[Hướng dẫn] Cách tra cứu số đăng ký máy chấm công chi tiết nhất

1. Giới thiệu chung về máy chấm công

1.1. Máy chấm công là gì? 

Có thể nói, máy chấm công là một bước tiến vượt bậc trong công cuộc quản lý nhân sự, hỗ trợ doanh nghiệp trong hoạt động kiểm soát kỷ cương kỷ luật trong doanh nghiệp cũng như đảm bảo ý thức làm việc của nhân viên trong tổ chức. 

Nói ngắn gọn, máy chấm công là thiết bị điện tử được tích hợp để hỗ trợ doanh nghiệp các tác vụ: 

- Kiểm tra giờ đến, giờ về của nhân viên

- Kiểm soát thời gian đến, về chi tiết của từng nhân viên, tránh tình trạng sai lệch do lỗi chủ quan

- Giải quyết tất cả những hạn chế của hoạt động chấm công bằng tay, chấm công truyền thống. 

- Giúp cho nhân viên nhân sự dễ dàng thực hiện cách lấy dữ liệu từ máy chấm công, xử lý dữ liệu từ máy chấm công để tính công cho người lao động.

Xem thêm: Máy chấm công thẻ giấy

1.2. Có những loại máy chấm công nào trên thị trường?

Hiện nay, có 3 loại máy chấm công phổ biến nhất trên thị trường, bao gồm: 

- Máy chấm công cơ học: Mỗi nhân viên sẽ được phát thẻ giấy có logo, dấu của công ty. Trước mỗi ca làm nhân viên sẽ đưa thẻ vào máy để máy đánh dấu trực tiếp lên thẻ. Tuy nhiên do nhiều lý do khách quan như nhân viên dễ đánh mất, làm rách giấy chấm công hiện máy chấm công cơ học không còn được sử dụng rộng rãi như trước đây. 

- Máy chấm công điện tử: Máy chấm công điện tử được chia thành 2 loại - máy sinh trắc học và máy cảm ứng, quét thẻ từ. Đây là dạng máy phổ biến nhất trong các doanh nghiệp bởi tính chính xác cao. Máy chấm công sinh trắc học cũng được chia làm 3 loại như máy sử dụng cách lấy dấu vân tay trên máy chấm công, nhận dạng khuôn mặt, mống mắt…  Máy quét thẻ từ thường tích hợp thẻ từ với thẻ nhân viên của người lao động để thuận tiện trong quá trình nhận dạng.

- Ứng dụng chấm công trên điện thoại di động: Với sự phát triển vượt bậc của công nghệ, hiện nay nhiều công ty đã lựa chọn hình thức chấm công trên điện thoại di động, giúp nhân sự chủ động hơn khi chấm công cũng như không mất thời gian cho việc chờ đợi mỗi ca làm. Một trong những ứng dụng được đánh giá cao cáo thể kể đến app Chấm công 365.

Xem ngay: Máy chấm công zkteco

2. Tổng quan về số đăng ký máy chấm công

2.1. Số đăng ký máy chấm công là gì?

Như các loại hàng hóa, máy móc khác trên mỗi máy chấm công sẽ đều có số đăng ký được đại lý bán hàng cung cấp. Thông thường, số đăng ký máy chấm công sẽ là tập hợp chữ cái và chữ số liền nhau. 

Ví dụ: ABC123-DEF456-7GH89

2.2. Nhiệm vụ của số đăng ký máy chấm công 

Số đăng ký máy chấm công giữ một nhiệm vụ quan trong phục vụ cho việc kết nối máy chấm công với ứng dụng quản lý công làm việc của các nhân sự trong công ty do bộ phận nhận sự kiểm soát. Nhân viên nhân sự sẽ chịu trách nhiệm lên bảng công, liệt kê lương kèm thưởng nếu có hoặc kiểm soát ngày giờ ra vào công ty của nhân viên sao cho đảm bảo đúng quy định. 

Bên cạnh đó, khi có số đăng ký máy chấm công nhân sự có thể thêm mới profile các nhân viên mới, xóa bỏ dữ liệu chấm công của các nhân viên cũ, đồng bộ hóa dữ liệu với thiết bị, tài khoản khác… Tuy nhiên trong nhiều trường hợp thiết bị chứa dữ liệu quản lý máy chấm công bị hư hỏng hoặc gặp sự cố ngoài ý muốn, phải làm thế nào để tra cứu số đăng ký máy chấm công và lưu lại dữ liệu? Cùng đến với phần tiếp theo của bài viết để giải mã câu hỏi này nhé. 

