Onboarding là gì? Lật mở bí quyết tuyển dụng nhân sự chất lượng!

Thân Nhân Trung từng nói “Hiền tài là nguyên khí của quốc gia” và câu nói này được ứng dụng cực kỳ chuẩn trong mô hình hoạt động của doanh nghiệp, bởi tầm quan trọng của tiềm lực con người. Vậy doanh nghiệp của bạn đã làm gì để chiêu mộ và giữ chân nhân tài trong những ngày đầu “chân ướt chân ráo” để hòa nhập với môi trường làm việc chuyên nghiệp và theo kịp được tiến độ công việc? Nếu chưa thể kiến giải được câu hỏi này một cách chính xác và đầy đủ thì bài viết sau đây trả lời cho onboarding là gì giúp bạn điều này.

1. Bạn đã hiểu onboarding là gì chưa?

Với những ai bắt đầu vào nghề nhân sự mới thấu hiểu rằng, chiêu mộ nhân tài bởi việc chọn lọc hồ sơ, phỏng vấn...chưa có gì vất vả bằng việc lập một quá trình onboarding bài bản - quá trình cho phép, họ giúp nhân viên hòa nhập nhanh chóng với văn hóa doanh nghiệp và gắn bó lâu dài đặc biệt ở đây là nhân viên mới. Với lý do thường xuyên đối mặt và giải quyết bài toán vất vả này mà nhân sự, không ai khác, chính là những “dân chuyên” có thể định nghĩa được thuật ngữ onboarding là gì dễ dàng và chính xác nhất dù bản thân onboarding là một từ tiếng Anh chính gốc.

 Onboarding được dịch ra tiếng Việt mang ý nghĩa nôm na là quá trình nhập môn cho nhân viên mới. Đây là quá trình giúp các “ma mới” gặp gỡ tiếp xúc, làm quen văn hóa doanh nghiệp lẫn công việc. On boarding được gọi là khúc dạo đầu giúp những nhân viên mới học tập thêm những kỹ năng, kiến thức thực sự cần thiết trong cách ứng xử, giao tiếp với cấp trên và đồng nghiệp, làm quen với các chính sách nhân sự,... hướng đến mục tiêu quen việc và tự tin tác nghiệp hiệu quả. Thật ra, với tất cả những ai đã tìm được cho mình một công việc như ý và đang đọc bài viết đều là nhân vật trong quá trình boarding của doanh nghiệp. Đó là khi bạn được nhân viên nhân sự dẫn đến giảng giải những nội quy công ty, văn hóa công ty thậm chí là hướng dẫn vài kỹ năng để sớm thích nghi với công việc đến gặp gỡ trưởng phòng và đồng nghiệp mới. 

Đó là lúc, bạn đang ngại ngùng giới thiệu bản thân hay truy cập vào website công ty để tìm hiểu kỹ hơn về quy trình làm việc hay tiếp cận với công việc mới trong ngày đầu tiên. Tất cả những cảm giác, hành động, tâm trạng bạn cảm nhận, lượm nhặt được trong ngày/tuần đầu tiên khi tiếp xúc với một chỗ làm mới...đều nằm trong chiến lược onboarding của doanh nghiệp. Sự thành công của chiến lược này tỉ lệ thuận với cảm giác, hành động tích cực nhân viên mới. Một khi nhân viên nhanh chóng hòa nhập với đồng  nghiệp và công việc, điều đó có nghĩa là hiệu quả của chiến lược “nhập môn cho nhân viên mới” đã thu về thành công bước đầu. Ban đầu, các ứng viên khi được hỏi rằng: "bạn mong muốn điều gì khi đến với công ty chúng tôi" quả thật các ứng viên chắc chắn mong muốn rất nhiều. Khi đặt câu hỏi này chắc hẳn họ cũng kỳ vọng nhiều vào công ty, do đó đây là bước đầu thể hiện sự quan tâm của công ty.

