tư vấn việc làm Vật Tư - Kho Vận- Hồ sơ doanh nhân- Việc làm theo phường- Danh sách các hoàng đế nổi tiếng- Tài liệu gia sư- Vĩ Nhân Thời Xưa- Chấm Công- Danh mục văn thư lưu trữ- Tài Sản Doanh Nghiệp- KPI Năng Lực- Nội Bộ Công Ty - Văn Hóa Doanh Nghiệp- Quản Lý Quan Hệ Khách Hàng- Quản Lý Công Việc Nhân Viên- Chuyển văn bản thành giọng nói- Giới Thiệu App Phiên Dịch- Quản Lý Kênh Phân Phối- Đánh giá nhân viên- Quản lý ngành xây dựng- Hóa đơn doanh nghiệp- Quản Lý Vận Tải- Kinh nghiệm Quản lý mua hàng- Xem thêm gợi ý Xem thêm gợi ý
Hãy chat với chúng tôi
Chào bạn, Tìm việc 365 có thể hỗ trợ gì cho
bạn!
Liên hệ qua zalo Liên hệ qua skype