Tham khảo thêm hướng dẫn: Cách làm bảng chấm công

3. Cách tra cứu số đăng ký máy chấm công

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều loại máy chấm công có thương hiệu, uy tín với giá thành linh động từ đắt đến rẻ như máy chấm công x628, máy chấm công suprema, máy chấm công mitaco, máy chấm công hikvision, máy chấm công abrivision, máy chấm công gigata,... Cùng xem cách tra cứu số đăng ký máy chấm công của mỗi thương hiệu có gì khác nhau nhé. 

Trước tiên, người dùng cần tìm lại tất cả giấy tờ liên quan đến máy chấm công như phiếu mua hàng, phiếu bảo hành, hóa đơn cũng như kiểm tra trên hướng dẫn sử dụng và vỏ hộp. Ngoài ra bạn có thể kiểm tra trong các thiết bị đã từng kết nối với máy chấm công trong công ty để tìm lại thông tin. Kết thúc quá trình tìm kiếm nếu như vẫn không tìm thấy số đăng ký máy chấm công bạn nên liên hệ lại với đại lý phát hành để xin đề xuất hướng giải quyết. 

Cách 1: Liên hệ trực tiếp đến tổng đài chăm sóc khách hàng của nhà cung cấp

Bất kể dòng mày, loại máy, đời máy bạn mua, chỉ cần bạn mua tại cơ sở cung cấp máy chính hãng bạn sẽ được hỗ trợ bảo hành trong thời gian sử dụng. Trước khi gọi đến tổng đài chăm sóc khách hàng của hãng, bạn có thể liên hệ trước với đại lý đã mua để xin ý kiến và hỏi phương hướng tra cứu, giải quyết nếu không còn giữ các văn bản, giấy tờ liên quan đến quá trình mua máy. Trong trường hợp nhân viên tại đại lý vẫn không đưa ra phương án giải quyết hiệu quả, các tổng đài viên chăm sóc khách hàng sẽ chịu trách nhiệm hướng dẫn và tra cứu lại số đăng ký máy chấm công cho bạn thông qua dữ liệu tổng. Nếu như bạn không rõ đời máy của mình có thể chụp ảnh lại và gửi thông qua các hình thức email, chat Messenger, Zalo… để được nhân viên hỗ trợ dễ dàng hơn. Ngoài ra, bạn có thể kiểm tra số serial và đọc số serial để nhân viên chăm sóc khách hàng tra cứu dòng máy. 

Cách 2: Liên hệ với đơn vị tra cứu khác

Cách này được đánh giá phù hợp với những tình huống khẩn cấp, cần gấp bởi tốn kém về mặt chi phí hơn cách 1. Trong trường hợp nếu như máy chấm công tại doanh nghiệp của bạn là mua lại từ một đơn vị khác hoặc nhà phát hành không hoạt động tại thị trường Việt Nam.. bạn có thể liên hệ đến những đơn vị chuyên tra cứu số đăng ký máy chấm công. Với mức giá giao động trên thị trường từ 500.000 đồng/ key bạn có thể lấy lại được số đăng ký máy chấm công trong thời gian đã hẹn.

Xem ngay: Mẫu CV xin việc 

4. Nhưng lưu ý trong quá trình lưu trữ số đăng ký máy chấm công

Để không xảy ra trường hợp cần liên hệ tra cứu số đăng ký máy chấm công, đội ngũ nhân sự và ban lãnh đạo của công ty cần có những biện pháp lưu trữ và giữ gìn thông tin sao cho cẩn thận và hạn chế rủi ro nhất có thể. 

Với những thông tin liên quan đến dữ liệu chấm công của người lao động trong công ty, nhân viên nhân sự cần lưu trữ trong ổ D máy tính và thường xuyên cập nhật, sao lưu lên Google Drive của công ty hoặc sang cái thiết bị lưu trữ ngoại tuyến như USB, ổ cứng. Khi đã mua mới hoặc tra cứu thành công số đăng ký, cần soạn thảo và lưu giữ kỹ các giấy tờ liên quan đến máy chấm công, để hỗ trợ trong việc sử dụng và sửa chữa máy sau này. 

Như đã nói trong phần đầu của bài viết, việc phải tra cứu số máy chấm công do tác động từ những nguyên nhân khách quan là điều không ai mong muốn. Chính vì vậy mỗi nhân sự cần có thái độ làm việc cẩn trọng, chỉn chu để không ảnh hưởng đến hoạt động lưu trữ dữ liệu của công ty và các cá nhân khác trong tập thể. 

Mong rằng những thông tin trong bài viết đã giúp các bạn nắm được cách tra cứu số đăng ký máy chấm công. Cùng khám phá thêm những bài viết khác cực thú vị về chủ đề này trên trang blog của timviec365.vn nhé.

Tham khảo thêm: Máy chấm công và kiểm soát cửa ra vào