Sau quá trình này, lực lượng nhân sự cần áp dụng các bước đào tạo, hướng dẫn bài bản để giúp nhân viên mới có thể phát huy hết được năng lực của bản thân mình để làm việc hiệu quả nhất. Đây cũng chính là kỹ năng chuyên môn của nhân viên nhân sự. Mốc thời gian để kiểm chứng dao động từ 1 tuần đến hết thời gian thử việc. Song tuy nhiên, chiến lược onboarding với từng nhân viên với từng nhân viên và vị trí công việc tiếp nhận đó không hoàn tác giống nhau. Nhân sự phải là người nắm rõ tính cách của từng nhân viên mới, tiến trình “ma mới” tiếp xúc với công việc để điều chỉnh những nội dung onboarding cho sát thực tế nhất. Sự thành công của chiến lược onboarding không chỉ giúp doanh nghiệp chiêu mộ được nhân tài mà còn là thước đo năng lực của một nhân viên nhân sự qua khung năng lực. Chúng ta có lẽ chỉ nghe đến nhiệm vụ tuyển dụng, liên kết các phòng ban đến bảo mẫu của doanh nghiệp của nghề chuyên làm việc với nguồn lực con người. Thế nhưng, hãy nhớ rằng, nếu đã khởi phát trong đầu mơ ước trở thành một nhân viên nhân sự chuyên nghiệp, ngoài trình độ, khả năng giao tiếp, tư duy logic ra, bạn cần thiết phải trang bị cho mình một quy trình onboarding bài bản.

Chúng ta đều hiểu rằng, những ấn tượng ban đầu là cực kỳ quan trọng. Trong đó, quá trình onboarding của doanh nghiệp quyết định đến 90% khả năng một nhân sự mới cảm thấy tìm được một môi trường phù hợp phát huy tài năng hay sẵn sàng bỏ qua công sức tìm hiểu, ứng tuyển phỏng vấn sau ngày đầu tiên để tìm một bến đậu mới. Do vậy, nếu trong cương vị của nhân sự chuyên nghiệp, nếu bạn muốn vừa chiêu mộ thành công vừa giữ chân được nguồn nhân lực có chất lượng tốt, đừng chỉ “nhập môn” bằng việc dẫn nhân viên của  công ty tham quan và giới thiệu với phòng ban hay trình bày cho họ những mô tả công việc của chính mình.

Việc làm nhân sự tại Hồ Chí Minh

Bạn cần và những hững người giám sát trực tiếp của các nhân viên mới còn phải giúp họ làm quen, tìm hiểu công việc của các phòng ban khác nhau, để từ đó họ có cảm giác rằng mình có nhiều liên quan đến công việc chung đề có xác định tâm lý thân quen và gắn bó với công việc. Nằm lòng những chiến lược onboarding và ứng dụng chúng một cách hiệu quả nhất được xếp vào một trong những bí quyết giúp xây dựng doanh nghiệp của bạn vững mạnh nhờ phát huy tốt sức mạnh của nguồn lực con người, bên cạnh tiềm lực về tài chính hay sự hỗ trợ của những trang thiết bị hay công nghệ hiện đại. Nhưng đó chỉ là những lợi ích cơ bản của onboarding. Theo các chuyên gia, onboarding còn sở hữu nhiều lợi ích hơn thế. 

Xem thêm: Có nên ứng tuyển lại công ty đã từng từ chối bạn? Tìm hiểu ngay

2. Bạn đã nắm rõ tầm quan trọng của quá trình onboarding?

Nhiều người trong chúng ta, thậm chí cả những nhân viên nhân sự mới bước chân vào nghề đều lầm tưởng rằng, khi một nhân viên đồng ý offer công việc và tỏ ra hứng thú với buổi phỏng vấn là kết thúc nhiệm vụ. Nhưng trên thực thế thì không như vậy. Onboarding là đích thị là tấm màng lọc bắt buộc để xác định xem bạn đã thực sự tuyển dụng đúng người cho doanh nghiệp của mình hay chưa đồng thời bước đệm quan trọng và chính xác nhất để kiểm chứng được hiệu quả của quá trình tuyển dụng nhân sự. Một quy trình onboarding nghiêm túc, chất lượng mang lại nhiều lợi lạc hơn cho doanh nghiệp của bạn trên nhiều góc độ: Vừa tiết kiệm chi phí, nâng tầm giá trị của doanh nghiệp và giải quyết vấn đề về lo âu, stress của những “ma mới” cực kỳ hiệu quả. Để tuyển dụng được một nhân viên mất rất nhiều chi phí, dù hiện nay nhân sự có thể đăng tin tuyển dụng miễn phí nhưng đương nhiên hiệu quả đem lại không chắc chắn là cao.

2.1. Tiết kiệm chi phí lao động và đào tạo

Bạn có hiểu được ý nghĩa đằng sau những buổi đào tạo ngắn hạn cho nhân viên mới đang được triển khai đồng loạt bởi những tập đoàn lớn? Thật ra, mục đích quan trọng nhất đằng sau những buổi học này không phải là rèn luyện cho những nhân viên đó những kinh nghiệm cho nhân viên content - Marketing viết lách tốt hơn, hỗ trợ những nhân viên sales nhanh chóng bán được hàng hay những thực tập sinh ngành y nhanh chóng nắm được quy trình lấy máu đến chăm sóc sức khỏe bệnh nhân...mà đơn giản hơn là quá trình sốc lại văn hóa cho nhân viên, chia sẻ lại quá trình làm việc, quy định trong doanh nghiệp như thế nào để giúp họ nhanh chóng hòa nhập với môi trường của công ty, thực hiện đúng nội quy và làm việc hiệu quả hơn.

Nói thì đơn giản, nhưng những chi phí dành cho hoạt động đào tạo bài bản này cũng ngốn không ít trong nguồn ngân sách bởi việc bỏ tiền ra chi cho giáo trình, giảng viên. Song tuy nhiên trong một doanh nghiệp mới thành lập hay tầm trung hoặc có quy mô nhỏ, công ty bạn cũng có thể tiết kiệm một khoản kha khá khi lên quy trình onboarding chuẩn. Việc giảng giải kỹ lưỡng những nội dung về văn hóa doanh nghiệp, tiếp xúc làm quen nhân viên cũ cũng như linh hoạt trong việc “nhờ” người quản lý trực tiếp đến nhân viên cũ hỗ trợ...một cách dễ hiểu, thân thiện...có thể giúp người mới thích nghi nhanh với công việc một cách chắc chắn mà không phải trải qua quá trình đào tạo. Thực tế, đã chứng minh về hiệu suất của một chiếc lược onboarding được thực hiện bởi một nhân sự chuyên nghiệp không thua kém gì một kế hoạch training tại những tập đoàn lớn. Khi được quan tâm chăm sóc như này, đương nhiên sẽ chả nhân viên nào suy nghĩ khi nào nên nghỉ việc hay mong muốn tìm một môi trường tốt hơn.

Việc làm chuyên viên nhân sự

2.2. Giảm thiểu lo âu, áp lực cho nhân viên 

Dù bạn tự tin đến cỡ nào, khi gặp đặt vào một môi trường mới toanh luôn chịu  đựng những áp lực về tâm lý nặng nề. Và điều này, không chỉ tạo ra tâm lý làm việc không thoải mái mà còn tác động mạnh đến hiệu quả, chất lượng công việc mà nhân viên này đảm nhiệm. Đặc biệt là khi, họ không thể tìm được một đặc điểm chung nào trong quan niệm văn việc của công ty hiện tại và trong tưởng tượng trước đó. Song nhân sự có thể khắc phục được vấn đề này bằng thái độ thăm hỏi, cử chỉ, quan tâm, chia sẻ, nhắn gửi, dặn dò - một bước căn bản nhất trong quy trình onboarding để giảm thiểu lo lắng và giúp nhân viên có thể làm việc hiệu quả hơn. Trong trường hợp này, onboarding đóng vai trò như một chiếc cầu nối giúp nhân viên làm quen với công việc và văn hóa công ty nhanh hơn, xóa bỏ khoảng cách giữa những đồng nghiệp với nhau, ổn định tâm lý và tập trung vào công việc cho nhân viên mới. 

2.3. Giảm tình trạng nghỉ việc

Turnover rate (tỷ lệ nghỉ việc) trong nhiều doanh nghiệp tăng cao báo động chính là hồi chuông cảnh báo cho một quá trình chiêu mộ nhân sự đang có vấn đề. Tại Mỹ, theo Forbes thống kê, tỷ lệ nhân viên nghỉ việc sau 45 ngày làm việc tại các doanh nghiệp tại xứ sở cờ hoa lên đến trên 20%. Điều này đồng nghĩa với việc một công ty có quy mô tầm trung phải bỏ ra ít nhất 3000 USD cho một lần tuyển dụng, bổ nhiệm nhân sự mới. Và điều này cực kỳ nguy hại không chỉ cho những doanh nghiệp quy mô lớn chứ không riêng gì quy mô nhỏ.

Tuy nhiên công ty bạn có thể cắt giảm tình trạng đáng lo ngại này bằng quy trình onboarding. Theo “nhập môn nhân viên mới”, doanh nghiệp sẽ định hướng và tạo điều kiện tốt để nhân viên có thể làm việc và phát triển, từ đó xây dựng thêm lòng tin, gắn kết sâu sắc với họ và tổ chức. Từ mối quan hệ thân thiết và sự am hiểu công việc, sẽ giảm đi đáng kể tình trạng nghỉ việc ở nhân viên mới nếu chúng ta mặc định những điều kiện khác liên quan đến mức lương, chế độ đãi ngộ được đảm bảo. Vì không có nhân viên nào cũng mong muốn đến công ty là chán muốn nghỉ cả, ai cũng muốn thăng tiến và gắn bó lâu dài ở một công ty.

3. Nằm lòng quá trình đào tạo nhập môn cho nhân viên mới hiệu quả nhất

Nếu ví tuyển dụng là một quá trình tiếp cận và bán sản phẩm, thì onboarding được ví với quá trình chốt sales để khẳng định, khách hàng của bạn có bị thu hút bởi những giá trị mà bạn đặt ra hay không. Dĩ nhiên, mỗi người sẽ cách truyền bá những sản phẩm khác nhau, mỗi doanh nghiệp sẽ có quy trình onBoarding khác nhau. Song tuy nhiên, với những nhân sự mới hay doanh nghiệp mới, những bước cơ bản sau đây trong quy trình onboarding chuẩn sẽ hỗ trợ bạn cách phác thảo chuẩn nhất để chiêu mộ và giữ chân người hiền tài hiệu quả nhất.

Tìm việc nhanh

3.1. Xác định giá trị cốt lõi của quy trình nhập môn cho nhân viên mới

Bạn chỉ có thể xây dựng một quy trình bài bản khi bản thân bạn đã nắm được những lợi ích và đích đến của hành động bạn đang làm. Onboarding cũng vậy. Trước khi lên kế hoạch cụ thể cho chiến lược nhập môn, bạn phải đi trả lời đầy đủ cho những câu hỏi ngay sau đây nhé:

+ Thông tin nào của doanh nghiệp cần nhân viên mới tiếp cận và làm quen

+ Điều gì làm họ trở nên hứng thú với môi trường làm việc

+ Bạn muốn xây dựng ấn tượng như thế nào trong ngày đầu làm việc của ma mới. 

+ Ngoài ra, những chính sách, nội quy công ty, cử chỉ, ngôn từ để làm nhân viên mới cảm thấy được trân trọng và chào đón cũng đóng vai trò quan trọng.

Hoàn thiện câu trả lời cho những câu hỏi này là bước nhanh nhất giúp bạn xây dựng onboarding chính xác nhất.

3.2. Pre-boarding thật hoàn hảo

Thật ra pre-boarding được hiểu là những chuẩn bị căn cốt nhất về cơ sở vật chất trước khi nhân viên mới đến làm việc. Lộ trình này thường được triển khai qua 2 khâu cơ bản ứng với 2 thời gian cơ bản bao gồm: Trước một tuần khi nhân viên nhận việc và trước một ngày khi nhân viên nhận việc. 

Với giai đoạn đầu tiên, bạn cần chuẩn bị sẵn sàng những chỗ ngồi, trang thiết bị cần thiết cho nhân viên bao gồm: đồng phục, ID, máy tính cá nhân hay điện thoại (nếu thực sự cần thiết). Các mẫu  giấy tờ liên quan như hợp đồng thử việc, nội quy, thông tin hồ sơ nhân sự...được khuyên là nên hoàn thành gấp rút trong thời gian này. Một khi bạn chuẩn bị sớm, việc đầu tư cho một ngày trước khi nhân viên đến nhận việc sẽ dễ dàng hơn. 

Thời điểm 1 ngày trước khi nhân viên đến nhận việc được ví là giai đoạn cận kề nhất với quá trình trải thảm đỏ chào đón. Do vậy, hãy hình dung ra trước những cảm xúc, cử chỉ, thái độ thân thiện để tạo được ấn tượng tích cực cho nhân viên mới. Bạn có thể trang bị đầy đủ, sổ tay, mẫu nội quy, những phương châm giá trị cốt lõi của công ty, lịch trình nhập môn của họ để họ định hướng rõ ràng về quá trình mình trải qua.

Xem thêm: Bạn đã biết cách tạo mẫu quảng cáo tuyển dụng ấn tượng chưa

Việc làm quản lý nhân sự

3.3. Ngày đầu tiên đến làm việc - onboarding

Bạn lên cụ thể lịch trình của ngày đầu tiên của nhân viên mới được chia thời gian cụ thể hướng đến mục tiêu chung là xác định được công việc, trách nhiệm của họ trong doanh nghiệp cũng như văn hóa công ty. Bên cạnh, đó hãy xóa nhòa đi khoảng cách giữa những người đồng nghiệp với nhau, “bàn giao” nhân viên cho trưởng bộ phận để giao việc cho nhân viên. Nội dung công việc có thể linh hoạt. Tuy nhiên, một số nội dung bạn không thể bỏ qua bao gồm:

+ Cung cấp đầy đủ tài liệu nội bộ bao gồm: mẫu quyết định, quy chế lương thưởng, quy trình làm việc, hướng dẫn sử dụng các phần mềm...cho nhân viên mới.

+ Tạo lập, bổ sung tài khoản cho nhân viên mới

+ Xây dựng chỉ tiêu đánh giá về chất lượng và sản lượng công việc cũng như kế hoạch cho nhân viên.

3.4. Sau khi nhân viên đã vào làm việc

Onboarding vẫn chưa kết thúc ngay cả khi ngày đầu tiên nhân viên mới của bạn cảm thấy vui vẻ, tích cực. Trong giai đoạn nhập môn, nhân sự cần tập trung theo dõi quá trình làm việc của nhân viên. Tốt hơn hết là hỏi thăm, chia sẻ những khó khăn với họ đồng thời tìm một người cộng sự tốt để gắn bó với nhân viên mới có thể hỗ trợ họ giải đáp những câu hỏi liên quan đến nội quy, văn hóa và công việc và có động lực để noi gương giúp họ học hỏi được nhiều hơn.

Trong trường hợp nhân viên cảm thấy môi trường doanh nghiệp của bạn không thực sự phù hợp và mong muốn rời đi, bạn cũng đừng ngần ngại trao đổi với họ lý do để tìm ra hướng giải quyết cho những trường hợp sau đó để tối ưu quy trình onboarding lâu dài. Điều này tốt hơn, việc chấp nhận ngay rằng, họ là mảnh ghép không thật sự phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Thị trường lao động đương nhiên không hề khan hiếm, nhưng để tuyển được một nhân sự mới không phải dễ, nhất là phải phù hợp với văn hóa công ty. 

Chắc chắc rằng, những chia sẻ trên đây của Lại Trang xoay quanh quy trình onboarding cũng như lý giải đầy đủ về định nghĩa của quá trình nhập môn cho nhân viên mới đã giúp bạn có một cái nhìn tổng quát nhất của một “liệu pháp” tăng cường chất lượng cho quá trình tuyển dụng. 

Chúc bạn sẽ ứng dụng nó thật hiệu quả và chiêu mộ được ứng viên như ý.